Administratorhandbuch zu Learn365 Synchronizer

Einführung

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick und eine allgemeine Anleitung für die verwaltete Lösung Synchronizer, die von Zensai Professional Services bereitgestellt wird.

 

Verfügbarkeit

Die verwaltete Lösung Synchronizer steht ausschließlich Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung.

 

Voraussetzungen und Zugang

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)
• Wahlweise eine Microsoft Entra ID-App-Registrierung (vormals Azure Active Directory) oder eine SharePoint-App-Registrierung

 

Support und Wartung

• Wenn Sie Probleme bei der Nutzung der Lösung haben, wenden Sie sich an Ihren Zensai Customer Success Manager.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Zensai Customer Success Manager.

 

Überblick

Mit der verwalteten Lösung Synchronizer können individuelle Benutzerfelder in Learn365 mit Angaben aus Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory) oder einer CSV-Datei auf SharePoint synchronisiert werden.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Synchronizer-Authentifizierung
• Einstellungen in Synchronizer
• Benutzerfelder
• Benutzerfeld erstellen
• Microsoft Entra ID-Zugriff einrichten
• SharePoint-Zugriff einrichten
• SharePoint-Zugriff für Synchronizer implementieren
• Synchronizer installieren und konfigurieren

 

Auf den Synchronizer-Service zugreifen

Gehen Sie wie folgt vor, um auf die Synchronizer-Lösung zuzugreifen:

1. Rufen Sie die Seite Automation Center auf.

2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Abschnitt „Synchronizer“ aus.

 

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen im Automation Center entnehmen Sie diesem Artikel.

 

 

Einstellungen in Synchronizer

• Learn365-API-Schlüssel: Wird nach erstmaliger erfolgreicher Anmeldung ausgefüllt. Hiermit greift Synchronizer auf Ihre Learn365-Umgebung zu. Dieser Schlüssel sollte Vollzugriff haben, da dies erforderlich ist, um Daten in benutzerdefinierte Spalten zu schreiben. Weitere Informationen zum Generieren eines Learn365-API-Schlüssels in Ihrem Mandanten finden Sie in diesem Artikel.
• Kontakt-E-Mail-Adresse: Wird zur Benachrichtigung bei jeglichen Synchronisationsfehlern verwendet.
• Benutzerdefiniertes Datumsformat: Wird für alle zu synchronisierenden Datumsfelder verwendet.
• Microsoft Entra ID-Zuordnung: Hierfür werden die Client-ID und der geheime Clientschlüssel für die Microsoft Entra ID-App-Registrierung benötigt, die den Lesezugriff auf die Details Ihrer Benutzer in Microsoft Entra ID gestatten. Auf diese Weise kann Synchronizer die Werte im Benutzerprofil auslesen und dann die angegebenen Felder synchronisieren.
• Einstellungen für die SharePoint-Bibliothek: Wird mit einer zugehörigen SharePoint-App-Registrierung verwendet, die Lesezugriff auf die SharePoint-Website gewährt, über die Sie CSV-Berichte synchronisieren möchten.

 

 

 

Benutzerfelder

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

 

Benutzerfelder (Hauptbildschirm)

Auf der Seite Benutzerfelder sehen Sie eine Übersicht über alle benutzerdefinierten Learn365-Benutzerfelder, die in Ihrem Mandanten erstellt wurden. Sie können die einzelnen Felder, den Typ der synchronisierten Daten, die Feldbeschreibungen und den Speicherort anzeigen, über den die Spalte synchronisiert wird.

Die folgenden Spalten werden auf der Seite Benutzerfelder angezeigt:

Titel: Zeigt den Namen des Benutzerfeldes an.

Typ: Zeigt den Datentyp an, der für dieses Benutzerfeld synchronisiert wird. Folgende Werte sind möglich:

• Zeichenfolge (Textwert)
• Datum (Datumswert)
• Nummer (Zahlenwert)
• Boolesch (Werte „Wahr“ oder „Falsch“)

Aktiv: Zeigt an, ob das Benutzerfeld aktiv ist oder deaktiviert wurde.

Synchronisiert über: Gibt den Speicherort an, von dem aus Synchronizer die Benutzerfelder auffüllt. Folgende Werte sind möglich:

• Entra ID: Synchronisierung über ein Feld in Microsoft Entra ID
• Daten: Synchronisierung aus einer CSV-Datei, die sich auf einer SharePoint-Website befindet
• Keine: derzeit keine Synchronisierung über Synchronizer

Geändert: Gibt den Zeitpunkt der letzten Änderung des Benutzerfeldes an.

 

 

Benutzerfeld erstellen

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Benutzerfeld zu erstellen:

1. Wählen Sie Neu erstellen auf der Seite Benutzerfelder aus.

2. Geben Sie die Details für Ihr neues Feld ein:

• Titel: Geben Sie den Namen des Benutzerfeldes ein (Pflichtfeld).
• Typ: Geben Sie den Typ des Benutzerfeldes ein (Pflichtfeld).
• Standardwert: Dies ist ein Pflichtfeld. Hier können Sie einen vorgegebenen Standardwert für jedes Benutzerfeld angeben, das über Entra ID oder Daten synchronisiert wird. Das vollständige Fehlen eines Benutzerfeldwerts bei einigen Benutzern würde Probleme bei auf Power Query basierenden Berichten verursachen, die in Excel oder Power BI erstellt werden.
• Beschreibung: Dies ist ein optionales Feld. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für das Benutzerfeld ein.
• Aktiv: Gibt an, ob die Synchronisierung nach der Erstellung direkt aktiviert wird.
• Synchronisiert über: Dies ist ein Pflichtfeld. Hier geben Sie an, ob die Synchronisierung über Entra ID oder über Daten (d. h. aus einer CSV-Datei auf SharePoint) erfolgen soll.

Bei der Synchronisierung über Microsoft Entra ID müssen Sie das Microsoft Entra ID-Feld angeben, das Sie verwenden möchten.

Bei der Synchronisierung aus Daten müssen Sie den Spaltennamen in der CSV-Datei angeben, der die Daten für dieses neue Benutzerfeld enthält.

 

Anleitungsvideo zu Synchronizer

Sehen Sie sich das folgende Video an, um eine kurze Einführung in die Verwendung der verwalteten Lösung Synchronizer zu erhalten, nachdem sie von Ihrem globalen Microsoft 365-Administrator konfiguriert wurde.

 

 

Microsoft Entra ID-Zugriff für die Synchronisierung einrichten

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator

 

 

In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Schritte beschrieben, die Ihr globaler Microsoft 365-Administrator ausführen muss, um eine Microsoft Entra ID-App-Registrierung zu erstellen, mit der Synchronizer die Benutzerdaten aus Microsoft Entra ID lesen und mit den Benutzerfeldern in Learn365 synchronisieren kann.

 

 

Voraussetzungen

• Zugriffsrechte als globaler Microsoft 365-Administrator

 

Microsoft Entra ID-App-Registrierung einrichten

Die folgenden Informationen stammen vorrangig aus diesem Microsoft-Leitfaden.

 

Microsoft Entra ID-App-Registrierung erstellen

Rufen Sie in Ihrer Umgebung das Azure-Portal auf und führen Sie die nachstehenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu „App-Registrierungen“.

2. Wählen Sie den Link + Neue Registrierung aus und tragen Sie die folgenden Angaben ein:

• Name: Geben Sie einen Namen für die App-Registrierung ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Synchronizer.
• Unterstützte Kontotypen: Übernehmen Sie den Standardwert Einzelmandant.
• Umleitungs-URI (optional): Lassen Sie dieses Feld frei.

3. Wählen Sie Registrieren aus.

4. Speichern Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) für die spätere Verwendung.

 

Microsoft Entra ID-App-Berechtigungen hinzufügen

1. Wählen Sie auf der linken Seite API-Berechtigungen aus.

2. Wählen Sie Eine Berechtigung hinzufügen aus.

3. Wählen Sie Microsoft Graph und dann Anwendungsberechtigungen aus.

4. Suchen Sie nach User.Read.All und fügen Sie diese Berechtigung hinzu.

5. Wählen Sie Administratoreinwilligung erteilen aus, um die Einwilligung für die neu hinzugefügten Berechtigungen zu erteilen.

 

Geheimen Clientschlüssel erstellen

1. Gehen Sie auf der linken Seite zu Zertifikate und Geheimnisse.

2. Wählen Sie den Link + Neuer geheimer Clientschlüssel aus und tragen Sie die folgenden Angaben ein:

• Beschreibung: Geben Sie den Namen des Geheimnisses ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Synchronizer-Geheimnis.
• Läuft ab: Geben Sie den Zeitpunkt des Ablaufs des Geheimnisses ein. Wir empfehlen ein späteres Ablaufdatum, da Sie nach Ablauf des Geheimnisses ein neues generieren müssen.

3. Speichern Sie den Wert des Geheimnisses für die spätere Verwendung, da er nicht mehr angezeigt werden kann, sobald Sie diesen Bildschirm verlassen.

 

 

Microsoft Entra ID Zugriff auf Synchronizer gewähren

1. Gehen Sie zu den Synchronizer-Einstellungen: https://automation-center.365.systems/synchronizer/settings.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt Zuordnung von Entra ID zu benutzerdefinierten Benutzerfeldern erstellen.

3. Geben Sie die Client-ID aus Schritt 4 des Abschnitts Microsoft Entra ID-App-Registrierung erstellen ein.

4. Geben Sie den geheimen Clientschlüssel aus Schritt 3 des Abschnitts Geheimen Clientschlüssel erstellen ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Sie sollten die Synchronisierungsquelle für Benutzerfelder nun auf Entra ID einstellen können, was Ihnen die Synchronisierung aus Microsoft Entra ID ermöglicht.

 

 

SharePoint-Zugriff für die Synchronisierung aus einer CSV-Datei einrichten

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator

 

 

 

In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Schritte beschrieben, die Ihr globaler Microsoft 365-Administrator ausführen muss, um eine SharePoint-App-Registrierung zu erstellen, mit der Synchronizer die Benutzerdaten zur Synchronisierung von Benutzerfeldern in Learn365 auslesen kann.

 

 

Voraussetzungen

• Zugriffsrechte als globaler SharePoint-Administrator
• SharePoint-Websitesammlung mit einer Dokumentenbibliothek; die Websitesammlung eines Learn365-Katalogs reicht hierfür aus

 

App-Registrierung einrichten

Die folgenden Informationen stammen aus diesem Microsoft-Leitfaden.

 

Anmeldeinformationen für die App-Registrierung erstellen

Navigieren Sie in Ihrem Mandanten zu einer Learn365-Kurskatalogwebsite und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Hängen Sie bei Anzeige Ihrer Learn365-Kurskatalogwebsite die folgende Erweiterung an Ihre Katalog-URL an: /_layouts/15/AppRegNew.aspx.

 

 

Bei Verwendung einer Learn365-Katalogwebsitesammlung könnte die URL beispielsweise so aussehen: https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppRegNew.aspx

 

2. Wählen Sie Generieren aus, um eine Client-ID zu erstellen.

3. Wählen Sie Generieren aus, um einen geheimen Clientschlüssel zu erstellen.

4. Geben Sie unter Titel einen Namen für die App-Registrierung ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Synchronizer.

5. Speichern Sie sowohl die Client-ID als auch den geheimen Clientschlüssel zur späteren Verwendung.

6. Legen Sie www.learn365.com als App-Domäne fest.

7. Legen Sie als Umleitungs-URI den Wert https://www.learn365.com fest.

8. Wählen Sie Erstellen aus.

 

 

 

Berechtigungen für die App-Registrierung gewähren

Navigieren Sie in Ihrem Mandanten zu einer Learn365-Kurskatalogwebsite und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Hängen Sie bei Anzeige Ihrer Learn365-Kurskatalogseite die folgende Erweiterung an Ihre Katalog-URL an: /_layouts/15/AppInv.aspx.

 

 

Bei Verwendung einer Learn365-Katalogwebsitesammlung könnte die URL beispielsweise so aussehen: https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppInv.aspx

2. Geben Sie die Client-ID aus Schritt 5 im vorherigen Abschnitt ein und wählen Sie Nachschlagen aus.

3. Geben Sie die folgenden XML-Berechtigungen ein, um Lesezugriff auf die Websitesammlung zu gewähren:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true">

<AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection" Right="Read" />

</AppPermissionRequests>

 

 

4. Wählen Sie Erstellen aus.

5. Wählen Sie Vertrauen aus, wenn Sie aufgefordert werden, der neuen App-Registrierung zu vertrauen.

 

 

SharePoint-Zugriff für Synchronizer implementieren

1. Gehen Sie zu den Synchronizer-Einstellungen: https://automation-center.365.systems/synchronizer/settings.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt CSV-Datei aus SharePoint-Bibliothek verwenden.

3. Geben Sie die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel ein.

4. Geben Sie die Websitesammlungs-URL ein (z. B. https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog).

5. Geben Sie den Namen einer in der Websitesammlung existierenden SharePoint-Dokumentenbibliothek ein, die die CSV-Datei enthält.

6. Geben Sie den Namen der CSV-Datei ein. Im Bild weiter unten in diesem Abschnitt ist dies UserFieldSync.csv.

7. Im Feld CSV-ID-Spalte geben Sie den Namen der Spalte in der CSV-Datei an, die den Benutzer in Learn365 eindeutig bezeichnet. Im Bild weiter unten in diesem Abschnitt ist dies LMS365UserEmail.

8. Geben Sie im Feld LMS365-ID-Spalte das Learn365-Benutzerfeld an, anhand dessen die CSV-Datei den Benutzer in Learn365 eindeutig identifizieren kann. In unserem Beispiel enthält die Spalte LMS365UserEmail in der CSV-Datei die E-Mail-Adresse des Benutzers, und als LMS365-ID-Spalte ist Email angegeben.

Typische Werte für diese Spalte sind etwa Title, Email, DirectoryObjectId oder LoginName.

9. Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen festzuschreiben.

Sie sollten jetzt „Daten“ als Synchronisationsquelle für Benutzerfelder festlegen können, um die Synchronisierung über die Datei auf SharePoint durchzuführen.

 

 

Video mit exemplarischer Vorgehensweise zum Installieren und Einrichten von Synchronizer

Im folgenden Video erhalten Sie eine ausführliche Anleitung zum Installieren und Einrichten der verwalteten Synchronizer-Lösung.