Administratorhandbuch zur allgemeinen Lösung „Teilnehmerzertifikats-Uploader“

Überblick

Mit dieser angepassten Lösung können Benutzer eine genehmigungsbereite Zertifikatsdatei auf Learn365 hochladen. Nach erfolgter Genehmigung wird das Zertifikat in der zugehörigen Schulungsakte gespeichert. Diese Lösung hilft Benutzern dabei, ihre Zertifikate bequem und sicher zur Prüfung einzureichen und sie jederzeit aus Mein Schulungs-Dashboard abzurufen. Die Lösung verwendet in einen Learn365-Kurs eingebettete Power Apps zum Hochladen der Zertifikatsdateien, Microsoft Power Automate zum Automatisieren des Genehmigungsvorgangs und SharePoint-Listen als Speichermechanismus für Zertifikate.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Anwendungsfall
• Lösung verwenden
• Wichtige Hinweise
• Lösung installieren
• Inhalt der Downloaddateien
• SharePoint-Liste einrichten
• Power Platform-Lösung einrichten
• Power App freigeben
• Power BI-Bericht „Embed URL Copier“ konfigurieren
• App über ihre eindeutige URL in einen Kurs einbinden
• Abschlusseinstellungen ändern, um ein vorzeitiges Abschließen des Kurses zu verhindern

 

Anwendungsfall

Ein Lernender lädt eine Zertifikatsdatei von seinem Gerät zur Genehmigung in die angepasste App hoch. Nach erfolgter Genehmigung wird die Datei in den Schulungsunterlagen des Benutzers gespeichert und kann dort jederzeit abgerufen werden. Die App wird in den jeweiligen Learn365-Kurs eingebettet, wodurch dafür gesorgt ist, dass das hochgeladene Zertifikat die korrekten Informationen verwendet.

 

Voraussetzungen

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)
• Power Automate-Lizenz für den Administrator, der die Lösung verwaltet
• Power Apps-Lizenz für alle Benutzer, die auf die Lösung zugreifen müssen

 

Lösung verwenden

Der Lernende greift auf die App zu, die in einen Learn365-Kurs eingebettet ist. Nach Bearbeiten des Tutorials kann der Lernende die Zertifikatsdatei über ein Formular zur Genehmigung hochladen. Nach der Einreichung zeigt eine Bestätigungsseite an, dass das Zertifikat zur Genehmigung eingereicht wurde. Der Genehmigende erhält eine Benachrichtigung in Microsoft Teams und per E-Mail, in der er gebeten wird, die Einreichung zu genehmigen oder abzulehnen. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, wird der Lernende per E-Mail darüber informiert, dass sein Zertifikat genehmigt und seine Schulungsunterlagen in Learn365 aktualisiert wurden.

 

 

Wichtige Hinweise

• Der Link zur Power App wird jeweils individuell für jeden Office 365-Mandanten generiert und funktioniert nicht außerhalb Ihrer Mandantenorganisation.
• Damit die Lösung funktioniert, muss der Link so angepasst werden, dass er auf den Kurs verweist, dem er hinzugefügt wird. Ohne diesen Schritt funktioniert die App zwar grundsätzlich, aber die Automatisierung schlägt fehl, weil der zu referenzierende Kurs nicht bekannt ist.
• Derzeit funktioniert die Lösung nicht kurskatalogübergreifend, sondern nur innerhalb des Katalogs, für den sie gegenwärtig konfiguriert ist. Damit die Lösung in anderen Katalogen funktioniert, müssen ggf. weitere Implementierungen der Lösung in diesen anderen Katalogen vorgenommen werden.
• Die Lösung zeigt nur Ergebnisse hochgeladener Zertifikate an, wenn Sie als Lernender für den Kurs registriert sind. Falls Sie die Power App in einem Kurs testen, ohne dafür registriert zu sein, wird Ihr Zertifikat nicht hochgeladen, und bei der Automatisierung treten Fehler auf.
• Der Bericht „Embed URL Copier“ ist für die Nutzung in Power BI Desktop vorgesehen. Er ist nicht zum Hochladen in Power BI Online gedacht, da die Daten in Power BI Online nach einem Zeitplan aktualisiert werden müssten. Dies wäre ungeeignet für Administratoren, die die Kurse erstellen und die Einbettungs-URLs zeitnah benötigen.

 

Lösung installieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

„Learner Certificate Uploader (LM Variant)“ enthält mehrere Komponenten, die Teil des Lösungspakets sind. Die Installation der Lösung umfasst die folgenden Schritte:

SharePoint-Liste

Diese wird zur Speicherung der Einreichungen verwendet, fungiert als Zwischenglied für alle beteiligten Komponenten und wird mithilfe einer Vorlagendatei für SharePoint-Listen erstellt.

Power Platform-Lösung

Diese umfasst eine Power App und einer Power Automation.

• Power App. Die Power App ist in ein Lernmodul eines Learn365-Kurses eingebettet und stellt Lernenden ein intuitives Formular zur Verfügung, um die SharePoint-Liste mit Einreichungen zu füllen.
• Power Automation. Hiermit wird die Bearbeitung der Einreichungen von Lernenden automatisiert. Sie wird durch Erstellung einer neuen Einreichung in der SharePoint-Liste ausgelöst. Die Power Automation übernimmt den Genehmigungsprozess über Microsoft Approvals und führt die Automatisierungsprozesse mithilfe der Learn365-API durch. Sie enthält auch Befehle für E-Mail-Benachrichtigungen, die auf Microsoft Outlook aufsetzen.

Personalisierter Power BI-Bericht

Dieser ermöglicht das Abrufen der individuellen und eindeutigen Einbettungs-URL, die im Learn365-Lernmodul-Ersteller verwendet wird.

 

Inhalt der Downloaddateien

Während der begleiteten Installation erhalten Sie von Ihrem Learn365-Berater eine komprimierte ZIP-Datei für die allgemeine Lösung „Teilnehmerzertifikat-Uploader“.

Alternativ können Sie, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, die Datei für diese allgemeine Lösung über diesen Artikel herunterladen.

Nach dem Herunterladen der ZIP-Datei und dem Extrahieren der Dateien werden die folgenden Dateien aufgelistet:

LMS365CertificateUploaderLMVariant_1_0_0_11.zip

• Dies ist die Power Platform-Lösungsdatei, die in Ihre Umgebung importiert wird.
• Entpacken Sie diese Paketdatei nicht. Die Datei muss im ZIP-Format verbleiben, damit sie auf Ihre Power Platform hochgeladen werden kann.

Learner Certificate Uploader SP List.stp

• Dies ist die Vorlagendatei für SharePoint-Listen. Mit ihr wird eine SharePoint-Liste auf Ihrer Learn365-Kurskatalog-Website erstellt, die alle notwendigen Informationsspalten enthält.
• Es handelt sich hierbei um eine klassische SharePoint-Listenvorlage, die andere Installationsanweisungen enthält als moderne SharePoint-Listen-Vorlagen.

LMS365 Embed URL Copier.pbix

• Diese Power BI-Datei unterstützt Sie beim Generieren der Einbettungs-URL, die im Lernmodul-Ersteller von Learn365 verwendet wird.
• Wir empfehlen Ihnen die Verwendung dieses Berichts in Power BI Desktop, um beim Erstellen von Kursen Verzögerungen bei der Datenaktualisierung zu vermeiden.

 

SharePoint-Liste einrichten

1. Navigieren Sie in Ihrem Webbrowser zu Ihrer Learn365-Kurskatalogwebsite.

2. Laden Sie die SharePoint-Listenvorlagendatei hoch. Hierzu wählen Sie Einstellungen (Zahnradsymbol) > Website-Informationen > Alle Website-Einstellungen anzeigen > Listenvorlagen aus.

 

 

3. Im Listenvorlagenkatalog wählen Sie Dateien > Dokument hochladen aus. Dann navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei Learner Certificate Uploader SP List.stp gespeichert haben, und wählen sie zum Hochladen aus.

4. Nach dem Hochladen der Datei wählen Sie Einstellungen (Zahnradsymbol) > App hinzufügen aus.

5. Im Bereich Apps, die Sie hinzufügen können auf der Seite Meine Apps klicken Sie auf den Hyperlink im Satz „Integrierte Apps … sind auf der klassischen Benutzeroberfläche zu finden.“

 

 

6. Auf der Seite Ihre Apps wählen Sie Learner Certificate Uploader SP List aus und geben LearnerCertificateUploads in das Feld Name ein.

 

 

Die Seite Inhalt der Website öffnet sich, und die Liste wird erstellt.

7. Sie müssen die Berechtigungen dieser Liste ändern, um zu verhindern, dass Lernende die Einreichungen anderer Lernender sehen. Zu diesem Zweck öffnen Sie das Kontextmenü (drei übereinander angeordnete Punkte) neben der Liste LearnerCertificateUploads und wählen Einstellungen aus.

8. Wählen Sie Berechtigungen für diese Liste aus.

 

 

9. Wählen Sie Vererbung von Berechtigungen beenden im Menüband aus.

10. Wählen Sie OK im Bestätigungsfenster aus.

11. Nun müssen Sie alle vorhandenen Berechtigungen mit Ausnahme derjenigen des Besitzers löschen. Zu diesem Zweck wählen Sie alle vorhandenen Einstellungen aus und deaktivieren die Berechtigung Besitzer. Dies ist in der Regel daran zu erkennen, dass dem Namen Ihrer Website Besitzer angehängt wird. Dieser Schritt ist wichtig, um die Berechtigungen für die Besitzer der Website beizubehalten. Sobald alle Berechtigungen (mit Ausnahme derjenigen für Besitzer) ausgewählt sind, klicken Sie auf Benutzerberechtigungen entfernen. Die Seite wird nun aktualisiert.

 

 

12. Sie müssen Lernenden für die Website eindeutige Berechtigungen gewähren. Zu diesem Zweck wählen Sie Berechtigungen gewähren im Menüband aus. Im Dialogfeld Freigeben geben Sie den Namen der Besuchergruppe Ihrer Website ein und hängen ihm Besucher an. Wählen Sie Optionen anzeigen aus. Deaktivieren Sie E-Mail-Einladung senden, um zu verhindern, dass Lernende über die Änderung der Berechtigung benachrichtigt werden. Wählen Sie die Berechtigung Mitwirken im Dropdown-Menü Berechtigungsstufe auswählen aus.

13. Klicken Sie auf Freigeben.

14. Laden Sie die Seite neu, und vergewissern Sie sich, dass die Berechtigungen korrekt eingestellt sind.

 

Power Platform-Lösung einrichten

1. Navigieren Sie zu Power Automate.

2. Gehen Sie zum Abschnitt Lösungen. Möglicherweise wird diese Option im Menü Mehr links auf der Seite angezeigt.

3. Wählen Sie Lösung importieren aus.

4. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die Datei LMS365CertificateUploaderLMVariant_1_0_0_7.zip aus.

5. Klicken Sie auf Öffnen.

6. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, klicken Sie auf Weiter. Der Assistent Importieren einer Lösung wird geöffnet und zeigt die Details der Lösung an.

 

 

7. Wählen Sie Weiter aus. Die Seite Verbindungen öffnet sich.

8. Sie müssen jedes Element vor dem Import verbinden. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü für das jeweilige Element das Konto aus, das Sie für die Lösung verwenden möchten. Wenn keine Elemente vorhanden sind, wählen Sie +Neue Verbindung aus.

 

 

9. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld API als Benutzernamen und Ihren Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsschlüssel) als Passwort ein.

10. Wählen Sie Erstellen aus.

 

 

11. Schließen Sie die Registerkarte und kehren Sie zur Registerkarte Microsoft Power Automate zurück.

12. Im Dialogfeld Änderungen anwenden wählen Sie Aktualisieren aus, um die vorgenommenen Änderungen einzubinden und die Verbindung in der Liste anzuzeigen.

13. Sobald alle Verbindungen ausgewählt sind, klicken Sie auf Weiter. Die Seite Umgebungsvariablen öffnet sich.

14. Wählen Sie in den Dropdown-Menüs Ihre Learn365-Katalogwebsite und die Liste Learner Certificate Uploads aus. Nachdem Sie die Website und die Liste ausgewählt haben, klicken Sie auf Importieren, um den Variablenimport zu starten.

 

 

Für das Importieren benötigt die Lösung mehrere Minuten. Sie können den Importstatus über die Benachrichtigungsleiste oben auf der Seite kontrollieren. Der Status ändert sich, wenn der Import abgeschlossen ist.

 

 

15. Wählen Sie die neu importierte Lösung aus, und klicken Sie dann im oberen Menü auf Bearbeiten.

 

 

Die Detailseite für die Lösung wird angezeigt. Sie enthält alle Komponenten, die für die Power Platform-Lösung erforderlich sind. Sie müssen die Power App ändern, um die SharePoint-Liste erneut auf die korrekte URL anzuwenden.

16. Wählen Sie die Canvas-App Learner Certificate Uploader (LM Variant) aus und klicken Sie im oberen Menü auf Bearbeiten.

 

 

Sie müssen die SharePoint-Datenreferenzen, die unsere Entwicklungsumgebung referenzieren, entfernen und an ihrer Stelle unsere neu hinzugefügte SharePoint-Liste einfügen.

17. Navigieren Sie zur Ansicht Daten links im Power App-Editor.

18. Öffnen Sie das Kontextmenü (drei waagrecht angeordnete Punkte) neben der Datenverbindung SPListForCertUpload, und klicken Sie auf Entfernen.

Nach dem Entfernen müssen Sie die Datenquelle erneut hinzufügen.

19. Wählen Sie den Abschnitt +Daten hinzufügen aus, und suchen Sie nach SharePoint.

20. Wählen Sie die Option SharePoint aus. Wählen Sie keine anderen ähnlichen Datenquellenoptionen aus.

 

 

21. Klicken Sie auf Ihre bestehende SharePoint-Verbindung. Das Feld Mit einer SharePoint-Website verbinden wird geöffnet.

22. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, und wählen Sie dann SPSiteForCertUpload aus.

 

 

Nun werden Sie zum Feld Liste auswählen weitergeleitet.

23. Klicken Sie hier wieder auf Erweitert und dann auf SPListForCertUpload. Wählen Sie Verbinden aus, um SPListForCertUpload Ihrer Power App erneut unter Verwendung der korrekten Verbindung zu Ihrem Kurskatalog hinzuzufügen.

 

 

24. Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern und dann auf Veröffentlichen, um Ihre Änderungen zu veröffentlichen.

 

 

Power App freigeben

Damit Benutzer auf die Lösung „Teilnehmerzertifikats-Uploader“ zugreifen können, müssen Sie die Power App freigeben.

1. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Freigeben.

 

 

Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Formular, das zum Freigeben Ihrer Power App ausgefüllt werden muss. Eine Warnmeldung informiert darüber, dass hierbei Verbindungen implizit freigegeben werden können. Dies ist ein beabsichtigtes Verhalten.

2. Geben Sie alle Benutzer ein, die die Power App verwenden müssen. Sie können hier vorzugsweise die Gruppe Alle hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder der Organisation über die erforderlichen Berechtigungen für die Anwendung verfügen. Sie können sie auch als Mitbesitzer festlegen, wenn Sie möchten, dass sie die App bearbeiten können. Ferner können Sie die Option E-Mail-Einladung an neue Benutzer senden je nachdem, ob Sie diese benachrichtigen möchten, aktivieren oder deaktivieren.

3. Bestätigen Sie die rote Fehlermeldung oben und klicken Sie dann unten auf Freigeben. Die rote Fehlermeldung wird angezeigt, weil Sie Konnektoren verwenden, die dem Konto zugewiesen sind, das den Flow besitzt. Das Hinzufügen von Benutzern gewährt ihnen den Zugriff auf die Flowkonnektoren des Besitzers zum Ausführen des Flows.

 

 

Power BI-Bericht „Embed URL Copier“ konfigurieren

Sie können den Bericht „Embed URL Copier“ grundsätzlich auf gleiche Weise konfigurieren wie das „Learn365 Power BI Starter Kit“, wobei einige wenige Ausnahmen zu beachten sind. Nachstehend sehen Sie eine Zusammenfassung der erforderlichen Schritte:

1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zu Ihrem Microsoft Power Apps-Portal.

2. Zeigen Sie die Details der LM Variant-App an. Hierzu wählen Sie Apps > Learner Certificate Uploader (LM Variant) > … (Menü mit weiteren Befehlen) > Details aus.

3. Klicken Sie auf Link in Zwischenablage kopieren, um Ihre individuelle App-URL in die Zwischenablage zu kopieren. Diese URL wird zufällig generiert und ist für Ihre Installation von „Teilnehmerzertifikats-Uploader“ eindeutig.

 

 

4. Öffnen Sie die bereitgestellte PBIX-Datei in Power BI Desktop.

5. Öffnen Sie das Menü Daten transformieren, klicken Sie auf Parameter bearbeiten, kontrollieren Sie, ob das Feld API-URL zur Region Ihres Learn365-Mandanten passt, und aktualisieren Sie es erforderlichenfalls.

6. Fügen Sie die App-URL aus der Zwischenablage in das Feld Power Apps-URL ein.

7. Klicken Sie auf OK und dann auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

 

 

8. Sofern zutreffend, authentifizieren Sie Ihren Power BI-Bericht mit Ihrem Learn365-API-Schlüssel unter Verwendung der Basisauthentifizierung, wobei Sie API als Benutzernamen und Ihren API-Schlüssel als Passwort angeben.

Eine ausführliche Beschreibung der Verbindung Ihres Power BI-Berichts mit Ihrer Learn365-Datenbank entnehmen Sie dieser Sway-Präsentation.

 

 

App über ihre eindeutige URL in einen Kurs einbinden

Nach erfolgter Konfiguration Ihres Berichts „Embed URL Copier“ können Sie ihn verwenden, um eindeutige Einbettungs-URLs für Ihre Learn365-Kurse zeitsparend zu generieren und zu kopieren. Anhand dieser eindeutigen URLs kann die App nachvollziehen, wie Uploads dem jeweiligen Kurs korrekt zugeordnet werden. Ohne eindeutige URLs funktioniert die App nicht; stattdessen wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Nachfolgend aufgeführt ist eine Zusammenfassung der Schritte, die zum Einbetten der App in Ihren Learn365-Kurs durchgeführt werden müssen:

1. Erstellen Sie Ihren Learn365-Kurs vollständig. Das System muss eine eindeutige Kurs-ID generieren, damit die Anwendung funktioniert.

2. Wählen Sie unter Verwendung des vollständig konfigurierten Berichts „Embed URL Copier“ in Power BI Desktop Aktualisieren aus, und suchen Sie mithilfe des Berichts nach Ihrem erstellten Kurs.

3. Klicken Sie auf die Einbettungs-URL für den Kurs, in den Sie die App einbetten möchten. Ihr Webbrowser öffnet sich. Nachdem der Browser die Seite vollständig geladen hat, können Sie die URL aus dem Browser in die Zwischenablage kopieren.

 

 

4. Kehren Sie zum Inhalt Ihres Learn365-Kurses zurück, und erstellen Sie ein Lernmodul: Learn365 Admin Center > Schulungsverwaltung > Den betreffenden Kurs auswählen > Kursinhalte verwalten > Lernobjekte hinzufügen > Lernmodul.

5. Klicken Sie auf Website-Link/URL hinzufügen, und fügen Sie die kopierte Einbettungs-URL in das Linkfeld ein. Geben Sie dem Link einen Namen Ihrer Wahl. Wir empfehlen Ihnen, die Option In neuer Registerkarte öffnen zu deaktivieren und als Größe Volle Breite zu verwenden, um eine optimale Nutzung der App in Ihrem Learn365-Kurs zu gewährleisten.

6. Fügen Sie Ihrem Lernmodul ggf. weitere Objekte und Informationen hinzu, und speichern Sie Ihre Änderungen. Sie können Ihrem Kurs bei Bedarf zusätzliche Inhaltsobjekte hinzufügen.

 

Abschlusseinstellungen ändern, um ein vorzeitiges Abschließen des Kurses zu verhindern

„Teilnehmerzertifikats-Uploader“ kennzeichnet einen Kurs als abgeschlossen, sobald das hochgeladene Zertifikat genehmigt wird. Wenn Sie jedoch die LM-Variante der App verwenden und sie mit einem Kurs verknüpfen, müssen Sie die Einstellungen zum Kursabschluss ändern, um zu vermeiden, dass der Kurs vorzeitig (d. h. vor Genehmigung des vom Lernenden hochgeladenen Zertifikats) als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Der folgende Vorgang stellt sicher, dass ein Kurs erst nach Genehmigung eines hochgeladenen Zertifikats als abgeschlossen gekennzeichnet werden kann.

Nachstehend sehen Sie eine Zusammenfassung der Schritte, die zum Ändern Ihrer Einstellungen zum Kursabschluss durchgeführt werden müssen:

1. Rufen Sie die Kursabschlusseinstellungen auf: Learn365 Admin Center > Schulungsverwaltung > Den betreffenden Kurs auswählen > Kursabschluss-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Kursabschlusseinstellung Standard und dann auf Kursabschluss-Einstellung bearbeiten.

3. Wählen Sie alle Elemente in der Kursabschlusseinstellung ab. Dadurch ist sichergestellt, dass der Kurs nicht abgeschlossen werden kann, solange das hochgeladene Zertifikat nicht genehmigt wurde.

 

 

Der Fortschritt der Lernenden bei allen anderen Elementen im Kurs wird weiterhin erfasst, aber nicht mehr als Voraussetzung für den Kursabschluss gewertet, da durch Genehmigung des Zertifikats alle Voraussetzungen für den Kursabschluss erfüllt sind.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen. Ihr Kurs zeigt nun 0 Objekte in der Einstellung an und kann jetzt erst abgeschlossen werden, nachdem das hochgeladene Zertifikat genehmigt wurde.

 

So installieren Sie die Lösung „Teilnehmerzertifikats-Uploader“

Eine ausführliche Anleitung zum Installieren der Lösung können Sie dem folgenden Video entnehmen:

 

Selbstinstallation

Wenn Sie eine Selbstinstallation durchführen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager, um die passende Version der Lösung zu beziehen.