Einführung
Damit Learn365 Benachrichtigungen versenden und Räume für Kurssitzungen buchen sowie Einladungen für Microsoft Teams-Besprechungen erstellen kann, muss der Katalogadministrator zuerst die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen dieses Katalogs im Mandanten konfigurieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen konfigurieren, um ein E-Mail-Konto zu verbinden, das zum Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen, zum Buchen von Räumen und zum Erstellen von Besprechungseinladungen verwendet wird, und wie Sie die Verbindung dieses Kontos wieder trennen.
E-Mail-Konto verbinden
Erforderliche Rolle: Katalogadministrator
Gehen Sie wie folgt vor, um ein E-Mail-Konto zu verbinden und die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen zu konfigurieren:
1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen. Die Seite Benachrichtigungen öffnet sich.
2. Auf der Seite Benachrichtigungen klicken Sie in der Menüleiste auf Microsoft 365-Verbindungseinstellungen. Der Konfigurationsbereich Microsoft 365-Verbindungseinstellungen öffnet sich.
3. Im Konfigurationsbereich Microsoft 365-Verbindungseinstellungen aktivieren Sie die Option Berechtigen Sie Learn365, E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, Räume zu buchen und Meeting-Einladungen zu erstellen (Position Ein).
Standardmäßig ist der Schalter deaktiviert. Wenn er auf Ein gesetzt ist, wird der Block Moderne Authentifizierungsmethode angezeigt.
Moderne Authentifizierungsmethode ermöglicht eine sichere Benutzerauthentifizierung und -autorisierung auf Basis von Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory), ohne dass hierfür Benutzeranmeldedaten gespeichert werden müssten. Ferner werden hierdurch auch zeitgemäße Authentifizierungsfunktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ermöglicht.
4. Klicken Sie im Block Moderne Authentifizierungsmethode auf Verbinden.
5. Melden Sie sich mit dem Cloud-basierten Konto an, das Sie zum Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen, zum Buchen von Räumen für Sitzungen und zum Erstellen von Microsoft Teams-Besprechungen verwenden möchten.
Es gelten folgende Lizenzanforderungen für das verbundene Konto:
- Microsoft Exchange Online (Plan 1 oder höher), um Benachrichtigungen zu senden und Räume zu buchen
- Microsoft Teams zum Erstellen von Teams-Besprechungen
Freigegebene Postfächer können nicht als verbundenes Konto verwendet werden.
HINWEIS
Wenn die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen erstmals im Mandanten konfiguriert werden, ist unabhängig von dem Katalog im Mandanten, für den die Einstellungen konfiguriert werden, ein zusätzlicher Schritt durchzuführen, bei dem den beantragten Berechtigungen zugestimmt werden muss. Die Einstellungen der Zustimmungskonfiguration definieren, welche Benutzer Zustimmung erteilen können. Die Zustimmung ist erforderlich, damit Learn365 die folgenden Vorgänge durchführen kann:
- Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen und Terminen an Lernende im Namen des verbundenen Kontos
-
Zugreifen auf Räumlichkeiten, um beim Erstellen von Sitzungen den Sitzungsort festzulegen
- Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Veranstaltungen und Microsoft Teams-Besprechungen im Kalender des verbundenen Kontos
- Anzeigen von Profileckdaten des verbundenen Kontos. Dies ermöglicht das Anzeigen der E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos im Learn365 Admin Center, damit andere Administratoren sehen können, welches verbundene Konto zum Erstellen der Verbindung verwendet wurde.
- Empfangen von Aktualisierungstoken vom Zugriffstoken-Endpunkt der Microsoft-Identitätsplattform, um ein neues Zugriffstoken abzurufen, wenn das vorherige abläuft. Das Aktivieren des Kontrollkästchens Einwilligung im Namen Ihrer Organisation geben hat zur Folge, dass keine erneute Einwilligung angefordert wird, wenn ein anderes Konto in Ihrer Organisation mit Learn365 verbunden wird. Um jedem verbundenen Konto die individuelle Zustimmung zu ermöglichen, empfehlen wir, diese Option nicht zu aktivieren.
Wenn für die Microsoft 365-Verbindungseinstellungen bereits die moderne Authentifizierungsmethode in einem Kurskatalog im Mandanten konfiguriert wurde, werden diese Berechtigungen nur dann angefordert, wenn ein neues Benutzerkonto verbunden wird und die Option Zustimmung im Namen Ihrer Organisation geben durch eine vorherige Konfiguration nicht aktiviert wurde.
Eine zusätzliche Zustimmung kann erforderlich sein, um die Microsoft Graph-API zu nutzen, damit Learn365 Microsoft Teams-Besprechungen für Sitzungen erstellen und buchen kann (ist nur für eine abgelaufene Zustimmung, die eine Aktualisierung benötigt, und auch nur einmalig erforderlich). Beispielsweise läuft eine gegebene Zustimmung ab, wenn Passwörter geändert werden. Klicken Sie auf Zustimmung, um fortzufahren.
6. Die Option Azure Communication Service aktivieren ist für größere Organisationen gedacht, die hohe Anforderungen an Benachrichtigungen stellen. Sie erleichtert das Versenden von Benachrichtigungen unter Verwendung von Azure Communication Service (ACS) als ausgewähltem E-Mail-Anbieter.
Diese Benachrichtigungen stammen von einer festen E-Mail-Adresse, die nicht angepasst werden kann.
Diese Funktion ist nur zugänglich, falls sie für Ihre Organisation aktiviert ist. Anfragen zur Aktivierung richten Sie bitte direkt an Ihren Zensai Customer Success Manager, oder senden Sie eine E-Mail an customersuccess@zensai.com.
HINWEIS
Die Option Schulungssitzungen in Organisationskalender freigeben wird verwendet, um das automatische Freigeben geplanter Kurssitzungen im gemeinsamen Outlook-Kalender einer Organisation zu konfigurieren. Es wird in diesem Artikel beschrieben.
7. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und das Konto zu verbinden.
Das verbundene Konto erhält eine automatisch von Learn365 versandte E-Mail-Nachricht.
HINWEIS
- Wenn die Verbindung zwischen Learn365 und dem verbundenen Konto eines Katalogs aus irgendeinem Grund verloren geht, stellt Ihre Learn365-Anwendung das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen ein. In diesem Fall erhalten Benutzer, die mit diesem Katalog arbeiten, keine Benachrichtigungen mehr von Learn365. Wenn diese Situation eintritt, informiert Learn365 Katalogadministratoren und LMS-Administratoren automatisch per E-Mail darüber, dass die Verbindung zwischen Learn365 und dem Konto wiederhergestellt werden muss.
- Learn365 verwendet für die Bearbeitung von E-Mail-Benachrichtigungen das E-Mail-Zustellverfahren aus Microsoft 365. Wenn Probleme mit der Zustellung auftreten, verweisen Sie Ihren Administrator bitte an den Artikel „Beheben von Unzustellbarkeitsfehlern in Exchange Online“, dem er Tipps zur Lösung dieses Problems entnehmen kann.
E-Mail-Konto trennen
Erforderliche Rolle: Katalogadministrator
Gehen Sie wie folgt vor, um das verbundene E-Mail-Konto zu trennen:
1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen. Die Seite Benachrichtigungen öffnet sich.
2. Auf der Seite Benachrichtigungen klicken Sie in der Menüleiste auf Microsoft 365-Verbindungseinstellungen. Der Konfigurationsbereich Microsoft 365-Verbindungseinstellungen öffnet sich.
3. Klicken Sie im Konfigurationsbereich Microsoft 365-Verbindungseinstellungen auf Trennen und bestätigen Sie den Vorgang.
Sobald Sie das Konto getrennt haben, kann Learn365 Benachrichtigungen und Einladungen erst wieder senden, nachdem Sie erneut eine Verbindung zwischen Learn365 und einem Cloud-basierten Konto hergestellt haben.
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