Sitzungen und Sitzungsgruppen erstellen und verwalten – Hilfecenter

Einführung

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über das Erstellen von Sitzungen und Sitzungsgruppen in Learn365 sowie deren Verwaltung. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wo und wie Sie Sitzungen und Sitzungsgruppen für veranstaltungsbasierte Schulungen erstellen können, erhalten einen Überblick über den Bereich Sitzungen mit seinen Filter- und Suchoptionen und lernen die Verwaltungsaktionen kennen, die für Sitzungen und Sitzungsgruppen zur Verfügung stehen: Eintragen der Anwesenheit, Bearbeiten, Löschen und Kopieren von Kurssitzungen, Verwalten und Versenden von Nachrichten an die Lernenden und Herunterladen eines QR-Codes für die Anwesenheitskontrolle.

Der Einstieg

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Sitzungen und Sitzungsgruppen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses zu einer veranstaltungsbasierten Schulung hinzugefügt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um bei der Kurserstellung Sitzungen und Sitzungsgruppen hinzuzufügen:

1. Wählen Sie im Bereich Schulung erstellen im Abschnitt Eckdaten den Kurstyp Veranstaltungsbasierte Schulung aus. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, wird der Abschnitt Sitzungen im Bereich Schulung erstellen nicht angezeigt.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt Sitzungen.

3. Wählen Sie die entsprechende Aktion aus: Kursveranstaltung erstellen oder Sitzungsgruppe hinzufügen. Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie Ihre Änderungen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Kursveranstaltungen und Sitzungsgruppen zu einem bestehenden Kurs hinzuzufügen:

1. Wechseln Sie im Learn365 Admin Center zum Bereich Schulungsmanagement.

2. Wählen Sie den gewünschten Kurs aus.

3. Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Kursverwaltung den Link Kursveranstaltungen verwalten aus.

4. Wählen Sie im sich öffnenden Abschnitt Sitzungen die gewünschte Aktion aus: Kursveranstaltung erstellen oder Sitzungsgruppe hinzufügen. Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie Ihre Änderungen.

Der Abschnitt „Sitzungen“ im Überblick

Das Erscheinungsbild des Abschnitts Sitzungen unterscheidet sich je nach Kursregistrierungstyp.

Bei Kursen vom Typ Alle Gruppen und eigenständigen Sitzungen kann der Benachrichtigungsbereich über der Liste mit den Sitzungen und Sitzungsgruppen die folgenden Informationen enthalten:

Anzahl der verfügbaren Plätze bezogen auf die Gesamtzahl der Plätze im Kurs
Informationen über die Registrierungsfrist, sofern festgelegt

Für Kurse der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung wird der Benachrichtigungsbereich nicht angezeigt, da die verfügbaren Plätze und die Registrierungsfrist auf der Sitzungsebene und der Sitzungsgruppenebene festgelegt werden.

Neben eigenständigen Sitzungen wird ein Kalendersymbol angezeigt. Sitzungsgruppen weisen das folgende Symbol auf: . Sitzungsgruppen werden standardmäßig im Abschnitt Sitzungen erweitert.

Standardmäßig sind die Elemente im Abschnitt Sitzungen nach Startdatum sortiert. Bei der Zählung werden alle eigenständigen Sitzungen sowie jeweils eine Sitzung innerhalb jeder Sitzungsgruppe (nämlich die Sitzung mit dem frühesten Startdatum) berücksichtigt.

Informationen über Sitzungen und Sitzungsgruppen sind in den Spalten angegeben. Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um einen Filter festzulegen.

Name. Zeigt den Namen der Sitzung oder Sitzungsgruppe an. Diese Spalte kann als Sortierkriterium verwendet werden.
Startdatum. Zeigt Datum und Uhrzeit des Beginns einer eigenständigen Sitzung oder einer Sitzung innerhalb einer Gruppe an. Diese Spalte kann als Sortierkriterium verwendet werden.
Enddatum. Zeigt Datum und Uhrzeit des Endes einer eigenständigen Sitzung oder einer Sitzung innerhalb einer Gruppe an. Diese Spalte kann als Sortierkriterium verwendet werden.
Zeitzone. Zeigt die Zeitzone einer eigenständigen Sitzung oder einer Sitzung innerhalb einer Gruppe an. Diese Spalte kann als Sortierkriterium verwendet werden.
Ort. Zeigt die URL und die Raumnummer einer eigenständigen Sitzung oder einer Sitzung innerhalb einer Gruppe an.
Teilnehmerzahl (max.). Diese Spalte kann als Sortierkriterium verwendet werden. Zeigt die maximale Anzahl der Teilnehmer an, die für eine eigenständige Sitzung oder eine Sitzungsgruppe festgelegt ist. Die Angabe gilt nur für Kurse der Registrierungstypen Einzelgruppen und Mehrfachgruppen sowie eigenständige Sitzungen.

Bei Kursen des Registrierungstyps Alle Gruppen und eigenständigen Sitzungen wird die maximale Teilnehmerzahl im Benachrichtigungsbereich des Abschnitts Sitzungen angezeigt.
Sitzungsleiter. Zeigt die Sitzungsleiter an, die eigenständigen Sitzungen zugewiesen sind. Für Sitzungsgruppen besteht keine Möglichkeit, Sitzungsleiter zuzuweisen. Stattdessen sind alle Sitzungsleiter, die den einzelnen Sitzungen einer Sitzungsgruppe zugewiesen sind, auf der Sitzungsgruppenkarte aufgeführt.

Der Abschnitt Sitzungen enthält eine Menüleiste mit den folgenden Funktionen:

Kursveranstaltung erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Ablauf der Sitzungserstellung im weiteren Verlauf dieses Artikels.
Sitzungsgruppe hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Ablauf der Sitzungsgruppenerstellung im weiteren Verlauf dieses Artikels.
Nach Sitzungsleiter filtern
Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken

Nach Sitzungsleiter filtern

Mit der Dropdownliste Alle Trainer können Sie Sitzungen und Sitzungsgruppen nach dem zugewiesenen Sitzungsleiter filtern. Standardmäßig ist dies festgelegt auf Alle Trainer. Wenn keine Sitzungsleiter zugewiesen sind, ist nur Alle Trainer verfügbar.

Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken

Mit der Option Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken können Katalogadministratoren, Kursadministratoren und Sitzungsleiter die Anwesenheitsliste ausdrucken.

HINWEIS

Die Funktion Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken ist in den folgenden Fällen deaktiviert:

Während der Kurserstellung
Beim Bearbeiten eines bestehenden Kurses, sofern keine eigenständigen Sitzungen oder Sitzungen in einer Gruppe aufgeführt sind

Wenn Sie Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken auswählen, sind die folgenden Aktionen verfügbar:

Für Kurse des Registrierungstyps Alle wird automatisch eine MS Word-kompatible .doc-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen, die alle Anmeldebögen für die Sitzungen enthält. In der heruntergeladenen Datei finden Sie separate Anwesenheitsbögen für jede Kurssitzung.
Für Kurse der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung wird das Fenster Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken geöffnet. Es zeigt eine Liste aller eigenständigen sowie aller in Sitzungsgruppen enthaltenen Sitzungen. Standardmäßig ist keine Sitzung ausgewählt. Wählen Sie unten auf der Seite die Option Alles drucken aus, um alle Anmeldebögen auf Ihr Gerät herunterzuladen. Wenn Sie einen separaten Anmeldebogen für bestimmte Sitzungen oder Sitzungsgruppen drucken möchten, wählen Sie die entsprechenden Elemente in der Liste aus.

Der Anwesenheitsbogen enthält nur Informationen über die Sitzungen (sowohl eigenständige Sitzungen als auch Sitzungen innerhalb von Sitzungsgruppen). Informationen über Sitzungsgruppen sind nicht enthalten.

Kurs. Zeigt den Namen des Kurses an, zu dem die Sitzung gehört.
Sitzung. Zeigt den Sitzungsnamen an. Dieses Feld ist leer, wenn Sie der Sitzung noch keinen Namen gegeben haben.
Start- und Enddatum. Zeigt das Start-/Enddatum der Sitzung samt Uhrzeit an.
Zeitzone. Zeigt die Zeitzone der Sitzung an.
Ort/Besprechungs-URL. Zeigt den Raum und seinen Standort oder die Besprechungs-URL an.
Gehalten von. Zeigt den Namen des Sitzungsleiters an. Wenn einer Sitzung kein Sitzungsleiter zugeordnet ist, wird der Name des Kurs- oder Katalogadministrators angezeigt, der das Blatt gedruckt hat.
Datum. Zeigt das Datum an, an dem die Anwesenheitsanmeldeliste erstellt wurde.
Name. Zeigt die Namen der Benutzer an, die für die Sitzung für Kurse der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung registriert sind. Für Kurse des Registrierungstyps Alle zeigt das Feld Name die Namen der Benutzer an, die für den Kurs registriert sind.
Unterschrift. Enthält die von den Lernenden geleisteten Unterschriften, sofern sie ihre Anwesenheit über die Learn365-Mobil-App registrieren durften und eine Unterschrift verlangt wurde. Andernfalls ist dieses Feld leer.

Ablauf der Sitzungserstellung

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Kurssitzung zu erstellen:

1. Wählen Sie im Abschnitt Sitzungen des Bereichs zur Kurskonfiguration die Option Kursveranstaltung erstellen aus.

2. Füllen Sie das Formular aus, um eine Sitzung zu erstellen oder zu bearbeiten.

3. Wählen Sie Speichern aus, um die Sitzung zu erstellen oder zu aktualisieren.

Feld „Sitzungsgruppe“

Dieses Feld ist optional. Standardmäßig ist Keine Gruppe ausgewählt.

Wenn Keine Gruppe ausgewählt wird, ist die Sitzung eigenständig und wird nicht in eine Sitzungsgruppe aufgenommen.

Wenn für den Kurs bereits Sitzungsgruppen erstellt wurden, können Sie in der Dropdownliste eine vorhandene Sitzungsgruppe auswählen, um die Sitzung dieser Gruppe hinzuzufügen.

Sitzungsgruppen können nicht erstellt werden, wenn Sie gerade eine Sitzung erstellen. Weitere Informationen über Sitzungsgruppen finden Sie hier.

Sitzungsname

Dies ist ein Pflichtfeld.

Geben Sie den Namen der Sitzung ein. Auf diese Weise können sich die Benutzer einen besseren Überblick über den Inhalt der einzelnen Sitzungen verschaffen und entscheiden, für welche Sitzungen sie sich registrieren sollen.

Die Sitzungsnamen werden auf der Kursstartseite, in den Benachrichtigungen und in den Sitzungsterminen in Microsoft Outlook angezeigt.

Anfangs- und Enddatum

Beide Felder sind Pflichtfelder.

Geben Sie in diese Felder Datum und Uhrzeiten für die Sitzung ein, die den Benutzern auf der Kursstartseite angezeigt werden sollen. Das Anfangs- und das Enddatum der Sitzung müssen in den Veröffentlichungszeitraum des Kurses fallen.

Startdatum. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn der Sitzung aus. Standardmäßig wird in dieses Feld automatisch das aktuelle Datum eingetragen.

Enddatum. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für das Ende der Sitzung aus. Standardmäßig wird in dieses Feld automatisch das aktuelle Datum eingetragen.

Zeitzone

Dies ist ein Pflichtfeld.

Wählen Sie im Dropdownmenü Zeitzone die Zeitzone aus, in der die Sitzung stattfinden wird.

Standardmäßig wird sie entsprechend den Regionseinstellungen für den aktuellen Kurs festgelegt.

Registrierungsfrist

HINWEIS

Das Feld Registrierungsfrist für die jeweilige Sitzung ist verfügbar für Kurse der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung beim Erstellen oder Bearbeiten von Sitzungen.

Für Kurse des Registrierungstyps Alle können Sie im Abschnitt Eckdaten des Kurses die Registrierungsfrist für den gesamten Kurs festlegen, nicht jedoch für einzelne Sitzungen.

Dieses Feld ist optional und standardmäßig leer.

Füllen Sie das Feld Registrierungsfrist aus, um festzulegen, bis zu welchem Zeitpunkt sich Benutzer für die Sitzung anmelden können. Nach Ablauf dieser Frist können sich Benutzer nicht mehr für Sitzungen anmelden.

Diese Option hat keinen Einfluss auf die Möglichkeiten eines Administrators zum Verwalten der Benutzerregistrierung.

Ausführlichere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen

Wenn Sie eine Onlinebesprechung in Microsoft Teams aus einer Kurssitzung heraus erstellen möchten, legen Sie die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen auf Ein fest. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet.

Wenn Sie Learn365 erlauben, die Teams-Besprechung zu planen, sehen die Teilnehmer die Einladung zur geplanten Besprechung in ihrem Kalender in der Microsoft Teams-App. Sie können der Sitzung direkt in Microsoft Teams beitreten.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Besprechungs-URL automatisch generiert, sobald die Sitzung gespeichert wird.

Ausführliche Informationen über die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen und das Erstellen von Microsoft Teams-Besprechungen direkt aus einer veranstaltungsbasierten Schulung heraus finden Sie in diesem Artikel.

Die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen ist in den folgenden Fällen deaktiviert:

Es wird eine moderne Autorisierung mit veralteter Zustimmung verwendet.
Benachrichtigungen sind deaktiviert in den Microsoft 365-Verbindungseinstellungen. Zum Prüfen der Autorisierung gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen > Microsoft 365-Verbindungseinstellungen.

Kursadministratoren und Sitzungsleiter als Co-Organisatoren benennen

Wenn die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen aktiviert ist, wird automatisch die Option Kursadministratoren und Sitzungsleiter als Co-Organisatoren benennen aktiviert. Wenn Sie möchten, dass der Kursadministrator und der Sitzungsleiter zu den Co-Organisatoren der Teambesprechung werden, lassen Sie die Option aktiviert.

Ausführliche Informationen darüber, wie Sie Microsoft Teams-Besprechungen direkt aus Sitzungen veranstaltungsbasierter Schulungen erstellen und wie Sie die Organisatoren und Co-Organisatoren von Sitzungen verwalten, finden Sie in diesem Artikel.

Besprechungs-URL

Die Besprechungs-URL ist für Lernende auf der Kursstartseite, im Mein Schulungs-Dashboard, in Kalendereinladungen, in E-Mail-Einladungen und -Benachrichtigungen sowie in Benachrichtigungen in der Mobil-App verfügbar. Lernende können der Schulungsbesprechung direkt beitreten, indem sie diese URL auswählen.

Wenn die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen aktiviert ist, wird die Besprechungs-URL automatisch generiert, wenn die Sitzung gespeichert wird. Wenn die Option Learn365 die Teambesprechung planen lassen deaktiviert ist, kann der Name manuell eingegeben werden.

Bevor Sie die Sitzung speichern können, muss entweder die Besprechungs-URL oder ein Raum angegeben werden.

Raum

Das Feld Raum wird für Sitzungen verwendet, bei denen die Lernenden vor Ort anwesend sein müssen.

Bevor Sie die Sitzung speichern können, muss entweder die Besprechungs-URL oder ein Raum angegeben werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, für eine Besprechung einen Raum hinzuzufügen:

1. Geben Sie den Raum in das Feld Raum ein. Auf diese Weise hinzugefügte Räume existieren nur für die aktuelle Sitzung, werden nicht in Learn365 Exchange Online erstellt und enthalten keine weiteren Informationen wie etwa die Standort-URL.

2. Fügen Sie den Raum aus der in den Microsoft 365-Verbindungseinstellungen erstellten Raumliste hinzu:

Zum Auswählen eines Raums von der Liste klicken Sie auf den Link Raum auswählen unter dem Feld. Die maximale Anzahl der in der Raumliste angezeigten Räume beträgt 100. Der Artikel Erstellen und Konfigurieren von Räumen für veranstaltungsbasierte Schulungssitzungen enthält ausführliche Informationen.
Der Bereich Raum auswählen wird geöffnet.

Hier werden die Räume angezeigt, für die der Benutzer die entsprechenden Berechtigungen in der Raumliste hat.

Das im Kalender über der Raumliste angegebene Datum nennt den Zeitpunkt der Sitzung. Sie können den Datumsbereich filtern, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken, und auch die Verfügbarkeit von Räumen zu anderen Zeitpunkten einsehen.

Der Bereich Raum auswählen umfasst die folgenden Spalten:

Titel. Zeigt den (beim Anlegen des Raums angegebenen) Titel des Raums an.
Standort. Zeigt den (beim Anlegen des Raums angegebenen) Standort des Raums an.
Ist frei. Wenn der Raum zwischen Beginn und Ende der Sitzung frei ist, wird er mit Ja gekennzeichnet. Ist er in diesem Zeitraum besetzt, dann wird Nein angegeben, und der Raum kann nicht ausgewählt werden.

3. Wählen Sie den Raum und dann Speichern aus, um den Raum für die Sitzung hinzuzufügen.

HINWEIS

Zum Anzeigen der in Learn365 Exchange Online erstellten Raumliste müssen Sie zunächst ein Konto für den Raumzugriff konfigurieren. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel zu Learn365-Benachrichtigungen. Wenn die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen nicht festgelegt sind oder Sie nicht über ausreichende Berechtigungen für den Raum verfügen, wird eine Prüfmeldung angezeigt.

Wird der Raum beim Bearbeiten eines Kurses oder einer Sitzung geändert, dann wird die vorherige Raumreservierung storniert. Lernende erhalten in ihren Kalendern eine Terminaktualisierung.

Wenn Teilnehmer geändert werden, erhalten nur diejenigen, die der veranstaltungsbasierten Schulung hinzugefügt oder aus ihr entfernt wurden, eine E-Mail-Benachrichtigung.

Teilnehmerzahl (max.)

Dieses Feld ist optional.

Das Feld Teilnehmerzahl (max.) ist nur für Kurse der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung vorhanden.

Hier geben Sie an, wie viele Teilnehmer für diese Sitzung maximal zulässig sind. Der Wert in diesem Feld muss eine positive ganze Zahl sein.

Sitzungsleiter

Dieses Feld ist optional.

Im Feld Sitzungsleiter geben Sie den oder die Benutzer an, die für die Durchführung der betreffenden Sitzung verantwortlich sind. Sie können zwischen internen Benutzern und externen Benutzern (Gästen) wählen, die in den Katalog eingeladen wurden.

Die Namen der Sitzungsleiter werden auf der Kursstartseite angezeigt.

Die Sitzungsleiter haben Zugriff auf den Kurs und auf alle Sitzungen, die ihnen zugewiesen sind. Sie können die Anwesenheit registrieren, den QR-Code für die Anwesenheitskontrolle herunterladen und die Anwesenheitsanmeldeliste ausdrucken. Nach ihrer Zuweisung erhalten die Sitzungsleiter die entsprechende E-Mail mit den Sitzungsinformationen.

Die Sitzungsleiter werden per E-Mail über die Zuweisung bzw. eine Aufhebung der Zuweisung informiert. Bei Änderungen von Sitzungsort, Start- oder Endzeitpunkt, Zeitzone, Sitzungs-URL oder Kurstitel erhält der Sitzungsleiter per E-Mail eine Benachrichtigung mit den Aktualisierungen. Sobald der Kurs oder die Sitzung gelöscht wird, erhält er eine Benachrichtigung über die Terminabsage.

Sitzungsleiter können auch als Co-Organisatoren der Teams-Besprechung fungieren, wenn die Option Teams-Meeting durch Learn365 planen lassen in der Sitzung aktiviert ist. Ausführliche Informationen darüber, wie Sie Microsoft Teams-Besprechungen direkt aus Sitzungen veranstaltungsbasierter Schulungen erstellen und wie Sie die Organisatoren und Co-Organisatoren von Sitzungen verwalten, finden Sie in diesem Artikel.

Interne Kosten

Dieses Feld ist optional.

Im Feld Interne Kosten legen Sie die internen Kosten pro Sitzung fest. Das Währungssymbol wird auf der rechten Seite angegeben.

Aus Gründen der Konsistenz aller Zusammenfassungen und Berechnungen in allen Kursen und Katalogen werden die internen Kosten aller Sitzungen in derselben Währung erfasst.

Die Kosten werden nur für die Lernende berechnet, deren Anwesenheit vermerkt wurde. Für Lernende, die als „Abwesend“ oder als „Abwesend (informiert)“ vermerkt wurden, werden die Kosten nicht berechnet. Die internen Kosten pro Lernender hängen von der Gesamtzahl der Lernenden ab, die an der Sitzung teilnehmen. Sie berechnen sich, indem die internen Kosten für die Sitzung durch die Anzahl der anwesenden Lernenden geteilt werden.

Standardmäßig wird US-Dollar (USD) als Währung verwendet, aber dies kann vom LMS-Administrator im Bereich Globale Einstellungen geändert werden.

Sitzungsinformationen

Dieses Feld ist optional.

Im Feld Sitzungsinformationen können Sie zusätzliche Informationen zur Sitzung angeben. Die Benutzer können diese Angaben auf der Kursstartseite einsehen, wenn sie den Link Zusätzliche Informationen auswählen.

Ein Rich-Text-Editor ist für das Feld verfügbar. Er ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten von Inhalten, das Einfügen von Links, das Hochladen von Bildern und das Erstellen von Tabellen, um Text ansprechend zu formatieren. Sie können das Textfeld vergrößern, indem Sie das Symbol Vollbild im Rich-Text-Editor auswählen. Dadurch haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten des Texts.

Bei Kunden mit einem Learn365 Professional- oder Select-Abonnement enthält der Rich-Text-Editor außerdem die Funktionen Rechtschreibprüfung, Barrierefreiheitsprüfung und PowerPaste (erweitertes Einfügen).

Kursteilnehmern das Eintragen ihrer Anwesenheit über die LMS365 Mobile App erlauben

Wenn Sie den Kursteilnehmern das Eintragen ihrer Anwesenheit über die LMS365 Mobile App erlauben möchten, setzen Sie die Option auf Ein.

Sie können in den Feldern den Zeitraum angeben, in dem die Lernenden ihre Teilnahme registrieren können:

Anwesenheitsregistrierung erlauben von. Wählen Sie Startdatum und -uhrzeit des Zeitraums für die Anwesenheitsregistrierung aus.
Anwesenheitsregistrierung erlauben bis. Wählen Sie Enddatum und -uhrzeit des Zeitraums für die Anwesenheitsregistrierung aus.

Standardmäßig entspricht der Zeitraum für die Anwesenheitsregistrierung der Zeit zwischen Sitzungsbeginn und -ende.

Ausführliche Informationen zur eigenständigen Anwesenheitsregistrierung für die Sitzungsteilnahme finden Sie in diesem Artikel.

QR-Code ist erforderlich

Damit Lernende ihre Anwesenheit durch Scannen eines QR-Codes mit der Learn365-Mobil-App registrieren können, muss die Option QR-Code ist erforderlich aktiviert sein.

Ausführliche Informationen über die eigenständige Anwesenheitsregistrierung für die Sitzungsteilnahme per QR-Code finden Sie in diesem Artikel.

Unterschrift ist erforderlich

Damit Lernende ihre Anwesenheit durch Leisten einer Unterschrift registrieren können, muss die Option Unterschrift ist erforderlich aktiviert sein.

Ausführliche Informationen über die eigenständige Anwesenheitsregistrierung für die Sitzungsteilnahme per Unterschrift finden Sie in diesem Artikel.

Sitzungsmanagement

Je nach Kursregistrierungstyp, Sitzungsstatus (eigenständig oder Teil einer Sitzungsgruppe) und Sitzungseinstellungen kann die Verwaltungsoption im Bereich Aktionen für eine ausgewählte Sitzung wie folgt aussehen:

Anwesenheit registrieren
Kursveranstaltung bearbeiten
Kursteilnehmer verwalten
E-Mail an Teilnehmer versenden
QR-Code für Anwesenheitskontrolle herunterladen
Kurssitzung kopieren

Anwesenheit registrieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator, Kursadministrator oder Sitzungsleiter

HINWEIS

Über den Bereich Aktionen einer Sitzung kann die Anwesenheit nur für Sitzungen mit dem aktuellem oder einem vergangenen Startdatum registriert werden. Es ist nicht möglich, die Anwesenheit für Sitzungen zu registrieren, deren Beginn in der Zukunft liegt. In diesem Fall ist der Link Anwesenheit registrieren deaktiviert.

Wenn eine Microsoft Teams-Schulungssitzung in Learn365 erstellt wird, wird kurz nach Ende der Sitzung ein Bericht zur Anwesenheit der Lernenden erstellt. Mithilfe des Berichts können Administratoren und Sitzungsleiter die Anwesenheit der Lernenden überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Zum Registrieren der Anwesenheit der Lernenden bei einer Sitzung kann ein Administrator oder Sitzungsleiter die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie im Abschnitt Sitzungen des Bereichs zur Kurskonfiguration eine Sitzung aus. Dies kann eine eigenständige Sitzung sein, aber auch eine Sitzung, die Teil einer Sitzungsgruppe ist. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

2. Wählen Sie im Bereich Aktionen die Option Anwesenheit registrieren. Das Fenster Anwesenheit registrieren öffnet sich.

3. Wählen Sie im Bereich Anwesenheit registrieren die Lernenden aus, um die Option Anwesenheit registrieren zu aktivieren.

4. Wählen Sie den Sollwert aus der Dropdownliste aus: 100 %, 75 %, 50 %, 25 %, Abwesend (informiert) oder Abwesend. Der ausgewählte Wert wird direkt auf die ausgewählten Lernenden angewandt.

Sobald die Anwesenheit festgelegt ist, wird sie im Bereich Kursfortschritt sowie im Bereich Fortschritt des Kursteilnehmers angezeigt.

Das Bedienfeld Anwesenheit registrieren enthält die folgenden Informationen:

Name. Zeigt den Namen des Lernenden an.
E-Mail. Zeigt die E-Mail-Adresse des Lernenden an.
Abteilung. Zeigt die Abteilung an, in der der Lernende arbeitet (diese Information wird aus der Benutzerliste übernommen).
Manager. Zeigt den Benutzer an, der als Manager in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) angegeben ist.
Anwesenheit. Zeigt, sofern registriert, die Anwesenheit des Lernenden an. Wenn die Teilnahme nicht registriert ist, bleibt dieses Feld leer.
Geändert von. Zeigt den Benutzer an, der die Anwesenheit zuletzt geändert hat.
Zuletzt geändert. Zeigt Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts an, an dem die Anwesenheit zuletzt geändert wurde (je nach den regionalen Einstellungen der aktuellen Website).

HINWEIS

Sobald die Mindestkriterien für den Abschluss des Kurses erfüllt sind, wird der Kurs für den Benutzer als abgeschlossen markiert. Eine nachträglich registrierte Anwesenheit eines Benutzers hat keine Änderungen am Abschlussdatum zur Folge.

Um den Anwesenheitsbericht herunterzuladen, wählen Sie Exportieren in der oberen Menüleiste aus.

Nun wird ein Bericht im Excel-Format auf Ihr Gerät heruntergeladen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Kursveranstaltung bearbeiten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Zum Bearbeiten einer Kurssitzung wählen Sie im Abschnitt Sitzungen die entsprechende Sitzung aus (wahlweise eine eigenständige Sitzung oder eine Sitzung in einer Sitzungsgruppe). Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Aktionen die Option Kurssitzung bearbeiten aus.

Nehmen Sie im Bereich Kurssitzung bearbeiten alle erforderlichen Änderungen an der Sitzung vor. Klicken Sie auf Speichern, um alle Aktualisierungen und Änderungen zu speichern.

Weitere Informationen zu den Feldern für Kurssitzungen finden Sie in diesem Artikel.

Kurssitzung kopieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Über den Link Kurssitzung kopieren können Sie eine neue Sitzung erstellen, indem Sie die bestehende Sitzung kopieren.

Wählen Sie dazu eine Sitzung (wahlweise eine eigenständige Sitzung oder eine Sitzung im Rahmen einer Sitzungsgruppe) aus und wählen Sie dann im Bedienfeld Aktionen die Option Kurssitzung kopieren aus.

In der sich öffnenden Seitenleiste Kurssitzung erstellen sehen Sie nun eine Kopie der ausgewählten Sitzung mit leeren Feldern für Start- und Enddatum. Alle anderen Felder sind mit den entsprechenden Inhalten aus der Ursprungssitzung befüllt. Unter Sitzungsname wird der Name der ursprünglichen Sitzung mit dem Zusatz Kopie angezeigt, kann aber geändert werden.

Füllen Sie die Felder Startdatum und Enddatum aus, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an weiteren Feldern vor. Dann können Sie die neue Sitzung durch Klicken auf Speichern erstellen oder sie mit einem Klick auf Abbrechen verwerfen.

Kursteilnehmer verwalten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Der Aktionslink Kursteilnehmer verwalten ist für eigenständige Sitzungen in Kursen der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung verfügbar. Der Aktionslink ermöglicht das Registrieren von Lernenden für eigenständige Sitzungen und das Stornieren der Registrierung von Lernenden für eigenständige Sitzungen in Kursen der Typen Einzelregistrierung und Mehrfachregistrierung.

Für Kurse des Registrierungstyps Alle werden die Lernenden durch die Registrierung für den Kurs automatisch für alle Sitzungen und Sitzungsgruppen registriert.

Lernende für Sitzungen und Sitzungsgruppen registrieren

Ausführliche Informationen zum Registrieren von Lernenden für Sitzungen und Sitzungsgruppen in veranstaltungsbasierten Kursen finden Sie in diesem Artikel.

HINWEIS

Wenn eine Sitzung Bestandteil einer Sitzungsgruppe ist, ist der Link Kursteilnehmer verwalten im Bereich Aktionen der betreffenden Sitzung nicht vorhanden. In diesem Fall erfolgt die Verwaltung der Lernenden auf der Ebene der Sitzungsgruppe, d. h., der Link Kursteilnehmer verwalten erscheint im Bereich Aktionen der betreffenden Sitzungsgruppe. Weitere Einzelheiten zum Verwalten von Lernenden für eine Sitzungsgruppe finden Sie hier.

Registrierung von Lernenden aufheben

Ausführliche Schritte zum Aufheben der Registrierung von Lernenden für eigenständige Sitzungen oder Sitzungsgruppen finden Sie in diesem Artikel.

E-Mail an Teilnehmer versenden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator, Kursadministrator oder Sitzungsleiter

HINWEIS

Handelt es sich um eine eigenständige Sitzung, die nicht zu einer Sitzungsgruppe gehört, dann ist der Link E-Mail an Teilnehmer versenden im Bereich Aktionen vorhanden.
Wenn eine Sitzung Bestandteil einer Sitzungsgruppe ist, ist der Link E-Mail an Teilnehmer versenden im Bereich Aktionen der betreffenden Sitzung nicht vorhanden. In diesem Fall erfolgt der Versand von E-Mail-Nachrichten an die Lernenden auf der Ebene der Sitzungsgruppe, d. h., der Link E-Mail an Teilnehmer versenden wird im Bereich Aktionen der betreffenden Sitzungsgruppe angezeigt. Weitere Einzelheiten zum Versenden von E-Mails an Teilnehmer einer Sitzungsgruppe finden Sie hier.

Der Link E-Mail an Teilnehmer versenden öffnet den Bereich E-Mail an Teilnehmer versenden, in dem Sie E-Mails an die Teilnehmer der ausgewählten Sitzung versenden können.

Wählen Sie in der sich öffnenden Seitenleiste E-Mail an Teilnehmer versenden die Lernenden aus, denen Sie eine Nachricht senden möchten. Benutzer aus registrierten Gruppen werden als einzelne Benutzer im Bereich E-Mail an Teilnehmer versenden aufgeführt.

Nach dem Auswählen von Benutzern öffnet sich der Bereich Aktionen mit der verfügbaren Option E-Mail-Nachricht senden:

Die Option E-Mail-Nachricht senden ist deaktiviert, wenn keiner der ausgewählten Teilnehmer eine E-Mail-Adresse für sein Konto registriert hat.
Die Option E-Mail-Nachricht senden ist aktiviert, wenn einige der ausgewählten Lernenden keine E-Mail-Adresse in ihrem Konto registriert haben, jedoch wird eine Warnung angezeigt, dass Ihre E-Mail nur von denjenigen Benutzern empfangen werden kann, die auch E-Mail-Adressen angegeben haben.

Füllen Sie die Felder Betreff und Textteil aus und klicken Sie dann auf Senden. Standardmäßig werden am Ende der Nachricht ein Link zur Kursseite und Sitzungsdetails angezeigt. Sie können alle Informationen im Feld Textteil bearbeiten oder löschen.

Ein Rich-Text-Editor ist für das Feld Textteil verfügbar. Er ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten von Inhalten, das Einfügen von Links, das Hochladen von Bildern und das Erstellen von Tabellen, um den Text ansprechend zu formatieren. Sie können das Textfeld vergrößern, indem Sie das Symbol Vollbild im Rich-Text-Editor auswählen. Dadurch haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten des Texts. Bei Kunden mit einem Learn365 Professional- oder Select-Abonnement enthält der Rich-Text-Editor außerdem die Funktionen Rechtschreibprüfung, Barrierefreiheitsprüfung und PowerPaste (erweitertes Einfügen).

Die E-Mail wird in Form einer einzelnen E-Mail-Nachricht an alle ausgewählten Lernenden gesendet. Wenn Sie dieselbe E-Mail an eine große Anzahl von Empfängern senden, erhöht sich das Risiko, dass Ihre Nachricht von E-Mail-Clients und Spam-Filtern abgelehnt, als weniger wichtig oder sogar als Junk-E-Mail eingestuft wird.

Die Option E-Mail an Teilnehmer versenden ist auch im Bereich Kursverwaltung und im Abschnitt Personen des Bereichs zur Kursbearbeitung verfügbar. In diesem Fall können Sie auswählen, dass alle Lernenden des Kurses eine Nachricht erhalten sollen.

Anwesenheits-QR-Code herunterladen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator, Kursadministrator oder Sitzungsleiter

HINWEIS

Der Aktionslink Anwesenheits-QR-Code herunterladen ist nur dann im Bereich Aktionen verfügbar, wenn ein Katalog- oder Kursadministrator beim Erstellen oder Bearbeiten einer Sitzung unter Kursteilnehmern das Eintragen ihrer Anwesenheit über die LMS365 Mobile App erlauben die Option QR-Code ist erforderlich festgelegt hat.

Der Aktionslink Anwesenheits-QR-Code herunterladen ermöglicht das Herunterladen eines QR-Codes für diese Sitzung (wahlweise eine eigenständige Sitzung oder eine Sitzung in einer Sitzungsgruppe). Dieser QR-Code kann an die Lernenden weitergegeben werden, damit sie ihn scannen und ihren Anwesenheitsstatus angeben können.

Der QR-Code wird im PDF-Format heruntergeladen. Sie können ihn ausdrucken, per E-Mail weiterleiten oder in Ihre Präsentation einfügen, damit die Teilnehmer ihn im Verlauf der Sitzung abscannen können.

Kursveranstaltung löschen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Zum Löschen einer Sitzung wählen Sie diese im Abschnitt Sitzungen aus und wählen dann im Bereich Aktionen die Option Kursveranstaltung löschen aus.

Zum Bestätigen des Vorgangs wählen Sie dann Löschen aus. Falls Sie dagegen den Vorgang abbrechen möchten, wählen Sie Abbrechen aus.

Das Löschen einer Sitzung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ablauf der Sitzungsgruppenerstellung

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Durch Erstellen einer Gruppe können Sie einzelne Sitzungen zusammenfassen. Wenn sich Lernende für eine Gruppe registrieren, werden sie zu allen Sitzungen dieser Gruppe eingeladen. Die Anwesenheit wird für jede Sitzung einzeln registriert. Wenn Sie eine Einzelsitzung in eine Gruppe aufnehmen möchten, wählen Sie die Gruppe beim Erstellen oder Bearbeiten der Sitzung aus.

Sitzungsgruppen haben jeweils eigene Eigenschaften für die maximale Teilnehmerzahl und die Anmeldefrist, die die Eigenschaften einzelner Sitzungen ersetzen, wenn diese einer Gruppe hinzugefügt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Sitzungsgruppe zu erstellen:

1. Wählen Sie im Abschnitt Sitzungen des Bereichs zur Kurskonfiguration die Option Sitzungsgruppe hinzufügen aus.

2. Füllen Sie das Formular aus, um eine Sitzungsgruppe zu erstellen oder zu bearbeiten. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Anders als bei eigenständigen Sitzungen ist es nicht möglich, einer Sitzungsgruppe Sitzungsleiter zuzuweisen. Allerdings sind auf der Kursstartseite alle den einzelnen Sitzungen einer Sitzungsgruppe zugewiesenen Sitzungsleiter auf der Sitzungsgruppenkarte aufgelistet.

3. Wählen Sie Speichern aus, um die Sitzungsgruppe zu erstellen oder zu aktualisieren.

Eine Sitzungsgruppe wird dem Benutzer auf der Kursstartseite nicht angezeigt, wenn sie keine aktiven Sitzungen enthält. Das gilt gleichermaßen für Sitzungsgruppen, die überhaupt keine Sitzungen enthalten, wie auch für solche, deren Sitzungen inaktiv (d. h. bereits beendet) sind.

Eine Sitzungsgruppe wird dem Benutzer in den folgenden Fällen auf der Kursstartseite angezeigt:

Wenn diese Sitzungsgruppe mindestens eine aktive Sitzung enthält. In diesem Fall wird dem Benutzer diese Sitzungsgruppe mit der Anzahl der darin enthaltenen Sitzungen angezeigt, wobei auch inaktive (d. h. bereits beendete) Sitzungen berücksichtigt werden.
Wenn der Benutzer für diese Sitzungsgruppe registriert ist. In diesem Fall wird die Sitzungsgruppe dem Benutzer auf der Kursstartseite unabhängig davon angezeigt, ob sie aktive Sitzungen enthält.

Gruppenname

Dies ist ein Pflichtfeld.

Geben Sie hier den Namen der Sitzungsgruppe ein. Dies ermöglicht es den Benutzern, sich als Teilnehmer für eine Zusammenstellung von Sitzungen statt für jede einzelne Sitzung zu registrieren.

Der Name der Sitzungsgruppe wird auf der Kursstartseite und auf der Kurskatalogseite angezeigt, wenn Sie Detailinformationen im Seitenbereich Sitzungen anzeigen.