Benutzer in einem Kurskatalog verwalten: die Seite „Benutzer“

Einführung

Im Bereich Benutzer im Learn365 Admin Center können Katalogadministratoren Benutzer im aktuellen Katalog verwalten. Katalogadministratoren können Benutzer einem Katalog oder einzelnen Kursen oder Schulungsplänen hinzufügen oder Gäste einladen, den Fortschritt der Lernenden verfolgen und Fortschrittsberichte herunterladen, Qualifikationen zuerkennen oder widerrufen, Teilnehmerzertifikate herunterladen und Daten der Lernenden aus Learn365 löschen.

In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen Überblick über die Benutzerverwaltung in Learn365. Lesen Sie den Artikel oder sehen Sie sich das Video an (weitere Details finden Sie im Artikel). Im Video können Sie über die Funktion Kapitel zum für Sie relevanten Abschnitt navigieren.

 

 

Verfügbare Aktionen auf der Seite Benutzer

Benutzer werden auf der Seite Benutzer verwaltet. Hier sind die folgenden Aktionen verfügbar:

• Benutzer hinzufügen oder einladen
• Ändern der auf der Seite Benutzer angezeigten Spalten
• Filtern der auf der Seite Benutzer gezeigten Informationen
• Exportieren der auf der Seite Benutzer angezeigten Informationen
• Benutzerverwaltung
• Löschen von Benutzerdatensätzen

 

Benutzer zu einem Katalog hinzufügen oder einladen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Wir empfehlen Ihnen, alle Benutzer zur Liste Benutzer hinzuzufügen, bevor Sie sie für Kurse oder Schulungspläne registrieren. Wenn Sie dieser Empfehlung folgen, können Benutzer alle Homepages für Kurse und Schulungspläne im Katalog anzeigen, und es wird verhindert, dass beim Navigieren im Katalog die Meldung „Zugriff verweigert“ in SharePoint angezeigt wird.

Wenn lediglich Benutzer zur Liste Benutzer hinzugefügt werden sollen, ist hierfür kein Learn365-Abonnement erforderlich. Ein Learn365-Abonnement wird hingegen benötigt, wenn ein Benutzer als Lernender für einen Kurs oder Schulungsplan registriert wird. In diesem Artikel finden Sie Informationen darüber, welche Benutzer bei der Berechnung der Benutzeranzahl im Abonnement einbezogen werden.

Wenn Sie von einem Benutzer eine Benachrichtigung im Zusammenhang mit dem Zugriff auf einen Kurs oder Schulungsplan erhalten, liegt dies oft daran, dass der Benutzer nicht zur Liste Benutzer hinzugefügt wurde.

Es gibt folgende Möglichkeiten, die Liste Benutzer zu füllen:

• Fügen Sie Gruppen zur Liste Benutzer hinzu. Hierbei können Sie Folgendes tun:
  • Fügen Sie bestehende Benutzergruppen aus Microsoft Entra (Azure Active Directory) oder aus Microsoft 365 oder aber benutzerdefinierte Benutzergruppen hinzu.
  • Erstellen Sie neue Gruppen in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) oder im Microsoft Admin Center, die alle Mitarbeiter enthalten, oder legen Sie separate Gruppen mit jeweils relevanten Mitgliedern an. Diese Gruppen können Sie dann zur Liste Benutzer hinzufügen. Um Gruppen zu erstellen, benötigen Sie spezielle Berechtigungen in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) und/oder im Microsoft Admin Center.
  • Erstellen Sie neue benutzerdefinierte Benutzergruppen per API. Diese können Sie dann zur Liste Benutzer hinzufügen.

Bei dieser Aktion werden alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe zur Liste Benutzer hinzugefügt. Benutzer, die Sie danach zu diesen Gruppen hinzufügen, werden automatisch zur Liste Benutzer hinzugefügt. Benutzer, die über Gruppen hinzugefügt wurden, werden in der Liste Benutzer als einzelne Benutzer angezeigt.

• Fügen Sie einzelne Benutzer zur Liste Benutzer hinzu.
• Laden Sie Gäste (externe Benutzer) in den Katalog ein.

 

 

• Registrieren Sie Benutzer in einem Kurs oder Schulungsplan im Kurskatalog als Lernende, ohne sie zuvor über die Liste Benutzer zum Kurskatalog hinzuzufügen. In diesem Fall wird in der Liste Benutzer neben dem Namen des Benutzers ein spezielles Symbol angezeigt. Benutzer, die auf diese Weise hinzugefügt werden, haben nur Zugriff auf den Kurs oder Schulungsplan, für den sie registriert wurden. Dagegen haben sie keinen Zugriff auf die Kurskatalogseite oder auf andere Kurse oder Schulungspläne im Kurskatalog.

 

 

Wenn Sie zum Befüllen der Liste Benutzer keine Gruppen verwenden möchten, müssen Sie neue Mitarbeiter manuell hinzufügen.

Benutzer, die einzeln zur Liste Benutzer hinzugefügt werden, werden der SharePoint-Gruppe Besucher der Websitesammlung des Kurskatalogs hinzugefügt und sind berechtigt, alle Kurse und Schulungspläne in diesem Katalog anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Schulungen nur von bestimmten Benutzern im Katalog aufgerufen werden können, können Sie die Zielgruppenadressierung für Schulungen und Kurse verwenden.

Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

 

So fügen Sie Benutzer oder Gruppen hinzu oder laden sie ein:

1. Wählen Sie im Learn365 Admin Center im Navigationsmenü Benutzer aus. Die Seite Benutzer wird geöffnet.

2. Wählen Sie auf der Seite Benutzer die Option Benutzer hinzufügen oder einladen aus. Der Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen öffnet sich.

3. Geben Sie im Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen die Namen oder E-Mail-Adressen von aktuellen Benutzern, Microsoft Entra (Azure Active Directory)-Gruppen, benutzerdefinierten Benutzergruppen oder die E-Mail-Adressen von Gästen (externen Benutzern) in das Feld Vorhandene Benutzer oder Gäste eingeben ein.

Sie können maximal 50 Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer durch Kommata oder Semikola getrennten Liste eingeben. Sie können einzelne oder mehrere Benutzer, einzelne Microsoft Entra (Azure Active Directory)-/Microsoft 365-Gruppen oder eine benutzerdefinierte Benutzergruppe eingeben. Eine Microsoft 365-Gruppe bezeichnet eine Microsoft 365-Gruppe, eine Sicherheitsgruppe mit E-Mail-Unterstützung oder eine Sicherheitsgruppe.

Wenn Sie das Limit der eingeladenen Personen erreichen, werden alle Adressen, die das Limit überschreiten, automatisch von der Liste entfernt, und Ihnen wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

 

 

Wenn Sie ungültige E-Mail-Adressen oder unbekannte Benutzer eingeben, können Sie den Vorgang erst fortsetzen, nachdem diese Probleme behoben wurden. Ungültige E-Mail-Adressen und Benutzer sind rot hervorgehoben.

4. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Die folgenden Bestätigungsnachrichten werden unter Benachrichtigungen (Glockensymbol) angezeigt:

• „Erfolgreich hinzugefügte neue Benutzer.“ Wird angezeigt, wenn das Hinzufügen von Benutzern, die in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) enthalten sind (einschließlich über Gruppen hinzugefügter Benutzer), zur Liste Benutzer abgeschlossen ist. Diese Benutzer erhalten keine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung. Alle Benutzer, die Sie diesen Gruppen danach hinzufügen, werden automatisch der Liste Benutzer hinzugefügt. Benutzer, die über Gruppen hinzugefügt wurden, werden in der Liste Benutzer als einzelne Benutzer angezeigt.
  
  
• „Erfolgreich gesendete Einladungen für Gäste.“ Wird angezeigt, wenn das Versenden von Einladungen an Gäste abgeschlossen ist. Eingeladene Gäste erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, die Einladung zum Kurskatalog anzunehmen und ihre Informationen zu vervollständigen. Der Einladungslink ist 90 Tage gültig. Gäste, die die Einladung annehmen, werden der Liste Benutzer des Kurskatalogs hinzugefügt.

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4.

Benutzer und Gäste, die zur Liste Benutzer hinzugefügt werden, werden der SharePoint-Gruppe Besucher der Websitesammlung des Kurskatalogs automatisch hinzugefügt und sind berechtigt, alle Kurse und Schulungspläne in diesem Katalog anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Schulungen nur von bestimmten Benutzern im Katalog aufgerufen werden können, können Sie die Zielgruppenadressierung für Schulungen und Kurse verwenden.

Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

 

Aktivieren der Einladung von Gästen (externen Benutzern)

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Damit Sie Gäste (externe Benutzer) zu einem Katalog einladen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Stellen Sie sicher, dass in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) die externe Zusammenarbeit aktiviert ist. Gehen Sie wie hier beschrieben vor, um die Einstellungen für die externe Zusammenarbeit zu konfigurieren.
• Stellen Sie sicher, dass die externen Freigabeeinstellungen für den SharePoint-Mandanten sowie für die SharePoint-Websitesammlung aktiviert sind.
• Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind.

Wenn Sie Gäste über die Seite Benutzer zu Learn365 einladen, werden Sie möglicherweise um eine zusätzliche Einwilligung und Authentifizierung per Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) aufgefordert.

 

So geben Sie eine Einwilligung und führen die Authentifizierung durch:

1. Wählen Sie Benutzer im Learn365 Admin Center aus. Die Seite Benutzer wird geöffnet.

2. Wählen Sie auf der Seite Benutzer die Option Benutzer hinzufügen oder einladen aus. Der Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen öffnet sich.

3. Wählen Sie im Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen das Informationssymbol aus.

 

 

4. Führen Sie in der geöffneten Informationsnachricht die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie unter Beachten Sie bitte, dass Ihr globaler Microsoft 365-Administrator eine Zusatzzustimmung erteilen muss, um Gäste zu Learn365 einladen zu können den Link Annehmen aus, um das Einladen von Gästen (externen Benutzern) in die Organisation zu ermöglichen.
• Um Ihre Identität zu überprüfen, wählen Sie den Anmeldelink aus "Bitte beachten Sie, dass Sie sich über Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) authentifizieren müssen, um Gäste zu Learn365 einladen zu können. Anmelden

Wenn in der Informationsmeldung keine Links angezeigt werden, sind von Ihrer Seite aus keine Aktionen erforderlich.

 

Benutzerverwaltung

Nach einem Benutzer suchen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Alle Benutzer, die Zugriff auf den aktuellen Kurskatalog oder einen der zugehörigen Kurse oder Schulungspläne haben, werden auf der Seite Benutzer angezeigt.

Benutzer, die für einen Kurs oder Schulungsplan im Kurskatalog direkt registriert wurden, ohne zuvor über die Liste Benutzer zum Kurskatalog hinzugefügt worden zu sein, werden in der Liste Benutzer mit einem speziellen Symbol neben ihrem Namen angezeigt. Benutzer, die auf diese Weise hinzugefügt werden, haben nur Zugriff auf den Kurs oder Schulungsplan, für den sie registriert wurden. Dagegen haben sie keinen Zugriff auf die Kurskatalogseite oder auf andere Kurse oder Schulungspläne im Kurskatalog.

 

 

Wenn Sie einen Benutzer in der Liste nicht finden können, den Sie eigentlich dort erwarten würden, können Sie mithilfe der Katalogauswahl in einem anderen Katalog nach ihm suchen. Sie können nur die Kataloge anzeigen und auswählen, auf die Sie Zugriff haben.

Die Option Alle Kataloge in der Katalogauswahl steht nur Katalogadministratoren zur Verfügung, die gleichzeitig eine der folgenden Rollen bekleiden: LMS-Administrator, globaler Microsoft 365-Administrator oder SharePoint-Administrator. Die Auswahl Alle Kataloge leitet Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung im Learn365 Admin Center weiter.

Die Katalogauswahl verwendet einen Cachespeicher, weshalb möglicherweise Kataloge angezeigt werden, für die Sie keine ausreichenden Berechtigungen mehr haben. In einem solchen Fall können Sie nicht auf den Katalog zugreifen. Wenn Sie nur Kataloge anzeigen möchten, für die Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen, leeren Sie den Cache und laden Sie die Seite neu.

 

 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Benutzer auf der Seite Benutzer zu finden:

• Verwenden Sie das Feld Suche in der Menüleiste, um den Inhalt der angezeigten Spalten, einschließlich benutzerdefinierter Spalten, zu durchsuchen.
• Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um den Inhalt der Seite in auf- oder absteigender alphabetischer oder numerischer Reihenfolge zu sortieren.
• Über das Filtersymbol in der Spaltenüberschrift Name können Sie ein Suchfeld aufrufen. Geben Sie dort einen Benutzernamen teilweise oder vollständig ein, um nach dem jeweiligen Benutzer zu suchen.
• Auch die anderen Spaltenüberschriften enthalten ein Filtersymbol, mit dem sich die Liste durch Angabe eines bestimmten Datenelements in dieser Spalte filtern lässt.
• Einige Spaltenfilter erlauben das Filtern der Liste nach leeren Werten. Sie können beispielsweise in der Spalte Position das Kontrollkästchen Keine Position aktivieren, um die Liste so zu filtern, dass nur Benutzer im aktuellen Kurskatalog angezeigt werden, deren Datensätze keine Position enthalten.

 

Sie können mehrere Filter gleichzeitig verwenden. Zum Beispiel können Sie Lernende nach einem bestimmten Manager und Land filtern, um Benutzer im Katalog anzuzeigen, die diesem Manager unterstellt sind und sich im betreffenden Land befinden.

Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und führen Sie dann die entsprechende Aktion im Bereich Benutzer durch:

• E-Mail-Nachricht senden
• Sitzungshistorie des Lernenden ansehen
• Fortschritt des Lernenden ansehen
• Zu Kursen und Schulungsplänen anmelden
• Registrierung für Kurse und Schulungspläne aufheben
• Registrierung für alle Kurse und Schulungspläne aufheben
• Zertifikate herunterladen
• Externe Schulungsdaten importieren​
• Benutzer aus dem Kurskatalog entfernen
• Qualifikation zuerkennen
• Qualifikation widerrufen

Es können mehrere Benutzer ausgewählt werden. Alternativ können Sie alle Benutzer in der Liste auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen links neben der Spalte Name aktivieren. Nicht alle Aktionen sind verfügbar, wenn mehrere oder alle Benutzer ausgewählt sind.

 

E-Mail-Nachricht senden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

 

 

So versenden Sie eine E-Mail an Lernende:

1. Wählen Sie auf der Seite Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der angezeigten Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spalte Name. Um alle Benutzer im aktuellen Kurskatalog auszuwählen, wählen Sie alle Filter ab und aktivieren dann das Kontrollkästchen links neben der Spalte Name. Der Bereich Benutzer wird geöffnet.

2. Wählen Sie im Bereich Benutzer die Option E-Mail-Nachricht senden aus.

3. Füllen Sie im sich öffnenden Bereich E-Mail-Nachricht senden die Felder Betreff und Textteil aus.

Ein Rich-Text-Editor ist für das Feld Textteil verfügbar. Er ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten von Inhalten, das Einfügen von Links, das Hochladen von Bildern und das Erstellen von Tabellen, um die Benachrichtigung ansprechend zu formatieren.

Sie können das Textfeld vergrößern, indem Sie das Symbol Vollbild im Rich-Text-Editor auswählen. Dadurch haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten des Texts.

Bei Kunden mit einem Learn365 Professional- oder Select-Abonnement enthält der Rich-Text-Editor außerdem die Funktionen Rechtschreibprüfung, Barrierefreiheitsprüfung und PowerPaste (erweitertes Einfügen).

4. Wählen Sie Senden aus, um die Nachricht an die ausgewählten Benutzer zu senden.

Die E-Mail-Nachricht wird als separate E-Mail an alle Benutzer gesendet.

 

 

Aufzeichnung des Kursteilnehmers anzeigen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Mit der Aktion Aufzeichnung des Kursteilnehmers anzeigen können Sie Informationen zu den Kursen, Zertifikaten und Qualifikationen eines Lernenden anzeigen. Sie können diese Informationen in eine PDF-Datei exportieren, die Zeichen in vielen Sprachen unterstützt.

Diese Aktion ist verfügbar, solange nur ein einzelner Lernender ausgewählt ist.

 

 

So zeigen Sie die Aufzeichnung eines Lernenden an:

1. Wählen Sie auf der Seite Benutzer einen Benutzer aus. Der Bereich Benutzer wird geöffnet.

2. Wählen Sie im Bereich Benutzer die Option Aufzeichnung des Kursteilnehmers anzeigen aus. Der Bereich Aufzeichnung des Kursteilnehmers anzeigen wird geöffnet.

3. Sie können im Bereich Aufzeichnung des Kursteilnehmers anzeigen zwischen den folgenden Registerkarten wechseln, um die gewünschten Informationen anzuzeigen: Kurse, Zertifikate, Qualifikationen.

Die Option In PDF exportieren ist auf allen Registerkarten vorhanden und bietet jeweils dieselbe Funktion.

4. Wählen Sie In PDF exportieren aus, um die gesamte Aufzeichnung des Lernenden – inklusive alle eingetragenen Kurse, Schulungspläne, Zertifikate und Qualifikationen – auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen.

 

Kurse

Auf der Registerkarte Kurse werden die Aufzeichnungen des Lernenden zu Kursen und Schulungsplänen angezeigt.

 

 

Die Informationen werden in vier Spalten dargestellt. Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um den Inhalt der Seite in auf- oder absteigender alphabetischer oder numerischer Reihenfolge zu sortieren.

• Name der Schulung. Zeigt die Titel der Kurse und Schulungspläne an, für die der Benutzer registriert ist oder war. Diese Liste enthält importierte Kurse oder Schulungspläne.

Wenn ein Lernender für einen Kurs oder Schulungsplan registriert ist, hängt die Häufigkeit, mit der dieselbe Schulung aufgeführt ist, davon ab, wie viele Versuche der Lernende benötigt hat, um sie abzuschließen. Der Status jedes Versuchs wird angezeigt: Abgeschlossen (wobei das Datum des Abschlusses in der Spalte Abschlussdatum aufgeführt ist), Im Gange oder Nicht gestartet.

Wenn die Registrierung eines Lernenden für einen Kurs oder Schulungsplan aufgehoben wird, erscheint in der Aufzeichnung nur der Status Abgeschlossen. Kurse oder Schulungspläne mit dem Status Im Gange oder Nicht gestartet sind nicht enthalten.

• Status. Gibt den Fortschritt des Benutzers beim Versuch an, die Schulung abzuschließen: Abgeschlossen, Im Gange oder Nicht gestartet.

• Abschlussdatum. Zeigt das Datum an, an dem ein Versuch abgeschlossen wurde.
  
  
• WBEs. Gibt die Anzahl der verfügbaren WBEs für den jeweiligen Kurs oder Schulungsplan an. Durch Abschluss eines Kurses oder Schulungsplans erworbene WBEs werden grün angezeigt. Geplante WBEs werden schwarz angezeigt, und neben der Nummer erscheint ein Sternchen.

Ganz unten auf der Seite werden drei Zahlenwerte angezeigt: Erworbene WBEs (in Grün angezeigt)/Geplante WBEs (mit Sternchen markiert)/WBEs gesamt.

 

Zertifikate

Die Registerkarte Zertifikate zeigt die Aufzeichnung der Zertifikatsunterlagen des Lernenden an.

 

 

Die Informationen werden in vier Spalten dargestellt. Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um den Inhalt der Seite in auf- oder absteigender alphabetischer oder numerischer Reihenfolge zu sortieren.

• Name der Schulung. Zeigt die Titel der Kurse und Schulungspläne an, auf die sich die Zertifikate des Benutzers beziehen.

Wenn der Lernende für einen Kurs oder Schulungsplan registriert ist, hängt die Häufigkeit, mit der dieselbe Schulung aufgeführt ist, davon ab, wie viele Versuche der Lernende benötigt hat, um sie abzuschließen. Angezeigt wird auch der Status des mit dem jeweiligen Versuch verbundenen Zertifikats: Gültig, Abgelaufen oder Geplant.

Wenn die Registrierung des Lernenden für einen Kurs oder Schulungsplan aufgehoben wird, werden nur Zertifikate mit den Status Gültig und Abgelaufen für die betreffende Schulung in die Aufzeichnung aufgenommen.

• Status. Zeigt den Status des Zertifikats an: Gültig, Abgelaufen oder Geplant.
  
  
• Datum der Ausstellung. Zeigt das Datum an, an dem das Zertifikat ausgestellt wurde.
  
  
• Ablaufdatum. Zeigt das Ablaufdatum des Zertifikats an (sofern ein solches festgelegt ist).

 

Qualifikationen

Die Registerkarte Qualifikationen zeigt die Aufzeichnung der Qualifikationsunterlagen des Benutzers an.

Die Informationen werden in vier Spalten dargestellt. Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um den Inhalt der Seite in auf- oder absteigender alphabetischer oder numerischer Reihenfolge zu sortieren.

• Qualifikationen. Zeigt die Titel der Qualifikationen und das Niveau, das dem Lernenden für die betreffende Qualifikation zuerkannt wurde oder dessen Zuerkennung geplant ist.

Wenn der Lernende für einen Kurs oder Schulungsplan registriert ist, sind alle Qualifikationsstatus in der Aufzeichnung aufgeführt: Gültig, Widerrufen und Geplant.

Wenn die Registrierung des Lernenden für einen Kurs oder Schulungsplan aufgehoben wird, werden nur die Qualifikationsstatus Gültig und Widerrufen in der Aufzeichnung aufgeführt.

Eine Qualifikation mit einem bestimmten Niveau kann in den folgenden Fällen mehrfach in der Aufzeichnung aufgeführt sein:

a. Die Qualifikation mit einem bestimmten Niveau ist mit unterschiedlichen Kursen oder Schulungsplänen verknüpft oder wurde zu verschiedenen Anlässen und von verschiedenen Personen zuerkannt.

b. Der Lernende hat mehrere Versuche unternommen, den Kurs oder Schulungsplan abzuschließen, wobei jeder Versuch einen anderen Qualifikationsstatus hat.

• Zuerkannt von. Gibt an, wer die Qualifikation zuerkannt hat oder im Rahmen welchen Prozesses die Zuerkennung erfolgte.

Qualifikationen können dem Lernenden nach Abschluss eines Kurses oder Schulungsplans automatisch zuerkannt werden. Ferner können Qualifikationen auch manuell von einem Katalogadministrator im Bereich Benutzer oder vom Linienmanager im Linienmanager-Dashboard zuerkannt werden, ohne dass der Lernende hierzu für einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan registriert sein müsste. Daher können in der Spalte Zuerkannt von entweder der Name einer Person oder der Titel eines Kurses oder Schulungsplans erscheinen.

Sie können diese Person per E-Mail kontaktieren, indem Sie auf ihren Namen klicken. Wenn der Link zum Kurs oder Schulungsplan blau ist, können Sie ihn auswählen, um zur Startseite der Schulung zu gelangen. Wenn der Schulungslink grau ist, ist der Link nicht verfügbar, weil der Kurs oder Schulungsplan beendet, gelöscht oder nicht veröffentlicht wurde.

• Status. Zeigt den Status der Qualifikation an: Gültig, Widerrufen oder Geplant.
  
  
• Erreicht am. Zeigt das Datum an, an dem die Qualifikation zuerkannt wurde.
  
  
• Datum des Widerrufs. Zeigt das Widerrufsdatum der Qualifikation an (sofern ein solches festgelegt ist).

 

Fortschritt des Lernenden ansehen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Wählen Sie Fortschritt des Kursteilnehmers ansehen aus, um das Dashboard Fortschritt des Kursteilnehmers zu öffnen. Hier können Sie Folgendes tun:

• Zeigen Sie die vollständigen Details zum Fortschritt eines bestimmten Lernenden für alle Kurse und Schulungspläne an, und laden Sie den Fortschrittsbericht des Lernenden herunter. Der Bericht wird auf Ihr Gerät heruntergeladen und zeigt Informationen in der Sprache an, die in Ihren Browsereinstellungen festgelegt ist. In diesem Artikel finden Sie Informationen darüber, wie Sie die Daten im Feld Fortschritt des Kursteilnehmers und im heruntergeladenen Bericht lesen können.
• Ändern Sie den Fortschritt des Lernenden und den Abschlussstatus für einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
• Löschen Sie den Fortschritt eines Lernenden für einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan, für ein bestimmtes Lernobjekt in einem Kurs oder für einen Kurs in einem Schulungsplan. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
• Erzwingen Sie die Wiederholung eines Kurses oder Schulungsplans, und setzen Sie den Fortschritt des Lernenden zurück. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
• Verwalten Sie die Zertifikate eines Lernenden.
• Löschen Sie die Registrierungen des Lernenden für Kurse und Schulungspläne.

 

 

Registrieren für Kurse und Schulungspläne

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Gehen Sie wie folgt vor, um Benutzer im aktuellen Katalog zu registrieren:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift Name.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Zu Kursen und Schulungsplänen anmelden aus. Der Bereich Zu Kursen und Schulungsplänen anmelden wird geöffnet.

3. Klappen Sie die Liste Anzumeldende Kursteilnehmer auf, um die ausgewählten Benutzer anzuzeigen. Standardmäßig ist die Liste zugeklappt. Hier können Sie Benutzer ggf. durch Klicken auf das Symbol X abwählen.

4. Unter Kurse und Schulungspläne sehen Sie eine Liste aller im aktuellen Katalog verfügbaren Kurse und Schulungspläne. Sie können Kurse und Schulungspläne filtern, indem Sie einen Datumsbereich (Start- und Enddaten), einen Schulungstyp (E-Learning, Veranstaltungsbasierte Schulung oder Schulungsplan), einen Veröffentlichungsstatus (Veröffentlichte Schulung, Unveröffentlichte Schulung, Geplante Schulung oder Beendete Schulung) und Qualifikationen angeben. Alternativ können Sie das Suchfeld für das Feld Name verwenden.

 

 

5. Wählen Sie die relevanten Kurse und Schulungspläne aus. Zum Auswählen aller Kurse und Schulungspläne, die in der aktuellen Ansicht angezeigt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift „Name“.

6. Wählen Sie Registrieren aus, um die Benutzer für die ausgewählten Kurse und Schulungspläne zu registrieren.

Die ausgewählten Benutzer werden als Lernende zu den entsprechenden Kursen und Schulungsplänen hinzugefügt und für alle freigeschalteten Kurse eines Schulungsplans registriert. Die registrierten Benutzer erhalten relevante Benachrichtigungen je nach Kurstyp. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie in diesem Artikel.

Falls notwendig, können Sie Lernende in Sitzungsgruppen und eigenständigen Sitzungen des Kurses über den Konfigurationsbereich für veranstaltungsbasierte Schulungen im Kurs registrieren.

 

Registrierung für Kurse und Schulungspläne aufheben

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Gehen Sie wie folgt vor, um Lernende von Kursen oder Schulungsplänen des aktuellen Katalogs abzumelden:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift Name.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Anmeldung für Kurse und Schulungspläne aufheben aus. Der Bereich Registrierung für Kurse und Schulungspläne aufheben wird geöffnet.

3. Klappen Sie die Liste Abzumeldende Kursteilnehmer auf, um die ausgewählten Benutzer anzuzeigen. Standardmäßig ist die Liste zugeklappt. Hier können Sie Benutzer ggf. durch Klicken auf das Symbol X abwählen.

4. Unter Kurse und Schulungspläne sehen Sie alle Kurse und Schulungspläne, für die alle ausgewählten Lernenden derzeit registriert sind.

Wenn mehrere Lernende ausgewählt sind, werden nur Kurse und Schulungspläne angezeigt, in denen alle ausgewählten Lernenden registriert sind. Sie können Kurse und Schulungspläne filtern, indem Sie einen Datumsbereich (Start- und Enddaten), einen Schulungstyp (E-Learning, Veranstaltungsbasierte Schulung oder Schulungsplan), einen Veröffentlichungsstatus (Veröffentlichte Schulung, Unveröffentlichte Schulung, Geplante Schulung oder Beendete Schulung) und Qualifikationen angeben. Alternativ können Sie das Suchfeld für das Feld Name verwenden.

Wählen Sie die relevanten Kurse und Schulungspläne aus. Zum Auswählen aller Kurse und Schulungspläne, die in der aktuellen Ansicht angezeigt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift Name.

 

 

5. Wählen Sie Registrierung aufheben aus, um die Lernenden von den ausgewählten Kursen und Schulungsplänen abzumelden.

Die ausgewählten Lernenden werden aus den entsprechenden Kursen und Schulungsplänen entfernt, Registrierungsanfragen werden storniert, Lernende erhalten Benachrichtigungen über die stornierten Registrierungen und Kalendereinladungen werden gelöscht.

 

 

Registrierung für alle Kurse und Schulungspläne aufheben

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

So melden Sie Lernende von allen ihren Kursen und Schulungsplänen im aktuellen Katalog ab:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift Name.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Anmeldung für alle Kurse und Schulungspläne aufheben aus.

3. Im Dialogfeld Bestätigung wählen Sie OK aus, um die ausgewählten Lernenden von allen Kursen und Schulungsplänen im aktuellen Katalog abzumelden. Sie können auch Abbrechen auswählen, um den Vorgang abzubrechen.

Die ausgewählten Lernenden werden aus den entsprechenden Kursen und Schulungsplänen entfernt, Registrierungsanfragen werden storniert, Lernende erhalten Benachrichtigungen über die stornierten Registrierungen und Kalendereinladungen für veranstaltungsbasierte Schulungen werden gelöscht.

 

 

Zertifikate herunterladen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Gehen Sie wie folgt vor, um Zertifikate für Lernende herunterzuladen:

1. Wählen Sie im Bereich Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Lernenden in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Spaltenüberschrift Name.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Zertifikate herunterladen aus.

3. Sie können den Fortschritt des Zertifikatdownloads unter Benachrichtigungen kontrollieren. Sobald die Zertifikate verfügbar sind, klicken Sie auf den Link, um sie auf Ihr Gerät herunterzuladen.

 

 

Eine Benachrichtigung wird auch angezeigt, wenn für die ausgewählten Lernenden keine Zertifikate vorhanden sind.

Die Zertifikatsarchivdatei enthält für jeden ausgewählten Lernenden einen separaten Ordner. Die heruntergeladenen Zertifikate werden im PDF-Format zur Verfügung gestellt.

 

Externe Schulungsdaten importieren​

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

 

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Schulungsunterlagen, die auf einem Drittsystem gespeichert sind, in Learn365 zu importieren: Sie können sie wahlweise in bestehende Kurse in einem Kurskatalog oder aber als neue Kurse importieren.

Wenn Sie Schulungsunterlagen in einen bestehenden Kurs importieren, wird eine neue Registrierung erstellt, wenn ein Lernender den Kurs bereits abgeschlossen hat. Andernfalls werden Details zum Kursabschluss zu einer aktuellen Registrierung hinzugefügt. Lernende können Registrierungen mit dem jeweils neuesten Abschlussdatum auf der Kurshomepage anzeigen. Alle Registrierungen können im Meine Schulung-Dashboard und in der Aufzeichnung erfasst werden.

So importieren Sie einen externen Schulungsdatensatz für einen einzelnen Lernenden:

1. Wählen Sie im Bereich Benutzer den relevanten Lernenden aus.

2. Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Benutzer die Option Externe Schulungsdaten importieren aus.

3. Füllen Sie im Bereich Externe Schulung importieren die Felder aus:

• Das Feld Kurs ist ein Pflichtfeld. Im Feld Kurs können Sie anfangs die ersten Zeichen eines vorhandenen Kurses im aktuellen Kurskatalog eingeben und diesen dann aus dem Dropdown-Menü auswählen. Alternativ geben Sie den Titel eines neuen Kurses ein. Kurse, die zuvor in Learn365 vorhanden waren, aber gelöscht wurden, sind mit dem Label Gelöscht versehen. Bei importierten Kursen ist das Label Gelöscht nicht vorhanden.
• Das Feld Kurstyp ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie einen bestehenden Kurs im Feld Kurs ausgewählt haben, ist das Feld Kurstyp inaktiv. Wenn Sie den Titel eines neuen Kurses eingegeben haben, müssen Sie den Kurstyp (E-Learning, Veranstaltungsbasierte Schulung) auswählen.
• Das Feld Kategorien ist kein Pflichtfeld. Wenn Sie den Titel eines bestehenden Kurses eingegeben haben, ist das Feld Kategorien inaktiv. Wenn Sie den Titel eines neuen Kurses eingegeben haben, können Sie ihm neue oder bestehende Kategorien zuweisen.
• Das Feld Abschlussdatum ist ein Pflichtfeld. Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Abschlussdatum des Kurses aus. Das heutige Datum ist blau markiert.
• Das Feld WBEs ist kein Pflichtfeld. Hier können Sie die Anzahl der WBEs angeben, die dem Lernenden zuerkannt werden.

   

  

 

4. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.

5. Um für den Lernenden ein Zertifikat für diesen Kurs hochzuladen oder zu generieren, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Unter Zertifikat hochladen klicken Sie auf Hochladen, um ein Zertifikat von Ihrem lokalen Gerät hochzuladen. Die folgenden Formate sind erlaubt: JPEG, BMP, GIF, PNG, PDF.
• Unter oder aus der Zertifikatvorlage erzeugen können Sie die Zertifikatvorlage auswählen, aus der Sie das Zertifikat generieren möchten.

6. Im Feld Ablaufdatum wählen Sie das Datum des Zertifikatsablaufs aus, sofern relevant. Das heutige Datum ist blau markiert. Wenn Sie das Feld ausfüllen, achten Sie darauf, im vorherigen Schritt ein Zertifikat hinzugefügt oder generiert zu haben.

 

 

7. Wählen Sie Speichern aus, um die externen Schulungsunterlagen zu importieren.

 

 

Benutzer aus dem Kurskatalog entfernen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

1. Wählen Sie im Bereich Benutzer die relevanten Benutzer aus.

2. Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Benutzer die Option Benutzer aus dem Kurskatalog entfernen aus.

3. Wählen Sie Benutzer entfernen aus, um die ausgewählten Lernenden aus der Liste Benutzer des aktuellen Katalogs sowie aus allen Kursen und Schulungsplänen im aktuellen Katalog zu entfernen. Alternativ können Sie auch Abbrechen auswählen, um den Vorgang abzubrechen.

Interne und externe Benutzer (Gäste), die aus dem Katalog entfernt und von allen zugehörigen Kursen und Schulungsplänen abgemeldet wurden, können in den Web- und Teams-Apps von Learn365 nach wie vor auf die Startseite des Kurskatalogs zugreifen. Hier können sie alle verfügbaren Kurse und Schulungspläne sowie Diskussionen über Kurse und Schulungspläne in der Learn365-App für Teams anzeigen.

Ein Benutzer kann auch per API aus dem Katalog entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

 

So entfernen Sie die gesamte Gruppe aus dem Kurskatalog:

1. Wenn Sie unter Benachrichtigungen die folgende Benachrichtigung sehen, wählen Sie den Link Details aus.

 

 

2. Auf der geöffneten Seite Details sehen Sie die Benutzer sowie die Gruppen, unter deren Verwendung sie zum Katalog hinzugefügt wurden. Wählen Sie den relevanten Gruppennamen aus.

 

 

3. Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Gruppe aus Kurskatalog entfernen die Option Gruppe entfernen aus.

Der Vorgang hat folgende Auswirkungen:

• Die Registrierung für Kurse und Schulungspläne wird für alle Lernenden aufgehoben, die über diese Gruppe registriert wurden.
• Lernende, die ausschließlich über die Gruppe registriert oder hinzugefügt wurden, werden aus der Liste Benutzer entfernt.
• Lernende, die entweder einzeln oder über eine andere Gruppe hinzugefügt wurden, werden nicht von der Liste Benutzer entfernt und auch nicht von Kursen oder Schulungsplänen abgemeldet.

 

So entfernen Sie Benutzer über das Microsoft 365-Admin Center aus der Gruppe:

Navigieren Sie zu Microsoft 365-Admin Center > Aktive Benutzer > Benutzer löschen. Das Entfernen von Benutzern von der Liste Benutzer erfolgt möglicherweise nicht unmittelbar.

 

Qualifikation zuerkennen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Im Bereich Qualifikation zuerkennen können Katalogadministratoren verfügbare Qualifikationen nach Kategorien filtern, Qualifikationen zuerkennen und optional Datumsangaben für einen Widerruf festlegen.

 

 

So erkennen Sie Benutzern Qualifikationen zu:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spaltenüberschrift Name. Der Bereich Benutzer wird geöffnet.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Qualifikation zuerkennen aus.

3. Füllen Sie die Felder im sich öffnenden Fenster Qualifikation zuerkennen aus:

• Nach Kategorien filtern. Dieses Feld wird angezeigt, wenn mindestens eine Qualifikation im Katalog einer Kategorie zugeordnet ist. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie alle Qualifikationen im Katalog anzeigen möchten. Geben Sie mindestens eine Kategorie ein, um die Qualifikationen zu filtern. Wenn Sie mehrere Kategorien eingeben (z. B. „Management“ und „Kommunikation“), werden Kurse angezeigt, die entweder zur Kategorie „Management“ oder zur Kategorie „Kommunikation“ gehören.
• Das Feld Qualifikationen auswählen ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie die gewünschten Qualifikationen aus einer Dropdownliste aus, die alle Qualifikationen im aktuellen Katalog enthält. Sie können eine Qualifikation nicht mehrfach mit verschiedenen Bewertungsgruppen auswählen.
• Das Feld Datum des Widerrufs ist kein Pflichtfeld. Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Widerrufsdatum für die Qualifikation aus. Das heutige Datum ist blau markiert.

 

 

4. Zum Anzeigen der Lernenden, denen Sie die ausgewählten Qualifikationen zuerkennen werden, wählen Sie die Überschrift Kursteilnehmer, denen die Qualifikation zuerkannt werden soll aus.

Zum Entfernen eines Lernenden können Sie auf das Kreuzsymbol klicken.

Zum Einklappen der Liste klicken Sie auf den Erweiterungspfeil in der Überschrift Kursteilnehmer, denen die Qualifikation zuerkannt werden soll.

 

 

5. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie Gewähren aus, um den ausgewählten Lernenden die Qualifikationen zuzuerkennen.

 

Qualifikation widerrufen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

So widerrufen Sie Qualifikationen von Lernenden:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spaltenüberschrift Name. Der Bereich Benutzer wird geöffnet.

2. Im sich öffnenden Bereich Benutzer wählen Sie Qualifikation widerrufen aus.

3. Im sich öffnenden Bereich Qualifikation widerrufen wählen Sie die zu widerrufenden Qualifikationen aus. Um alle Qualifikationen in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spaltenüberschrift Name.

 

 

4. Zum Anzeigen der Lernenden, deren Qualifikationen Sie widerrufen möchten, wählen Sie die Überschrift Kursteilnehmer, deren Qualifikation widerrufen werden soll aus.

Zum Entfernen eines Lernenden können Sie auf das Kreuzsymbol klicken.

Um die Liste aufzuklappen und die Namen der ausgewählten Lernenden anzuzeigen, klicken Sie auf den Erweiterungspfeil in der Überschrift Kursteilnehmer, deren Qualifikation widerrufen werden soll.

 

 

5. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie Widerrufen aus, um die ausgewählten Qualifikationen der Lernenden zu widerrufen.

 

Benutzerdatensätze löschen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Sie können alle Aufzeichnungen eines Benutzers aus einem individuellen Kurskatalog löschen. Mit dieser Funktion werden alle Informationen und Aufzeichnungen von Aktionen im Katalog für die betreffende Person entfernt. Danach werden ihre Daten nicht mehr in Learn365 gespeichert. Dies ermöglicht es Kunden, dem Recht auf Vergessenwerden nachzukommen.

So löschen Sie Benutzerdatensätze:

1. Wählen Sie in der Liste Benutzer die relevanten Benutzer aus. Um alle Benutzer in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spaltenüberschrift Name.

2. Wählen Sie aus der Dropdownliste Mehr in der oberen Menüleiste die Option Benutzerdatensätze löschen aus.

 

 

3. Wählen Sie im Fenster Bestätigung die Schaltfläche OK aus, um fortzufahren. Alternativ können Sie auch Abbrechen auswählen, um den Vorgang abzubrechen.

4. Wenn Sie den Vorgang bestätigen, geben Sie nachfolgend das Passwort in das Authentifizierungsformular ein.

5. Bestätigen Sie den Löschvorgang erneut durch Auswählen von OK. Alternativ können Sie auch Abbrechen auswählen, um den Vorgang abzubrechen.

Das Löschen von Benutzern hat folgende Auswirkungen:

• Sie werden von der Liste Benutzer entfernt.
• Sie werden von allen Kursen und Schulungsplänen im aktuellen Kurskatalog abgemeldet.
• Ihre Zertifikate werden gelöscht.
• Ihre Fortschritte und die Anzahl der Versuche zum Bestehen von SCORMs/AICCs, Quiz und Lernmodulen werden gelöscht.
• Sie werden nicht im Ergebnisspiegel angezeigt.
• Sie werden nicht in Berichten angezeigt.
• Ihre Qualifikationen werden gelöscht, und die betreffenden Lernenden werden aus der Spalte Zuerkannt von auf der Registerkarte Qualifikationen im Mein Schulungs-Dashboard entfernt.
• Ihre Bewertungen werden nicht in Kurs- oder Schulungsplänen berücksichtigt.
• Die betreffenden Benutzer können jedoch weiterhin Unterlagen aus anderen Katalogen in Mein Schulungs-Dashboard einsehen.