Administratorhandbuch zu Learn365 Importer

Einführung

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick und eine allgemeine Anleitung für die verwaltete Lösung Importer, die von der Zensai Global Delivery Division bereitgestellt wird.

 

Verfügbarkeit

Die verwaltete Lösung Importer steht ausschließlich Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung.

 

Voraussetzungen und Zugang

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsschlüssel)

 

 

Support und Wartung

• Wenn Sie Probleme bei der Nutzung der Lösung haben, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

 

Überblick

Mit der verwalteten Lösung Importer können Administratoren Registrierungsaufzeichnungen und Kurse aus einer vorlagenbasierten Microsoft Excel- oder CSV-Datei in ihre Learn365-Umgebung importieren. Ferner können Sie Importe zur Dateivalidierung simulieren und auch frühere Importe verwerfen, die möglicherweise falsche Daten enthalten haben.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Importer-Authentifizierung
• Einstellungen in Importer
• Importe anzeigen
• Aufzeichnungen importieren
• Kurse importieren
• Aus vorherigem Import importieren
• Vorherigen Import löschen
• Einschränkungen beim Importer
• Video mit exemplarischer Vorgehensweise

 

Auf den Importer-Service zugreifen

Gehen Sie wie folgt vor, um auf die Importer-Lösung zuzugreifen:

1. Rufen Sie die Seite Automation Center auf.

2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Abschnitt „Importer“ aus.

 

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen im Automation Center entnehmen Sie diesem Artikel.

 

Einstellungen in Importer

Anders als die anderen verwalteten Lösungen hat Importer kein Einstellungsmenü.

• Für Benachrichtigungen im Zusammenhang mit einem Import nutzt Importer die E-Mail-Adresse des Benutzers, der den Import veranlasst hat.
• Importer verwendet den API-Schlüssel, der bei der Ersteinrichtung des Automation Centers angegeben wurde. Wenn Sie den für Importer verwendeten API-Schlüssel ändern möchten, gehen Sie zu „Berechtigungen“ > „Einstellungen“ und aktualisieren Sie den Schlüssel dort.

 

 

Importe anzeigen

Importer (Hauptbildschirm)

Auf der Seite Importer sehen Sie eine Übersicht über alle Importe, die in Ihrem Mandanten durchgeführt wurden. Sie können nach Importen suchen, die Ausgabedateien herunterladen, vorherige Importe löschen und neue Importe erstellen.

Die folgenden Spalten werden auf der Seite Importer angezeigt:

Dateiname: Zeigt den Namen der Datei an, die für den Import verwendet wurde. Wenn Sie beispielsweise eine Datei namens „Records Import 2024.xlsx“ verwendet haben, um Ihre Aufzeichnungen zu importieren, dann steht hier „Records Import 2024.xlsx“.

Katalog: Name des Katalogs, für den der Import durchgeführt wurde.

Typ: Typ des durchgeführten Imports. Zurzeit gibt es nur vier Importtypen:

• Aufzeichnungen
• Kurse
• Aufzeichnungen löschen (wird angezeigt, wenn Sie einen Aufzeichnungsimport löschen)
• Kurse löschen (wird angezeigt, wenn Sie einen Kursimport löschen)

Importstatus: Aktueller Status des Imports. Es gibt drei mögliche Status:

• Im Gange
• Abgeschlossen
• Fehlgeschlagen

Importiert von: Gibt die E-Mail-Adresse des Benutzers (oder die UPN, sofern keine E-Mail-Adresse vorhanden ist) an, der den Import veranlasst hat.

Datum des Imports: Startzeitpunkt des Imports, angegeben als Datum und Uhrzeit

Simulation. Zeigt an, ob der Import eine Simulation war (d. h. nicht wirklich Daten in das LMS importiert wurden) oder nicht (d. h. die Elemente wurden in das LMS importiert).

Erfolgreiche Aufzeichnungen: Gibt die Anzahl der erfolgreich importierten Aufzeichnungen/Kurse an.

Fehlgeschlagene Aufzeichnungen. Gibt die Anzahl der Aufzeichnungen/Kurse an, die während des Vorgangs nicht erfolgreich importiert werden konnten.

Übersprungene Aufzeichnungen. Gibt die Anzahl der Aufzeichnungen/Kurse an, die während des Vorgangs übersprungen wurden.

• Aufzeichnungen werden übersprungen, wenn Sie einen Import wiederholen, der bereits zuvor importierte Aufzeichnungen enthält. Dabei werden Aufzeichnungen übersprungen, um keine Doppelregistrierungen zu erstellen. (Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Aus früherem Import importieren.)

Bericht verfügbar. Gibt an, ob der Ausgabebericht des Imports verfügbar ist.

• Der Bericht muss verfügbar sein, damit der Import ggf. gelöscht oder ein vorheriger Import wiederholt werden kann.
• Berichte werden in Importer für ein Jahr aufbewahrt und dann entfernt.
  • Wir empfehlen dringend, sämtliche Importausgaben, die Sie zur Archivierung benötigen, herunterzuladen, bevor sie nach einem Jahr automatisch entfernt werden.

Aufzeichnungen importieren

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Registrierungsaufzeichnungen zu importieren:

1. Wählen Sie Neuer Import auf der Seite Importer aus.

2. Legen Sie den Importtyp auf Aufzeichnungen fest.

Optional: Laden Sie die Datei mit den Beispielaufzeichnungen herunter, um sicherzustellen, dass Ihre Datei korrekt formatiert ist.

 

3. Laden Sie die korrekt formatierte Datei hoch, die die zu importierenden Aufzeichnungen enthält.

4. Wählen Sie den Kurskatalog aus, in den diese Registrierungsaufzeichnungen importiert werden sollen.

5. Konfigurieren Sie Ihre Importeinstellungen (weitere Informationen nachstehend).

• Import simulieren: Hiermit legen Sie fest, ob die Aufzeichnungen tatsächlich in Learn365 importiert werden sollen oder Sie den Vorgang lediglich simulieren möchten, um zu überprüfen, ob Ihre Datei korrekt formatiert ist und alle Benutzer und Kurse gefunden werden.
• E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die E-Mail-Benachrichtigungen, die sich auf das Importieren von Aufzeichnungen in Ihrem Katalog beziehen, vorübergehend ausgeschaltet. Nach Abschluss des Imports werden sie automatisch wieder aktiviert.

Nachstehend sehen Sie eine Liste der E-Mail-Benachrichtigungen, die deaktiviert werden (sofern sie nicht bereits deaktiviert sind):

• • • Bestätigung der Kursregistrierung
    • Bestätigung der Registrierung für eine sitzungsbasierte Schulung
    • Bestätigung der Schulungsplanregistrierung
    • Kursveranstaltung Auswahlanfrage
    • Anfrage zur Sitzungsregistrierung

6. Wählen Sie Importieren aus.

7. Sie können den laufenden Import auf der Seite Importer verfolgen.

8. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Import abgeschlossen ist.

 

Kurse importieren

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Kurse zu importieren:

1. Wählen Sie Neuer Import auf der Seite Importer aus.

2. Legen Sie den Importtyp auf Kurse fest.

Optional: Laden Sie die Beispielkursdatei herunter, um sicherzustellen, dass Ihre Datei korrekt formatiert ist.

 

3. Laden Sie die korrekt formatierte Datei hoch, die die zu importierenden Kurse enthält.

4. Wählen Sie den Kurskatalog aus, in dem diese Kurse erstellt werden sollen.

5. Konfigurieren Sie Ihre Importeinstellungen (weitere Informationen nachstehend).

• Import simulieren: Hiermit legen Sie fest, ob die Kurse tatsächlich in Learn365 importiert werden sollen oder Sie den Vorgang lediglich simulieren möchten, um zu überprüfen, ob Ihre Datei korrekt formatiert ist und alle Kurse und Administratoren gefunden werden.

6. Wählen Sie Importieren aus.

7. Sie können den laufenden Import auf der Seite Importer verfolgen.

8. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Import abgeschlossen ist.

 

Aus vorherigem Import importieren

Über die Funktion Vorherigen Import ausführen können Sie beliebige vorherige Importe (außer Löschungen) mit vorliegendem Importbericht ausführen. Dies ist unabhängig davon möglich, ob es sich lediglich um eine Simulation handelt oder nicht. Nachstehend sind gängige Szenarien für die Verwendung dieser Funktion beschrieben:

1. Validierung eines simulierten Imports

• Zweck: Zum Simulieren eines Imports und Gewährleisten einer erfolgreichen Validierung
• Schritte:
  
  1. Import simulieren
  2. Bestätigen, dass die Simulation entsprechend Ihren Standards erfolgreich ist
  3. Den validierten Import in der Liste Importer auswählen
  4. Auf Vorherigen Import ausführen klicken
• Ergebnis: Der Import wird wiederholt, nachdem Simulation auf Falsch festgelegt wurde.

2. Wiederholung eines nicht simulierten Imports

• Zweck: Beheben vorübergehender Fehler, die beim vorherigen Importvorgang aufgetreten sind (z. B. fehlgeschlagene Registrierung eines Lernenden für einen Kurs oder Probleme beim Erstellen eines Zertifikats)
• Schritte:
  1. Import mit fehlerhaften Datensätzen ermitteln
  2. Das Element in der Liste Importer auswählen
  3. Auf Vorherigen Import ausführen klicken
• Ergebnis: Es wird lediglich versucht, die fehlgeschlagenen Aufzeichnungen erneut zu importieren. Alle zuvor erfolgreich importierten Elemente werden zu den übersprungenen Aufzeichnungen verschoben.

Oftmals reicht es aus, den vorherigen Import erneut auszuführen, um solche vorübergehenden Probleme zu beheben. Wenn Probleme jedoch auch nach wiederholter Ausführung desselben Imports nicht verschwinden, empfehlen wir eine genauere Prüfung und ggf. die Kontaktaufnahme mit Ihrem CSM-Team.

 

Vorherigen Import löschen

Sie können einen vorherigen Import löschen, wenn Sie die damit verbundenen Aufzeichnungen oder Kurse in Learn365 nicht mehr benötigen.

 

 

Vorherige Importe können nur gelöscht werden, wenn ein Bericht vorhanden ist. Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Löschen eines vorherigen Imports:

1. Suchen Sie in der Liste Importer nach dem betreffenden Import.

2. Wählen Sie den Import aus.

3. Klicken Sie auf Import löschen.

 

Einschränkungen beim Importer

• Sie können nur Registrierungsaufzeichnungen und Kurse importieren. Bei Fragen zu SCORM-Importen wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
• Importer unterstützt derzeit kein Importieren benutzerdefinierter Zertifikatsdateien. Es werden lediglich Zertifikatsvorlagen unterstützt.
• Sie können Importe nicht gleichzeitig in mehrere Kataloge durchführen. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Importdateien in eine Datei je Katalog zu unterteilen.
• Beim Importieren von Aufzeichnungen fügt Importer keine Lernenden zum Kurskatalog hinzu. Das Tool fügt die Lernenden nur den Kursen hinzu, für die Aufzeichnungen importiert wurden.

 

Video mit exemplarischer Vorgehensweise