Registrieren von Benutzern für Schulungspläne

Einführung

Benutzer werden beim Registrieren für Schulungspläne zu Lernenden für den betreffenden Schulungsplan und alle darin enthaltenen Kurse. Benutzer haben verschiedene Möglichkeiten, sich für Schulungspläne zu registrieren.

Dieser Artikel behandelt die verschiedenen Registrierungsmethoden für Admins, um Benutzer für Schulungspläne zu registrieren, sowie die Registrierungslogik für Kurse in Schulungsplänen. Dabei werden auch spezifische Fälle betrachtet.

 

Registrierungsoptionen

 

Auf der Seite Benutzer

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Sie können Benutzer im Learn365 Admin Center auf der Seite Benutzer für Schulungspläne registrieren.

Detaillierte Informationen zu diesem Vorgang finden Sie in diesem Artikel.

 

 

Im Konfigurationsbereich des Schulungsplans

Erforderliche Rollen: Katalogadministrator. Kursadministratoren können Lernende des jeweiligen Schulungsplans registrieren und verwalten, sobald der Schulungsplan erstellt wurde und ihnen die Rolle des Schulungsplan-Administrators zugewiesen wurde.

Benutzer können im Abschnitt Personen des Konfigurationsbereichs für den Schulungsplan registriert werden.

1. Wählen Sie im Bereich Personen des Konfigurationsbereichs für den Schulungsplan auf der Registerkarte Lernende die Option + Lernende registrieren aus.

2. Geben Sie im Feld Suche nach Benutzer(n) die Namen, Microsoft Entra (Azure AD)-, Microsoft 365-Gruppen, E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen, Sicherheitsgruppen oder benutzerdefinierten Gruppen der Benutzer ein, die Sie für den Schulungsplan registrieren möchten.

Sie können bis zu 50 interne Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer Komma- oder Semikolon-getrennten Liste eingeben.

Die Benutzergruppen Alle und Alle außer externen können nicht hinzugefügt werden.

Ungültige E-Mail-Adressen und unbekannte Benutzer müssen korrigiert werden, bevor Sie fortfahren können. Ungültige E-Mail-Adressen und Benutzer werden rot hervorgehoben.

Wenn Sie das Maximum von 50 E-Mail-Adressen oder 1.500 Zeichen überschreiten, sehen Sie eine entsprechende Nachricht. Wenn Sie weitere E-Mail-Adressen eingeben möchten, können Sie diesen Vorgang wiederholen.

Beim Hinzufügen einer Microsoft Entra (Azure Active Directory) oder benutzerdefinierten Gruppe werden alle Benutzer in der Gruppe gezählt.

3. Wählen Sie Registrieren.

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3.

 

 

Die Registrierung sämtlicher Benutzer kann einige Minuten dauern. Während dieser Zeit sind diese Namen in der Liste der registrierten Lernenden ausgegraut und inaktiv.

Registrierte Benutzer und Gruppen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, unabhängig von der Reihenfolge, in der sie hinzugefügt wurden. Für registrierte Gruppen wird die neben dem Titel die Benutzeranzahl angezeigt.

Die Namen der Lernenden und Gruppentitel werden aktiv und verfügbar für die Optionen E-Mail-Nachricht senden und Registrierung aufheben.

Diese Änderungen werden automatisch gespeichert.

 

Über Microsoft Entra (Azure AD)- oder benutzerdefinierte Gruppen

Erforderliche Rollen: Der globale Microsoft 365-Administrator kann Benutzer in Microsoft Entra (Azure Active Directory) Gruppen verwalten. LMS- und Katalogadministratoren können benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Kurs- und Katalogadministratoren können Microsoft Entra Gruppen für Kurse registrieren.

Wenn Microsoft Entra- oder benutzerdefinierte Gruppen für einen Schulungsplan registriert sind, werden die aktuellen Mitglieder der Gruppe sowie Benutzer, die später zur Gruppe hinzugefügt werden, automatisch für den Schulungsplan registriert.

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Microsoft Entra- oder benutzerdefinierte Gruppen für Schulungspläne zu registrieren, um sicherzustellen, dass alle Personen mit einer bestimmten Rolle automatisch für die gleiche Schulung registriert werden. Beim Zuweisen ihrer Rolle werden Benutzer zur entsprechenden Microsoft Entra-Gruppe hinzugefügt. Denkbar sind beispielsweise Microsoft Entra-Gruppen für Manager, neue Mitarbeitende oder bestimmte Abteilungen, die dann für den relevanten Schulungsplan registriert werden können.

Benutzer mit der Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators sind verantwortlich für die Verwaltung von Benutzern in Microsoft Entra-Gruppen. LMS-Administratoren und Katalogadministratoren sind hingegen für die Verwaltung von Benutzern in benutzerdefinierten Gruppen verantwortlich. Katalogadministratoren können nur die benutzerdefinierten Gruppen verwalten, die sie besitzen. Wenn der globale Microsoft 365-Administrator einen Benutzer zu einer Microsoft Entra-Gruppe oder der LMS-Administrator einen Benutzer zu einer benutzerdefinierten Gruppe hinzufügt, erfolgt die Registrierung automatisch für alle Kurse oder Schulungspläne, in denen die Gruppe registriert ist. Wenn ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt wird, wird seine Registrierung für alle Kurse und Schulungspläne, in denen die Gruppe registriert ist, automatisch aufgehoben.

Für weitere Informationen zur Registrierung von Benutzern in Kursen und Schulungsplänen mit Microsoft Entra (Azure AD)-oder Microsoft 365-Gruppen, finden Sie in diesem Artikel.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von benutzerdefinierten Gruppen finden Sie in diesem Artikel.

 

Über die Learn365 API

Benutzer können über die Learn365 API für Schulungspläne registriert werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

Logik der Registrierung für Schulungspläne

Allgemeiner Flow

• Wenn sich ein Lernender für einen Schulungsplan registriert, wird er automatisch auch für alle darin enthaltenen Kurse angemeldet.

• Wenn sich ein Lernender für einen Schulungsplan registriert, wird er nicht automatisch auch für andere Schulungspläne angemeldet, die diese Kurse enthalten.
• Ein Lernender wird nicht automatisch für den Schulungsplan registriert, wenn er bereits separat in den Kursen eingeschrieben ist, die zu diesem Schulungsplan gehören.
  
  
• Wenn ein Lernender einen Kurs abschließt und später für einen Schulungsplan registriert wird, der diesen abgeschlossenen Kurs beinhaltet, gilt der Kurs auch weiterhin als abgeschlossen. Der Lernende kann den Status der Kurse im Schulungsplan, sowie den Status aller Kurse, die er bereits separat abgeschlossen hat, erst dann sehen, wenn die Registrierung für den Schulungsplan abgeschlossen ist. Nach der Registrierung für einen Schulungsplan gelten alle Kurse, die separat absolviert wurden, im Schulungsplan auch weiterhin als abgeschlossen.
  
  

Gängige Szenarien beim Hinzufügen von Kursen zu Schulungsplänen

Szenario 1

Der Lernende macht Fortschritte in einzelnen Kursen des Schulungsplans oder hat diese bereits abgeschlossen und aus diesem Grund befindet sich der Schulungsplan im Status In Bearbeitung. Der Administrator fügt nun einen Kurs zu diesem Schulungsplan hinzu. Der Lernende ist nicht separat für diesen Kurs registriert. Die Folge:

• Der hinzugefügte Kurs gilt daher automatisch als obligatorisch für den Abschluss des Schulungsplans. Um den Schulungsplan abzuschließen, muss der Lernende den hinzugefügten Kurs absolvieren. Admins können die Einstellungen für Für den Abschluss obligatorisch im Abschnitt Kurse im Konfigurationsbereich des Schulungsplans ändern.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (In Bearbeitung) bleibt für diesen Schulungsplan unverändert. Der Fortschritt (in Prozent) im Schulungsplan wird jedoch entsprechend der aktuellen Anzahl von Kursen, die für den Abschluss erforderlich sind, neu berechnet.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans im Rahmen des Schulungsplans sehen. Der Kurs ist gesperrt und der folgende Hinweis wird angezeigt: „Dieser Kurs ist gesperrt, bis Sie sich registrieren.“
• Der Lernende erhält erst dann E-Mail-Benachrichtigungen über den neu hinzugefügten Kurs, wenn er sich dafür registriert.
• Folgende Methoden stehen für die Registrierung für den hinzugefügten Kurs zuer Verfügung:
  • Automatische Registrierung des Lernenden beim Abschluss eines anderen Kurses im Schulungsplan.
  • Manuelle Registrierung des Lernenden für den Kurs durch Katalog- oder Kursadministratoren.
  • Selbstregistrierung auf der Startseite des Kurses. Dazu wählt der Lernende den Titel des relevanten Kurses auf der Startseite des aktuellen Schulungsplans und wird so zur Startseite de Kurses weiterleitet. Ab hier richtet sich der Flow für Kursregistrierung und Benachrichtigungen nach dem betreffenden Kurstyp.
• Sobald der Lernende für den hinzugefügten Kurs registriert ist, erhält er die Bestätigung der Kursregistrierung für E-Learning-Kurse und Benachrichtigungen des Typs Bestätigung der Registrierung für eine sitzungsbasierte Schulung sowie Nachrichten mit dem Betreff Veranstaltungsbasierte Schulung geplant - Termineinladung(für die ausgewählten Sitzungen) für die veranstaltungsbasierte Schulung.
  
  

Szenario 2

Der Lernende macht Fortschritte oder hat einige Kurse im Schulungsplan abgeschlossen und der Schulungsplan befindet sich deshalb im Status In Bearbeitung. Der Admin fügt einen Kurs zu diesem Schulungsplan hinzu. Der Lernende ist für diesen Kurs separat registriert. Die Folge:

• Der Lernende bleibt für diesen Kurs registriert und der Kursfortschritt wird beibehalten.
• Der hinzugefügte Kurs gilt daher automatisch als obligatorisch für den Abschluss des Schulungsplans. Um den Schulungsplan abzuschließen, muss der Lernende den hinzugefügten Kurs absolvieren. Admins können die Einstellungen für Für den Abschluss obligatorisch im Abschnitt Kurse des Konfigurationsbereichs des Schulungsplans ändern.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (In Bearbeitung) bleibt für diesen Schulungsplan unverändert. Der Fortschritt (in Prozent) im Schulungsplan wird jedoch entsprechend der aktuellen Anzahl von Kursen, die für den Abschluss erforderlich sind, neu berechnet.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans im Rahmen des Schulungsplans sehen.
• Der Lernende erhält erst dann E-Mail-Benachrichtigungen über den neu hinzugefügten Kurs, wenn dieser abgeschlossen ist.

 

Szenario 3

Der Admin fügt einen Kurs zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Der Lernende ist für diesen Kurs separat registriert. Die Folge:

• Der Lernende bleibt für diesen Kurs registriert und der Kursfortschritt wird beibehalten.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (Abgeschlossen) für diesen Schulungsplanbleibt unverändert.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans als Bestandteil des abgeschlossenen Schulungsplans sehen.
• Er erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Kurse oder den Fortschritt des Schulungsplans.
• Wenn er den hinzugefügten Kurs außerhalb oder innerhalb des Schulungsplans abschließt, erhält er die E-Mail-Benachrichtigung Kursabschlussbestätigung.
• Ist der hinzugefügte Kurs für den Lernenden obligatorisch, muss der Kurskatalog- oder Kursadministrator den Fortschritt des Schulungsplans für den Lernenden über die Option Fortschritt löschen, die Option Wiederholung erzwingen oder durch Bearbeiten des Fortschritts des Schulungsplans zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Der Benachrichtigungsflow richtet sich nach der ausgewählten Option.

 

Szenario 4

Der Admin fügt Kurse zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Der Lernende ist nicht separat für diese Kurse registriert. Die Folge:

• Er erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Kurse oder den Fortschritt des Schulungsplans.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (Abgeschlossen) für diesen Schulungsplanbleibt unverändert.
• Der Lernende wird nicht automatisch für die hinzugefügten Kursen registriert.
• Die hinzugefügten Kurse gelten automatisch als obligatorisch für den Schulungsplan. Admins können die Einstellungen für Für den Abschluss obligatorisch im Abschnitt Kurse im Konfigurationsbereich des Schulungsplans ändern.
• Der Lernende kann die hinzugefügten Kurse auf der Startseite des Schulungsplans sehen. Die Kurse werden gesperrt und der folgende Hinweis wird angezeigt: "Dieser Kurs ist gesperrt, bis Sie sich registrieren."
• Sind die hinzugefügte Kurse für den Lernenden im Rahmen des Schulungsplans obligatorisch, muss der Kurskatalog- oder Kursadministrator den Fortschritt des Schulungsplans für den Lernenden über die Option Fortschritt löschen, die Option Wiederholung erzwingen oder durch Bearbeiten des Fortschritts des Schulungsplans zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Der Benachrichtigungsflow richtet sich nach der ausgewählten Option.

• Wenn sich der Lernende für die hinzugefügten Kursen registrieren muss, kann dies auf folgende Arten erfolgen:

  • Automatische Registrierung seitens des Lernenden beim Abschluss eines anderen Kurses im Schulungsplan.
  • Manuelle Registrierung des Lernenden für die Kurse durch Katalog- oder Kursadministratoren.
  • Selbstregistrierung auf der Startseite des Kurses. Dazu wählt der Lernende den Titel des relevanten Kurses auf der Startseite des aktuellen Schulungsplans und wird so zur Startseite de Kurses weiterleitet. Ab hier richtet sich der Flow für Kursregistrierung und Benachrichtigungen nach dem betreffenden Kurstyp.

Szenario 5

Der Admin fügt Kurse zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Die hinzugefügten Kurse wurden vom Lernenden außerhalb des Schulungsplans abgeschlossen, bevor sie zum Schulungsplan hinzugefügt wurden. Die Folge:

• Der Schulungsplan gilt für den Lernenden weiterhin als Abgeschlossen.
• Für die hinzugefügten Kurse gilt der Status weiterhin als abgeschlossen.
• Der Lernende erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über den Fortschritt des Schulungsplans.
• Der Lernende erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über den Fortschritt des Kurses.
• Der Lernende kann diese Kurse innerhalb des Schulungsplans aufrufen.