Freigabe der Kurskatalog-Kalenderansicht im Outlook-Kalender der Organisation ermöglichen

Einführung

Learn365 ermöglicht das automatische Freigeben geplanter Kurssitzungen in einem freigegebenen Outlook-Kalender einer Organisation. Auf diese Weise können Kurssitzungen in einem Kurskatalog direkt in Outlook aus diesem freigegebenen Kalender heraus angezeigt werden. Benutzer, die diesen freigegebenen Kalender neben ihrem eigenen öffnen, können Sitzungen finden, die zu einer für sie günstigen Zeit stattfinden.

In diesem Artikel beschreiben wir die Schritte zur Einrichtung der Kalenderansicht eines Kurskatalogs und ihrer Bereitstellung im freigegebenen Outlook-Kalender einer Organisation.

 

Freigabe aktivieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Gehen Sie wie folgt vor, um Kurssitzungen für einen Outlook-Kalender in einer Organisation freizugeben:

1. Gehen Sie im Learn365 Admin Center im Navigationsmenü zu Katalogeinstellungen und wählen Sie Benachrichtigungen aus.

2. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Benachrichtigungen die Option Microsoft 365-Verbindungseinstellungen aus.

3. Legen Sie im sich öffnenden Konfigurationsbereich Microsoft 365-Verbindungseinstellungen den Wahlschalter Schulungssitzungen in Organisationskalender freigeben auf Ein fest. Daraufhin öffnet sich das Feld E-Mail-Adresse für den freigegebenen Outlook-Kalender.

4. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld E-Mail-Adresse für den freigegebenen Outlook-Kalender ein. Die E-Mail-Adresse kann auch ein freigegebenes Postfach sein.

Weitere Informationen zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs in Exchange Online finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Die E-Mail-Adresse muss sich von derjenigen im Feld Verbundenes Konto angegebenen Adresse unterscheiden. Grund hierfür ist, dass die unter Verbundenes Konto angegebene E-Mail-Adresse bereits verwendet wird, um E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, Räume für Sitzungen zu buchen und Microsoft Teams-Besprechungen für den aktuellen Katalog zu erstellen. Zudem erhält sie persönliche Schulungseinladungen, die im freigegebenen Kalender öffentlich verfügbar würden, wenn diese E-Mail-Adresse auch im Feld E-Mail-Adresse für den freigegebenen Outlook-Kalender stünde.

 

 

Die angegebene E-Mail-Adresse erhält Besprechungsanfragen für Termine im Kurskatalogkalender, wenn beispielsweise eine neue Sitzung hinzugefügt oder eine Sitzung gelöscht oder aktualisiert wird. Sie erhält dagegen keine Benachrichtigungen für Termine, die bereits im Kalender vorhanden waren, bevor Sie die E-Mail-Adresse für den freigegebenen Outlook-Kalender hier eingetragen haben.

 

5. Wählen Sie Speichern aus. Wenn Sie den Vorgang dagegen abbrechen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

 

Zugriff auf Sitzungen in einem freigegebenen Kalender steuern

Nachdem die Kalenderansicht des Kurskatalogs im freigegebenen Outlook-Kalender veröffentlicht wurde, werden alle Sitzungen in diesem Kalender mit einem aktiven Link angezeigt, der das Beitreten zur virtuellen Sitzung in Microsoft Teams erlaubt. Benutzer, die im freigegebenen Kalender auf diesen Link klicken, können der Sitzung in Microsoft Teams beitreten.

Damit nur relevante Personen Sitzungen beitreten, muss die Lobbyfunktion für Microsoft Teams-Besprechungen entsprechend konfiguriert werden. Diese wird über das Microsoft Teams Admin Center verwaltet. Sie können dort Vorgaben für Arten von Besprechungsteilnehmern, die die Lobby umgehen können, wie auch für solche erstellen, die warten müssen, bis sie vom Organisator zur Sitzung zugelassen werden.

Weitere Informationen zur Konfiguration der Microsoft Teams-Besprechungslobby finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Konfigurieren der Microsoft Teams-Besprechungslobby für vertrauliche Besprechungen – Microsoft Teams | Microsoft Learn
• IT-Administratoren: Verwalten von Lobbyoptionen in Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Learn

 

Was passiert, wenn die Freigabe aktiviert wird?

Nach dem Aktivieren der Freigabe der Kalenderansicht des Kurskatalogs im Learn365 Admin Center kann es bis zu 10 Minuten dauern, bis die Synchronisierung des freigegebenen Outlook-Kalenders der Organisation abgeschlossen ist. Sobald die Synchronisierung erledigt ist, können Benutzer die Sitzungen des aktuellen Kurskatalogs im freigegebenen Kalender sehen.

Benutzer können eine Sitzung im freigegebenen Kalender auswählen, um sich die entsprechenden Details anzusehen. Sofern ein Benutzer Zugang zum Kurskatalog hat, kann er die Einladung annehmen. Nach dem Einblenden einer Sitzung findet der Benutzer die folgenden Sitzungsinformationen vor: Kursname, Ort/Besprechungs-URL, Start- und Enddatum der Sitzung und einen Link zur Kursstartseite.

Hat ein Benutzer Zugriff auf den freigegebenen Kalender, aber keinen Zugang zum Kurskatalog, dann kann er die Sitzungsdetails zwar anzeigen, aber nicht zur Kursstartseite navigieren oder die Besprechungseinladung annehmen.

Benutzer, die sich für die Sitzung registriert haben, können auf die Schaltfläche Beitreten klicken, um einer virtuellen Sitzung beizutreten. Wenn die Lobbyfunktion für Teams-Besprechungssitzungen aktiviert ist, können Benutzer, die nicht für eine Sitzung registriert sind, einer Sitzung erst beitreten, nachdem der Organisator ihre Anfrage aus der Besprechungslobby zugelassen hat. Andernfalls können solche Benutzer nach einem Klick auf die Schaltfläche Beitreten einer Sitzung beitreten.

 

 

Welche Informationen werden im freigegebenen Kalender angezeigt?

Die aktuelle Ansicht eines Kurskatalogs in der Kalenderansicht steht solchen Benutzern in der Organisation zur Verfügung, die Zugriff auf den freigegebenen Outlook-Kalender der Organisation haben.

Hat ein Benutzer Zugriff auf den freigegebenen Kalender, aber keinen Zugang zum betreffenden Kurskatalog, dann kann er die Sitzungsdetails zwar anzeigen, aber nicht zur Kursstartseite navigieren oder die Besprechungseinladung annehmen.