Learn365-Abonnement: Aktivieren, Verwalten und Einrichten abonnementbezogener Benachrichtigungen

Einführung

Um mit Learn365 arbeiten zu können, müssen Sie Ihr Abonnement aktivieren.

In diesem Leitfaden beschreiben wir, wie Sie Ihr Learn365-Abonnement aktivieren und verwalten.

Aktivierung des Abonnementschlüssels

Erforderliche Rolle: globaler Administrator von Microsoft 365.

Wenn Learn365 installiert ist, werden Sie zur Seite Organizationsinformationen weitergeleitet. Dort sollten Sie die erforderlichen Informationen eingeben und das entsprechende Abonnement aktivieren. Bevor Sie starten, benötigen Sie die Learn365-Welcome-E-Mail, die Ihren eindeutigen Aktivierungsschlüssel enthält.

Wir werden die von Ihnen angegebenen Informationen nutzen, um Ihre Organisation bei Bedarf im Zusammenhang mit Ihrer Learn365-Lösung zu kontaktieren.

1. Geben Sie auf der Seite Organizationsinformationen die erforderlichen Informationen ein:

• Organisation. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein.
   
• Vorname, Nachname, Telefon, und E-Mail. Geben Sie die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners für Learn365 in Ihrer Organisation ein.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Learn365 Abonnementbedingungen & -konditionen zuzustimmen Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, bleibt Learn365 aktivieren deaktiviert, und Sie können nicht fortfahren.

3. Wählen Sie unter Select Subscription Type die Option Use a Learn365 subscription activation key aus. 

4. Geben Sie im nachstehenden Feld einen gültigen Aktivierungsschlüssel ein.

5. Wählen Sie Learn365 aktivieren aus.

Nachdem Learn365 aktiviert wurde, werden Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung weitergeleitet, wo Sie Ihren ersten Katalog erstellen können. Der Katalog ist der Ort, an dem Sie Kurse und Schulungspläne erstellen und sie in Ihrer Organisation verfügbar machen.

Wenn Ihr Abonnement Perform365 oder Engage365 umfasst, wird durch das Aktivieren des Abonnements automatisch die Installation von Perform & Engage 365 ausgelöst. Die Installation läuft im Hintergrund und ist abgeschlossen, wenn Sie zur Seite Kurskatalogverwaltung weitergeleitet werden. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Perform & Engage settings aus, um zu Perform & Engage 365 zu gelangen. Dort werden Sie aufgefordert, einige Fragen zu beantworten. Danach können Sie Perform & Engage 365 verwenden.

Wenn Ihr Abonnement Automation Center-Services umfasst, wird nach dem Aktivieren des Abonnements im linken Navigationsmenü Automation Center angezeigt. Wählen Sie dies aus, um sich beim Automation Center anzumelden.

Wenn Ihr Abonnement Perform365, Engage365 und/oder Automation Center-Services umfasst, Sie aber nach dem Aktivieren des Abonnements die entsprechenden Elemente im linken Navigationsmenü nicht sehen, wenden Sie sich an Zensai Product Support.

Die Seite Abonnementinformationen

Wie Sie auf Abonnementinformationen zugreifen und diese verwalten können, hängt von den Ihnen zugewiesenen Berechtigungen ab:

• globale Administratoren von Microsoft 365 und LMS-Administratoren können Abonnementinformationen anzeigen und verwalten:
  
  a) Global über Learn365 Admin Center > All catalogs > Administration > Subscription information.
  b) Auf Katalogebene über Learn365 Admin Center > einen Katalog auswählen > Catalog settings > Subscription Information.

• Katalogadministratoren können Abonnementinformationen auf Katalogebene über das Learn365 Admin Center > Katalog auswählen > Katalogeinstellungen > Abonnementinformationen anzeigen (nur Leseberechtigung), aber sie sehen den Abschnitt User Administration nicht. Sie können jedoch den Bericht Users über Learn365 Admin Center > Select a catalog > Reports > Download reports > Users report erstellen, wenn sie Informationen über die Benutzer in einem Katalog sehen möchten.

Auf der Seite Abonnementinformationen werden Informationen in den folgenden Abschnitten angezeigt:

• Abonnementtarif
• Informationen über Organisation
• Benutzerverwaltung
• Benachrichtigungen. Dieser Abschnitt ist nur über globale Einstellungen für globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren verfügbar.

Die angezeigten Informationen unterscheiden sich je nachdem, wo Sie darauf zugreifen (global oder auf Katalogebene), geringfügig.

Abonnementtarif

Im Abschnitt Abonnementtarif finden Sie die folgenden drei Blöcke: Abonnement, Services, Benutzer.

Unter Abonnement werden die folgenden Details angezeigt:

• Startdatum. Dies ist das Startdatum Ihres Abonnementtarifs.
   
• Enddatum. Dies ist das Ablaufdatum Ihres Abonnementtarifs.

Unter Services können Sie die Leistungen anzeigen, die in Ihrem Abonnementtarif enthalten sind. Diese sind durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet. Leistungen, die nicht enthalten sind, sind mit einem grauen Kreuz versehen.

Der Block Benutzer auf der Registerkarte Abonnementtarif enthält das Feld Genutzt/Erworben, das die aktuelle Anzahl aktiver Benutzer sowie die für Ihr Abonnement maximal zulässige Anzahl Benutzer anzeigt. Beispielsweise bedeutet 68/1000, dass Ihr Abonnement 1000 aktive Benutzer zulässt und es derzeit 68 aktive Benutzer gibt.

Wenn Sie Flow365 verwenden, enthält der Block Benutzer noch zwei weitere Felder:

• Learn365 zeigt die aktuelle Anzahl der aktiven Lernenden in Learn365.
• Flow365 zeigt die aktuelle Anzahl aktiver Flow365-Benutzer.

Informationen über Organisation

Im Abschnitt Organisationsinformationen sind die folgenden allgemeinen Informationen über Ihre Organisation aufgeführt:

• Organisation. Das ist ein Pflichtfeld. Der Name Ihrer Organisation. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern. 
   
• Land der Organisation. Dies ist ein optionales Feld. Das Land Ihrer Organisation. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern. 
   
• Bundesland/Kanton der Organisation. Ein optionales Feld. Hier sind Bundesland, Kanton, Bundesstaat usw. innerhalb des Landes angegeben, in dem Ihre Organisation ansässig ist. Das Feld ist verfügbar, wenn ein Land mit entsprechenden Untergliederungen ausgewählt ist. Im Feld wird Bundesland/Kanton auswählen angezeigt, wenn kein Bundesland/Kanton ausgewählt ist oder das entsprechende Land keine Bundesländer/Kantone hat. Sie können diesen Wert aktualisieren und Ihre Änderungen dann speichern.

Unter Hauptansprechpartner werden Informationen zu dem Konto angezeigt, das als Hauptansprechpartner der Organisation festgelegt ist. In den Feldern Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail werden Details zum Learn365-Hauptansprechpartner in Ihrer Organisation angezeigt.

Wenn der Aktivierungsschlüssel des Abonnements im Feld Please enter a valid activation key mit einem grünen Rahmen markiert ist, ist das Abonnement aktiviert.

Unter Organization Information können LMS-Administratoren verwalten, welche Ansprechpartner in Ihrer Organisation E-Mail-Mitteilungen von Learn365 zu kritischen Geschäftsinformationen, kritischen technischen Informationen sowie Informationen zu Verlängerungen und Upgrades erhalten. Die Ansprechpartner können jederzeit geändert werden, beispielsweise wenn sich Rollen in Ihrer Organisation ändern. Zum Hinzufügen und Verwalten dieser Ansprechpartner verwenden Sie die Option Ansprechpartner verwalten.

Bei Auswahl von Ansprechpartner verwalten wird der Bereich Ansprechpartner verwalten geöffnet. Hier können Sie neue Ansprechpartner hinzufügen, eine Liste der vorhandenen anzeigen sowie diese bearbeiten und löschen.

Liste der Ansprechpartner in der Organisation

Alle von der Organisation hinterlegten Ansprechpartner werden oben im Bereich in der Reihenfolge angezeigt, in der sie hinzugefügt wurden. Für jeden Ansprechpartner sind die folgenden Spalten vorhanden:

• Vorname. Zeigt den Vornamen des Ansprechpartners an.
• Nachname. Zeigt den Nachnamen des Ansprechpartners an.
• Telefon. Zeigt die Telefonnummer des Ansprechpartners an.
• E-Mail. Zeigt die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners an.
• Typ. Zeigt den Kontakttyp des Ansprechpartners an.
• Option Löschen. Hierüber können Sie den Ansprechpartner löschen. Die Option ist für den Hauptansprechpartner inaktiv.

Zum Hinzufügen von Ansprechpartnern in der Organisation gehen Sie wie folgt vor:

1. Füllen Sie die Felder mit Informationen über die Person aus, die Sie als Ansprechpartner in der Organisation hinzufügen möchten.

• Typ. Dies ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie den Typ des Ansprechpartners aus der Dropdownliste aus: LMS-Administrator (für Informationen zu Verlängerungen und Upgrades), Technisch (für kritische technische Informationen) oder Geschäftlich (für kritische Geschäftsinformationen). Standardmäßig ist die Rolle LMS-Administrator vorgewählt.
   
• Vorname. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Vornamen des Ansprechpartners ein.
   
• Nachname. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Nachnamen des Ansprechpartners ein.
   
• Telefonnummer. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie die Telefonnummer des Ansprechpartners ein.
   
• E-Mail. Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ein.
   
• Land des Ansprechpartners. Dies ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie das Land des Ansprechpartners aus. Wenn das Land Untergliederungen wie Bundesländer oder Kantone hat, wird das Dropdownmenü Bundesland/Kanton aktiv.
   
• Bundesland/Kanton des Ansprechpartners. Dieses Feld wird angezeigt und ist ein Pflichtfeld, sofern das ausgewählte Land Untergliederungen (wie Bundesländer oder Kantone) hat. Wählen Sie die relevante Untergliederung für den Ansprechpartner aus. Wenn das Land keine Untergliederungen hat, wird das Dropdownmenü Bundesland/Kanton ausgeblendet.

2. Wenn Sie den Umschalter Zu Hauptansprechpartner machen auf Ein stellen, können Sie diesen Kontakt als Hauptansprechpartner festlegen. Die zugehörigen Informationen werden dann auf der Seite Organisationsinformationen sowohl auf globaler als auch auf Katalogebene angezeigt.

Für eine Organisation können Informationen für bis zu 30 Kontakte hinterlegt werden. Allerdings kann nur einer davon als Hauptansprechpartner festgelegt werden. Wird der Status des Hauptansprechpartners für einen Kontakt aktiviert, dann wird er dem vorherigen Hauptansprechpartner automatisch entzogen.

Standardmäßig ist die Person, die Learn365 in Ihrer Organisation installiert hat, als Hauptansprechpartner festgelegt.

3. Select Ansprechpartner hinzufügen, um Ihre Änderungen zu speichern.

Der neue Ansprechpartner wird der Liste der Ansprechpartner in der Organisation oben im Bereich hinzugefügt. Ansprechpartner werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie hinzugefügt wurden.

Zum Bearbeiten eines Ansprechpartners gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Liste der Ansprechpartner denjenigen aus, den Sie bearbeiten möchten. In den Feldern des angezeigten Bereichs sind die Informationen zum ausgewählten Ansprechpartner eingetragen.

2. Nehmen Sie Änderungen an den gewünschten Feldern vor und stellen Sie ggf. den Umschalter Zu Hauptansprechpartner machen um.

Für eine Organisation können Informationen für bis zu 30 Kontakte hinterlegt werden. Allerdings kann nur einer davon als Hauptansprechpartner festgelegt werden. Wird der Status des Hauptansprechpartners für einen Kontakt aktiviert, dann wird er dem vorherigen Hauptansprechpartner automatisch entzogen.

3. Select Aktualisieren, um Ihre Änderungen zu speichern. Wenn Sie Abbrechen auswählen, wird der Bereich Ansprechpartner verwalten geschlossen, ohne zu speichern.

Zum Löschen eines Ansprechpartners gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Liste der Ansprechpartner denjenigen aus, den Sie löschen möchten. Die Felder im angezeigten Bereich listen die Informationen zum ausgewählten Ansprechpartner auf.

2. Select Löschen neben dem Ansprechpartner. Die Option ist für den als Hauptansprechpartner festgelegten Kontakt inaktiv.

3. Bestätigen Sie das Löschen. Nach dem Bestätigen des Löschvorgangs wird der Kontakt aus der Liste der Ansprechpartner entfernt.

Benutzerverwaltung

Die im Abschnitt Benutzerverwaltung verfügbaren Aktionen unterscheiden sich je nachdem, wo Sie die Seite Abonnementinformationen aufgerufen haben (global oder auf Katalogebene).

• Im Abschnitt Benutzerverwaltung auf globaler Ebene können Microsoft 365 globale Administratoren und LMS-Administratoren Lernende für alle Kurse und Schulungspläne abmelden und damit die Anzahl der Benutzer verwalten, die das Learn365-Abonnement nutzen.
• Im Abschnitt Benutzerverwaltung auf Katalogebene können Microsoft 365 globale Administratoren und LMS-Administratoren einen Bericht ausführen, der alle Lernenden in Learn365, die Kurse und Schulungspläne, für die sie registriert sind, sowie die Angabe enthält, ob sie über eine Microsoft Entra-Gruppe registriert wurden. Der Bericht wird als Excel-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Ein Learn365-Abonnement wird automatisch Lernenden zugewiesen, die sich für einen Kurs registriert haben. Das bedeutet, dass alle Lernenden, die sich für einen Kurs registrieren, als Abonnementbenutzer gezählt werden.

Nach dem Aktivieren des Learn365-Abonnements können Sie die Anzahl der Lernenden, die dieses Abonnement nutzen, reduzieren, indem Sie sie von allen Kursen und Schulungsplänen abmelden. Außerdem können Sie einen Bericht erstellen, der eine Liste aller derzeit im Abonnement mitgezählten Lernenden umfasst.

So melden Sie Lernende von allen Kursen und Schulungsplänen in Learn365 ab:

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Administration > Abonnement informationen.

2. Wählen Sie den Abschnitt Benutzerverwaltung aus.

3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen derjenigen Lernenden ein, deren Registrierung Sie für alle Kurse und Schulungspläne in Learn365 aufheben möchten.

Wenn Sie die maximale Anzahl an Namen oder E-Mail-Adressen überschreiten, werden die überzähligen Lernenden entfernt, und eine Meldung wird unter dem Feld angezeigt.

4. Wählen Sie Registrierung aufheben aus, um die Registrierung der ausgewählten Lernenden für alle Kurse und Schulungspläne aufzuheben.

Bericht zu Lernenden in Learn365 erstellen:

Dieser Bericht listet alle Lernenden in Learn365 auf, zeigt die Kurse und Schulungspläne an, für die sie jeweils registriert sind, und gibt an, ob sie über eine Microsoft Entra-Gruppe registriert wurden. Der Bericht wird als Excel-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Administration > Abonnementinformationen (für globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren) oder zu Learn365 Admin Center > Katalog auswählen > Katalogeinstellungen > Abonnementinformationen (für Katalogadministratoren).

2. Wählen Sie den Abschnitt Benutzerverwaltung aus.

3. Wählen Sie Create report. aus

Benachrichtigungen

Erforderliche Rolle: globale Microsoft 365-Administratoren oder LMS-Administratoren.

Abonnementbezogene Benachrichtigungen werden unter Global Settings > Subscription Information. verwaltet

Im Abschnitt Benachrichtigungen können Sie Benachrichtigungen einrichten, die an Administratoren gesendet werden, wenn das Abonnement abläuft oder die Benutzeranzahl die Höchstwerte Ihres Abonnements überschreitet.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Administration > Abonnementinformationen.

2. Wählen Sie den Abschnitt Benachrichtigungen aus.

3. Stellen Sie den Umschalter E-Mail-Benachrichtigung senden auf Ein.

4. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, um zu definieren, wann Learn365 E-Mail-Benachrichtigungen versenden soll:

• Geben Sie den prozentualen Anteil von Benutzern an, bei dessen Erreichen die Benachrichtigung ausgelöst werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 95, 97 und 99 %.
   
• Geben Sie an, wie viele Tage vor Ablauf des Abonnements eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 14, 7 und 1 Tage.
   
• Geben Sie an, wie viele Tage nach Ablauf des Abonnements eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 0, 7 und 14 Tage.
   
• Geben Sie an, bei welchem prozentualen Nutzungsanteil des monatlichen KI-Kontingents Ihrer Organisation eine Benachrichtigung versandt werden soll. Sie können mehrere Werte angeben, die durch Kommata getrennt werden. Voreingestellt sind 80, 90 und 100 %.

5. Geben Sie im Feld An die Benutzer ein, die die Benachrichtigungen erhalten sollen. Wenn Sie die maximale Anzahl an Namen oder E-Mail-Adressen überschreiten, werden die überzähligen Benutzer entfernt, und eine Meldung wird unter dem Feld angezeigt.

6. Select Speichern.

E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch generiert und enthalten, soweit zutreffend, die folgenden allgemeinen Informationen:

• Grund für den Ablauf des Abonnements
• Weitere erforderliche Maßnahmen
• Mandantendomain
• Aktivierungsschlüssel des Abonnements
• Aktuelle Benutzerzahl
• Maximale Benutzerzahl
• Ablaufdatum

Abonnement der Learn365-Mobil-App

Wenn Ihre Organisation Learn365 über einen unserer Abonnementtarife nutzt, sind die Learn365-Mobil-Apps für iOS und Android im Funktionsumfang der Learn365-Plattform enthalten.

Sie benötigen daher kein separates Abonnement, um die Learn365-Mobil-App zu nutzen. Interne und externe Nutzer können die Learn365-Mobil-App für iOS und Android entweder aus dem App Store von Apple oder aus Google Play herunterladen und sich bei ihrem Konto anmelden, um über ihr Mobilgerät auf das Schulungsportal zuzugreifen.

Damit Ihre Benutzer auf die Learn365-Mobil-App zugreifen können, muss ein gültiges Learn365-Abonnement bestehen. Wenn das Abonnement abgelaufen ist, können Benutzer nicht auf die Learn365-Mobil-App zugreifen, und beim Versuch, sich anzumelden, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die darüber informiert, dass das Abonnement nicht gültig ist.

Beim Aktivieren des Learn365-Abonnements können Sie die Option Offline Player hinzufügen, damit Lernende Kurse mit der Mobil-App herunterladen können.