LMS-Konfiguration: allgemeine globale LMS-Einstellungen verwalten

Einführung

Globale Microsoft 365-Administratoren und LMS-Administratoren können die folgenden Konfigurationen im Abschnitt LMS-Konfiguration in Globale Einstellungen verwalten:

• Spalten auf der Seite Benutzer
• Zugriff auf vollständige Informationen der Lernenden
• Kurs-Zielgruppenadressierung
• Integrationskonnektoren (Integrate365, Content365 und Microsoft Viva)
• Währung für interne Kosten
• Einstellungen Linienmanagement
• Neue Funktionen
• Qualifikationsfunktionen
• KI-Funktionen

Diese Einstellungen betreffen alle Kurskataloge im Mandanten. In diesem Leitfaden beschreiben wir diese Konfigurationsverfahren.

 

 

Die Funktionen werden, wenn sie im Vollbildmodus in Ihrem Webbrowser angezeigt werden, in zwei Spalten dargestellt.

 

Spalten auf der Seite Benutzer

Learn365 ermöglicht es Ihnen über den Abschnitt Spalten auf der Seite Benutzer, die auf der Seite Benutzer für alle Kataloge in Ihrem Mandanten angezeigten Spalten zu konfigurieren. Sie können Learn365-Systemspalten anzeigen und ausblenden sowie weitere Spalten hinzufügen, um die Seite anzupassen und zusätzliche relevante Informationen über Ihre Benutzer anzuzeigen.

Die auf der Seite Benutzer standardmäßig angezeigten Spalten sind als Learn365-Systemspalte in der Spalte Beschreibung bezeichnet. Es handelt sich um folgende Spalten: Anzeigename, Der Benutzer befindet sich im Kurskatalog, E-Mail, Position, Manager, Abteilung, Büro, Ort, Land und Firma.

Im Abschnitt Spalten auf der Seite Benutzer können Sie Spalten hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie können die hier angezeigten Informationen auch nach einer beliebigen Spalte sortieren oder im Feld Suchen nach Titeln und Beschreibungen suchen, um die gewünschte Spalte zu finden.

Auf der Seite Benutzer eines Kurskatalogs können Sie die angezeigten Spalten auswählen, ihre Anzeigereihenfolge ändern und ihre Titel bearbeiten.

 

 

So fügen Sie neue Spalten auf der Seite Benutzer hinzu:

 

1. Wählen Sie auf der Seite LMS-Konfiguration die Option Spalten auf der Seite Benutzer aus. Der Bereich Spalten auf der Seite Benutzer öffnet sich.

2. Wählen Sie Spalte hinzufügen aus. Der Konfigurationsbereich Spalte hinzufügen öffnet sich.

 

 

3. Füllen Sie die Felder im Bereich Spalte hinzufügen aus:

• Titel. Geben Sie den Namen der Spalte ein. Dies ist ein Pflichtfeld. Zum Suchen einer bestimmten Spalte können Sie deren Titel vollständig oder teilweise in das Feld Suchen eingeben.
  Typ. Wählen Sie den gewünschten Datentyp für die Spalte in der Dropdownliste aus. Nach dem Erstellen kann der Datentyp nicht mehr geändert werden. Dies ist ein Pflichtfeld.
  Der Standarddatentyp ist Zeichenfolge (zeigt die Informationen als Textzeichenfolge an, z. B. eine Position). Die anderen Datentypen sind Boolesch (der Wert kann entweder Ja oder Nein sein), Zahl (numerisch) und Datum (Datumsformat).
• Beschreibung. Geben Sie die Spaltenbeschreibung ein. Die Beschreibung wird nur in der Spalte Beschreibung im Bereich Spalten auf der Seite Benutzer angezeigt. Zum Suchen einer bestimmten Spalte können Sie deren Beschreibung vollständig oder teilweise in das Feld Suchen eingeben.
• Sichtbarkeit. Aktivieren Sie die Option (Ein), um diese Spalte auf der Seite Benutzer in allen Kurskatalogen anzuzeigen.

4. Wählen Sie Speichern aus, um die Eingaben zu speichern. Alternativ können Sie Abbrechen auswählen, um die Änderungen zu verwerfen.

 

So bearbeiten Sie eine Spalte auf der Seite Benutzer:

1. Wählen Sie auf der Seite LMS-Konfiguration die Option Spalten auf der Seite Benutzer aus. Der Bereich Spalten auf der Seite Benutzer öffnet sich.

2. Wählen Sie die Spalte aus, an der Sie Änderungen vornehmen möchten. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

3. Wählen Sie Spalte bearbeiten aus. Der Konfigurationsbereich Spalte bearbeiten öffnet sich.

4. Die verfügbaren Optionen hängen davon ab, wie die Spalte erstellt wurde.

 

Für Learn365-Systemspalten gilt:

• Die Felder Titel, Typ und Beschreibung können nicht bearbeitet werden.
• Aktivieren Sie die Option Sichtbarkeit (Ein), um diese Spalte auf der Seite Benutzer in allen Kurskatalogen anzuzeigen.
• Aktivieren Sie die Option Benutzerdefinierte Synchronisierung (Ein), um die Bearbeitung von Daten in dieser Spalte einzuschalten. Nach dem Aktivieren synchronisiert Learn365 die Daten nicht mehr zu Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory), und Sie können diese Spalte aus Ihrer eigenen Datenquelle befüllen. Der Umschalter Benutzerdefinierte Synchronisierung ist für alle als Learn365-Systemspalte gekennzeichneten Spalten verfügbar. Hiervon ausgenommen sind lediglich die Spalten Der Benutzer befindet sich im Kurskatalog und Manager.

 

 

Für benutzerdefinierte Spalten, die von Administratoren in Ihrer Organisation erstellt wurden, gilt:

Die Felder Titel, Beschreibung und Sichtbarkeit können bearbeitet werden, das Feld Typ hingegen nicht.

 

 

5. Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu übernehmen, oder Abbrechen, um den Bereich zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

 

So löschen Sie eine Spalte auf der Seite Benutzer:

1. Wählen Sie auf der Seite LMS-Konfiguration die Option Spalten auf der Seite Benutzer aus. Der Bereich Spalten auf der Seite Benutzer öffnet sich.

2. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie löschen möchten. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

3. Wählen Sie Spalte löschen aus. Learn365-Systemspalten können nicht gelöscht werden.

4. Über eine Bestätigungsmeldung werden Sie informiert, dass die Spalte und alle darin enthaltenen Informationen aus Learn365 gelöscht werden. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

Zugriff auf vollständige Informationen der Lernenden

Learn365 ermöglicht das Steuern des Zugriffs auf bestimmte Details zu den Schulungsaktivitäten der Lernenden. Dies kann aufgrund der Datenschutzanforderungen Ihrer Organisation relevant sein.

Im Abschnitt Zugriff auf vollständige Informationen der Lernenden können Sie den Zugriff für Linienmanager und Kursadministratoren auf die folgenden Angaben zu Lernenden beschränken:

Weitere Informationen darüber, wie der Zugriff von Linienmanagern und Kursadministratoren auf die Informationen von Lernenden beschränkt werden kann, finden Sie in diesem Artikel.

 

 

Kurs-Zielgruppenadressierung

Kurse und Schulungspläne können auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet werden, d. h., nur diese Zielgruppe kann darauf zugreifen. Diese Funktion kann über die Option Kurs-Zielgruppenadressierung in den globalen Einstellungen von Learn365 für alle Kurskataloge in Ihrem Mandanten aktiviert werden.

Standardmäßig ist die Funktion Kurs-Zielgruppenadressierung deaktiviert. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden verschiedene Filter auf Kurse und Schulungspläne basierend auf Benutzerberechtigungen angewendet. Dies kann eine geringfügige Leistungseinbuße Ihrer Kurskataloge zur Folge haben.

Wenn die Option Kurs-Zielgruppenadressierung deaktiviert ist (Aus), kann jeder Benutzer, der Zugang zu einem Katalog hat, alle zugehörigen Kurse und Schulungspläne unabhängig von den Einstellungen zur Zielgruppenadressierung einzelner Kurse und Schulungspläne anzeigen. Die Zielgruppeneinstellungen für einzelne Kurse und Schulungspläne bestimmen dagegen, ob Benutzer auf die Schulung zugreifen und sich registrieren können.

Wenn die Option Kurs-Zielgruppenadressierung auf Ein festgelegt ist, können Benutzer nur solche Kurse und Schulungspläne sehen, zu deren Zielgruppen (soweit vorhanden) sie innerhalb der Kurskataloge gehören. Wenn die Zielgruppenadressierung nicht auf einzelne Kurse oder Schulungspläne angewendet wird, kann jeder im Katalog auf die Schulung zugreifen und sich dafür registrieren. Die Zielgruppe wird beim Erstellen oder Bearbeiten einzelner Kurse und Schulungspläne konfiguriert.

Informationen darüber, wie Schulungszielgruppen und die Kurs-Zielgruppenadressierung funktionieren, finden Sie in diesem Artikel.

 

 

Integrationskonnektoren (Integrate365, Content365 und Microsoft Viva)

Das Integrieren von Learn365 mit anderen Anwendungen und Datenquellen ermöglicht es, dass alle Lerninhalte in Ihrer Organisation über eine einzige Oberfläche aufgefunden werden können. Je nach Plattform können Konnektoren verwendet werden, um Daten zu empfangen und/oder zu senden.

Nachstehend erfahren Sie mehr darüber, wie Learn365 sich mit anderen Anwendungen und Datenquellen integrieren lässt.

 

Integrate365

• Integration mit einem HRIS

Content365

• Integration mit Go1
• Integration mit LinkedIn Learning
• Integration mit OpenSesame

Microsoft Viva

• Integration mit Microsoft Viva Learning

 

 

Währung für interne Kosten

Im Abschnitt Währung für interne Kosten können Sie die Währung konfigurieren, die verwendet wird, um die internen Kosten für veranstaltungsbasierte Schulungen zu registrieren.

 

 

So legen Sie die Währung fest oder ändern sie:

1. Auf der Seite LMS-Konfiguration wählen Sie Währung für interne Kosten aus. Der Bereich Währung für interne Kosten öffnet sich.

2. Wählen Sie die gewünschte Währung in der Dropdownliste Währung aus.

 

 

3. Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf Speichern.

Sie können eine Zusammenfassung der internen Kosten über die Learn365-API abrufen.

Zum Erstellen von Berichten können Sie Microsoft Power BI verwenden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

Einstellungen Linienmanagement

Im Abschnitt Einstellungen Linienmanagement können Sie den Zugriff Ihrer Linienmanager und den Umfang der im Linienmanager-Dashboard verfügbaren Funktionen konfigurieren.

So konfigurieren Sie die Einstellungen für das Linienmanagement:

1. Auf der Seite LMS-Konfiguration wählen Sie Einstellungen Linienmanagement aus. Der Bereich Einstellungen Linienmanagement öffnet sich.

2. Konfigurieren Sie die gewünschten Optionen.

 

 

• Linienmanager-Dashboard anzeigen. Ermöglicht Ihnen das mandantenweite Verwalten des Links zum Linienmanager-Dashboard über Mein Schulungs-Dashboard.
  Wenn die Option aktiviert ist (Ein), sehen Benutzer mit Linienmanager-Berechtigungen den Link Linienmanager-Dashboard in Mein Schulungs-Dashboard und haben Zugriff auf das Linienmanager-Dashboard im Learn365 Admin Center.
  Ist die Option deaktiviert (Aus), dann wird Benutzern mit Linienmanager-Berechtigungen kein Link zum Linienmanager-Dashboard in Mein Schulungs-Dashboard angezeigt, und sie haben keinen Zugriff auf das Linienmanager-Dashboard im Learn365 Admin Center. Die Option Registrierungen und Schulungsverlauf verwalten im Bereich Einstellungen Linienmanagement wird automatisch deaktiviert.

• Registrierungen und Schulungsverlauf verwalten. Hier können Linienmanager die Registrierung von Lernenden und deren Aufhebung sowie Qualifikationen verwalten und externe Schulungsunterlagen über das Linienmanager-Dashboard importieren. Die Option Registrierungen und Schulungsverlauf verwalten wird automatisch deaktiviert, wenn die Option Linienmanager-Dashboard anzeigen auf Aus festgelegt wird.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen durch Klicken auf Speichern, oder wählen Sie Abbrechen aus, um den Bereich zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

 

Neue Funktionen

Der Abschnitt Neue Funktionen beschreibt etwaige neue oder in Kürze erscheinende Funktionen in Learn365. Hier können Sie diese Funktionen im Vorschaumodus für Testzwecke aktivieren.

 

 

Qualifikationsfunktionen

 

Im Abschnitt Qualifikationsfunktionen können Sie festlegen, ob es Lernenden möglich sein soll, ihre eigenen Qualifikationen zu bewerten. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert.

1. Auf der Seite LMS-Konfiguration wählen Sie Qualifikationsfunktionen aus. Der Bereich Qualifikationsfunktionen öffnet sich.

2. Konfigurieren Sie die gewünschten Optionen.

• Aktivieren Sie die Funktion Selbstbewertung von Qualifikationen ermöglichen (Ein), damit Lernende eigene Qualifikationen hinzufügen und sie über Mein Schulungs-Dashboard bewerten können. Sofern keine Genehmigung des Linienmanagers erforderlich ist, werden diese Qualifikationen der Lernhistorie des Lernenden mit dem Status Gültig hinzugefügt.
• Wenn die Funktion Selbstbewertung von Qualifikationen ermöglichen aktiviert ist, können Sie optional wählen, ob Linienmanager die Selbstbewertung von Lernenden genehmigen müssen. Hierzu konfigurieren Sie den Umschalter Genehmigung des Linienmanagers für die Selbstbewertung von Qualifikationen erfordern entsprechend.
• Wenn der Umschalter Zielqualifikationen und Qualifikationslücke aktiviert ist (Ein), können LMS-Administratoren Zielqualifikationen definieren, Linienmanager können Qualifikationslevel und -lücken ihrer Untergebenen im Linienmanager-Dashboard anzeigen, und Lernende können ihre Qualifikationsübersicht und das zugehörige Diagramm im Abschnitt Qualifikationen von Mein Schulungs-Dashboard einsehen.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen durch Klicken auf Speichern, oder wählen Sie Abbrechen aus, um den Bereich zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

Informationen darüber, wie Lernende ihre Qualifikationen selbst bewerten können, finden Sie in diesem Artikel.

Informationen über den Genehmigungsflow für die Selbstbewertung von Qualifikationen für Linienmanager finden Sie in diesem Artikel.

Einen Überblick über den Prozess zur Selbstbewertung von Qualifikationen, einschließlich der Aktionen, die von Lernenden wie auch von Linienmanagern durchgeführt werden, finden Sie in diesem Artikel.

Informationen zu Zielqualifikationen und Qualifikationslücken finden Sie in diesem Artikel.

 

 

KI-Funktionen

Administratoren, die Inhalte mit KI-Unterstützung erstellen wollen, müssen KI-gestützte Funktionen aktivieren.

Administratoren können auch bei aktivierter KI-gestützter Assistenzfunktion ihre regulären (d. h. nicht KI-gestützten) Verfahren zur Inhaltserstellung nutzen.

1. Auf der Seite LMS-Konfiguration wählen Sie KI-Funktionen aus. Der Bereich KI-Funktionen öffnet sich.

2. Konfigurieren Sie die gewünschten Optionen.

• Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen KI-Änderung der Zensai-Bedingungen akzeptieren aktiviert ist. Weitere Informationen über die Methoden, die Learn365 zur Datenverwaltung, zur Gewährleistung der Privatsphäre und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit im Kontext KI-gestützter Funktionen nutzt, finden Sie in diesem Artikel.

• In Microsoft Teams ist der reguläre Chatbot die Chatbot-Standardoption. Er steht Benutzern über die Registerkarte Chat zur Verfügung. Ist dagegen der KI-gestützte Chatbot aktiviert, so wird er zum einzigen verfügbaren Chatbot für Benutzer. Aktivieren Sie die Funktion Chatbot in Microsoft Teams, indem Sie den Umschalter auf Ein setzen.

• Aktivieren Sie die Funktion Inhaltserstellung, indem Sie den Umschalter auf Ein setzen. In diesem Fall können Administratoren Inhalte in Learn365 mithilfe von KI generieren.

• Mit der aktivierten Funktion Inhaltserstellung können Sie die Erstellung von Inhalten aus Videos ermöglichen. Hierzu stellen Sie den Umschalter Inhalte aus Videos generieren auf Ein.

 

 

3. Wählen Sie Speichern aus. Um den Vorgang abzubrechen, wählen Sie Abbrechen aus.