Die Learn365-App in Microsoft Teams und ihre Funktionalität

Einführung in die Learn365-App in Microsoft Teams

Nachdem die Learn365-App zu Microsoft Teams hinzugefügt wurde, bringt sie das gesamte Lernerlebnis in Microsoft Teams.

Benutzer können direkt in Teams Kurse und Schulungspläne finden, absolvieren und verfolgen sowie den KI-gestützten Learn365-Chatbot nutzen, um die Kataloge zu erkunden, auf die sie Zugriff haben. Kurs- und Katalogadministratoren können auf alle gewünschten Verwaltungstools von Microsoft Teams zugreifen.

Wenn die Learn365-App zu Teams hinzugefügt wird, können Benutzer über die App-Navigationsleiste von Teams auf die voll ausgestattete Learn365-App mit den statischen Registerkarten: Home und Chat. zugreifen

Die App bietet jedoch auch integrierte Funktionen für Teams und ermöglicht es beispielsweise, einen Katalog oder eine bestimmte Schulung als Registerkarte eines Teams in Teams hinzuzufügen, sowie Benutzern, eine bestimmte Schulung in Teams-Unterhaltungen zu teilen.

Lernende können auf Probleme und Einschränkungen stoßen, wenn sie versuchen, eingebettete Inhalte oder externe Apps in Lernmodulen anzuzeigen. Weitere Informationen zu Einschränkungen bei der Verwendung der Learn365-App in Microsoft Teams finden Sie in diesem Artikel.

In diesem Leitfaden werden wir die Benutzeroberfläche und Funktionalität der Learn365-App in Microsoft Teams ausführlich beschreiben.

Die Registerkarte Home

Das Menü auf der linken Seite der Registerkarte Home bietet Zugriff auf die folgenden Oberflächen und Funktionen:

• Katalog
• Mein Schulungs-Dashboard
• Linienmanager-Dashboard
• Learn365 Admin Center

Wenn Sie die Learn365-App verlassen und zu ihr zurückkehren, wird Ihnen die Seite angezeigt, die Sie bei Ihrem vorherigen Besuch zuletzt angesehen haben. Wenn Sie jedoch zuletzt das Learn365 Admin Center (mit Ausnahme des Linienmanager-Dashboards), angesehen haben, wird Ihnen bei der Rückkehr die erste Seite angezeigt, die Sie bei Ihrem vorherigen Besuch im Learn365 Admin Center geöffnet hatten. Wenn die letzte Seite, die Sie vor dem Verlassen angesehen haben, das Linienmanager-Dashboard war, wird Ihnen bei der Rückkehr das Linienmanager-Dashboard angezeigt.

Katalog

Der Abschnitt Home > Catalog in der Learn365-App ermöglicht Benutzern, die Kataloge anzuzeigen, auf die sie Zugriff haben, und umfasst alle Funktionen der Schnittstelle der Kurskatalogseite. 

Der Abschnitt Catalog zeigt den Namen des Katalogs sowie alle Kurse und Schulungspläne im ausgewählten Katalog an. In den nachfolgend verlinkten Leitfäden finden Sie weitere Informationen darüber, wie Benutzer nach Kursen und Schulungsplänen suchen und sich dafür registrieren können.

Wenn ein Benutzer nur Zugang zu einem einzigen Katalog hat, wird er automatisch zu diesem weitergeleitet, ohne ihn zuerst auswählen zu müssen.

Benutzer, die Zugriff auf mehrere Kataloge haben, können zwischen diesen wechseln. Wählen Sie dazu im Abschnitt Catalog Change aus und wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Katalog aus oder geben Sie dessen URL ein. Nachdem ein Katalog ausgewählt wurde, verwenden Sie Select, um die Aktion zu bestätigen.

Der ausgewählte Katalog wird im Abschnitt Catalog mit einer Liste aller verfügbaren Kurse und Schulungspläne angezeigt.

Wenn Benutzer nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um einen bestimmten Katalog auszuwählen, wird beim Versuch der Auswahl die Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt. Benutzer können über die Chat Registerkarte nach verfügbaren Schulungen suchen und darauf zugreifen.

Benutzer können die gewünschte Ansicht festlegen. Zur Auswahl stehen Karten-, Listen- und Kalenderansicht. In jeder Ansicht kann der Seitenbereich mit den Schulungsdetails geöffnet und zur Startseite der Schulung navigiert werden. Weitere Informationen zu den verfügbaren Ansichten finden Sie in diesem Artikel.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Kalenderansicht.

Katalogadministratoren können die Einstellungen des Katalogwebparts verwalten, indem sie im Abschnitt Catalog den Link Web part settings auswählen. Änderungen an den Einstellungen des Katalogwebparts werden nur auf den jeweils ausgewählten Katalog angewendet. Weitere Informationen zur Konfiguration von Einstellungen für Katalogwebparts finden Sie in diesem Leitfaden.

Mein Schulungs-Dashboard

Die folgenden Abschnitte der Registerkarte Start bieten Benutzern Zugriff auf dieselben Benutzeroberflächen und Funktionen wie die Webversion des Mein Schulungs-Dashboard:

• Überblick
• Schulung
• Zertifikate
• Qualifikationen
• Zeugnis
• WBEs
• Bestenliste

Im Abschnitt Einstellungen können LMS-Administratoren konfigurieren, welche dieser Abschnitte auf der Registerkarte Start sichtbar sind.

Linienmanager-Dashboard

Die Registerkarte Start > Linienmanager-Dashboard bietet Benutzern Zugriff auf das Linienmanager-Dashboard aus der Learn365-App in Microsoft Teams und umfasst alle Funktionen dieser Benutzeroberfläche.

Wenn Linienmanager das Linienmanager-Dashboard in der Learn365-App in der Microsoft Teams-App zum ersten Mal öffnen, wird die Ansicht Alle Kataloge angezeigt. Wählt ein Linienmanager einen bestimmten Katalog in der Dropdown-Liste aus, wird dieser Katalog beim nächsten Öffnen des Linienmanager-Dashboards geöffnet.  

Wenn die letzte Seite, die ein Linienmanager vor dem Verlassen der Learn365-App angesehen hat, das Linienmanager-Dashboard war, wird beim Zurückkehren zur App das Linienmanager-Dashboard angezeigt.

Learn365 Admin Center

Kurs- und Katalogadministratoren können wie folgt auf das Learn365 Admin Center zugreifen:

• Über den Abschnitt Start > Learn365 Admin Center.
  
   
   

• Über den Abschnitt Start > Katalog.
  
   

   

Wenn Sie das Learn365 Admin Center erstmals öffnen, müssen Sie sich anmelden, um zu bestätigen, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf die Verwaltungstools verfügen. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, wird die Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt. Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie das Learn365 Admin Center auf der Registerkarte Start.

Im Learn365 Admin Center können Sie Kurse und Schulungspläne erstellen, verwalten und löschen, Lernende und Schulungsinhalte verwalten usw.

Die Registerkarte Chat

Über die Registerkarte Chat können Benutzer mit dem Learn365-Chatbot interagieren und Benachrichtigungen erhalten, sofern diese von einem LMS-Administrator aktiviert wurden. Mithilfe bestimmter Befehle können Benutzer Kurse und Schulungspläne in den Katalogen erstellen, finden und verwalten, auf die sie Zugriff haben.

In Microsoft Teams steht der KI-gestützte Chatbot Benutzern über die Registerkarte Chat zur Verfügung. Weitere Informationen dazu, wie Benutzer die KI-gestützte Chatbotfunktionalität nutzen können, finden Sie in diesem Artikel.

Benachrichtigungszustellung

LMS-Administratoren steuern über Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Erweiterte Einstellungen > Benachrichtigungen in Microsoft Teams aktivieren, ob direkte Benachrichtigungen in Microsoft Teams an alle Benutzer in der Organisation gesendet werden. Standardmäßig ist dieser Schalter auf Aus eingestellt. 

Wenn dieser Schalter auf Ein gesetzt ist, erhalten Benutzer Benachrichtigungen auf der Registerkarte Chat der Learn365-Teams-App sowie vom KI-gestützten Learn365-Chatbot. Die Benachrichtigungen werden in Teams zugestellt, unabhängig davon, ob sie durch eine Aktion in der Learn365-Browserversion oder in der Learn365-App in Microsoft Teams ausgelöst wurden. Benutzer erhalten weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen, unabhängig von dieser Einstellung. Informationen dazu, wie LMS-Administratoren diese Option aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel. 

Darüber hinaus setzt dieser Schalter alle alten, individuellen Benutzereinstellungen außer Kraft. 

Benachrichtigungen von Learn365 in Teams können in den Sprachen übermittelt werden, die Learn365 unterstützt.

Benutzer können auswählen, die Unterhaltung mit dem Learn365-Bot stummzuschalten. In diesem Fall werden Benachrichtigungen in der Registerkarte „Learn365 Chat “ zugestellt, ohne den Benutzer durch eine Pop-up-Nachricht oder einen Ton zu benachrichtigen. Um die Unterhaltung stummzuschalten, können Benutzer die drei Punkte neben Learn365 in der Teams-Chat -Seitenleiste auswählen und Mute auswählen.

Je nach Typ können Benachrichtigungen, die in der Learn365-App in Teams übermittelt werden, den Schulungstitel, ein Bild, den Schulungstyp, eine Schulungsbeschreibung, die Schulungs-ID, Datumsangaben, Sitzungsinformationen und/oder relevante Links enthalten. 

Weitere Informationen zu Learn365-Benachrichtigungen finden Sie in diesem Abschnitt des Hilfecenters.

Der Abschnitt Über

Im Abschnitt Über erhalten Benutzer einen kurzen Überblick über die Learn365-Funktionalität, die aktuelle Version, Kontaktinformationen und Schnelllinks zur Learn365-Website, zur Datenschutzrichtlinie und zu den Nutzungsbedingungen. Um den Abschnitt Über zu öffnen, wählen Sie das Drei-Punkt-Symbol oben rechts > Über.

Learn365-Funktionalität als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzufügen

Grundsätzlicher Ablauf

Sie können einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan, einen Katalog und Mein Schulungs-Dashboard als Registerkarten ganz oben in einem Kanal in Teams hinzufügen.

Gehen Sie wie folgt vor, um diese Funktion oben in Ihrem Kanal anzuheften:

1. Wählen Sie das Team aus, dem Sie die Registerkarte hinzufügen möchten, klicken Sie in der Kopfleiste der Registerkarte mit den Links auf das Pluszeichen und fügen Sie die Learn365-App hinzu. Dann suchen Sie die Learn365-App und wählen Sie aus.

2. Nachdem Sie die Learn365-App ausgewählt haben, können Sie konfigurieren, was Sie oben in Ihrem Kanal anheften möchten: eine bestimmte Schulung, einen Katalog oder Mein Schulungs-Dashboard.

3. Konfigurieren Sie die Felder und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Nun steht Ihnen eine bestimmte Schulung, ein Katalog oder ein Dashboard als Chat in Teams zur Verfügung, und alle zugehörigen Optionen sind über ein Team in Microsoft Teams verfügbar.

Schulung anheften

Zum Anheften eines bestimmten Kurses oder Schulungsplans oben in einem Kanal befolgen Sie die im allgemeinen Ablauf beschriebenen Schritte und konfigurieren Sie die Felder wie folgt:

1. Wählen Sie unter View Specific Training aus, um einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan im Team hervorzuheben.

2. Suchen Sie im Feld Schulungstitel oder URL nach dem gewünschten Kurs oder Schulungsplan. Hierzu können Sie die Dropdown-Liste durchgehen, den zugehörigen Titel eingeben oder eine gültige Website-URL aus der Zwischenablage einfügen. Ein Quickinfo über der Schulung informiert Sie, in welchem Katalog sie sich befindet.

3. In das Feld Name der Registerkarte wird automatisch der Titel der ausgewählten Schulung eingetragen. Sie können den Namen der im Team angezeigten Registerkarte ändern.

4. Speichern Sie die Änderungen. Wenn Speichern deaktiviert ist, überprüfen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind.

Katalog anheften

Wenn Sie auf einen Katalog keinen Zugriff haben, können Sie ihn nicht an einen Teams-Kanal anheften.

Um einen bestimmten Katalog oben in einem Kanal anzuheften, befolgen Sie die im general flow beschriebenen Schritte und konfigurieren Sie die Felder wie folgt:

1. Wählen Sie unter View Kurskatalog aus, um einen Katalog im Team hervorzuheben.

2. Suchen Sie im Feld Kurskatalogtitel oder URL nach dem relevanten Katalog, indem Sie in der Dropdown-Liste danach suchen, seinen Titel eingeben oder eine gültige Website-URL einfügen.

3. In das Feld Name der Registerkarte wird automatisch der Titel des ausgewählten Katalogs eingetragen. Sie können den Namen der im Team angezeigten Registerkarte ändern.

4. Speichern Sie die Änderungen. Wenn Speichern deaktiviert ist, überprüfen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind.

Mein Schulungs-Dashboard anpinnen

Um einen bestimmten Katalog oben in einem Kanal anzuheften, befolgen Sie die im general flow beschriebenen Schritte und konfigurieren Sie die Felder wie folgt:

1. Wählen Sie unter View Dashboard aus, um Mein Schulungs-Dashboard im Team hervorzuheben.

2. Das Feld Name der Registerkarte wird automatisch mit dem Standardwert Dashboard ausgefüllt. Sie können den Namen der im Team angezeigten Registerkarte ändern.

3. Speichern Sie die Änderungen. Wenn Speichern deaktiviert ist, überprüfen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind.

Schulung anzeigen

In Microsoft Teams gibt es mehrere Möglichkeiten, Kurse und Schulungspläne anzuzeigen. 

• Suchfeld in Teams

  Gehen Sie wie folgt vor, um einen Kurs oder Schulungsplan über das Suchfeld in Microsoft Teams zu finden:

  1. Geben Sie im Teams-Suchfeld oben Folgendes ein: /Learn365. Dieser Filter beschränkt die Anzeige auf Inhalte aus Learn365.

  2. Wählen Sie im Teams-Suchfeld oben Schulung suchen aus.

  3. Beginnen Sie mit der Eingabe des gewünschten Kurs- oder Schulungsplantitels, und wählen Sie ihn aus. In dieser Ansicht können Sie Informationen zur Schulung sehen und sie starten.

  
   
   

• Der Learn365-Chatbot.
• Schulung-Abschnitt.

Schulungen in einem Team oder Chat teilen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Schulung in einem Team oder Chat zu teilen: 

1. Gehen Sie zu dem Chat, in dem Sie einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan teilen möchten.

2. Klicken Sie auf das Plussymbol und wählen Sie Learn365 in der Liste der Apps aus. Wenn Sie die App nicht in der Liste sehen, geben Sie Learn365 in das Suchfeld ein.

3. Wählen Sie den relevanten Kurs oder Schulungsplan aus der Liste aus, oder beginnen Sie, den Titel in das Suchfeld einzugeben, um die Suche einzugrenzen. Wählen Sie dann den relevanten aus.

Der Kurs oder Schulungsplan wird nun mit Ihren Kollegen geteilt. Diese können Schulung anzeigen auswählen, um die zugehörige Beschreibung auf der Start-Registerkarte zu öffnen.

Gruppenchat über eine Schulung starten

Wenn Sie eine Unterhaltung zu einem bestimmten Kurs oder Schulungsplan starten möchten, muss der Kurs oder Schulungsplan als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzugefügt werden.

Nachdem die Schulung im Teamkanal angeheftet wurde, wird sie als Registerkarte in der oberen Leiste angezeigt. Gleichzeitig wird rechts die Registerkarte Registerkartenkonversation anzeigen verfügbar. Jetzt können Sie und die übrigen Kurs- oder Schulungsplanteilnehmer eine Unterhaltung über den angehefteten Kurs oder Schulungsplan beginnen. Beiträge zu dieser Unterhaltung werden auch im Hauptkanal angezeigt.

Mit Schulungsansprechpartnern in Teams Kontakt aufnehmen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Unterhaltung mit dem Ansprechpartner eines Kurses oder Schulungsplans zu beginnen:

1. Suchen Sie nach der Schulung und öffnen Sie die zugehörige Beschreibung.

2. Wählen Sie im Abschnitt Informationen die Kontaktperson aus, an die Sie sich wenden möchten. Sie werden direkt in Microsoft Teams zu einem Chat mit der Kontaktperson weitergeleitet. Auf diese Weise können Benutzer ganz intuitiv im Kontext von Teams bleiben und so von einem verbesserten Lernerlebnis profitieren.

Benutzer können eine Unterhaltung in Teams mit Schulungskontaktpersonen nur dann starten, wenn diese Microsoft Teams-Benutzer sind.

Beim Multi-Environment-Tenant anmelden

Wenn Sie mehrere Organisationen (Umgebungen) innerhalb eines einzelnen Tenants einrichten, empfehlen wir, nicht denselben Lernende/Lernender zu mehr als einer Organisation (Umgebung) hinzuzufügen. Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen und ihn in einer Umgebung für eine Schulung registrieren, greift der Benutzer nach dem Anmelden in der Learn365-App in Microsoft Teams auf seine Umgebung zu.

Wenn der Benutzer zu mehr als einer Umgebung hinzugefügt wird, greift er nach der Anmeldung auf die erste Umgebung aus der Liste der GET-services/tenants/api/v1/tenant/{{tenantId}}/environment-Antwort zu.