Administratorhandbuch zu Learn365 Updater

Einführung

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick und eine allgemeine Anleitung für die verwaltete Lösung Updater, die von der Zensai Global Delivery Division bereitgestellt wird.

 

Verfügbarkeit

Die verwaltete Lösung Updater steht ausschließlich Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung.

 

Voraussetzungen und Zugang

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)

 

Support und Wartung

• Wenn Sie Probleme bei der Nutzung der Lösung haben, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

 

Überblick

Mit der verwalteten Lösung Updater können Benutzer mehrere Kurseigenschaften für mehrere Kurse gleichzeitig aktualisieren. Dabei können Aktualisierungen sofort umgesetzt oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Authentifizierung in Updater
• Einstellungen in Updater
• Ansicht „Massenaktualisierung“
• Massenaktualisierung erstellen
• Massenaktualisierung planen
• Kurse zum Aktualisieren auswählen
• Aktualisierungsvorgänge hinzufügen
• Exemplarische Vorgehensweise

Auf den Updater-Service zugreifen

Gehen Sie wie folgt vor, um auf die Updater-Lösung zuzugreifen:

1. Rufen Sie die Seite Automation Center auf.

2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Abschnitt „Updater“ aus.

 

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen im Automation Center entnehmen Sie diesem Artikel.

 

 

Einstellungen in Updater

• E-Mail-Adresse: Wird für Benachrichtigungen verwendet, nachdem Updates erfolgreich abgeschlossen wurden oder falls beim Abrufen von Berichten Fehler aufgetreten sind. Beachten Sie, dass alle in Benachrichtigungen aufgeführten Zeiten in UTC angegeben sind.
• Learn365-API-Schlüssel: Wird nach erstmaliger erfolgreicher Anmeldung ausgefüllt. Hiermit greift Updater auf Ihre Learn365-Umgebung zu. Weitere Informationen zum Generieren eines Learn365-API-Schlüssels in Ihrem Mandanten finden Sie in diesem Artikel.

 

Ansicht „Massenaktualisierung“

Massenaktualisierung (Hauptbildschirm)

Auf der Seite „Massenaktualisierung“ sehen Sie in einer Übersicht die bereits abgeschlossenen oder geplanten Aktualisierungen. Sie können nach Aktualisierungen suchen, neue Aktualisierungen erstellen oder einen Verlauf mit früheren Aktualisierungen löschen.

Die folgenden Spalten werden auf der Seite „Massenaktualisierung“ angezeigt:

Name. Zeigt den Namen der Aktualisierung an. Der Name kann beim Erstellen einer neuen Aktualisierung festgelegt werden.

Status: Zeigt den aktuellen Status der Aktualisierung an.

Folgende Status sind möglich:

• Geplant (wenn eine Aktualisierung für die Zukunft geplant ist)
• In Bearbeitung (wenn eine Aktualisierung aktiv ausgeführt wird)
• Abgeschlossen (wenn eine Aktualisierung abgeschlossen wurde)
• Fehlgeschlagen (wenn eine Aktualisierung fehlgeschlagen ist)

Startdatum. Gibt den Zeitpunkt, an dem die Aktualisierung gestartet wurde, als Datum und Uhrzeit an.

Enddatum. Gibt den Zeitpunkt, an dem die Aktualisierung abgeschlossen wurde, als Datum und Uhrzeit an.

Erstellungsdatum. Gibt den Zeitpunkt, an dem die Aktualisierung erstellt wurde, als Datum und Uhrzeit an.

Änderungsdatum. Gibt den Zeitpunkt, an dem die Aktualisierung geändert oder bearbeitet wurde, als Datum und Uhrzeit an.

 

Massenaktualisierung erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aktualisierung zu erstellen:

1. Wählen Sie Neu erstellen auf der Seite Massenaktualisierung aus.
2. Geben Sie die Eckdaten für Ihren Bericht ein:

• • Geben Sie einen Namen ein. Das ist ein Pflichtfeld.
  • Wählen Sie einen Zeitplan aus (falls die Aktualisierung geplant werden soll).
  • Wählen Sie ein Startdatum aus (sofern der Zeitplan aktiviert ist).

Massenaktualisierung planen

Eine Massenaktualisierung wird über die Eckdaten geplant, wenn eine Aktualisierung erstellt wird. Sie können Datum und Uhrzeit eines beliebigen künftigen Zeitpunkts angeben, zu dem der Aktualisierungsvorgang gestartet werden soll.

 

Kurse zum Aktualisieren auswählen

Nachdem Sie die Eckdaten für die Aktualisierung definiert haben, müssen Sie die Kurse, die Sie aktualisieren möchten, auf der Registerkarte Zu aktualisierende Kurse auswählen.

1. Wählen Sie den Kurs unter Verfügbare Kurse aus.
2. Im Abschnitt Ausgewählte Kurse können Sie alle gegenwärtig ausgewählten Kurse anzeigen.

Sie können nach Kursen suchen, indem Sie den Namen oder den zugehörigen Kurskatalognamen in die Suchleiste eingeben. Zudem können Sie die verfügbaren Kurse über die Schaltfläche Filter auswählen nach Titel, Katalog, Tags, Kategorien oder Administratoren filtern.

 

Aktualisierungsvorgänge hinzufügen

Aktualisierungsvorgänge können ausgewählt werden, sobald die Abschnitte Eckdaten und Zu aktualisierende Kurse ausgefüllt wurden.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Aktualisierungsvorgang hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Aktualisierungsvorgang hinzufügen aus.
2. Wählen Sie eines der aktualisierbaren Felder aus.
3. Wählen Sie einen Vorgang aus.
4. Geben Sie einen neuen Wert ein (ob diese Option vorhanden ist oder nicht, hängt vom ausgewählten Vorgang ab).

Nachstehend finden Sie eine Liste der verfügbaren Vorgänge:

• Einfügen vor (fügt Text vor vorhandenem Text ein)
• Einfügen nach (fügt Text hinter vorhandenem Text ein)
• Löschen
• Alles löschen (löscht das gesamte ausgewählte Feld aus dem Kurs)
• Ausgewählte löschen (löscht nur das ausgewählte Element aus dem Kurs)
• Ersetzen (ersetzt den vorhandenen durch einen neuen Text)
• Aktualisieren (ändert ein vorhandenes in ein neues Element)

Benutzeraktualisierungen

Mit Updater können Sie nicht nur Kurse aktualisieren, sondern auch Benutzer zusammenführen. Beim Zusammenführen von Benutzern werden alle Aufzeichnungen und Daten eines Benutzerkontos in ein anderes Konto integriert. Der häufigste Anwendungsfall für das Zusammenführen von Benutzern sind Kontodubletten in Learn365. Solche doppelten Konten können entstehen, wenn ein Benutzer aus Ihrer Microsoft-Umgebung entfernt und dann später wieder neu erstellt wird. In einem solchen Fall können Sie das alte Konto mit dem Updater in das neue überführen.

HINWEIS

Das Zusammenführen von Konten betrifft nur Learn365-Daten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

Benutzerzusammenführung auslösen

Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um Benutzer zusammenzuführen.

1. Klicken Sie im Updater unter „Benutzer“ auf Neu erstellen.
2. Geben Sie einen Namen für Ihre Zusammenführung ein.
3. Klicken Sie wahlweise auf Aktualisierungsvorgang hinzufügen oder auf Zusammenführung vorschlagen.
4. Wählen Sie Ihre Benutzer aus.
5. Klicken Sie auf Zusammenführen.

HINWEIS

Das Zusammenführen kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Der Updater sendet eine Benachrichtigung, sobald der Vorgang gestartet wurde, aber auch das Übertragen der Aufzeichnungen in das korrekte Konto benötigt Zeit.

 

Benutzer zum Zusammenführen auswählen

Für eine Benutzerzusammenführung können Sie entweder die Konten, die zusammengeführt werden sollen, manuell auswählen oder sich einen Vorschlag machen lassen.

 

Benutzer manuell auswählen

Zur manuellen Auswahl der zusammenzuführenden Benutzer müssen Sie zuerst einen Aktualisierungsvorgang hinzufügen.

Der links gezeigte Benutzer ist derjenige, dessen Aufzeichnungen übertragen werden sollen. Auf der rechten Seite ist das Konto des Benutzers angegeben, in das alle Aufzeichnungen des Kontos auf der linken Seite überführt werden.

 

Wenn Sie Hilfe bei Ermittlung und Auswahl der richtigen Benutzer benötigen, können Sie auf das blaue Personensymbol neben dem Dropdownmenü klicken. Hierdurch öffnet sich ein Bildschirm mit weiteren Details, um Ihre Benutzer auszuwählen:

Wenn Sie alle Einstellungen für die Zusammenführung wie gewünscht vorgenommen haben, können Sie unten auf dem Bildschirm auf Zusammenführen klicken, um den Vorgang zu starten.

 

Vorschläge zum Zusammenführen erhalten

Der Updater kann Ihnen Benutzer vorschlagen, die möglicherweise zusammengeführt werden müssen. Sie können auf diese Vorschläge zugreifen, indem Sie Zusammenführung vorschlagen auswählen.

Daraufhin öffnet sich ein Bildschirm mit Zusammenführungsvorschlägen. Eine Zusammenführung wird vorgeschlagen, wenn das Tool Benutzer findet, deren E-Mail-Adressen identisch sind und von denen einer als gelöscht markiert ist.

Wählen Sie die Vorschläge aus, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Nun sollten Aktualisierungsvorgänge mit den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen angezeigt werden.

Exemplarische Vorgehensweise für Updater

Im folgenden Video erhalten Sie eine ausführliche Anleitung zum Aufrufen und Einrichten der verwalteten Updater-Lösung.