Zertifikate: Erstellen, Verwalten und Löschen von Zertifikaten für Kurse und Schulungspläne

Einführung

Zertifikate können verwendet werden, um Lernende zu belohnen, nachdem sie einen Kurs oder Schulungsplan abgeschlossen haben. Das Vergeben von Zertifikaten wird in den Einstellungen jedes E-Learning-Kurses, jeder veranstaltungsbasierten Schulung und jedes Schulungsplans konfiguriert.

Zertifikate beinhalten eine Option, an einem bestimmten Datum oder nach Verstreichen einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Abschluss der Schulung zu verfallen. Daher können sie als Nachweis dafür dienen, dass ein Lernender eine Schulung abgeschlossen hat und dass das erworbene Wissen noch gültig ist.

In Learn365 können Sie eine Auswahl an Zertifikatsvorlagen erstellen, die sowohl bei der Optik als auch im Hinblick auf die angezeigten Informationen jeweils eigene Einstellungen aufweisen können. Bei der Zuweisung eines Zertifikats zu einem Kurs oder Schulungsplan können Kursadministratoren zwischen den verfügbaren Vorlagen wählen.

In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, wie Sie Zertifikatsvorlagen in Learn365 erstellen, konfigurieren und bearbeiten.

 

Zertifikate verwalten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Zum Verwalten von Zertifikaten gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen.

 

 

Zertifikatvorlage erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Zertifikatvorlage zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen. Die Seite Zertifikatsvorlagen öffnet sich.

2. Klicken Sie auf der Seite Zertifikatsvorlagen auf das Dropdown-Menü Zertifikatsvorlage erstellen und wählen Sie dann aus, ob die Vorlage für Kurse oder für Schulungspläne verwendet werden soll.

 

 

Der Bereich Zertifikatsvorlage erstellen öffnet sich.

 

 

3. Im Bereich Zertifikatsvorlage erstellen füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Name. Geben Sie einen Namen für die Zertifikatsvorlage ein. Dieser erleichtert das Auffinden einer benötigten Zertifikatsvorlage beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses oder Schulungsplans. Dies ist ein Pflichtfeld.
  
  
• Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung ein, die Benutzern beim Suchen nach einer passenden Zertifikatsvorlage in der Liste hilft. Dieses Feld ist optional.
  
  
• Hintergrundbild. Ein Standardhintergrundbild ist voreingestellt. Sie können die Zertifikatsvorlage anpassen, indem Sie ein anderes Bild hochladen und übernehmen oder ein Bild aus der bereitgestellten Bildersammlung auswählen. Sie können ein Bild mit einer Größe von bis zu 4 MB hinzufügen.

 

 

Die unterstützten Dateiformate für Hintergrundbilder sind PNG, JPEG (JPG), BMP und GIF.

Die empfohlenen Bildgrößen für den Druck auf A4-Papier sind:

• 150 dpi = 1240 × 1754 Pixel
• 300 dpi = 2480 × 3508 Pixel

Zum Übernehmen eines anderen Bildes klicken Sie auf Bild auswählen und wählen das gewünschte Bild in der Bildersammlung aus. Das ausgewählte Bild wird blau hervorgehoben. Klicken Sie auf Speichern, um dieses Bild als Hintergrund für die Zertifikatsvorlage zu verwenden.

Um ein eigenes Bild hochzuladen, klicken Sie auf Bild auswählen > Hochladen und wählen die auf Ihrem Gerät gespeicherte Bilddatei aus, um sie zur Bildersammlung hinzuzufügen. Klicken Sie auf Speichern, um dieses Bild als Hintergrund für die Zertifikatsvorlage zu verwenden.

Zum Löschen eines Bildes aus der Bildersammlung wählen Sie das entsprechende Bild aus und klicken dann auf Löschen. Sie können ein Bild nicht löschen, wenn es verwendet wird. In diesem Fall wird die Warnmeldung Sie können dieses Bild nicht löschen. Es wird benutzt angezeigt.

• Wählen Sie den Bereich im Hintergrundbild aus, in dem Sie den Zertifikatstext hinzufügen möchten. Zum Anzeigen der Zertifikatsvorlage in der Vorschau klicken Sie auf Vorschau.
  
  

 

• Inhalt. Geben Sie den Zertifikatstext ein, der im ausgewählten Bereich auf der Zertifikatsvorlage angeordnet wird. Sie können benutzerdefinierten Text hinzufügen oder eine der Variablen verwenden, die in der Liste Variablen angezeigt werden. Zur Darstellung des Texts in einer Vorschau klicken Sie unter Hintergrundbild auf Vorschau.
  
  
• Variablen. Sie können beliebige der aufgeführten Variablen verwenden, um bestimmte Informationen zum jeweiligen Benutzer auf dem Zertifikat anzuzeigen, z. B. seinen Namen, seine Abteilung oder das Datum, an dem er das Zertifikat erworben hat.

   

  

   

Die Zertifikatsvorlage Schulungsplan hat zwei zusätzliche Variablen: {training plan} und {courses}. Für das Zertifikat Kurs gibt es die Variable {instructors}, die in der Zertifikatsvorlage Schulungsplan nicht verfügbar ist.

 

• Textausrichtung. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Links, Mitte oder Rechts.
  
  
• Vertikale Ausrichtung. Wählen Sie Oben, Mitte oder Unten.
  
  
• Schatten anwenden. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass dem Text ein Schlagschatten hinzugefügt wird.
  
  
• Schrift. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Schriftart für den Zertifikatstext aus.
  
  
• Schriftgröße. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Schriftgröße für den Zertifikatstext aus.
  
  
• Schriftstil. Aktivieren Sie alle gewünschten Schriftstile, die auf den Zertifikatstext angewendet werden sollen.

4. Klicken Sie auf Speichern, um die Zertifikatsvorlage zu speichern, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

 

Zertifikatsvorlage suchen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um nach einer bestimmten Zertifikatsvorlage zu suchen:

• Wählen Sie in der Dropdown-Liste Alle Zertifikatsvorlagen den gewünschten Zertifikatstyp aus, um die Liste zu filtern: Alle Zertifikatvorlagen, Kurs oder Schulungsplan.
  
  
• Geben Sie im Feld Suchen einen oder mehrere Suchbegriffe ein, um eine passende Zertifikatsvorlage zu finden.

 

 

Erinnerung für den Zertifikatsablauf festlegen

In Learn365 können Sie Zertifikate an Lernende vergeben, wenn sie Kurse und Schulungspläne abschließen.

Dabei können Sie nach Wahl ein Zertifikatsablaufdatum festlegen. Nach Verstreichen dieses Datums muss ein Lernender die betreffende Schulung erneut absolvieren, um ein neues Zertifikat zu erhalten.

Ein Zertifikat kann einen der folgenden Status haben: Gültig, Ablaufend oder Abgelaufen. Der Zertifikatsablaufstatus hängt von der Einstellung von Zertifikatsablauf Erinnerung ab.

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen.

2. Wählen Sie die Vorlage Zertifikatablauf Erinnerung für Kurse oder die Vorlage Erinnerung an den Zertifikatablauf für den Schulungsplan für Schulungspläne aus.

3. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich Aktionen auf Vorlage bearbeiten.

4. Geben Sie im sich öffnenden Bereich Vorlage bearbeiten in das Feld Erinnerungs-E-Mails verschicken die Anzahl der Tage vor dem Zertifikatsablauf ein, an denen Benachrichtigungen an die Lernenden gesendet werden sollen. Voreingestellt sind 60, 30, 14, 7 Tage im Voraus. Geben Sie ausschließlich positive ganze Zahlen ein.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie sie dagegen verwerfen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

 

 

 

Erinnerung für abgelaufenes Zertifikat festlegen

Lernende erhalten am Tag des Zertifikatsablaufs per E-Mail die Benachrichtigung Zertifikat ist abgelaufen. Katalogadministratoren können zusätzliche Benachrichtigungen konfigurieren, die in bestimmten Intervallen an Lernende gesendet werden, nachdem Zertifikate abgelaufen sind.

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen.

2. Wählen Sie die Vorlage Zertifikat ist abgelaufen für Kurse oder Schulungsplan Zertifikat abgelaufen für Schulungspläne aus.

3. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich Aktionen auf Vorlage bearbeiten.

4. Geben Sie im sich öffnenden Bereich Vorlage bearbeiten in das Feld Zusätzlich Benachrichtigung senden die Anzahl der Tage nach dem Zertifikatsablauf ein, an denen Benachrichtigungen an die Lernenden gesendet werden sollen. Sie können mehrere Tage als kommagetrennte Werte eingeben, z. B. 21, 14, 7. Standardmäßig ist dieses Feld leer.

 

 

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie sie dagegen verwerfen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

 

Zertifikatsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie wie folgt vor, um Zertifikate zu bearbeiten:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen.

2. Wählen Sie die Zertifikatsvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf Zertifikatsvorlage bearbeiten.

3. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor.

4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Weitere Informationen zum Ändern der Sprache der Zertifikatsvorlage sowie des Formats von Datum und Uhrzeit finden Sie in diesem Artikel.

 

Zertifikatsvorlagen löschen

Gehen Sie wie folgt vor, um Zertifikatsvorlagen zu löschen:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen.

2. Wählen Sie die Zertifikatsvorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf Zertifikatsvorlage löschen.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Bestätigung auf Löschen. Um den Vorgang abzubrechen, wählen Sie Abbrechen aus.

Sie können Zertifikatsvorlagen, die in einem Kurs oder Schulungsplan verwendet werden, nicht löschen. In diesem Fall wird die Meldung Sie können die Zertifikatsvorlage nicht löschen, da sie genutzt wird angezeigt, wenn Sie auf Zertifikatsvorlage löschen klicken.