Der KI-gestützte Learn365-Chatbot

Einführung

Der KI-gestützte Chatbot von Learn365 ist integriert und steht Benutzern über die Registerkarte Chat in Teams zur Verfügung. Dieser KI-gestützte Assistent hilft Learn365-Benutzern dabei, Schulungsübersichten abzurufen, Schulungen zu erstellen und zu verwalten sowie relevante Schulungen in Kurskatalogen zu finden.

Der Chatbot ist auch über den Learn365-Agent in Microsoft Copilot erreichbar. Die Chatbot-Funktionalität ist identisch, allerdings bietet Copilot standardmäßig weitere Funktionen, z. B. dass Sie mit verschiedenen Agents in einem einzigen Chat interagieren, Unterhaltungen in unterschiedliche Chats aufteilen und eine Unterhaltung nach Microsoft Word exportieren können. In Copilot können Sie in der Seitenleiste vorherige Unterhaltungen mit dem Chatbot sehen, während in der Teams-Registerkarte Chat vorherige Nachrichten als eine durchgehende Unterhaltung verfügbar sind.   

In diesem Artikel untersuchen wir die KI-Chatbotfunktion in Learn365 und zeigen, wie Benutzer sie nutzen können, um ihre Bildungsziele zu erreichen.

Weitere Informationen über die Methoden, die Learn365 zur Datenverwaltung, zur Gewährleistung der Privatsphäre und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit im Kontext KI-gestützter Funktionen nutzt, finden Sie in diesem Artikel.

Der KI-gestützte Chatbot

Der KI-gestützte Chatbot in Microsoft Teams ist ein Assistent, der speziell dafür entwickelt wurde, relevante Schulungen zu finden, zu erstellen und zu verwalten. In Microsoft Teams steht Benutzern der KI-gestützte Chatbot in der Learn365-App über die Registerkarte Chat zur Verfügung.

Der KI-gestützte Chatbot basiert auf dem Large Language Model (LLM) und nutzt ein Natural-Language-Processing-Modell (NLP) und ermöglicht es Benutzern, auf natürlichere und intuitivere Weise mit Schulungen zu interagieren. Statt im Chat bestimmte Befehle oder Prompts zu verwenden, können Benutzer ihre Anfragen in Alltagssprache eingeben, die vom Chatbot verstanden wird. Diese flüssige Kommunikation zwischen Benutzer und Chatbot ermöglicht natürlichere und dialogorientierte Interaktionen und beschleunigt und verbessert das Nutzungserlebnis.

Der KI-gestützte Chatbot kann komplexe Anfragen verarbeiten und sich an verschiedene Kontexte anpassen, um korrektere und stärker personalisierte Antworten zu liefern.

Zwar versteht der KI-gestützte Chatbot Alltagssprache, doch besteht seine Hauptfunktion darin, Benutzer beim Erreichen ihrer Lernziele in Learn365 zu unterstützen. Der Chatbot kann weiterhin allgemeine Anfragen beantworten, z. B. „Wie lautet die Wettervorhersage für das Wochenende?“, allerdings sind seine Antworten durch ein bestimmtes Datum in der Vergangenheit (Ende September 2024) begrenzt und daher möglicherweise nicht mehr aktuell.

KI-gestützten Chatbot aktivieren

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator oder globaler Microsoft 365-Administrator

1. Navigieren Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > KI-Funktionen.

2. Führen Sie im sich öffnenden Bereich KI-Funktionen folgende Schritte durch:

• Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen KI-Änderung der Zensai-Bedingungen akzeptieren aktiviert ist. Weitere Informationen über die Methoden, die Learn365 zur Datenverwaltung, zur Gewährleistung der Privatsphäre und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit im Kontext KI-gestützter Funktionen nutzt, finden Sie in diesem Artikel.

• Aktivieren Sie die Funktion Chatbot in Microsoft Teams, indem Sie den Umschalter auf Ein setzen.

3. Select Speichern. Um die Aktion abzubrechen, wählen Sie Abbrechen aus.

Öffnen Sie den Chatbot in der Learn365-App in Microsoft Teams

Der KI-gestützte Chatbot ist für Benutzer innerhalb der Learn365-App in Microsoft Teams über die Registerkarte Chat verfügbar.

Wenn der Chatbot nicht aktiviert ist, fordert seine Antwort auf jede Anfrage den Benutzer auf, den Chatbot im Learn365 Admin Center zu aktivieren.

Eine Unterhaltung starten

Wenn Sie eine Unterhaltung mit dem Learn365-Chatbot starten, zum Beispiel mit „Hi“, antwortet der Chatbot mit einer Begrüßung und stellt für Sie relevante Daten bereit, etwa Schulungsstatus und Fortschrittsberichte. Der Chatbot sammelt Informationen über Ihre Rolle und Ihren Schulungsfortschritt sowie – falls vorhanden – über den Ihrer unterstellten Mitarbeiter und erstellt eine erste Nachricht auf Grundlage der Fragen, die Sie vermutlich am ehesten stellen werden. So erhalten Sie einen Überblick über Aufgaben, die möglicherweise Ihre Aufmerksamkeit erfordern, ohne den Chatbot ausdrücklich nach diesen Informationen fragen zu müssen.

Als Lernende/Lernender werden Sie beispielsweise möglicherweise dazu aufgefordert, überfällige Schulungen abzuschließen. Als Linienmanager erhalten Sie möglicherweise ein Update zum Schulungsfortschritt Ihrer unterstellten Mitarbeiter und zu deren überfälligen Kursen – einschließlich Links zu den Kurs-Startseiten – oder die Information, dass alles auf dem neuesten Stand ist.

Der Chatbot passt seine Vorschläge und Nachrichten anhand von Live-Daten und jüngsten Aktivitäten an. Die Informationen, die der Chatbot anzeigt, können sich von Tag zu Tag ändern und Echtzeit-Updates widerspiegeln, etwa neue Registrierungen und Schulungsfortschritt.

Entdecken Sie die Funktionen des Chatbots

Sie können die Funktionen des Chatbots erkunden, indem Sie fragen: „Wie kannst du mir helfen?“ Dann wird eine Liste mit Themen und Beispielanfragen angezeigt, die für Ihre Rolle verfügbar sind. Sie können eine der vorgeschlagenen Eingaben auswählen oder eine eigene Folgefrage stellen, zum Beispiel: „Was ist weiter?“, „Liste meine überfälligen Kurse“ oder „Nur Schulung anzeigen“, um die Ergebnisse einzugrenzen.

Mit dem Chatbot relevante Schulungen finden

Mithilfe des KI-gestützten Chatbots können Benutzer Schulungen auf folgende Weise finden:

• Suchen Sie in einem Kurskatalog nach Kursen und Schulungsplänen entsprechend Ihrer Anfrage und verfeinern Sie die angezeigten Ergebnisse im weiteren Dialogverlauf.
• Suchen und analysieren Sie Schulungen basierend auf dem persönlichen Lernfortschritt der/des Lernenden. 
• Wechseln Sie zwischen Kurskatalogen.

Im Kurskatalog nach einer Schulung suchen

Mithilfe des KI-gestützten Chatbots können Benutzer nach Kursen und Schulungsplänen suchen, die zu ihren Lernanforderungen oder künftigen Karriereplänen passen.

Die Suche wird im ausgewählten Kurskatalog mit den folgenden Parametern durchgeführt:

• Schulungstitel
• Beschreibung 
• Categories
• Tags
• Kurstyp
• Elemente, auf die der Benutzer Zugriff hat 
• Schulungen, für die der Benutzer nicht registriert ist

Als Ergebnis erhält der Benutzer eine Liste der Kurse und Schulungspläne, nach denen er gesucht hat.

Basierend auf dem persönlichen Lernfortschritt des Lernenden nach Schulungen suchen

Benutzer können in Learn365 nach Schulungen suchen, die zu ihrem persönlichen Lernfortschritt passen. Auf diese Weise können sie Schulungen basierend auf ihrem individuellen Fortschritt beim Bearbeiten des Materials abrufen.

Die Suche erfolgt auf Tenant-Ebene, d. h., der Benutzer erhält Informationen zu seinem Lernen aus allen Kurskatalogen. Die Suche erfolgt nach den folgenden Parametern:

• Schulungs-IDs
• Schulungstitel
• Schulungstyp
• Fortschritt

Zwischen Kurskatalogen wechseln

Benutzer können zwischen Katalogen wechseln, um Schulungen zu finden, die sie interessieren, und nachfolgend in Katalogen stöbern, auf die sie Zugriff haben.

Zum Wechseln zwischen Katalogen gehen Benutzer wie folgt vor:

• Wenn der Benutzer den Titel des Katalogs kennt, kann er eine Anfrage wie folgt formulieren: "Wechsle zum ACADEMY-Katalog." oder "Könntest du stattdessen im ACADEMY-Katalog suchen?". Der Chatbot wechselt dann zum gewünschten Katalog.

• Wenn der Benutzer sich beim Titel des Kurskatalogs nicht sicher ist, kann er auch wie folgt formulieren: „Ich möchte in einem anderen Katalog suchen.“

In diesem Fall zeigt der Chatbot eine Karte an, auf der der Benutzer einen passenden Katalog in einer Dropdown-Liste auswählen kann. Diese Dropdown-Liste enthält nur Kataloge, auf die der Benutzer Zugriff hat.

Mit dem Chatbot einen Kurs erstellen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Katalogadministratoren können über den KI-gestützten Learn365-Chatbot E-Learning- oder veranstaltungsbasierte Schulungskurse erstellen, indem sie dieselben Schritte wie mit dem Learn365-Agent in Copilot ausführen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Create a course with AI via the Learn365 agent in Copilot in diesem Artikel.

Mit dem Chatbot einen Überblick über Ihren Schulungsfortschritt und den Schulungsfortschritt Ihrer direkten Mitarbeiter erhalten

Benutzer können über den KI-gestützten Learn365-Chatbot eine Übersicht über den Fortschritt ihrer Schulung anzeigen. Linienmanager können dort eine Übersicht über den Fortschritt der Schulung ihrer direkten Mitarbeiter anzeigen, indem sie dieselben Schritte wie mit dem Learn365-Agent in Copilot ausführen. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Get an overview of your training progress und Get an overview of your direct reports' training progress von diesem Artikel.

Vom KI-gestützten Chatbot unterstützte Sprachen

Benutzer können mit dem KI-gestützten Learn365-Chatbot interagieren und seine Antworten in jeder von Learn365 unterstützten Sprache erhalten.

Wenn ein Benutzer eine Anfrage an den KI-gestützten Chatbot sendet, ist darauf zu achten, dass die Sprache der Anfrage der Sprache der gesuchten Informationen entsprechen sollte. Ist beispielsweise der gesuchte Kurs auf Deutsch, dann sollte der Benutzer den Kurstitel ebenfalls auf Deutsch eingeben, um den Chatbot bei der Suche zu unterstützen.

Kontextverlauf im KI-Chatbot löschen

Auch wenn der Chatbot auf künstlicher Intelligenz basiert, kann es gelegentlich vorkommen, dass er falsche oder unerwartete Ergebnisse liefert. In einem solchen Fall können Benutzer entscheiden, das aktuelle Gespräch zu beenden, indem sie den Chatbot bitten, den Verlauf zu löschen: „Kannst du den Kontextverlauf löschen?“.

Dadurch wird der Chatbot zurückgesetzt und „vergisst“ alle Ergebnisse vorheriger Dialoge. Für den Benutzer bleibt das vorherige Gespräch allerdings verfügbar.

Nachdem der Chatbot bestätigt hat, dass der Chatverlauf gelöscht wurde, kann der Benutzer ein neues Gespräch starten.

Feedback und Fragen

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zur Nutzung des KI-gestützten Chatbots oder Fragen zum Datenschutz und zur Privatsphäre haben, kontaktieren Sie uns unter dataprotection@zensai.com.

Falls Sie Vorschläge, Empfehlungen oder Anregungen haben, wie wir den KI-gesteuerten Chatbot verbessern können, laden wir Sie ein, sich direkt an Ihren Customer Success Manager zu wenden oder sich an das Customer Success Team zu wenden, indem Sie eine E-Mail an customersuccess@zensai.com senden.

Bei Problemen mit den KI-gestützten Funktionen in Learn365 können Sie den Zensai-Produktsupport kontaktieren.