Benutzer im Überblick: Ansicht anpassen, Filter anwenden, Daten exportieren und Benutzerdatensätze löschen

Einführung

Auf der Seite Benutzer im Learn365 Admin Center können Katalogadministratoren Benutzer des aktuellen Katalogs auf unterschiedlichste Weise betrachten und verwalten. Die Spalten auf der Seite können konfiguriert und Filter verwendet werden, damit Administratoren nach Benutzern suchen können, die bestimmten Kriterien entsprechen. Auch Berichte können auf dieser Seite heruntergeladen werden.

Im vorliegenden Leitfaden vermitteln wir einen Überblick darüber, wie Sie die Spalten dieser Seite konfigurieren und Filter auf der Seite Benutzer anwenden, um Benutzer nach ausgewählten Parametern zu unterscheiden, und beschreiben außerdem die Berichte, die auf der Seite Benutzer heruntergeladen werden können.

 

Auf der Seite Benutzer verfügbare Aktionen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Folgende Aktionen sind auf der Seite Benutzer verfügbar:

 

Spalten auf der Seite Benutzer bearbeiten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Die Seite Benutzer enthält Daten über die Benutzer des aktuellen Katalogs, die in Spalten angezeigt werden.

Katalogadministratoren können die Spalten der Liste anpassen, indem sie zwischen den Spalten auswählen, die von einem LMS-Administrator oder einem globalen Microsoft 365-Administrator unter Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Benutzerspalten vordefiniert wurden.

Zum Auswählen, Anpassen oder Bearbeiten der Spalten auf der Seite Benutzer führt der Katalogadministrator die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Learn365 Admin Center im linken Navigationsmenü auf Benutzer.

2. Wählen Sie auf der Seite Benutzer in der Dropdown-Liste Mehr die Option Spaltenansicht bearbeiten aus.

 

edit_view_columns

 

3. Bearbeiten Sie die Spalten im sich öffnenden Menü Einstellungen wie folgt:

  • Wählen Sie die Spalten aus, die auf der Seite Benutzer angezeigt werden sollen. Im Abschnitt Ausgewählte Spalten sind die auf der Seite Benutzer angezeigten Spalten mit einem blauen Häkchen markiert. Um eine Spalte von der Seite Benutzer zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Spalte. Diese Spalte wird dann automatisch in den Abschnitt Alle Spalten verschoben.

Unter Alle Spalten finden Sie weitere Spalten, die zur Anzeige auf der Seite Benutzer ausgewählt werden können. Um eine Spalte auf der Seite Benutzer hinzuzufügen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die ausgewählte Spalte wird automatisch in den Bereich Ausgewählte Spalten verschoben.

 

The_settings_panel

 

  • Ändern Sie die Anzeigereihenfolge der Spalten. Um die Spalten neu anzuordnen, können Sie im Abschnitt Ausgewählte Spalten entweder Spalten per Drag & Drop verschieben oder die Aufwärts- und Abwärtspfeile neben dem jeweiligen Spaltennamen verwenden.
  • Bearbeiten Sie die Titel der ausgewählten Spalten. Zum Ändern des Namens einer Spalte fügen Sie diese zuerst im Abschnitt Ausgewählte Spalten hinzu. Danach können Sie die Änderungen im Feld mit dem Spaltennamen vornehmen.

4. Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie den Bereich schließen möchten, ohne die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf das Schließensymbol.

 

Daten auf der Seite Benutzer filtern

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Daten nach Spalten filtern

Sie können die Informationen auf der Seite Benutzer nach Spalten filtern und die Ergebnisse dann durch Klicken auf Exportieren auf Ihr Gerät herunterladen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten auf dieser Seite zu filtern:

  • Verwenden Sie das Feld Suchen in der Menüleiste. Hier können Sie nach beliebigen Informationen suchen, die in den Spalten angezeigt werden. Dies schließt auch benutzerdefinierte Spalten ein. Sie können beispielsweise nach dem Ort eines Benutzers suchen.
  • Jede Spalte hat eigene Filter mit Auswahlmöglichkeiten.
  • Über das Filtersymbol neben der Spalte Name können Sie ein Suchfeld aufrufen.
  • Klicken Sie auf den Spaltennamen, um die Daten in auf- oder absteigender alphabetischer Reihenfolge (A–Z oder Z–A) oder in auf- oder absteigender numerischer Reihenfolge zu sortieren, oder aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen im Spaltenfilter.
  • In einigen Spalten können Daten nach leeren Werten gefiltert werden. Beispiel: Keine Position. Aktivieren Sie hierzu das entsprechende Kontrollkästchen.

No_job_title_filter.png

 

Sie können Daten auf der Seite auch mithilfe von Filtern in mehreren Spalten gleichzeitig filtern. Beispielsweise könnten Sie Benutzer nach Manager und Land filtern, um Benutzer im Katalog anzuzeigen, die sich in einem bestimmten Land befinden und einem bestimmten Manager unterstellt sind.

 

filtering_users.png

 

Alle Benutzer, denen Zugriff auf den aktuellen Kurskatalog oder einen darin enthaltenen Kurs oder Schulungsplan gewährt wird, werden auf der Seite Benutzer angezeigt.

Benutzer, die für einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan im Kurskatalog direkt registriert wurden, ohne zuvor über die Funktion Benutzer hinzufügen bzw. einladen im Bereich Benutzer zum Kurskatalog hinzugefügt worden zu sein, werden in der Liste Benutzer mit einem speziellen Symbol neben ihrem Namen angezeigticon.png. Solche Benutzer haben nur Zugriff auf den betreffenden Kurs oder Schulungsplan. Dagegen können sie nicht auf die Kurskatalogseite oder andere Kurse und Schulungspläne im Kurskatalog zugreifen.

 

HINWEIS

Der Benutzer wird nicht auf der Seite Benutzer aufgeführt, wenn er sich als Kursadministrator, Sitzungsleiter oder Betreuer für eunen Kurs oder Schulungsplan registriert hat, aber zuvor nicht über die Funktion Benutzer hinzufügen bzw. oder einladen hinzugefügt wurde und im Kurskatalog nicht die Rolle „Lernender“ hat.

 

Wenn der betreffende Benutzer nicht im aktuellen Katalog aufgeführt ist, können Sie über die Kurskatalogauswahl zu einem anderen Katalog wechseln. Sie können nur diejenigen Kataloge anzeigen und auswählen, auf die Sie Zugriff haben.

Die Option Alle Kataloge ist für Katalogadministratoren verfügbar, die zusätzlich die Rolle eines LMS-Administrators, eines globalen Microsoft 365-Administrators oder eines SharePoint-Administrators haben. Die Auswahl Alle Kataloge leitet Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung im Learn365 Admin Center weiter.

Da die Kurskatalogauswahl einen Cachespeicher verwendet, werden möglicherweise Kurskataloge angezeigt, für die Sie keine ausreichenden Berechtigungen mehr haben. In diesem Fall wird Ihnen der Zugang zum Kurskatalog verweigert. Zum Beheben dieses Problems sollten Sie den Cache leeren und die Seite dann neu laden.

 

catalogs_drop-down_list.png

 

Nach Qualifikation filtern

Die Option Nach Qualifikation filtern ermöglicht es Ihnen, Benutzer auf der Seite Benutzer nach ihren jeweiligen Qualifikationen zu filtern.

 

Filter_by_skills.png

 

Wenn Sie auf der Seite Benutzer nach ausgewählten Qualifikationen filtern, enthält das Ergebnis diejenigen Lernenden, die die ausgewählten Qualifikationen im Status Gültig besitzen. Die Lernenden können dabei für Kurse oder Schulungspläne, in denen sie die Qualifikation erworben haben, registriert oder davon abgemeldet sein.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Benutzer nach bestimmten Qualifikationen zu filtern:

1. Durch Klicken auf die Option Nach Qualifikation filtern öffnet sich der Bereich Nach Qualifikation filtern.

2. Aktivieren Sie im Bereich Nach Qualifikation filtern die Kontrollkästchen für die gewünschten Qualifikationen. Sie können das Suchfeld verwenden, um die gewünschten Qualifikationen zu finden (die Suche erfolgt nach Name, Kategorie und Tag).

 

the_skills_panel.png

 

Auf der Registerkarte Ausgewählt finden Sie die Liste der Qualifikationen, die Sie ausgewählt haben. Zum Bearbeiten der Auswahl deaktivieren Sie die Kontrollkästchen derjenigen Qualifikationen, die nicht mehr relevant sind. Um die Kontrollkästchen aller ausgewählten Qualifikationen zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Name.

 

3. Klicken Sie auf Filter, um die Filterauswahl auf die Seite Benutzer anzuwenden.

Die Filterung wird auf der Seite Benutzer übernommen, und es werden nur noch Benutzer angezeigt, die den Kriterien des konfigurierten Filters entsprechen. Sie können das gefilterte Ergebnis durch Klicken auf Exportieren als Excel-Datei auf Ihr Gerät herunterladen. Der heruntergeladene Bericht zeigt Informationen in der Sprache Ihres Browsers an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

Zum Zurücksetzen der Seite Benutzer klicken Sie wahlweise im Bereich Nach Qualifikation filtern oder auf der Seite Benutzer auf Zurücksetzen.

 

Filtern nach Keine Qualifikationen

Bei Auswahl der Option Filtern nach Keine Qualifikationen werden Benutzer angezeigt, die noch nie eine Qualifikation erworben haben oder keine Qualifikationen im Status Gültig besitzen.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um die Option Filtern nach Keine Qualifikation zu verwenden:

1. Klicken Sie auf die Option Nach Qualifikation filtern, um den Bereich Nach Qualifikation filtern zu öffnen.

2. Wählen Sie im sich öffnenden Bereich die Option Filtern nach Keine Qualifikation aus.

Filter_is_by_no_skills.png

 

Die Filterung wird auf der Seite Benutzer übernommen, und es werden nur noch Benutzer angezeigt, die den Kriterien des konfigurierten Filters entsprechen. Sie können das gefilterte Ergebnis durch Klicken auf Exportieren als Excel-Datei auf Ihr Gerät herunterladen.

Der heruntergeladene Bericht zeigt Informationen in der Sprache Ihres Browsers an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

Zum Zurücksetzen der Seite Benutzer klicken Sie wahlweise im Bereich Nach Qualifikation filtern oder auf der Seite Benutzer auf Zurücksetzen.

 

Nach Schulung filtern

Mit der Option Nach Schulung filtern können Sie eine Liste von Lernenden abrufen, die:

  • in keinem Kurs oder Schulungsplan registriert sind oder
  • in bestimmten Kursen oder Schulungsplänen registriert sind.

filter_by_training_on_users_page.png

 

Bei Auswahl von Nach Schulung filtern öffnet sich der Bereich Nach Kursen und Schulungsplänen filtern, der mehrere Filter enthält: Filtern nach Keine Schulung, nach Veröffentlichungsstatus, nach Kurstyp oder nach Zeitraum. Zum Abrufen der Liste mit den relevanten Benutzern übernehmen Sie den entsprechenden Filter oder kombinieren mehrere Filter.

 

Filtern nach Keine Schulung

Klicken Sie auf Filtern nach Keine Schulung, um die Liste derjenigen Benutzer abzurufen, die derzeit nicht in einem Kurs oder Schulungsplan registriert sind.

Die Filterung wird auf der Seite Benutzer übernommen, und es werden nur noch Benutzer angezeigt, die den Kriterien des konfigurierten Filters entsprechen. Sie können das gefilterte Ergebnis durch Klicken auf Exportieren als Excel-Datei auf Ihr Gerät herunterladen. Der heruntergeladene Bericht zeigt Informationen in der Sprache Ihres Browsers an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

 

filtering_by_No_training__2_.png

 

Nach Veröffentlichungsstatus und/oder Schulungstyp filtern

Standardmäßig enthält die Spalte Kurse und Schulungspläne alle Kurse und Schulungspläne des aktuellen Kurskatalogs.

Wenn Sie Benutzer finden wollen, die sich für bestimmte Kurse und Schulungspläne registriert haben, können Sie dies auf folgende Weise oder durch Kombination von Filtern tun:

  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Kurse und Schulungspläne.
  • Verwenden Sie das Suchfeld, um den gewünschten Kurs oder Schulungsplan zu finden. Für die Suche werden Schulungsnamen, Kategorien und Tags geprüft.
  • In der Dropdown-Liste Alle Schulungen können Sie die Liste der Kurse und Schulungspläne durch Filtern nach Veröffentlichungsstatus (Veröffentlicht, Unveröffentlicht, Geplant, Beendet) und Schulungstyp (E-Learning, Veranstaltungsbasierte Schulung oder Schulungsplan) eingrenzen oder Filter kombinieren. Die Standardeinstellung ist Alle Schulungen.

Wenn Filter festgelegt sind, klicken Sie auf Filter, um die Filterung auf der Seite Benutzer anzuwenden. Das gefilterte Ergebnis zeigt nur Benutzer an, die für die über den Filter ausgewählten Kurse und Schulungspläne registriert sind.

Durch Klicken auf Exportieren können Sie die gefilterten Benutzer aus dem Bereich Benutzer auf Ihr Gerät herunterladen. Der heruntergeladene Bericht zeigt Informationen in der Sprache Ihres Browsers an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

 

filtering_on_the_users_page

 

Nach Zeitraum filtern

Gehen Sie wie folgt vor, um Benutzer nach den Kursen und Schulungsplänen zu filtern, für die sie registriert sind und die innerhalb eines bestimmten Zeitraums begonnen haben und noch nicht beendet sind:

1. Wählen Sie im Bereich Nach Kursen und Schulungsplänen filtern die Option Zeitraum aus.

2. Wählen Sie im geöffneten Bereich Zeitraum die Start- und Enddaten aus dem Kalender aus. Das aktuelle Datum im Kalender ist blau markiert.

 

calendar_date_range.png

 

Um den ausgewählten Datumsbereichsfilter zurückzusetzen, klicken Sie auf das Schließensymbol neben dem Filter Zeitraum.

In der Spalte Kurse und Schulungspläne werden die für den ausgewählten Zeitraum gefilterten Kurse und Schulungspläne angezeigt.

Das gefilterte Ergebnis der Kurse und Schulungspläne hängt vom Kurs- und Schulungsplantyp ab. 

 

Für E-Learning-Kurse und Schulungspläne hängt das gefilterte Ergebnis von den Start- und Enddaten des jeweiligen Kurses oder Schulungsplans ab. Eingeschlossen werden Kurse und Schulungspläne, die den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Sowohl das Start- als auch das Enddatum des Kurses oder Schulungsplans liegen innerhalb des festgelegten Zeitraums.
  • Das Startdatum des Kurses oder Schulungsplans liegt innerhalb des angegebenen Zeitraums und das Enddatum ist nicht festgelegt.
  • Das Enddatum des Kurses oder Schulungsplans liegt innerhalb des festgelegten Zeitraums, aber es ist kein Startdatum gewählt.
  • Der Kurs oder Schulungsplan hat weder ein Start- noch ein Enddatum.

Die gefilterten Ergebnisse enthalten keine Kurse und Schulungspläne, die:

  • unveröffentlicht sind,
  • ein Startdatum haben, das zeitlich vor dem Startdatum des Zeitraums liegt, auch wenn das Enddatum innerhalb des Filterzeitraums liegt,
  • ein Startdatum innerhalb des gewählten Zeitraums, aber ein Enddatum außerhalb dieses Zeitraums haben, oder
  • deren Start- und Enddaten außerhalb des Zeitraums liegen.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen hängt das gefilterte Ergebnis von den Start- und Enddaten der Sitzungen (und zwar eigenständiger oder solcher innerhalb von Gruppen) im Kurs ab. Ein Kurs wird in den Ergebnissen zurückgegeben, wenn mindestens eine Sitzung (eigenständige oder Gruppensitzung) im Kurs sowohl Start- als auch Enddaten innerhalb des festgelegten Zeitraums aufweist.

Das gefilterte Ergebnis enthält keine Kurse, die keine eigenständigen Sitzungen oder Sitzungsgruppen mit Sitzungen haben.

3. Wählen Sie unter der Spalte Kurse und Schulungspläne aus der Liste der gefilterten Kurse und Schulungspläne die relevanten Kurse oder Schulungspläne aus, um die Lernenden weiter zu filtern. Zur Auswahl aller Kurse und Schulungspläne aktivieren Sie das Kontrollkästchen Name.

4. Klicken Sie auf Filter.

Die Nutzer werden entsprechend gefiltert. Alle Lernenden, die für die ausgewählten Kurse registriert sind, werden unabhängig von den eigenständigen Sitzungen oder Sitzungsgruppen, für die sie registriert sind, im Bereich Benutzer angezeigt. Dies gilt auch, wenn die Lernenden zwar für den Kurs, aber für keine eigenständige Sitzung oder Sitzungsgruppe registriert sind.

Durch Klicken auf Exportieren können Sie die gefilterten Benutzer aus dem Bereich Benutzer auf Ihr Gerät herunterladen. Der Bericht zeigt Informationen in der Sprache Ihres Browsers an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

 

Nach Schulung und Qualifikation filtern

Im Bereich Nach Kursen und Schulungsplänen filtern können Sie zusätzlich nach Qualifikationen filtern, wenn sie nach Benutzern suchen, die:

  • sich für mindestens einen Kurs oder Schulungsplan registriert haben, für den mindestens eine bestimmte Qualifikation gewährt wird, oder
  • sich für mindestens einen Kurs oder Schulungsplan registriert haben, für den keine Qualifikationen gewährt werden.

Sie verwenden den Filter Qualifikationen im Bereich Nach Kursen und Schulungsplänen filtern wie folgt:

1. Wählen Sie auf der Seite Benutzer die Option Nach Schulung filtern aus.

2. Hierdurch öffnet sich der Bereich Nach Kursen und Schulungsplänen filtern. Wählen Sie hier den Filter Qualifikationen aus.

3. Hierdurch öffnet sich der Bereich Nach Qualifikationen filtern. Wählen Sie hier die gewünschten Qualifikationen aus:

  • Wählen Sie die gewünschten Qualifikationen auf der Registerkarte Qualifikationen aus. Hier werden alle Qualifikationen im aktuellen Kurskatalog aufgelistet.
  • Suchen Sie im Feld Suchen nach den gewünschten Qualifikationen. Die Suche erfolgt nach Name, Kategorie oder Tag. Wählen Sie dann im Suchergebnis die gewünschten Qualifikationen aus.

  • Klicken Sie unten im Bereich auf die Option Filtern nach Keine Qualifikationen. Daraufhin werden Kurse und Schulungspläne angezeigt, für die keine Qualifikation verliehen wird.

Zum Auswählen aller Qualifikationen auf der Registerkarte Qualifikationen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Name.

4. Klicken Sie auf Filter, um Kurse und Schulungspläne entsprechend den festgelegten Qualifikationen zu filtern.

Die gefilterten Kurse und Schulungspläne werden in der Spalte Kurse und Schulungspläne angezeigt.

Das Symbol für den Filter Qualifikationen ist nun blau, d. h., die aufgelisteten Kurse und Schulungspläne sind gemäß einem konfigurierten Filter gefiltert. Sie können nun auf Qualifikationen klicken, um zum Bereich Nach Qualifikationen filtern zurückzukehren.

5. Wählen Sie in der Spalte Kurse und Schulungspläne die Kurse und Schulungspläne aus, um die Benutzer auf der Seite Benutzer weiter zu filtern. Zur Auswahl aller Kurse und Schulungspläne in der Spalte aktivieren Sie das Kontrollkästchen Name.

6. Klicken Sie auf Filter, um die festgelegten Filter auf die Benutzer auf der Seite Benutzer anzuwenden und diejenigen Benutzer anzuzeigen, die sich für die gefilterten Kurse und Schulungspläne registriert haben, für die die im Filter festgelegten Qualifikationen gewährt werden.

Sie können das gefilterte Ergebnis durch Klicken auf Exportieren als Excel-Datei auf Ihr Gerät herunterladen.

 

Nachvollziehen, ob Benutzer auf der Seite Zugriff auf den Kurskatalog haben

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Manchmal sind Benutzer, die auf der Seite Benutzer aufgeführt sind, für einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan im Kurskatalog als Lernende registriert, wurden aber nicht über die Funktion Benutzer hinzufügen bzw. einladen auf der Seite Benutzer zum Kurskatalog hinzugefügt. In diesem Fall hat dieser Benutzer nur Zugriff auf den fraglichen Kurs oder Schulungsplan, aber nicht auf die Kurskatalogseite oder auf andere Kurse und Schulungspläne im Kurskatalog.

Um Benutzer zu kennzeichnen, bei denen dies der Fall ist, weisen solche Benutzer neben ihrem Namen ein Symbol icon.png auf der Seite Benutzer auf.

Der Benutzer wird nicht auf der Seite Benutzer aufgeführt, wenn er nicht zur Seite Benutzer des Kurskatalogs hinzugefügt, sondern nur als Kursadministrator, Sitzungsleiter oder Betreuer dem Kurs oder Schulungsplan hinzugefügt wurde und nicht die Rolle eines Lernenden im Kurskatalog hat.

 

user_added_to_training_only.png

 

Sie können die Benutzer auf der Seite Benutzer danach filtern, ob sie auf den Kurskatalog zugreifen können. Hierzu klicken Sie auf das Filtersymbol neben dem Symbol und wählen dann die gewünschte Option aus: Alle auswählen, Der Benutzer befindet sich im Kurskatalog, Der Benutzer befindet sich nicht im Kurskatalog.

 

filter.png

 

Daten von der Seite Benutzer exportieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Sie können die Daten von der Seite Benutzer mit der Exportfunktion herunterladen. Klicken Sie auf Exportieren, um die Daten aus der aktuellen Ansicht herunterzuladen. Wenn Filter auf der Seite angewendet werden, werden nur die gefilterten Daten heruntergeladen.

Die exportierten Daten werden als Excel-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen. Der Bericht zeigt Informationen in der in Ihrem Browser definierten Sprache an, sofern diese Sprache von Learn365 unterstützt wird. Andernfalls erfolgt die Anzeige der Informationen auf Englisch (USA).

Dieser Bericht ist auch über die Seite Berichte verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

export_from_the_users_page.png

 

Die Funktion „Zurücksetzen“

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Die Funktion Zurücksetzen ermöglicht das Zurücksetzen aller auf die Liste Benutzer angewendeten Filter.

Wenn ein Filter auf der Seite Benutzer angewendet wird, erhalten die Symbole im Bereich des entsprechenden Filters eine blaue Füllung. Zum Zurücksetzen der Filterung klicken Sie auf Zurücksetzen.

the_reset_icon.png

 

Die Berichtsfunktion auf der Seite Benutzer

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Von der Seite Benutzer können Sie die folgenden Berichte herunterladen:

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