Learn365-Abonnement: Aktivieren, Verwalten und Einrichten abonnementbezogener Benachrichtigungen

Einführung

Um mit Learn365 arbeiten zu können, müssen Sie Ihr Abonnement aktivieren.

In diesem Leitfaden beschreiben wir, wie Sie Ihr Learn365-Abonnement aktivieren und verwalten.

 

Aktivierung des Abonnementschlüssels

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator.

Nach erfolgreicher Installation von Learn365 werden Sie zur Seite Informationen über Organisation weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Informationen eingeben und das Abonnement aktivieren sollten. Zum Einstieg benötigen Sie zuerst die Willkommens-E-Mail für Learn365, die Ihren persönlichen Aktivierungsschlüssel enthält.

Wir werden die von Ihnen angegebenen Informationen nutzen, um Ihre Organisation bei Bedarf im Zusammenhang mit Ihrer Learn365-Lösung zu kontaktieren.

1. Auf der Seite Informationen über Organisation geben Sie die erforderlichen Informationen ein:

• Organisation. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein.
  
  
• Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail. Geben Sie die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners für Learn365 in Ihrer Organisation ein.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen als Ausdruck der Einwilligung in die Learn365-Lizenzbedingungen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, ist Learn365 nicht bedienbar, und Sie können den Vorgang nicht fortsetzen.

3. Unter Abonnementtyp auswählen wählen Sie die Option Verwenden eines Aktivierungsschlüssels für ein Learn365-Abonnement aus. Wenn Sie Learn365 über den Azure Marketplace installiert haben, ist der Abschnitt Abonnementtyp auswählen abgeblendet und nicht bedienbar. Fahren Sie in diesem Fall mit Schritt 5 fort.

4. Geben Sie im nachstehenden Feld einen gültigen Aktivierungsschlüssel ein.

5. Wählen Sie Learn365 aktivieren aus.

 

 

Wenn Learn365 aktiviert ist, werden Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung weitergeleitet. Hier können Sie Ihren ersten Katalog erstellen. Der Katalog ist der Ort, an dem Sie Kurse und Schulungspläne erstellen und sie in Ihrer Organisation verfügbar machen.

 

Freemium-Abonnementtarif aktivieren

Nach erfolgreicher Installation von Learn365 werden Sie zur Seite Informationen über Organisation weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Informationen eingeben und das Abonnement aktivieren sollten.

Wir verwenden die Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn wir Ihre Organisation bezüglich Ihres Learn365-Abonnements kontaktieren müssen.

So aktivieren Sie einen Freemium-Abonnementtarif:

1. Auf der Seite Informationen über Organisation geben Sie die erforderlichen Informationen ein:

• Organisation. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein.
  
  
• Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail. Geben Sie die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners für Learn365 in Ihrer Organisation ein.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen als Ausdruck der Einwilligung in die Learn365-Lizenzbedingungen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, ist Learn365 nicht bedienbar, und Sie können den Vorgang nicht fortsetzen.

3. Unter Abonnementtyp auswählen wählen Sie die Option Nutzen Sie ein Learn365 Freemium-Abonnement mit den folgenden Beschränkungen.

4. Wählen Sie Learn365 aktivieren aus.

 

 

Wenn Learn365 aktiviert ist, werden Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung weitergeleitet. Hier können Sie jetzt Ihren ersten Katalog erstellen. Der Katalog ist der Ort, an dem Sie Kurse und Schulungspläne erstellen und sie in Ihrer Organisation verfügbar machen.

 

Die Seite Abonnementinformationen

Wie Sie auf Abonnementinformationen zugreifen und diese verwalten können, hängt von den Ihnen zugewiesenen Berechtigungen ab:

• Globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren können Abonnementinformationen über die folgenden Schritte einsehen und verwalten:
  
  a) Globale Einstellungen > Abonnementinformationen
  b) Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Abonnementinformationen auf Katalogebene

• Katalogadministratoren können Abonnementinformationen auf Katalogebene über Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Abonnementinformationen einsehen (schreibgeschützte Berechtigungen).

Auf der Seite Abonnementinformationen werden Informationen in den folgenden Abschnitten angezeigt:

• Abonnementtarif
• Informationen über Organisation
• Benutzerverwaltung
• Benachrichtigungen Dieser Abschnitt ist nur über Globale Einstellungen für globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren verfügbar.

Die angezeigten Informationen können abhängig davon, wie Sie darauf zugreifen (über Globale Einstellungen oder die Katalogeinstellungen im Learn365 Admin Center), geringfügig anders aussehen.

 

 

Abonnementtarif

Im Abschnitt Abonnementtarif finden Sie die folgenden drei Blöcke: Abonnement, Services, Benutzer.

Unter Abonnement werden die folgenden Details angezeigt:

• Startdatum. Dies ist das Startdatum Ihres Abonnementtarifs.
  
  
• Enddatum. Dies ist das Ablaufdatum Ihres Abonnementtarifs.

Unter Services können Sie die Leistungen anzeigen, die in Ihrem Abonnementtarif enthalten sind. Diese sind durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet. Leistungen, die nicht enthalten sind, sind mit einem grauen Kreuz versehen.

Der Block Benutzer auf der Registerkarte Abonnementtarif enthält das Feld Genutzt/Erworben, das die aktuelle Anzahl aktiver Benutzer sowie die für Ihr Abonnement maximale zulässige Anzahl Benutzer anzeigt. Beispielsweise bedeutet 68/1000, dass Ihr Abonnement 1000 aktive Benutzer zulässt und es derzeit 68 aktive Benutzer gibt.

Wenn Sie Flow365 verwenden, enthält der Block Benutzer noch zwei weitere Felder:

• Learn365 zeigt die aktuelle Anzahl der aktiven Lernenden in Learn365.
• Flow365 zeigt die aktuelle Anzahl aktiver Flow365-Benutzer.

 

 

Informationen über Organisation

Im Abschnitt Informationen über Organisation sind die folgenden allgemeinen Informationen über Ihre Organisation aufgeführt:

• Organisation. Dies ist ein Pflichtfeld. Der Name Ihrer Organisation. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern.
  
  
• Land der Organisation. Dies ist ein optionales Feld. Das Land Ihrer Organisation. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern.
  
  
• Bundesland/Kanton der Organisation. Dies ist ein optionales Feld. Hier sind Bundesland, Kanton, Bundesstaat usw. innerhalb des Landes angegeben, in dem Ihre Organisation ansässig ist. Das Feld ist verfügbar, wenn ein Land mit entsprechenden Untergliederungen ausgewählt ist. Wenn keine Untergliederung ausgewählt ist oder das entsprechende Land keine solchen Untergliederungen aufweist, steht in diesem Feld Bundesland/Kanton auswählen. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern.

Unter Hauptansprechpartner werden Informationen zu dem Konto angezeigt, das als Hauptansprechpartner der Organisation festgelegt ist. In den Feldern Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail werden Details zum Learn365-Hauptansprechpartner in Ihrer Organisation angezeigt.

Wenn der Aktivierungsschlüssel für das Abonnement im Feld Geben Sie einen aktuellen Lizenzschlüssel ein mit einem grünen Rahmen versehen ist, ist das Abonnement aktiviert.

 

 

Unter Informationen über Organisation können LMS-Administratoren verwalten, welche Personen in Ihrer Organisation von Learn365 E-Mails zu kritischen Geschäftsinformationen, kritischen technischen Informationen sowie Informationen zu Neuerungen und Upgrades erhalten. Die Ansprechpartner können jederzeit geändert werden, beispielsweise wenn sich Rollen in Ihrer Organisation ändern. Zum Hinzufügen und Verwalten dieser Kontakte verwenden Sie die Option Ansprechpartner verwalten.

Bei Auswahl von Ansprechpartner verwalten öffnet sich der Bereich Ansprechpartner verwalten. Hier können Sie neue Ansprechpartner hinzufügen oder eine Liste der vorhandenen Ansprechpartner anzeigen und diese bearbeiten und löschen.

 

 

Liste der Ansprechpartner in der Organisation

Alle von der Organisation hinterlegten Ansprechpartner werden oben im Bereich in der Reihenfolge angezeigt, in der sie hinzugefügt wurden. Für jeden Ansprechpartner sind die folgenden Spalten vorhanden:

• Vorname. Zeigt den Vornamen des Ansprechpartners an.
• Nachname. Zeigt den Nachnamen des Ansprechpartners an.
• Telefon. Zeigt die Telefonnummer des Ansprechpartners an.
• E-Mail. Zeigt die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners an.
• Typ. Zeigt den Kontakttyp des Ansprechpartners an.
• Option Löschen. Hierüber können Sie den Ansprechpartner löschen. Die Option ist für den Hauptansprechpartner inaktiv.

 

Zum Hinzufügen von Ansprechpartnern in der Organisation gehen Sie wie folgt vor:

1. Füllen Sie die Felder mit Informationen über die Person aus, die Sie als Ansprechpartner in der Organisation hinzufügen möchten.

• Typ. Dies ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie den Typ des Ansprechpartners in der Dropdownliste aus: LMS-Administrator (für Informationen zu Verlängerungen und Upgrades), Technisch (für kritische technische Informationen) oder Geschäftlich (für kritische Geschäftsinformationen). Standardmäßig ist die Rolle LMS-Administrator vorgewählt.
  
  
• Vorname. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Vornamen des Ansprechpartners ein.
  
  
• Nachname. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Nachnamen des Ansprechpartners ein.
  
  
• Telefonnummer. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie die Telefonnummer des Ansprechpartners ein.
  
  
• E-Mail. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ein.
  
  
• Land des Ansprechpartners. Dies ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie das Land des Ansprechpartners aus. Wenn das Land Untergliederungen (wie Bundesländer oder Kantone) hat, wird das Dropdownmenü Bundesland/Kanton aktiv.
  
  
• Bundesland/Kanton des Ansprechpartners. Dieses Feld wird angezeigt und ist ein Pflichtfeld, sofern das ausgewählte Land Untergliederungen (wie Bundesländer oder Kantone) hat. Wählen Sie die relevante Untergliederung für den Ansprechpartner aus. Wenn das Land keine Untergliederungen hat, wird das Dropdownmenü Bundesland/Kanton ausgeblendet.

2. Durch Aktivieren des Umschalters Zu Hauptansprechpartner machen (Ein) können Sie diesen Kontakt als Hauptansprechpartner festlegen. Die zugehörigen Informationen werden dann auf der Seite Informationen über Organisation sowohl unter Globale Einstellungen als auch in den Katalogeinstellungen angezeigt.

Für eine Organisation können Informationen für bis zu 30 Kontakte hinterlegt werden. Allerdings kann nur einer davon als Hauptansprechpartner festgelegt werden. Wird der Status des Hauptansprechpartners für einen Kontakt aktiviert, dann wird er dem vorherigen Hauptansprechpartner automatisch entzogen.

Standardmäßig ist die Person, die Learn365 in Ihrer Organisation installiert hat, als Hauptansprechpartner festgelegt.

3. Wählen Sie Ansprechpartner hinzufügen aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Der neue Ansprechpartner wird der Liste der Ansprechpartner in der Organisation oben im Bereich hinzugefügt. Ansprechpartner werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie hinzugefügt wurden.

 

Zum Bearbeiten eines Ansprechpartners gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Liste der Ansprechpartner denjenigen aus, den Sie bearbeiten möchten. In den Feldern des angezeigten Bereichs sind die Informationen zum ausgewählten Ansprechpartner eingetragen.

2. Nehmen Sie Änderungen an den gewünschten Feldern vor und stellen Sie ggf. den Umschalter Zu Hauptansprechpartner machen um.

Für eine Organisation können Informationen für bis zu 30 Kontakte hinterlegt werden. Allerdings kann nur einer davon als Hauptansprechpartner festgelegt werden. Wird der Status des Hauptansprechpartners für einen Kontakt aktiviert, dann wird er dem vorherigen Hauptansprechpartner automatisch entzogen.

3. Wählen Sie Aktualisieren aus, um Ihre Änderungen zu speichern. Bei Auswahl von Abbrechen wird der Bereich Ansprechpartner verwalten geschlossen, ohne zu speichern.

 

Zum Löschen eines Ansprechpartners gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Liste der Ansprechpartner denjenigen aus, den Sie löschen möchten. Die Felder im angezeigten Bereich listen die Informationen zum ausgewählten Ansprechpartner auf.

2. Wählen Sie Löschen neben dem Ansprechpartner aus. Die Option ist für den als Hauptansprechpartner festgelegten Kontakt inaktiv.

3. Bestätigen Sie das Löschen. Nach dem Bestätigen des Löschvorgangs wird der Kontakt aus der Liste der Ansprechpartner entfernt.

 

Benutzerverwaltung

Die im Abschnitt Benutzerverwaltung verfügbaren Aktionen können sich abhängig davon unterscheiden, wo Sie die Seite Abonnementinformationen aufgerufen haben (über Globale Einstellungen oder aus den Katalogeinstellungen auf Katalogebene).

Im Abschnitt Benutzerverwaltung in Globale Einstellungen können globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren folgende Schritte durchführen:

• Aufheben der Registrierung von Lernenden für alle Kurse und Schulungspläne. Dies wirkt sich auch auf die Anzahl der Benutzer aus, die das Learn365-Abonnement nutzen.
  
  
• Im Abschnitt Benutzerverwaltung, der über die Katalogeinstellungen zugänglich ist, können Sie einen Bericht erstellen, der alle Lernenden in Learn365 auflistet, die Kurse und Schulungspläne anzeigt, für die sie jeweils registriert sind, und angibt, ob sie über eine Microsoft Entra-Gruppe (vormals Azure Active Directory-Gruppe) registriert wurden. Der Bericht wird als Excel-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Ein Learn365-Abonnement wird automatisch Lernenden zugewiesen, die sich für einen Kurs registriert haben. Das bedeutet, dass alle Lernenden, die sich für einen Kurs registrieren, als Abonnementbenutzer gezählt werden.

Nach dem Aktivieren des Learn365-Abonnements können Sie die Anzahl der Lernenden, die dieses Abonnement nutzen, reduzieren, indem Sie sie von allen Kursen und Schulungsplänen abmelden. Außerdem können Sie einen Bericht erstellen, der eine Liste aller derzeit im Abonnement mitgezählten Lernenden umfasst.

 

So melden Sie Lernende von allen Kursen und Schulungsplänen in Learn365 ab:

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

1. Wählen Sie Learn365 Admin Center > Globale Einstellungen > Abonnementinformationen aus.

2. Wählen Sie den Abschnitt Benutzerverwaltung aus.

3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen derjenigen Lernenden ein, deren Registrierung Sie für alle Kurse und Schulungspläne in Learn365 aufheben möchten.

Wenn Sie die maximale Anzahl an Namen oder E-Mail-Adressen überschreiten, werden die überzähligen Lernenden entfernt, und eine Meldung wird unter dem Feld angezeigt.

 

 

 

4. Wählen Sie Registrierung aufheben aus, um die ausgewählten Lernenden aus allen Kursen und Schulungsplänen abzumelden.

 

 

Bericht zu Lernenden in Learn365 erstellen:

Dieser Bericht listet alle Lernenden in Learn365 auf, zeigt die Kurse und Schulungspläne an, für die sie jeweils registriert sind, und gibt an, ob sie über eine Microsoft Entra-Gruppe (vormals Azure Active Directory-Gruppe) registriert wurden. Der Bericht wird als Excel-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

1. Gehen Sie zu Globale Einstellungen > Abonnementinformationen (für globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren) bzw. zu Learn365 Admin Center > Katalogeinstellungen > Abonnementinformationen (für Katalogadministratoren).

2. Wählen Sie den Abschnitt Benutzerverwaltung aus.

3. Wählen Sie Bericht erstellen aus.

 

 

Benachrichtigungen

Erforderliche Rolle: globaler Microsoft 365-Administrator oder LMS-Administrator.

Abonnementbezogene Benachrichtigungen werden unter Globale Einstellungen > Abonnementinformationen verwaltet.

Im Abschnitt Benachrichtigungen können Sie Benachrichtigungen einrichten, die an Administratoren gesendet werden, wenn das Abonnement abläuft oder die Benutzeranzahl die Höchstwerte Ihres Abonnements überschreitet.

1. Navigieren Sie zu Globale Einstellungen > Abonnementinformationen.

2. Wählen Sie den Abschnitt Benachrichtigungen aus.

3. Stellen Sie den Umschalter E-Mail-Benachrichtigung senden auf Ein.

4. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, um zu definieren, wann Learn365 E-Mail-Benachrichtigungen versenden soll:

• Geben Sie den prozentualen Anteil von Benutzern an, bei dessen Erreichen die Benachrichtigung ausgelöst werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 95, 97 und 99 %.
  
  
• Geben Sie an, wie viele Tage vor Ablauf des Abonnements eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 14, 7 und 1 Tage.
  
  
• Geben Sie an, wie viele Tage nach Ablauf des Abonnements eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 0, 7 und 14 Tage.
  
  
• Geben Sie an, bei welchem prozentualen Nutzungsanteil des monatlichen KI-Kontingents Ihrer Organisation eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 80, 90 und 100 %.

5. Geben Sie im Feld An die Benutzer ein, die die Benachrichtigungen erhalten sollen. Wenn Sie die maximale Anzahl an Namen oder E-Mail-Adressen überschreiten, werden die überzähligen Benutzer entfernt, und eine Meldung wird unter dem Feld angezeigt.

6. Wählen Sie Speichern aus.

 

 

E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch generiert und enthalten, soweit zutreffend, die folgenden allgemeinen Informationen:

• Grund für den Ablauf des Abonnements
• Weitere erforderliche Maßnahmen
• Mandantendomain
• Aktivierungsschlüssel des Abonnements
• Aktuelle Benutzerzahl
• Maximale Benutzerzahl
• Ablaufdatum

 

Abonnement der Learn365-Mobil-App

Wenn Ihre Organisation Learn365 über einen unserer Abonnementtarife (einschließlich Freemium) nutzt, sind die Learn365-Mobil-Apps für iOS und Android im Funktionsumfang der Learn365-Plattform enthalten.

Sie benötigen daher kein separates Abonnement, um die Learn365-Mobil-App zu nutzen. Interne und externe Nutzer können die Learn365-Mobil-App für iOS und Android entweder aus dem Apple App Store oder bei Google Play herunterladen und sich darin in ihrem Konto anmelden, um auf ihren Mobilgeräten auf das Schulungsportal zuzugreifen.

Damit Ihre Benutzer auf die Learn365-Mobil-App zugreifen können, muss ein gültiges Learn365-Abonnement bestehen. Wenn das Abonnement abgelaufen ist, können Benutzer nicht auf die Learn365-Mobil-App zugreifen. Beim Versuch, sich anzumelden, wird eine Fehlermeldung angezeigt (Abonnement nicht gültig).

Beim Aktivieren des Learn365-Abonnements können Sie die Option Offline-Player hinzufügen, damit Lernende Kurse mit der Mobil-App herunterladen können.