Wie man externe Benutzer (Gäste) zu Learn365 einlädt

Einführung

Zu bestimmten Anlässen kann es für Ihr Unternehmen notwendig werden, Personen von außerhalb der Organisation – z. B. Klienten, Partner oder Kunden – einzuladen, um ihnen Zugriff auf Ihre Learn365-Umgebung zu gewähren.

Personen außerhalb Ihrer Organisation, die eingeladen werden, auf Ihre Learn365-Umgebung zuzugreifen, werden in Learn365 als externe Benutzer oder Gäste bezeichnet.

In diesem Artikel beschreiben wir das Verfahren zur Konfiguration der Einstellungen für die externe Freigabe in Learn365, laden externe Benutzer (Gäste) in den Learn365-Kurskatalog ein und skizzieren, welche Schritte von Gästen durchgeführt werden müssen, um Zugang zu Learn365 zu erhalten.

 

 

Einladungen für externe Benutzer (Gäste) aktivieren

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator oder SharePoint-Administrator

Damit Sie externe Benutzer (Gäste) in Learn365 einladen können, müssen Sie die Einstellungen für die externe Freigabe auf Ihrem Mandanten wie folgt konfigurieren:

• Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen im Learn365 Admin Center aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Wenn Benachrichtigungen nicht aktiviert sind, können Sie keine E-Mail-Einladungen versenden.
• Konfigurieren Sie für Ihren Mandanten die externe Zusammenarbeit in Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory). Für detaillierte Schritte lesen Sie diese Microsoft-Dokumentation.
• Konfigurieren Sie die externe Freigabe der SharePoint-Umgebung auf Organisationsebene (d. h. Mandantenebene) wie auch auf der Ebene der einzelnen Kurskataloge. Ausführliche Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

 

Externe Benutzer (Gäste) in einen Katalog einladen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Um externen Benutzern (Gästen) den Zugang zum Kurskatalog zu ermöglichen, müssen Sie ihnen über das Learn365 Admin Center eine Einladung in den entsprechenden Kurskatalog senden. Dafür benötigen Sie ihre aktuelle primäre E-Mail-Adresse.

Wir empfehlen Ihnen, alle Benutzer vor der Registrierung in Kursen oder Schulungsplänen der Liste Benutzer hinzuzufügen.

 

E-Mail-Adresse des externen Benutzers

Um einen externen Benutzer (Gast) in Learn365 einzuladen, müssen Katalogadministratoren deren E-Mail-Adresse verwenden.

Learn365 verwendet Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory) zur Identifizierung des externen Benutzers (Gasts).

Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss nicht unbedingt mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein, sondern kann von einem beliebigen Provider (z. B. Gmail) stammen.

Wenn ein externer Benutzer (Gast) die Einladung in einen Learn365-Kurskatalog annimmt, wird für diesen externen Benutzer automatisch ein Gastkonto auf dem Microsoft-Mandanten Ihrer Organisation erstellt. Im Microsoft Entra Admin Center (vormals Azure Active Directory Admin Center) wird das Gastkonto des Benutzers im folgenden Format angezeigt: user.account_gmail.com#EXT#@compafi464.onmicrosoft.com, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Dieser externe Benutzer (Gast) meldet sich unter Angabe seiner regulären E-Mail-Adresse in Learn365 an.

 

 

Im Learn365 Admin Center wird dem Benutzer sein reguläres E-Mail-Konto angezeigt, mit dem er sich bei Learn365 anmeldet.

 

 

Externe Benutzer (Gäste) zur Liste Benutzer hinzufügen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Wir empfehlen Ihnen, alle Benutzer vor der Registrierung in Kursen oder Schulungsplänen der Liste Benutzer hinzuzufügen. Auf diese Weise können Benutzer alle Kurs- und Schulungsplanstartseiten im Katalog anzeigen, ohne dass ihnen beim Navigieren im Katalog die Meldung „Zugriff verweigert“ in SharePoint angezeigt wird.

Wenn Benutzer lediglich eingeladen und zur Liste Benutzer hinzugefügt werden sollen, ist hierfür kein Learn365-Abonnement erforderlich. Ein Learn365-Abonnement wird hingegen benötigt, wenn ein Benutzer als Lernender für einen Kurs oder Schulungsplan registriert wird. In diesem Artikel finden Sie Informationen darüber, welche Benutzer bei der Berechnung der Benutzeranzahl im Abonnement einbezogen werden.

Benutzer, die zur Liste Benutzer hinzugefügt werden, werden der SharePoint-Gruppe Besucher der Websitesammlung des Kurskatalogs hinzugefügt und sind berechtigt, alle Kurse und Schulungspläne in diesem Katalog anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Schulungen nur von bestimmten Benutzern im Katalog aufgerufen werden können, können Sie die Zielgruppenadressierung für Schulungen und Kurse verwenden.

Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

Wenn Sie externe Benutzer (Gäste) über die Seite Benutzer zu Learn365 einladen, werden Sie möglicherweise um eine zusätzliche Einwilligung oder Authentifizierung per Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory) aufgefordert.

 

So geben Sie eine Einwilligung und führen die Authentifizierung durch:

1. Im Learn365 Admin Center wählen Sie Benutzer und Gruppen > Benutzer.

2. Wählen Sie auf der sich öffnenden Seite Benutzer die Option Benutzer hinzufügen oder einladen aus.

3. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen auf das Informationssymbol. Wenn in der Informationsmeldung keine Links angezeigt werden, sind von Ihrer Seite aus keine Aktionen erforderlich.

4. Führen Sie in der geöffneten Informationsnachricht die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie unter Beachten Sie bitte, dass Ihr globaler Microsoft 365-Administrator eine Zusatzzustimmung erteilen muss, um Gäste zu Learn365 einladen zu können den Link Annehmen aus, um das Einladen von Gästen (externen Benutzern) in die Organisation zu ermöglichen.
• Um Ihre Identität zu überprüfen, wählen Sie den Anmeldelink aus Bitte beachten Sie, dass Sie sich über Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) authentifizieren müssen, um Gäste zu Learn365 einladen zu können. Anmelden.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um externe Benutzer (Gäste) in Learn365 einzuladen:

1. Wählen Sie im Navigationsmenü des Learn365 Admin Center Benutzer und Gruppen > Benutzer.

2. Klicken Sie auf der geöffneten Seite Benutzer auf Benutzer hinzufügen oder einladen.

3. Geben Sie im sich öffnenden Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen im Feld Bestehende Benutzer oder Gäste eingeben die E-Mail-Adressen der externen Benutzer (Gäste) ein, die Sie einladen möchten.

Geben Sie Benutzer einzeln oder zu mehreren ein. Sie können maximal 50 Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer durch Kommata oder Semikola getrennten Liste eingeben. Wenn Sie das Limit der eingeladenen Personen erreichen, werden alle Adressen, die das Limit überschreiten, automatisch von der Liste entfernt, und Ihnen wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

 

 

4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Bestätigungsnachricht Erfolgreich gesendete Einladungen für Gäste wird unter Benachrichtigungen (Glockensymbol) angezeigt, wenn der Vorgang des Einladungsversands an Gäste abgeschlossen ist.

 

 

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4.

Eingeladene externe Benutzer (Gäste) erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, die Einladung zum Kurskatalog anzunehmen und ihre Informationen zu vervollständigen. Der Einladungslink ist 90 Tage gültig. Externe Benutzer (Gäste), die die Einladung annehmen, werden der Liste Benutzer des Kurskatalogs hinzugefügt.

5. Externe Benutzer, die die Einladung annehmen, werden der Liste Benutzer des betreffenden Kurskatalogs hinzugefügt. Solche Benutzer können jetzt in Kursen und Schulungsplänen registriert werden.

 

Verfahren zum Annehmen der Einladung durch den externen Benutzer

Wenn ein Katalogadministrator eine Einladung in einen Learn365-Kurskatalog an einen externen Benutzer (Gast) sendet, erhält dieser Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, dem Kurskatalog beizutreten. Um Zugang zum Kurskatalog zu erhalten, geht der Benutzer wie nachfolgend beschrieben vor.

Im hier beschriebenen Beispielfall hat der Katalogadministrator eine Einladung an ein Gmail-Konto gesendet.

1. In der erhaltenen Einladungs-E-Mail klickt der Benutzer auf den Link Einladung annehmen, um die Einladung in den Kurskatalog anzunehmen.

 

 

2. Der Benutzer wird zur Seite Microsoft-Anmeldung weitergeleitet, wo er auf Code senden klicken muss.

 

 

3. Der Benutzer erhält den Code für die Kontoverifizierung per E-Mail. Der Verifizierungscode bleibt für 30 Minuten gültig. Der Benutzer muss diesen Code nun in die Zwischenablage kopieren, dann zur Seite Microsoft-Anmeldung zurückgehen und den Code aus der Zwischenablage in das Feld Code eingeben einfügen.

 

 

Nun wird der Benutzer automatisch zur Startseite des Kurskatalogs weitergeleitet und kann dort Kurse und Schulungspläne durchsuchen.

Wenn der Benutzer erstmals eine Einladung in einen Kurskatalog auf dem Mandanten akzeptiert, werden durch die Organisation ggf. Berechtigungen vom Benutzer angefordert. Nach dem Klicken auf Annehmen wird der Benutzer dann zur Kurskatalogseite weitergeleitet.