Benachrichtigungen: Häufige Probleme

Verschiedene Handlungen und Prozesse innerhalb von Learn365 lösen Benachrichtigungen aus, die an Benutzer (einschließlich Lernende, Sitzungsleiter und Administratoren) gesendet werden. In einigen Fällen kann der Benachrichtigungsablauf durch verschiedene Einstellungen und Anpassungen beeinflusst werden. Dieser Artikel beschreibt die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit Benachrichtigungen.

 

In diesem Artikel

• Benutzer haben die Benachrichtigung Registrierungsbestätigung nicht erhalten
• Benutzer stellen fest, dass sie für eine Sitzung in einem Einzelsitzungskurs registriert sind
• Benutzer haben keine Benachrichtigung zur Zertifikatsablauferinnerung für Zertifikate erhalten, die aus importierten externen Schulungsdaten stammen
• Benutzer erhalten Benachrichtigungen des Typs Zertifikatsablauferinnerung, obwohl sie aus dem Katalog entfernt wurden
• Unerwartete Benutzer im Cc-Feld der Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung
• Benutzer haben den Eindruck, Termineinladungen mehrfach zu erhalten

 

Benutzer haben die Benachrichtigung Registrierungsbestätigung nicht erhalten

Beschreibung: Ein Kurs oder Schulungsplan hat ein Startdatum in der Zukunft und ist zur Veröffentlichung geplant. Benutzer, die für den geplanten Kurs oder Schulungsplan registriert sind, erhalten keine Benachrichtigung zur Registrierungsbestätigung, da die Schulung noch nicht veröffentlicht wurde. Stattdessen erhalten sie am geplanten Veröffentlichungsdatum oder aber dann, wenn ein Kurs- oder Katalogadministrator die Schulung manuell veröffentlicht, die Benachrichtigung Kurs/Schulungsplan hat begonnen.

Wenn sich Benutzer nach der Veröffentlichung für einen Kurs oder Schulungsplan registrieren, erhalten sie die Benachrichtigung Registrierungsbestätigung wie im Ablauf vorgesehen.

 

Benutzer stellen fest, dass sie für eine Sitzung in einem Einzelsitzungskurs registriert sind

Beschreibung: Wenn ein Kurs- oder Katalogadministrator einen Benutzer manuell für einem Kurs des Registrierungstyps Benutzer für eine einzelne Kursveranstaltung anmelden registriert, erhalten sowohl der Benutzer als auch sein Linienmanager (sofern festgelegt) eine Benachrichtigung des Typs Anfrage zur Sitzungsregistrierung. Dem Link in dieser Benachrichtigung können sowohl der Benutzer als auch der Linienmanager folgen und sich für eine Sitzung anmelden.

Es gibt eine Behelfslösung für Linienmanager, um eine Sitzung im Namen registrierter Benutzer auszuwählen.

 

 

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage Anfrage zur Sitzungsregistrierung bearbeiten, um die Standardempfänger zu ändern. Wenn der Katalogadministrator den Benutzer (Lernender) aus dem Feld An löscht, erhält nur der Linienmanager die Benachrichtigung und kann die Registrierung von Untergebenen in Kursen des Registrierungstyps Benutzer für eine einzelne Kursveranstaltung anmelden kontrollieren.

Die Folgen der Bearbeitung einer Vorlage und damit deren Anpassung werden in diesem Artikel beschrieben.

 

Benutzer haben keine Benachrichtigung zur Zertifikatsablauferinnerung für Zertifikate erhalten, die aus importierten externen Schulungsdaten stammen

Beschreibung: Externe Schulungsunterlagen, denen ein Zertifikat beigefügt ist, können in Learn365 importiert werden. E-Mail-Benachrichtigungen, die sich auf Zertifikate und Qualifikationen beziehen, können über die Option Für inaktive Schulung senden in der Benachrichtigungsvorlage deaktiviert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, erhalten Benutzer, die für die betreffende Schulung registriert sind, diese E-Mail-Benachrichtigungen (einschließlich der E-Mail-Benachrichtigung Zertifikatsablauferinnerung) nicht.

Um sicherzustellen, dass Benutzer benachrichtigt werden, wenn ihre Zertifikate für importierte externe Schulungen in Kürze ablaufen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:

1. Die Vorlage Zertifikatsablauferinnerung ist aktiviert.
2. Die Option Für inaktive Schulung senden ist in der Benachrichtigungsvorlage Zertifikatsablauferinnerung auf Ein festgelegt.

In diesem Fall wird der Benutzer entsprechend den Einstellungen unter Erinnerungs-E-Mails verschicken benachrichtigt, wenn seine Zertifikate für importierte externe Schulungen in Kürze ablaufen werden.

 

 

Benutzer erhalten Benachrichtigungen des Typs Zertifikatsablauferinnerung, obwohl sie aus dem Katalog entfernt wurden

Beschreibung: Ein Benutzer hat einen Kurs oder Schulungsplan abgeschlossen und dafür ein Zertifikat erhalten. Nachfolgend wurde der Benutzer aus dem Katalog entfernt, erhält jedoch weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen des Typs Zertifikatsablauferinnerung für die gültigen Zertifikate, die er aus diesem Katalog erhalten hat.

Ursache: Benutzer, die aus einem Katalog entfernt werden, werden inaktiv, ihre Registrierung für sämtliche Kurse und Schulungspläne im Katalog wird aufgehoben, und sie werden aus der Liste Benutzer entfernt. Gleichzeitig jedoch verbleiben ihre Schulungsfortschrittsdaten, verliehenen Qualifikationen und Zertifikate sowie Handlungsaufzeichnungen in Learn365, bis sie gelöscht werden. Inaktive Benutzer erhalten daher weiterhin Benachrichtigungen zu ihren Zertifikaten und Qualifikationen.

Lösung: Wenn Sie vermeiden möchten, dass Benutzer, die aus einem Katalog entfernt wurden, Benachrichtigungen für Zertifikate erhalten, die sie für Kurse und Schulungspläne im Katalog erhalten haben, sollten Sie einen der folgenden Lösungsansätze verwenden:

• Deaktivieren Sie die Ablaufdatumoption des betreffenden gültigen Zertifikats.
• Löschen Sie vor dem Entfernen des Benutzers aus dem Katalog sein gültiges, mit Ablaufdatum versehenes Zertifikat.
• Löschen Sie die Unterlagen des fraglichen Benutzers.

 

Verfahren 1: Deaktivieren Sie die Ablaufdatumoption des betreffenden gültigen Zertifikats

Gehen Sie zum Learn365 Admin Center, öffnen Sie die Seite Schulungsverwaltung, wählen Sie die Schulung aus, für die das Zertifikat vergeben wird, und klicken Sie dann im Schulungsverwaltungsbereich auf Kurseinstellungen/Einstellungen des Schulungsplans verwalten. So gelangen Sie zum Bereich Einstellungen des Schulungskonfigurationsbereichs, wo Sie nun die Option Zertifikatsablauf deaktivieren.

 

 

Verfahren 2: Löschen Sie vor dem Entfernen des Benutzers aus dem Katalog sein gültiges, mit Ablaufdatum versehenes Zertifikat

Zum Anzeigen der gültigen Zertifikate eines Benutzers gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Benutzer und Gruppen, öffnen die Seite Benutzer und wählen den betreffenden Benutzer aus, um den Bereich Benutzer zu öffnen. Dann wählen Sie Fortschritt des Lernenden anzeigen aus und klicken neben der betreffenden Schulung auf Zertifikat anzeigen (Augensymbol), um die zugehörigen Zertifikate zu öffnen und zu prüfen, ob sie ein Ablaufdatum aufweisen.

Für Zertifikate ohne Ablaufdatum sowie bereits abgelaufene Zertifikate werden keine Benachrichtigungen zum Zertifikatsablauf ausgelöst, weswegen es nicht notwendig ist, diese zu löschen.

Wenn für ein gültiges Zertifikat ein Ablaufdatum festgelegt ist, löschen Sie dieses Zertifikat. Zu diesem Zweck klicken Sie auf das rote Kreuzsymbol neben dem Zertifikat. Bestätigen Sie das Löschen durch Klicken auf OK. Das ausgewählte Zertifikat wird gelöscht und der Benutzer erhält keine weiteren Ablaufbenachrichtigungen dafür.

 

 

Verfahren 3: Löschen Sie die Unterlagen des fraglichen Benutzers

Learn365 bietet die Möglichkeit, alle Aufzeichnungen eines ausgewählten Benutzers aus einem Kurskatalog zu löschen. Durch das Löschen aller Aufzeichnungen eines Benutzers werden alle zugehörigen Informationen und Handlungsaufzeichnungen aus dem Kurskatalog entfernt, d. h., diese Daten sind dann nicht mehr im Kurskatalog gespeichert. Nach dem Löschen erhält der Benutzer keine weiteren Benachrichtigungen im Zusammenhang mit diesem Katalog.

 

Unerwartete Benutzer im Cc-Feld der Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung

Beschreibung: Benutzer finden im Feld Cc einer Benachrichtigung unerwartete Empfänger vor. In der Regel betrifft dies die Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung. Informationen über die Ereignisse, die die Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung auslösen, finden Sie in diesem Artikel.

Unerwartete Empfänger können im Feld Cc erscheinen, weil ein ursprünglicher Empfänger der Einladung die Termineinladung an Dritte weitergeleitet hat und dieser Empfänger sie aus der weitergeleiteten Nachricht heraus angenommen hat. Dieses Verhalten liegt außerhalb der Kontrolle von Learn365, da Outlook-Termine durch das Handeln von Empfängern beeinflusst werden können.

 

Benutzer haben den Eindruck, Termineinladungen mehrfach zu erhalten

Beschreibung: Jede Änderung, die an Ort, Start- und Enddatum und -uhrzeit, Zeitzone, Besprechungs-URL oder dem Titel einer Schulung vorgenommen wird, löst das Versenden einer aktualisierten Termineinladung in folgender Weise aus:

• Die Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung wird mit den aktualisierten Informationen erneut per E-Mail versendet.
• Die Benachrichtigung Sitzung aktualisiert (nur für Mobil-App) wird über die Learn365-Mobil-App an Lernende versendet.

 

 

Weitere Informationen zu diesem Szenario finden Sie in diesem Artikel.