Administratorhandbuch zu Learn365 Reporter

Einführung

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick und eine allgemeine Anleitung für die verwaltete Lösung Reporter, die von der Zensai Global Delivery Division bereitgestellt wird.

 

Verfügbarkeit

Die verwaltete Lösung Reporter steht ausschließlich Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung.

 

Voraussetzungen und Zugang

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Nur-Lese-Berechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)

 

Support und Wartung

• Wenn Sie Probleme bei der Nutzung der Lösung haben, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

 

Überblick

Mit der verwalteten Lösung Reporter können Benutzer unter Verwendung eines Datenmodellierers Microsoft Excel- oder CSV-Berichte auf der Grundlage von Registrierungs-, Kurs-, Benutzer- und Zertifikatsdaten erstellen. Sie können alle zusätzlichen Benutzerfelder hinzufügen, die mit Learn365 synchronisiert sind, und Ihre Berichte so planen, dass sie automatisch abgerufen und in Ihre SharePoint-Umgebung hochgeladen werden.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Reporter-Authentifizierung
• Einstellungen in Reporter
• Abonnements
• Bericht erzeugen (Abonnement)
• Nach einem Abonnement filtern
• Berichtsfelder für einen Bericht
• Abonnements (Bereich „Aktionen“)
• SharePoint-Zugriff einrichten

 

Auf den Reporter-Service zugreifen

Gehen Sie wie folgt vor, um auf die Reporter-Lösung zuzugreifen:

1. Rufen Sie die Seite Automation Center auf.

2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Abschnitt „Reporter“ aus.

 

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen im Automation Center entnehmen Sie diesem Artikel.

 

Einstellungen in Reporter

• E-Mail-Adresse: Wird für Benachrichtigungen verwendet, nachdem Berichte erfolgreich abgerufen wurden oder falls beim Abrufen von Berichten Fehler aufgetreten sind. Beachten Sie, dass alle in Benachrichtigungen aufgeführten Zeiten in UTC angegeben sind.
• Learn365-API-Schlüssel: Wird nach erstmaliger erfolgreicher Anmeldung ausgefüllt. Hiermit greift Reporter auf Ihre Learn365-Umgebung zu. Weitere Informationen zum Generieren eines Learn365-API-Schlüssels in Ihrem Mandanten finden Sie in diesem Artikel.
• SharePoint-Zugriff. Wird in Kombination mit einer zugehörigen SharePoint-App-Registrierung verwendet, die Schreibzugriff auf die SharePoint-Website gewährt, auf die Sie die von Learn365 Reporter generierten Berichte herunterladen möchten.

 

 

 

Abonnements

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

 

Abonnements (Hauptbildschirm)

Auf der Seite Abonnements sehen Sie eine Übersicht über alle in Ihrem Mandanten erstellten Berichte. Sie können hier nach Berichten suchen oder Berichte abrufen, herunterladen, bearbeiten oder erstellen.

Die folgenden Spalten werden auf der Seite Abonnements angezeigt:

Titel: Zeigt den Namen des erstellten Berichts (Abonnements) an. Dieser Name wird automatisch generiert, wenn ein Bericht erstellt wird, und kann danach geändert werden.

Aktualisierungsdatum: Zeigt das Datum an, an dem zuletzt Aktualisierungen oder Änderungen an einem Bericht vorgenommen wurden. Diese Spalte enthält auch Informationen zu den Abrufen und zu Statusänderungen eines Berichts.

Zuletzt abgerufen von: Zeigt die E-Mail-Adresse des Benutzers an, der den Bericht zuletzt abgerufen hat.

Datum des letzten Abrufs: Zeigt das Datum an, an dem der Bericht zuletzt abgerufen wurde. Durch Abrufen eines Berichts erhalten Sie die neuesten Daten aus dem Learn365-Datenzentrum. Dieser Abruf kann jederzeit manuell durchgeführt werden.

Datum des nächsten Abrufs: Zeigt das nächste geplante Abrufdatum an. Beim Erstellen eines Berichts können Sie einen Datenabruf planen.

Auf SharePoint hochladen: Zeigt Statusinformationen an, falls der Bericht in eine SharePoint-Bibliothek hochgeladen wird. Kann auch beim Erstellen eines Berichts eingerichtet werden.

Wiederholung: Zeigt an, wann der nächste Berichtsabruf geplant ist. Sie können beim Erstellen eines Berichts einen Wiederholungszeitraum festlegen, z. B. „Jeden 2. Tag“.

Status: Zeigt den Status des Berichts an.

 

Folgende Status sind möglich:

• Abonniert (wenn ein Bericht erstellt, aber noch nicht abgerufen wurde)
• Bereit zum Herunterladen (wenn ein Bericht abgerufen wurde und heruntergeladen werden kann)
• Wird abgerufen (wenn ein Bericht gerade abgerufen wird)
• Fehlgeschlagen (wenn ein Berichtsabruf fehlgeschlagen ist)

 

Bericht erstellen (Abonnement)

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

 

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Bericht zu erstellen:

1. Wählen Sie Erstellen auf der Seite Abonnements aus.

2. Geben Sie die Eckdaten für Ihren Bericht ein:

• Geben Sie einen Titel ein. Das ist ein Pflichtfeld.
• Geben Sie eine Beschreibung ein.
• Ausgabetyp: Das ist ein Pflichtfeld. Es können CSV- oder Excel-Dateien erstellt werden.
• Planung aktiviert (zum Planen eines Berichtsabrufs)
• Auf SharePoint hochladen (zum Speichern und Teilen von Berichten)

 

Planung aktiviert

Zum Aktivieren dieser Funktion setzen Sie den Schalter auf die Position Ein. Dadurch werden die zuvor funktionslosen Felder unter Abruf starten aktiviert:

• Geplanter Berichtsabruf: Datum des nächsten Berichtsabrufs (sowie Datums- und Uhrzeitangaben für nachfolgende regelmäßige Abrufe)
• Uhrzeit des Berichtsabrufs: Uhrzeit, zu der der Bericht beim nächsten Mal abgerufen werden soll

Wiederholung

Zum Aktivieren dieser Funktion setzen Sie den Schalter auf die Position Ein. Dadurch werden die zuvor funktionslosen Felder unter Wiederholung aktiviert:

• „Alle“: Häufigkeit der Berichtserstellung
• „Zeiteinheit“ (Tag, Woche, Monat)

 

Auf SharePoint hochladen

 

 

Ist dies der Fall, dann wird der Bericht in die SharePoint-Bibliothek hochgeladen, die in den Einstellungen angegeben ist.

 

Aus JSON importieren

Sie können eine JSON-Vorlage mit Berichtsdefinitionen in den Service importieren. Die Vorlage enthält Informationen wie die Eckdaten des Berichts, Filter und Berichtsfelder.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um eine JSON-Vorlage zu importieren:

1. Wählen Sie auf der Seite eines neuen Berichts unten rechts die Option Aus JSON importieren aus.

2. Wählen Sie auf Ihrem lokalen Gerät die JSON-Vorlage aus, die Sie importieren möchten.

 

 

Nach einem Abonnement filtern

Nachdem Sie die Eckdaten für den Bericht definiert haben, können Sie optional Filter festlegen.

 

Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen

Beim Einrichten eines Filters für Ihren Bericht können Sie eine einzelne Regel oder eine Regelgruppe hinzufügen. Regelgruppen sind notwendig, wenn Sie mehrere Beziehungen (UND/ODER/NICHT) zwischen Regeln festlegen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Filterregel hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen rechts oben auf der Seite Filter aus.

2. Wählen Sie die relevanten Regelbedingungen aus (UND/ODER/NICHT).

3. Definieren Sie die Filterfelder.

 

Filterfelder definieren

Beim Erstellen einer Benutzeraktivitätsregel müssen Sie vier Felder konfigurieren. Alle Felder sind Pflichtfelder.

• Quelle auswählen: Dieses Menü bezieht sich auf die Quelle, die Sie filtern möchten (z. B. Registrierung, Lernender, Kurs usw.).
• Feld auswählen: Basierend auf der ausgewählten Quelle müssen Sie ein bestimmtes Feld auswählen, nach dem Sie filtern möchten (z. B. „Abteilung“, „Manager“, „Kurstitel“ usw.).
• Bedingung auswählen: Dieses Menü bezieht sich auf den Status des ausgewählten Feldes. Vorgegeben ist die Bedingung „ist gleich“.
• Wert eingeben: In dieses Feld müssen Informationen zur hinzugefügten Filterbedingung eingetragen werden.

Mögliche Werttypen sind:

• Zeichenfolge (freie Texteingabe)
• Boolesch („Wahr“ oder „Falsch“)
• GUID (eindeutige ID)
• Integer (ganze Zahl)

 

Berichtsfelder für einen Bericht

Nachdem Sie die Eckdaten definiert und Filter eingerichtet haben (optional), müssen Sie die Spalten für Ihren Bericht definieren. Sie können zur Darstellung in Ihrem Bericht beliebig viele Felder angeben.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Berichtsfeld zu erstellen:

1. Wählen Sie Feld hinzufügen aus, um ein Berichtsfeld zu erstellen.

2. Führen Sie für jedes neue Berichtsfeld die folgenden Vorgänge aus:

• Quelle auswählen: Bezieht sich auf die Quelle, die Sie filtern möchten (z. B. Registrierung, Lernender, Kurs usw.).
• Feld auswählen: Basierend auf der Quelle müssen Sie ein bestimmtes Feld auswählen, nach dem Sie filtern möchten.
• Beschriftung (Pflichtfeld): Der Name der Spalte in Ihrem Bericht. Standardmäßig ist die Beschriftung eine Kombination aus der ausgewählten Quelle und dem ausgewählten Feld, getrennt durch einen Punkt (.).

 

Abonnements (Bereich „Aktionen“)

Der Bereich Aktionen kann durch die Auswahl eines Berichts (Abonnements) aktiviert werden.

 

Oben im Bereich Aktionen wird Folgendes angezeigt: 

• Titel des Berichts
• ID (diese kann – beispielsweise für Supportanfragen – kopiert werden)
• Zeitpunkt des letzten Berichtsabrufs
• Benutzer, der die letzte Berichtaktualisierung vorgenommen hat

 

Die folgenden Aktionen sind im Bereich Aktionen verfügbar:

• Bearbeiten: Öffnet den Editor für Abonnementdetails.
• Klonen: Ermöglicht das Klonen (Duplizieren) eines Berichts unter Beibehaltung der Konfiguration. Nach dem Klonen kann der geklonte Bericht modifiziert werden.
• Bericht jetzt abrufen: Hiermit können Sie die Erstellung eines Berichts manuell einleiten. Das System bearbeitet diesen Auftrag nachfolgend, was gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn die Berichtserstellung abgeschlossen ist, kann der Bericht heruntergeladen werden.
• Nach JSON exportieren: Erstellt eine Exportdatei im JSON-Format. Diese kann zum Erstellen eines Berichts importiert werden.
• Bericht herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen eines Berichts, nachdem dieser erstellt und aus dem System abgerufen wurde. Sofern der Bericht nicht zum Herunterladen bereitsteht, ist diese Aktion abgeblendet und funktionslos.
• Löschen: Löscht den Bericht.

 

SharePoint-Zugriff einrichten

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator

 

 

In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Schritte beschrieben, die Ihr globaler Microsoft 365-Administrator ausführen muss, um eine SharePoint-App-Registrierung zu erstellen, die Reporter nutzen kann, um Berichtsdateien auf Ihre SharePoint-Website hochzuladen.

 

 

Voraussetzungen

• Zugriffsrechte als globaler Mandantenadministrator
• Katalogadministrator mit Websiteadministratorberechtigungen
• SharePoint-Websitesammlung mit einer Dokumentbibliothek (beispielsweise der Learn365-Katalogwebsitesammlung)

 

App-Registrierung einrichten

Anweisungen zum Erstellen einer App-Registrierung in der Websitesammlung finden Sie in diesem Leitfaden.

 

Anmeldeinformationen für die App-Registrierung erstellen

Navigieren Sie in Ihrem Mandanten zu einer Learn365-Kurskatalogwebsite und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Hängen Sie bei Anzeige Ihrer Learn365-Kurskatalogwebsite die folgende Erweiterung an Ihre Katalog-URL an: /_layouts/15/AppRegNew.aspx.

 

 

Bei Verwendung einer Learn365-Katalogwebsitesammlung könnte die URL beispielsweise so aussehen: https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppRegNew.aspx

 

2. Wählen Sie Generieren aus, um eine Client-ID zu erstellen.

3. Wählen Sie Generieren aus, um einen geheimen Clientschlüssel zu erstellen.

4. Geben Sie unter Titel einen Namen für die App-Registrierung ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Reporter.

5. Speichern Sie sowohl die Client-ID als auch den geheimen Clientschlüssel zur späteren Verwendung.

6. Legen Sie www.learn365.com als App-Domäne fest.

7. Legen Sie als Umleitungs-URI den Wert https://www.learn365.com fest.

8. Wählen Sie Erstellen aus.

 

 

Berechtigungen für die App-Registrierung gewähren

Navigieren Sie in Ihrem Mandanten zu einer Learn365-Kurskatalogwebsite und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Hängen Sie bei Anzeige Ihrer Learn365-Kurskatalogseite die folgende Erweiterung an Ihre Katalog-URL an: /_layouts/15/AppInv.aspx.

 

 

Bei Verwendung einer Learn365-Katalogwebsitesammlung könnte die URL beispielsweise so aussehen: https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppInv.aspx

2. Geben Sie die Client-ID aus Schritt 2 im vorherigen Abschnitt ein und wählen Sie Nachschlagen aus.

3. Geben Sie die folgenden XML-Berechtigungen ein, um Schreibzugriff auf die Websitesammlung zu gewähren:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true">

<AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection" Right="Write" />

</AppPermissionRequests>

 

 

4. Wählen Sie Erstellen aus.

5. Wählen Sie Vertrauen aus, wenn Sie aufgefordert werden, der neuen App-Registrierung zu vertrauen.

 

SharePoint-Zugriff auf die Reporter-Lösung implementieren

1. Gehen Sie zu den Reporter-Einstellungen: https://automation-center.365.systems/reporter/settings.

2. Stellen Sie die Option In SharePoint-Bibliothek hochladen auf Ja um.

3. Geben Sie die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel ein.

4. Geben Sie die Websitesammlungs-URL ein (z. B. https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog).

5. Geben Sie den Namen einer SharePoint-Dokumentbibliothek ein, die in dieser Websitesammlung vorhanden ist.

6. Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen festzuschreiben.

 

Sie sollten die Berichtsabonnements jetzt so konfigurieren können, dass sie auf SharePoint hochgeladen und automatisch am Speicherort gespeichert werden, sobald der Bericht abgerufen wird.

 

 

Exemplarische Vorgehensweise für Reporter

Im folgenden Video erhalten Sie eine ausführliche Anleitung zum Aufrufen und Einrichten der verwalteten Reporter-Lösung.

 

 

JSON-Beispieldateien

 

 

Wir haben nachstehend drei JSON-Dateien bereitgestellt, die als Berichte in Reporter verwendet werden können. Sie können diese Dateien herunterladen und sie mit der Funktion „Aus JSON importieren“ in Reporter importieren.