Administratorhandbuch zu Learn365 Assigner

Einführung

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick und eine allgemeine Anleitung für die verwaltete Lösung Assigner, die von Zensai Professional Services bereitgestellt wird.

 

Verfügbarkeit

Die verwaltete Lösung Assigner steht ausschließlich Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung.

 

Voraussetzungen und Zugang

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Tenant des Kunden erstellt)

 

Support und Wartung

• Wenn Sie Probleme bei der Nutzung dieser Lösung haben, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

 

Überblick

Mit der verwalteten Lösung Assigner können Microsoft Entra-Gruppen (vormals Azure Active Directory-Gruppen) erstellt und diesen Endbenutzer hinzugefügt werden, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Über diese Gruppen können die Benutzer für Learn365-Kurse registriert werden.

Learn365 Assigner ist ein flexibler Service zur Gruppenerstellung für Learn365 und bietet die folgenden Funktionen:

• Verwalten von Microsoft Entra ID-Gruppen in Assigner ohne Hinzuziehung Ihres IT-Teams
• Erstellen benutzerdefinierter Microsoft Entra ID-Gruppen
• Automatisches Auffüllen von Microsoft Entra ID-Gruppen basierend auf festgelegten Kriterien
• Festlegen von Kriterien auf Grundlage von Attributen oder Aktivitäten eines Benutzers in Learn365
• Verknüpfen von Gruppen mit Learn365-Katalogen

 

 

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Authentifizierung in Assigner
• Einstellungen in Assigner
• Profile
• Benutzerprofil erstellen
• Benutzereigenschaften für ein Profil
• Benutzeraktivitäten für ein Profil
• Kurse für ein Profil
• Microsoft Entra ID-Zugriff für Assigner einrichten
• Wartungszyklus

 

Auf den Assigner-Service zugreifen

Gehen Sie wie folgt vor, um auf die Assigner-Lösung zuzugreifen:

1. Rufen Sie die Seite Automation Center auf.

2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Abschnitt „Assigner“ aus.

 

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen im Automation Center entnehmen Sie diesem Artikel.

 

 

Einstellungen in Assigner

• Kontakt-E-Mail-Adresse: Wird zur Benachrichtigung bei jeglichen Synchronisationsfehlern verwendet.
• Präfix für Entra ID-Gruppen: Assigner erstellt Microsoft Entra-Gruppen. Zur einfacheren Erkennung wird bei der Benennung dieser Gruppen dieses Präfix verwendet.
• Learn365-API-Schlüssel: Wird nach erstmaliger erfolgreicher Anmeldung ausgefüllt. Hiermit greift Assigner auf Ihre Learn365-Umgebung zu. Dieser Schlüssel sollte Vollzugriff haben, da dies erforderlich ist, um Daten in benutzerdefinierte Spalten zu schreiben. Weitere Informationen zum Generieren eines Learn365-API-Schlüssels in Ihrem Tenant finden Sie in diesem Artikel.
• Entra ID-App-Registrierung: Fordert die Client-ID und das Geheimnis für die App-Registrierung von Microsoft Entra ID an, um Lesezugriff auf die Details Ihrer Benutzer in Microsoft Entra ID, Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Gruppen sowie Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Gruppenmitglieder zu ermöglichen. Auf diese Weise kann Assigner die Werte im Benutzerprofil lesen, dann Gruppen erstellen und diesen Gruppen Benutzer zuweisen.

 

 

 

 

Profile

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

 

Profile (Hauptbildschirm)

Auf der Seite Profile sehen Sie eine Übersicht über alle in Ihrem Tenant erstellten Assigner-Gruppen. Sie können jede Gruppe, die Gruppen-ID und die Beschreibung der Gruppe sowie den Gruppenstatus einsehen.

Die folgenden Spalten werden auf der Seite Profile angezeigt:

Titel: Zeigt den Gruppennamen an.

Registrieren: Zeigt an, ob die Gruppe aktiv in den zugewiesenen Kursen registriert ist.

Automatisch auffüllen: Gibt an, ob die Gruppenmitgliedschaft aktiv aktualisiert wird.

Geändert: Zeigt an, wann die letzte Änderung vorgenommen wurde.

Aktualisiert von: Gibt die E-Mail-Adresse des Benutzers an, der die Gruppe zuletzt geändert oder aktualisiert hat.

Kurse: Zeigt an, wie viele Kurse der Gruppe zugeordnet sind.

 

 

Benutzerprofil erstellen

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

Die Seite Profile umfasst fünf Abschnitte: Eckdaten, Benutzereigenschaften, Benutzerdaten, Benutzeraktivitäten und Kurse.

 

 

Zum Erstellen eines Profils (das auch als „Assigner-Gruppe“ bezeichnet wird) müssen Sie zunächst die Seite Profile öffnen.

Auf der Seite Profile wählen Sie Neu erstellen aus und füllen dann die folgenden fünf Abschnitte aus.

 

Eckdaten

Im Abschnitt Eckdaten geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Titel: Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Namen Ihrer Gruppe ein.
• Beschreibung: Dies ist ein optionales Feld. Geben Sie eine Beschreibung für Ihre Gruppe ein.
• Sie haben x Kurs(e) ausgewählt: Dies ist ein Pflichtfeld. Es bestimmt, ob die Gruppe nach Erstellung des Profils registriert wird.
• Automatisch aufgefüllt: Dies ist ein Pflichtfeld. Es bestimmt, ob die Gruppenmitgliedschaft abhängig davon, ob Benutzer den festgelegten Regeln entsprechen, aktiv aktualisiert wird.

 

 

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine Gruppe, die für Customer Success Manager erstellt wurde, die in den Vereinigten Staaten ansässig sind und für ausgewählte Kurse registriert werden.

 

 

Bei der Synchronisierung über Microsoft Entra ID müssen Sie das Microsoft Entra ID-Feld angeben, das Sie verwenden möchten.

Damit Benutzer einer Gruppe hinzugefügt werden können, müssen sie den Regeln oder Eigenschaften entsprechen, die in den Abschnitten Benutzereigenschaften, Benutzerdaten oder Benutzeraktivitäten beim Erstellen einer Assigner-Gruppe festgelegt wurden.

 

Benutzereigenschaften

Die in Assigner erstellten Regeln für Benutzereigenschaften beziehen sich auf Eigenschaften von Lernenden in Learn365.

Die Standardbenutzereigenschaften für Assigner umfassen Folgendes: Ort, Firma, Abteilung, Land, Büro, Position, E-Mail und Titel (Name des Lernenden).

Wenn Sie benutzerdefinierte Eigenschaftsfelder verwenden, werden diese ebenfalls hier angezeigt.

Geben Sie im Abschnitt Benutzereigenschaften die relevanten Informationen ein.

 

Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen

Beim Einrichten der Eigenschaften Ihrer Assigner-Gruppe können Sie eine einzelne Regel oder eine Regelgruppe hinzufügen. Regelgruppen sind notwendig, wenn Sie mehrere Beziehungen (UND/ODER/NICHT) zwischen Regeln festlegen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Benutzereigenschaftsregel hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen rechts oben auf der Seite Filter aus.

2. Wählen Sie die relevanten Regelbedingungen aus (UND/ODER/NICHT).

3. Definieren Sie die Benutzereigenschaftsfelder.

 

Benutzereigenschaftsfelder definieren

Beim Erstellen einer Benutzereigenschaftsregel müssen Sie drei Felder konfigurieren. Alle Felder sind Pflichtfelder.

• Quelle auswählen: Dies ist das Feld, das Sie verwenden möchten (z. B. „Ort“, „Firma“, „Abteilung“ usw.).
• Bedingung auswählen: Dieses Menü bezieht sich auf den Status des ausgewählten Feldes. Vorgegeben ist die Bedingung „ist gleich“.
• Wert eingeben: Dieses Feld gibt an, welchen Wert Quelle und Bedingung erfüllen müssen.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine Gruppe, die mit Regeln erstellt wurde, damit für „Ort“ die Städte Las Vegas, San Diego oder Denver und als Position „Customer Success Manager“ angegeben sind.

 

 

Benutzerdaten

Regeln zu Benutzerdaten, die für den Assigner erstellt werden, beziehen sich auf Eigenschaften, die Lernende in Learn365 aufgrund benutzerdefinierter Learn365-Datumsbenutzerfelder aufweisen. Standardmäßig sind in Learn365 keine Datumsfelder mit Benutzerkonten verknüpft. Daher gibt es keine Möglichkeit, eine Benutzerdatumsregel für eine Assigner-Gruppe zu erstellen, sofern Sie keine benutzerdefinierte Datumsspalte in Learn365 verwenden.

Geben Sie im Abschnitt Benutzerdaten die relevanten Informationen ein.

 

Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen

Beim Einrichten der Eigenschaften Ihrer Assigner-Gruppe können Sie eine einzelne Regel oder eine Regelgruppe hinzufügen. Regelgruppen sind notwendig, wenn Sie mehrere Beziehungen (UND/ODER/NICHT) zwischen Regeln festlegen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Benutzerdatumsregel hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen rechts oben auf der Seite Filter aus.

2. Wählen Sie die relevanten Regelbedingungen aus (UND/ODER/NICHT).

3. Definieren Sie die Benutzerdatumsfelder.

 

Benutzerdatumsfelder definieren

Beim Erstellen einer Benutzerdatumsregel müssen Sie drei Felder konfigurieren. Alle Felder sind Pflichtfelder.

• Quelle auswählen: Dies ist das konkrete Datumsfeld, das Sie verwenden möchten. Wenn keine Quellen verfügbar sind, bedeutet dies, dass Sie keine benutzerdefinierten Spalten mit Datumstypen haben.
• Bedingung auswählen: Dieses Menü bezieht sich auf den Status des ausgewählten Feldes. Vorgegeben ist die Bedingung „ist vor dem Datum/der Uhrzeit“.
• Wert eingeben: Dieses Feld gibt an, welchen Wert Quelle und Bedingung erfüllen müssen.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine Gruppe, die mit Regeln für Benutzer erstellt wurde, die nach dem 1. Januar 2023 in das Unternehmen eingetreten sind. Hierzu wird ein benutzerdefiniertes Datumsfeld namens „Einstellungsdatum“ verwendet.

 

 

Benutzeraktivitäten

Die für den Assigner erstellten Benutzeraktivitätsregeln beziehen sich auf Aktivitäten von Lernenden in Learn365. Dazu gehören Aktivitäten wie die Frage, ob ein Lernender einen Kurs abgeschlossen hat, ob ein Lernender einen Kurs nicht fristgerecht abgeschlossen hat oder ob ein Lernender einen Kurs kürzlich abgeschlossen hat.

Geben Sie im Abschnitt Benutzeraktivitäten die relevanten Informationen ein.

 

Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen

Beim Einrichten der Eigenschaften Ihrer Assigner-Gruppe können Sie eine einzelne Regel oder eine Regelgruppe hinzufügen. Regelgruppen sind notwendig, wenn Sie mehrere Beziehungen (UND/ODER/NICHT) zwischen Regeln festlegen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Benutzeraktivitätsregel hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Regel hinzufügen/Gruppe hinzufügen rechts oben auf der Seite Filter aus.

2. Wählen Sie die relevanten Regelbedingungen aus (UND/ODER/NICHT).

3. Definieren Sie die Benutzeraktivitätsfelder.

 

Benutzeraktivitätsfelder definieren

Beim Erstellen einer Benutzeraktivitätsregel müssen Sie drei Felder konfigurieren. Alle Felder sind Pflichtfelder.

• Quelle auswählen: Dies ist der Kurs, den Sie verwenden möchten.
• Bedingung auswählen: Dieses Menü bezieht sich auf den Status des ausgewählten Kurses. Vorgegeben ist die Bedingung „wurde abgeschlossen“.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine Gruppe, die mit Regeln für Benutzer erstellt wurde, die den Kurs „Outlook – Japanisch“ abgeschlossen haben.

 

 

Überschreibungen

Im Abschnitt Überschreibungen können Sie die derzeit für die Assigner-Gruppe geltenden Regeln überschreiben.

Überschreibungen sind optional, aber wenn Sie Benutzer einbeziehen oder ausschließen möchten, die die gegenwärtig geltenden Regeln nicht erfüllen, können Sie diese in den Abschnitten Einbeziehen und Ausschließen hinzufügen.

Gehen Sie im Abschnitt Überschreibungen wie folgt vor:

1. Wenn Sie zusätzliche Benutzer einbeziehen oder ausschließen möchten, die die für die Gruppe festgelegten Regeln nicht erfüllen, wählen Sie Benutzer hinzufügen unter dem entsprechenden Abschnitt aus.

2. Suchen Sie nach Benutzern, die Sie in die Gruppe aufnehmen möchten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für Benutzer, die einer Gruppe, die mit bestimmten Benutzerregeln erstellt wurde, hinzugefügt bzw. aus ihr ausgeschlossen werden.

 

 

Kurse

Der Abschnitt Kurse ermöglicht es Ihnen, die Assigner-Gruppe mit bestimmten Kursen zu verknüpfen.

Wenn Ihre Gruppe aktiv ist, wird sie automatisch für den Kurs registriert. Die Verwaltung der Gruppenregistrierung sollte vollständig über den Assigner und die Kurse erfolgen.

Gehen Sie im Abschnitt Kurse wie folgt vor:

1. Wählen Sie Kurs hinzufügen aus.

2. Wählen Sie Ihre Kurse aus.

3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine Gruppe, die mit Regeln für Benutzer erstellt und für eine bestimmte Schulung registriert wurde.

 

 

Aktionsmenü für Profile

Das Aktionsmenü für Assigner-Profile ist für erstellte Profile verfügbar. Über das Aktionsmenü können beispielsweise Mitgliederlisten aufgerufen, bearbeitet, geklont und heruntergeladen werden.

Die folgenden Abschnitte sind im Aktionsmenü des Assigner-Profils verfügbar:

Ansicht - Ermöglicht Ihnen das Aufrufen von Informationen zum Assigner-Profil.

Bearbeiten - Ermöglicht Ihnen das Vornehmen und Bearbeiten von Änderungen am Assigner-Profil.

Klonen - Ermöglicht Ihnen das Klonen eines bestehenden Assigner-Profils.

Als JSON exportieren - Ermöglicht Ihnen das Exportieren einer JSON-Datei des Assigner-Profils.

Berechtigungen - Zeigt die Benutzer an, die Berechtigungen für das Assigner-Profil haben.

Vorschau der Mitgliederliste anfordern - Ermöglicht Ihnen das Erstellen einer Vorschau der Mitgliederliste.

Vorschau der Mitgliederliste herunterladen - Ermöglicht Ihnen das Herunterladen einer Vorschau des Mitgliederlistenberichts.

Mitgliederliste aktualisieren - Ermöglicht Ihnen das Aktualisieren von Mitgliedern, die dem Assigner-Profil noch nicht hinzugefügt wurden.

Mitgliederliste herunterladen - Ermöglicht Ihnen das Herunterladen des aktuellen Mitgliederlistenberichts.

Löschen - Ermöglicht Ihnen das Löschen des Assigner-Profils.

Einzelregistrierung

Im Abschnitt Einzelregistrierung können Sie mehrere Benutzer in mehreren Kursen registrieren, ohne dass ein Assigner-Profil benötigt wird.

 

Einzelregistrierung (Hauptbildschirm)

Auf der Seite Einzelregistrierung sehen Sie eine Übersicht über alle Einzelzuweisungen, die in Ihrem Tenant erstellt wurden.

Auf der Seite Einzelregistrierung finden Sie die folgenden Spalten:

Name - Zeigt den Namen der Einzelzuweisung an.

Erstellt - Zeigt an, wann die Einzelzuweisung erstellt wurde.

Erstellt von - Zeigt Informationen für den Benutzer an, der die Einzelzuweisung erstellt hat.

Status - Zeigt den Status der Einzelzuweisung an.

 

Folgende Status sind möglich:

• Abgeschlossen - Die Einzelzuweisung ist abgeschlossen.
• In Bearbeitung - Die Einzelzuweisung wird gerade vorgenommen.
• Fehlgeschlagen - Die Einzelzuweisung ist fehlgeschlagen.

 

Erstellung einer Einzelzuweisung

Erforderliche Rolle: Benutzer mit den im Abschnitt Voraussetzungen und Zugang beschriebenen Berechtigungen

Die Seite Einzelregistrierung besteht aus drei Abschnitten: Eckdaten, Benutzer und Kurse.

 

Um eine Einzelzuweisung zu erstellen, müssen Sie auf die Seite Einzelregistrierung zugreifen.

Klicken Sie auf dieser Seite auf Neu erstellen und führen Sie die folgenden 3 Abschnitte aus.

 

Eckdaten

Im Abschnitt Eckdaten geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Name - Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Namen Ihrer Einzelzuweisung ein.
• Beschreibung: Dies ist ein optionales Feld. Geben Sie eine Beschreibung für Ihre Einzelzuweisung ein.

Benutzer

Im Abschnitt Benutzer können Sie mehrere Benutzer hinzufügen, indem Sie suchen oder Filter anwenden.

Führen Sie im Abschnitt Benutzer die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie Benutzer hinzufügen.

2. Suchen Sie nach Benutzern, die Sie der Einzelzuweisung hinzufügen möchten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

 

Kurse

Im AbschnittKurse können Sie mehrere Kurse hinzufügen, indem Sie eine Suche durchführen oder Filter anwenden.

Gehen Sie im Abschnitt Kurse wie folgt vor:

1. Wählen Sie Benutzer hinzufügen.

2. Suchen Sie nach Benutzern, die Sie der Einzelzuweisung hinzufügen möchten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

 

Microsoft Entra ID-Zugriff für Assigner einrichten

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator

In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Schritte beschrieben, die Ihr globaler Microsoft 365-Administrator ausführen muss, um eine Microsoft Entra ID-App-Registrierung zu erstellen, mit der Assigner die Benutzerdaten aus Microsoft Entra ID lesen, Gruppen erstellen und diesen Gruppen Mitglieder zuweisen kann.

 

 

Voraussetzungen

• Zugriffsrechte als globaler Microsoft 365-Administrator

 

Microsoft Entra ID-App-Registrierung einrichten

Die folgenden Informationen stammen vorrangig aus diesem Microsoft-Leitfaden.

 

Microsoft Entra ID-App-Registrierung erstellen

Rufen Sie in Ihrer Umgebung das Azure-Portal auf und führen Sie die nachstehenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu „App-Registrierungen“.

2. Wählen Sie den Link + Neue Registrierung aus und tragen Sie die folgenden Angaben ein:

• Name: Geben Sie einen Namen für die App-Registrierung ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Assigner.
• Unterstützte Kontotypen: Übernehmen Sie den Standardwert Einzeltenant.
• Umleitungs-URI (optional): Lassen Sie dieses Feld frei.

3. Wählen Sie Registrieren aus.

4. Speichern Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) für die spätere Verwendung.

 

Microsoft Entra ID-App-Berechtigungen hinzufügen

1. Wählen Sie auf der linken Seite API-Berechtigungen aus.

2. Wählen Sie Eine Berechtigung hinzufügen aus.

3. Wählen Sie Microsoft Graph und dann Anwendungsberechtigungen aus.

4. Suchen Sie nach User.Read.All, Group.ReadWriteAll und GroupMember.ReadWriteAll und fügen Sie diese Berechtigungen hinzu.

5. Wählen Sie Administratoreinwilligung erteilen aus, um die Einwilligung für die neu hinzugefügten Berechtigungen zu erteilen.

 

Geheimen Clientschlüssel erstellen

1. Gehen Sie auf der linken Seite zu Zertifikate und Geheimnisse.

2. Wählen Sie den Link + Neuer geheimer Clientschlüssel aus und tragen Sie die folgenden Angaben ein:

• Beschreibung: Geben Sie den Namen des Geheimnisses ein. Wir empfehlen eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise Learn365-Assigner-Geheimnis.
• Läuft ab: Geben Sie den Zeitpunkt des Ablaufs des Geheimnisses ein. Wir empfehlen ein späteres Ablaufdatum, da Sie nach Ablauf des Geheimnisses ein neues generieren müssen.

3. Speichern Sie den Wert des Geheimnisses für die spätere Verwendung, da er nicht mehr angezeigt werden kann, sobald Sie diesen Bildschirm verlassen.

 

Microsoft Entra ID Zugriff auf Assigner gewähren

1. Gehen Sie zu den Assigner-Einstellungen: https://automation-center.365.systems/assigner/settings.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt Entra ID-App-Registrierung.

3. Geben Sie die Client-ID aus Schritt 4 des Abschnitts Microsoft Entra ID-App-Registrierung erstellen ein.

4. Geben Sie den geheimen Clientschlüssel aus Schritt 3 des Abschnitts Geheimen Clientschlüssel erstellen ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Sie sollten jetzt Gruppen im Assigner erstellen können, wodurch wiederum Gruppen in Microsoft Entra ID angelegt werden.

 

 

Anhang: Der Wartungszyklus

Die Wartung ist ein wiederkehrender Prozess, der in allen Datenregionen jeweils zu denselben UTC-Uhrzeiten durchgeführt wird. Sie betrifft alle Tenants der Datenregion, in der die Einstellungen für den Assigner-Service gespeichert wurden.

Der Vorgang umfasst zwei Phasen:

Datenaktualisierung (findet alle 3 Stunden statt)

Als Zeiten für die geplante Aktualisierung sind die folgenden UTC-Zeitpunkte festgelegt: 02:00, 05:00, 08:00, 11:00, 14:00, 17:00, 20:00 und 23:00.

Wartung (findet alle 3 Stunden statt)

Als Zeiten für die Wartung sind die folgenden UTC-Zeitpunkte festgelegt: 00:00, 03:00, 06:00, 09:00, 12:00, 15:00, 18:00 und 21:00.

 

Datenaktualisierungsauftrag

Zweck

Abrufen der aktuellen Learn365-Daten als Basis für den Wartungsauftrag

 

Details

Für jeden Tenant führt der Aktualisierungsauftrag folgende Schritte aus:

• Die folgenden Daten werden für den Learn365-Tenants abgerufen und gespeichert: Kurse, Kataloge, Benutzer, Benutzerfelder, Registrierungen, Rollenzuweisungen.
• Auf Basis der abgerufenen Daten wird ein „Profilschema“ erstellt und gespeichert. Das Schema ist eine JSON-Datei mit den Daten, die benötigt werden, um die Dropdownlisten im Profileditor zu erstellen.

 

Neue Tenants

Wenn ein Benutzer die Einstellungen seines Tenants unter Einstellungen speichert, geschieht Folgendes:

• Der Benutzer wird auf dem Bildschirm darüber informiert, dass der Assigner innerhalb weniger Minuten einsatzbereit sein wird.
• Die Datenaktualisierung wird innerhalb von fünf Minuten ausgeführt.
• Der Tenant wird per E-Mail darüber informiert, dass der Assigner einsatzbereit ist.

 

Wartungsauftrag

Zweck

Umwandeln der Profildefinitionen in Zielgruppen und Registrieren dieser Zielgruppen in den Kursen, die für die Profile ausgewählt wurden

Wartung bedeutet, dass die folgenden Prozesse stattgefunden haben:

• Wenn der Datenaktualisierungsauftrag noch nicht ausgeführt wurde, wird er hier beendet, ansonsten wird die Ausführung fortgeführt.
• Ihr Tenant wird zur Wartung gesperrt.
• Unstimmigkeiten werden beigelegt.
• Profilmitgliedschaften werden aktualisiert.
• Profile werden Kursen zugewiesen.
• Profilzuweisungen zu Kursen werden aufgehoben.
• Profile werden gelöscht.
• Profile werden zurückgezogen.

Die folgenden Abschnitte enthalten ausführliche Beschreibungen dieser Vorgänge.

 

Ihr Tenant wird zur Wartung gesperrt

Solange Ihr Tenant gesperrt ist, können folgende Vorgänge nicht ausgeführt werden:

• Profile erstellen oder aktualisieren
• Zuweisungen von Kursen zu einem Profil unter Kurse speichern
• Einstellungen speichern
• Mitgliederlisten oder Mitgliederlistenvorschauen herunterladen

 

Unstimmigkeiten werden beigelegt

Für jedes bestehende Profil werden veraltete Überschreibungen entfernt. Veraltete Überschreibungen sind solche, die auf Profile oder Benutzer verweisen, die seit dem letzten Wartungszyklus entfernt wurden.

 

 

Wenn Benutzerfelder, die in Ihren Profilfiltern verwendet wurden, seit dem letzten Wartungszyklus gelöscht wurden, werden die betroffenen Profile nicht automatisch aufgefüllt. Sie werden dann umgehend darüber informiert, dass Sie diese Profile überprüfen müssen.

Wenn Profile Kursen zugewiesen sind, die seit dem letzten Wartungszyklus gelöscht wurden, werden die Kurszuweisungen aus den betreffenden Profilen entfernt.

 

 

Profilmitgliedschaften werden aktualisiert

1. Für jedes Profil wird, sofern noch nicht vorhanden, eine Entra ID-Gruppe erstellt.

2. Für jedes Profil, für das Sie das automatische Auffüllen aktiviert haben, werden die Mitglieder durch einen Vergleich der folgenden Angaben berechnet:

• Neueste Daten Ihres Tenants (Profilschema)
• Filter und Überschreibungen, die Sie für das Profil eingerichtet haben

3. Es wird eine Excel-Datei mit den Mitgliedern erstellt. Dies ist die Datei, die Sie über die Funktion Mitgliederliste herunterladen im Bereich Aktionen auf der Seite Profile herunterladen können.

4. Wenn Sie die Drosselungsfunktionen für das Profil aktiviert haben und die Anzahl bzw. der prozentuale Anteil der Änderungen den von Ihnen festgelegten Schwellenwert überschreitet, geschieht Folgendes:

• Wenn die Mitgliedschaften nicht aktualisiert werden, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
• Wenn Änderungen umgesetzt (d. h. die Mitgliedschaften mit Entra ID synchronisiert) werden, dann geschieht Folgendes:

• • Mitglieder, die nicht mehr im Profil enthalten sind, werden aus der Entra ID-Gruppe des Profils entfernt.
  • Mitglieder, die neu im Profil sind, werden der Entra ID-Gruppe des Profils hinzugefügt.

 

Profile werden Kursen zugewiesen

Wenn in den Eckdaten eines Profils die Option Profil für die ausgewählten Kurse registrieren ausgewählt wird, geschieht für jeden im Abschnitt Kurse des Profils ausgewählten Kurs Folgendes:

• Die Entra ID-Gruppe des Profils wird, sofern noch nicht geschehen, für diesen Kurs registriert.

 

Profilzuweisungen zu Kursen werden aufgehoben

Immer wenn Profil nicht in den ausgewählten Kursen registrieren in den Eckdaten eines Profils ausgewählt ist,
geschieht Folgendes für jeden Kurs, der im Abschnitt Kurse des Profils abgewählt ist:

• Die Registrierung der Entra ID-Gruppe des Profils wird, sofern noch nicht geschehen, für diesen Kurs aufgehoben.

 

Profile werden gelöscht

Alle Profile, die über die Funktion Löschen im Bereich Aktionen gelöscht, aber noch nicht im Rahmen eines Wartungsauftrags verarbeitet wurden, werden wie folgt verarbeitet:

• Die Zuweisung des Profils zu sämtlichen Kursen wird aufgehoben. Zu diesem Zweck wird die Entra ID-Gruppe des Profils aus allen Katalogen entfernt, zu denen sie hinzugefügt worden war.
• Das automatische Auffüllen des Profils wird deaktiviert.
• Das Profil wird so konfiguriert, dass es nicht in Kursen registriert wird, die ihm zugewiesen sind.

 

 

Profile werden zurückgezogen

Profile, für die Sie die Option Profil nicht für die ausgewählten Kurse registrieren ausgewählt haben und die noch nicht vom Wartungsauftrag verarbeitet wurden, werden wie folgt verarbeitet:

• Die Zuweisung des Profils zu sämtlichen Kursen wird aufgehoben.

Zu diesem Zweck wird die Entra ID-Gruppe des Profils aus allen Katalogen entfernt, zu denen sie hinzugefügt worden war.

 

Ihr Tenant wird nach der Wartung entsperrt

Die zu Beginn des Wartungsauftrags verhängte Sperre wird aufgehoben. Nachfolgend können Sie alle Aktionen ausführen, die aufgrund der aktiven Sperre vorübergehend nicht möglich waren. Weitere Informationen entnehmen Sie dem Abschnitt Ihr Tenant wird zur Wartung gesperrt weiter oben in diesem Artikel.