Die Seite „Schulungsverwaltung“ und ihre Funktionen

Einführung

Die Seite Schulungsverwaltung im Learn365 Admin Center vermittelt einen Überblick über alle Kurse und Schulungspläne im ausgewählten Katalog, Möglichkeiten zum Erstellen oder Importieren von Schulungen und verschiedene Optionen zur Schulungsverwaltung.

In diesem Leitfaden beschreiben wir die Seite Schulungsverwaltung und ihre Funktionen, einschließlich der Filter- und Sortieroptionen, der Ansichten Warteliste, Anfrage(n) für Sitzungen, Genehmigung ausstehend und Schulungsbereitstellung sowie das Importieren von Kursen aus Go1, LinkedIn Learning und OpenSesame. Über die Seite Schulungsverwaltung lassen sich die Bereiche Kursverwaltung und Schulungsplanverwaltung aufrufen, die Zugriff auf verschiedene Optionen für die Schulungsverwaltung bieten.

 

Die Seite Schulungsverwaltung im Überblick

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator

Standardmäßig öffnet sich die Seite Schulungsverwaltung im Learn365 Admin Center:

• Katalogadministratoren erhalten einen Überblick über alle Kurse und Schulungspläne im aktuellen Kurskatalog. Hier können Katalogadministratoren auf alle Optionen zur Schulungsverwaltung zugreifen, einschließlich Erstellen, Importieren und Verwalten von Schulungen sowie Filtern und Sortieren der Informationen auf der Seite.

• Kursadministratoren erhalten einen Überblick über ihre eigenen Kurse und Schulungspläne. Hier haben Kursadministratoren begrenzten Zugang zu Schulungsverwaltungsoptionen, der neben dem Verwalten von Schulungen auch die Möglichkeit bietet, Informationen auf der Seite zu filtern und zu sortieren.

 

Die Seite Schulungsverwaltung ermöglicht es Katalogadministratoren, neue Kurse und Schulungspläne zu erstellen, Kurse aus Go1, LinkedIn Learning und OpenSesame zu importieren und alle Kurse und Schulungspläne im aktuellen Katalog anzuzeigen.

Katalogadministratoren sehen auf der Seite Schulungsverwaltung im Learn365 Admin Center ein Warnbanner, falls das Limit für den Katalog in Kürze erreicht wird oder bereits erreicht wurde. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen in Bezug auf Schulungslimits finden Sie in diesem Artikel.

Die Symbole neben Kursen und Schulungsplänen geben den Schulungstyp an:

• (Monitorsymbol) wird für E-Learning-Kurse sowie für Kurse angezeigt, die aus Go1, LinkedIn Learning und OpenSesame importiert wurden.
• (Symbol des Monitors mit Person davor) wird für veranstaltungsbasierte Kurse angezeigt.
• (Ordnersymbol) wird für Schulungspläne angezeigt.

Informationen werden in den folgenden Spalten dargestellt:

• Titel. Zeigt den Titel des Kurses oder Schulungsplans an.
  
  
• Diese Schulung ist auf „Nicht im Kurskatalog anzeigen“ eingestellt. Zeigt an, ob der Kurs oder Schulungsplan im Katalog für Benutzer sichtbar ist (es wird kein Symbol angezeigt) oder ausgeblendet wird (Augensymbol). Sie können diese Spalte zum Sortieren verwenden und ihren Inhalt filtern. Die Sichtbarkeit eines Kurses oder Schulungsplans wird über die Option Im Kurskatalog anzeigen im Abschnitt Einstellungen des Bereichs zur Schulungskonfiguration gesteuert.

   

• Kurs-/Schulungsplanfortschritt Klicken Sie auf das Balkendiagrammsymbol neben einem Kurs oder Schulungsplan, um den Fortschrittsbereich zu öffnen.

   

• Registriert. Zeigt die Anzahl der Benutzer an, die derzeit für den Kurs oder Schulungsplan registriert sind.
  
  
• Abgeschlossen. Zeigt die Anzahl der Benutzer an, die den Kurs oder Schulungsplan abgeschlossen haben.
  
  
• Überfällig. Zeigt die Anzahl der Benutzer an, die den Kurs oder Schulungsplan bis zum Fälligkeitsdatum nicht abgeschlossen haben oder ihn erst nach dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen haben.
  
  
• Status. Zeigt den aktuellen Status des Kurses oder Schulungsplans an. Mögliche Statuswerte sind:

• • Veröffentlicht. Die Schulung ist veröffentlicht und aktuell.
  • Unveröffentlicht. Die Schulung ist nicht veröffentlicht.
  • Geplant. Die Schulung ist veröffentlicht, und ihr Startdatum liegt in der Zukunft.

• Kategorie. Zeigt die zugewiesenen Kategorien für den Kurs oder Schulungsplan an. Sie können diese Spalte zum Sortieren verwenden und ihren Inhalt filtern.

• Quelle des importierten Inhaltspakets (Wolkensymbol). Diese Spalte wird nur angezeigt, wenn die Integration von Go1, LinkedIn Learning oder OpenSesame eingerichtet wurde und Kurse aus der angegebenen Quelle in Learn365 importiert wurden. Die Quelle des importierten Inhaltspakets für importierte Kurse kann am entsprechenden Markensymbol identifiziert werden.

 

• Durchschnittliche Bewertung (Sternsymbol). Zeigt die durchschnittliche Bewertung des Kurses oder Schulungsplans (auf eine Dezimalstelle genau) auf Grundlage aller erhaltener Bewertungen an, die nicht ausgeblendet sind. Ausgeblendete Bewertungen werden hier nicht bei der Berechnung berücksichtigt, aber sind in der Gesamtzahl der Bewertungen für den Kurs oder Schulungsplan enthalten. Sie können die Informationen auf der Seite nach dieser Spalte sortieren.

   

• Anzahl der Benutzer, die diesen Kurs oder Schulungsplan zu ihren Favoriten hinzugefügt haben (Herzsymbol). Zeigt die Anzahl der Lernenden an, die diesen Kurs oder Schulungsplan derzeit als Favorit ausgewählt haben. Dieser Wert wird auch angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf eine Zahl zeigen (Aktuelle Favoriten). Außerdem wird die Anzahl der Lernenden angezeigt, die diesen Kurs oder Schulungsplan jemals zu ihren Favoriten hinzugefügt haben (Allzeitfavoriten). Sie können die Informationen auf der Seite nach dieser Spalte sortieren.

Bei Auswahl eines Kurses oder Schulungsplans öffnet sich der Bereich Kursverwaltung bzw. Schulungsplanverwaltung. Hier können Sie auf die jeweils verfügbaren Verwaltungsoptionen zugreifen.

 

Schulung erstellen

Über die Option Schulung erstellen können Katalogadministratoren Kurse und Schulungspläne erstellen. Nach der Erstellung können Katalogadministratoren sowie Benutzer, die als Kursadministratoren zugewiesen sind, die Schulung über die Seite Schulungsverwaltung verwalten.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:

• E-Learning-Kurse erstellen, verwalten und löschen
• Veranstaltungsbasierte Schulungen erstellen, verwalten und löschen
• Schulungspläne erstellen, verwalten und löschen

 

Kurse aus Go1, LinkedIn Learning und OpenSesame importieren

Sie können Learn365 mit Go1, LinkedIn Learning und OpenSesame integrieren, um Kurse dieser Anbieter in Learn365 zu importieren und bereitzustellen.

Die importierten Kurse werden als E-Learning-Kurse behandelt, sind mit demselben Symbol wie E-Learning-Kurse versehen und werden in gleicher Weise über den Bereich Kursverwaltung verwaltet.

Weitere Informationen darüber, wie Sie die Integration mit dem jeweiligen Anbieter einrichten, entnehmen Sie den folgenden Artikeln:

• Integration zwischen Learn365 und Go1 einrichten
• Integration zwischen Learn365 und LinkedIn Learning einrichten
• Integration zwischen Learn365 und OpenSesame einrichten

 

Nach Schulungen sortieren, filtern und suchen

Sie können die Informationen auf der Seite Schulungsverwaltung sortieren und filtern und nach der gewünschten Schulung suchen. Verwenden Sie eine Kombination aus Filtern und Suchtext, um die gewünschte Schulung schnell zu finden.

1. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift (außer Status), um die aufgeführten Informationen in auf- oder absteigender alphabetischer oder numerischer Reihenfolge zu sortieren.

2. In der Dropdown-Liste Filter auswählen können Sie Schulungen nach Typ, Veröffentlichungsstatus, Freigabe für Viva Learning oder Inhalten von Go1, Linkedin Learning oder OpenSesame filtern. Die Standardansicht zeigt alle Kurse und Schulungspläne im Katalog unabhängig vom Veröffentlichungsstatus an. Wenn Kurse aus Go1, LinkedIn Learning oder OpenSesame importiert wurden, können Sie diese Kurse filtern, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Ferner werden ggf. jegliche Schulungspläne angezeigt, die Go1-, LinkedIn Learning- oder OpenSesame-Kurse enthalten.

Sie können eine Kombination von Filtern verwenden, um beispielsweise Kurse eines bestimmten Typs und mit einem bestimmten Veröffentlichungsstatus anzuzeigen. Katalogadministratoren können die Ansicht außerdem filtern, um Inhalte anzuzeigen, die bei Viva Learning freigegeben wurden. Kursadministratoren sehen nur diejenigen Kurse und Schulungspläne, deren Administratoren sie sind.

 

Die folgenden Filterparameter sind verfügbar:

• Alle auswählen. Hiermit werden alle verfügbaren Filter ausgewählt. Sie können die Kontrollkästchen aller Filter deaktivieren, die Sie nicht anwenden möchten. Zum Zurücksetzen der Filter deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen.
  
  
• Schulungstyp. Hier können Sie nach Schulungstyp filtern: E-Learning, Veranstaltungsbasierte Schulung oder Schulungsplan. Der Filter unterstützt eine Mehrfachauswahl.
  
  
• Veröffentlichungsstatus. Hier filtern Sie nach dem gegenwärtigen Veröffentlichungsstatus. Der Filter unterstützt eine Mehrfachauswahl.
  • Veröffentlicht. Zeigt nur veröffentlichte Kurse und Schulungspläne an.
  • Unveröffentlicht. Zeigt nur unveröffentlichte Kurse und Schulungspläne an.
  • Geplant. Zeigt geplante Kurse und Schulungspläne an (d. h., die Schulung hat ein Startdatum in der Zukunft).
  • Beendet. Zeigt Kurse und Schulungspläne mit einem Enddatum in der Vergangenheit an.

• Sonstiges. Ermöglicht das Filtern folgender Kurse und Schulungspläne:

• • Kurse und Schulungspläne, die bei Viva Learning freigegeben wurden. Wenn dieser Filter festgelegt ist, wird die Anzeige von Kursen und Schulungsplänen durch die Option In Viva Learning anzeigen im Abschnitt Einstellungen des Bereichs zur Schulungskonfiguration bestimmt. Es sind zwei Filteroptionen verfügbar: In Viva Learning und Nicht in Viva Learning.
  • Kurse und Schulungspläne, die aus Go1 importiert wurden. Hierzu aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhalte aus Go1. Schulungspläne, die Go1-Kurse enthalten, werden ebenfalls angezeigt.
  • Kurse und Schulungspläne, die aus LinkedIn Learning importiert wurden. Hierzu aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhalte aus LinkedIn Learning. Ferner werden ggf. jegliche Schulungspläne angezeigt, die LinkedIn Learning-Kurse enthalten.
  • Kurse und Schulungspläne, die aus OpenSesame importiert wurden. Hierzu aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhalte aus OpenSesame. Schulungspläne, die OpenSesame-Kurse enthalten, werden ebenfalls angezeigt.

 

 

3. Durch das Filtern nach Sichtbarkeit in der Spaltenüberschrift können Sie auswählen, ob alle Kurse und Schulungspläne oder aber nur solche aufgelistet werden, die im Katalog angezeigt bzw. im Katalog nicht angezeigt werden.

 

 

4. Durch Filtern nach Kategorie können Sie Kurse und Schulungspläne abhängig von ihrer Kategorie anzeigen. Der Filter unterstützt eine Mehrfachauswahl. Neben den einzelnen Kategorien stehen auch Alle auswählen (ganz oben in der Liste) oder Keine Kategorie (am Ende der Liste) zur Auswahl.

 

 

5. Geben Sie den Titel des Kurses oder Schulungsplans oder des Namens einer Kategorie vollständig oder teilweise ein und suchen Sie nach der gewünschten Schulung. Sobald Sie mit der Eingabe des Suchbegriffs beginnen, werden nur Schulungen angezeigt, die den Suchparametern entsprechen.

 

Warteliste

Überblick

Klicken Sie auf Warteliste, um Kurse anzuzeigen, für die Benutzer auf einer Warteliste stehen. Die Anzahl der Benutzer, die der Warteliste hinzugefügt wurden, wird neben dem Kurstitel angezeigt.

Wartelisten sind nur für veranstaltungsbasierte Schulungen verfügbar.

 

 

Zum Verwalten der Warteliste eines Kurses, seiner Sitzungen und seiner Sitzungsgruppen wählen Sie den entsprechenden Kurs aus, um den Bereich Kursverwaltung zu öffnen, und klicken dann auf Warteliste.

Der Bereich Warteliste wird geöffnet. Hier können Sie Benutzer für die angeforderten Sitzungsgruppen oder eigenständigen Sitzungen registrieren oder sie von der Warteliste entfernen. Der Bereich Warteliste sieht je nach Registrierungstyp unterschiedlich aus.

 

Einzelne Gruppe oder eigenständige Sitzung

Für Kurse des Registrierungstyps Einzelne Gruppe oder eigenständige Sitzung zeigt der Bereich Warteliste die folgenden Informationen an:

1. Dropdown-Liste Alle Kurssitzungen. Die Voreinstellung ist Alle Kurssitzungen. Hierbei werden alle von Benutzern gestellten Wartelistenanfragen für sämtliche Sitzungen und Sitzungsgruppen des Kurses angezeigt.

Aus der Dropdown-Liste können Sie eine Sitzung oder Sitzungsgruppe auswählen, um Benutzer auf der Warteliste für diese Sitzung oder Sitzungsgruppe anzuzeigen.

 

 

2. Die folgenden Spalten:

• Name. Zeigt die Namen der Benutzer an, die eine Registrierungsanfrage für den Kurs, seine Sitzung oder seine Sitzungsgruppe gestellt haben.
  
  
• Datum und Uhrzeit. Zeigt Datum und Uhrzeit der Benutzeranfrage an.
  
  
• Kurssitzung. Zeigt Datum und Uhrzeit der Sitzung an, für die der Benutzer auf der Warteliste steht. Falls der Titel angegeben wurde, wird stattdessen der Titel der Sitzung oder Sitzungsgruppe angezeigt.
  
  

Gehen Sie wie folgt vor, um Wartelistenanfragen zu verwalten.

1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Sitzung oder Sitzungsgruppe, für die sich der Benutzer registrieren möchte. Sie können auch eine andere Sitzung oder Sitzungsgruppe aus dem Dropdown-Menü Ausgewählte Sitzung für die Registrierung auswählen.

 

 

3. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

• Benutzer für die ausgewählte Sitzung registrieren. Hiermit registrieren Sie den Benutzer für die ausgewählte Sitzung oder Sitzungsgruppe.
  Wenn keine Plätze verfügbar sind, erhalten Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass die Sitzung oder Sitzungsgruppe voll ist und Sie die Registrierung bestätigen müssen.
  
  
• Benutzer aus der Warteliste entfernen. Hiermit entfernen Sie den Benutzer von der Warteliste der Sitzung oder Sitzungsgruppe.

 

Registrierungstyp „Alle Gruppen und eigenständigen Sitzungen“

Für Kurse der Registrierungsart Alle Gruppen und eigenständigen Sitzungen zeigt der Bereich Warteliste zwei Spalten an:

Name. Name des Benutzers, der eine Registrierungsanfrage für den Kurs gestellt hat und sich für alle verfügbaren Sitzungen und Sitzungsgruppen registrieren möchte.

Datum und Uhrzeit. Zeitpunkt der Benutzeranfrage.

 

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Wartelistenanfragen zu verwalten.

1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

2. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

• Benutzer für Kurs registrieren. Hiermit registrieren Sie den Benutzer für den Kurs und melden ihn für alle verfügbaren Sitzungen und Sitzungsgruppen an.
  Falls keine Plätze verfügbar sind, wird eine Meldung angezeigt, dass der Kurs voll ist und Sie die Kursregistrierung und die Registrierung für alle verfügbaren Sitzungen und Sitzungsgruppen bestätigen müssen.
  
  
• Benutzer aus der Warteliste entfernen. Hiermit entfernen Sie den Benutzer von der Warteliste des Kurses.

 

Registrierungstyp „Mehrere Gruppen oder eigenständige Sitzungen“

Für Kurse des Registrierungstyps Mehrere Gruppen oder eigenständige Sitzungen zeigt der Bereich Warteliste drei Spalten an:

Name. Name des Benutzers, der eine Anfrage zur Registrierung für eigenständige Sitzungen und Sitzungsgruppen gestellt hat.

Datum und Uhrzeit. Zeitpunkt der Benutzeranfrage.

Kurssitzungen. Zeigt den Link Sitzungsliste an. In Klammern ist ferner die Anzahl der eigenständigen Sitzungen und Sitzungsgruppen angegeben, bei denen der Benutzer auf der Warteliste steht.

 

 

Klicken Sie auf den Link Sitzungsliste, um die Sitzungen, ihre Start- und Enddaten, die Zeitzone und den Ort anzuzeigen. Sie können eine Sitzungsgruppe erweitern, um Informationen über die zugehörigen Sitzungen anzuzeigen.

 

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Wartelistenanfragen zu verwalten.

1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

2. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

• Benutzer für Kurs registrieren. Hier registrieren Sie den Benutzer für die ausgewählten eigenständigen Sitzungen und Sitzungsgruppen.
  Wenn in keiner eigenständigen Sitzung oder Sitzungsgruppe Plätze verfügbar sind, erhalten Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass die Sitzungen oder Sitzungsgruppen voll sind und Sie die Registrierung bestätigen müssen.
  
  
• Benutzer aus der Warteliste entfernen. Hiermit entfernen Sie den Benutzer von den Wartelisten aller eigenständigen Sitzungen und Sitzungsgruppen des Kurses.

 

Anfrage(n) für Sitzungen

Der Filter Anfrage(n) für Sitzungen wird im Linienmanager-Dashboard für veranstaltungsbasierte Schulungen angezeigt. Klicken Sie auf dieses Symbol, um Kurse, für die ausstehende Benutzeranfragen vorliegen, sowie die Anzahl dieser Anfragen anzuzeigen.
Wenn Sie den Filter auswählen, wird auch die Anzahl der Registrierungsanfragen neben dem Namen des Lernenden angezeigt.

 

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Benutzeranfragen zu verwalten:

1. Wählen Sie den gewünschten Kurs aus. Der Bereich Kursverwaltung öffnet sich.

2. Klicken Sie auf Anfrage(n) für Sitzungen. Der Bereich Anfrage(n) für Sitzungen öffnet sich. Informationen werden in den folgenden Spalten dargestellt:

• Name. Zeigt den Namen des Benutzers an, der die Anfrage gestellt hat.
  
  
• Datum und Uhrzeit. Zeitpunkt der Benutzeranfrage.
  
  
• Nachricht. Nachricht, die der Benutzer gesendet hat.

 

3. Wählen Sie die gewünschten Anfragen aus. Um alle Anfragen auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Überschrift der Spalte Name. Der Bereich Aktionen öffnet sich.

4. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

• E-Mail-Nachricht senden. Weitere Informationen zum Versenden von E-Mails an Benutzer finden Sie in diesem Artikel.
  
  
• Anfrage(n) für Sitzung(en) löschen. Die ausgewählten Anfragen werden gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

Registrierungsanfragen

Wählen Sie Registrierungsanfragen aus, um Kurse und Schulungspläne anzuzeigen, für die ausstehende Registrierungsanfragen vorliegen. Die Anzahl der ausstehenden Registrierungsanfragen wird im Filter angezeigt.

Alle Kurse und Schulungspläne, für die ausstehende Registrierungsanfragen vorliegen, werden mit einem roten Ausrufezeichen neben ihrem Titel angezeigt.

 

 

Zum Anzeigen von Registrierungsanfragen für Schulungen klicken Sie auf den gewünschten Kurs oder Schulungsplan, um den zugehörigen Verwaltungsbereich zu öffnen, und dann auf Registrierungen genehmigen. Der Bereich Registrierungen genehmigen öffnet sich.

Weitere Informationen über ausstehende Registrierungsanfragen und deren Genehmigung oder Ablehnung finden Sie in diesem Artikel.

 

Bereitstellung

Wählen Sie den Filter Bereitstellung fehlgeschlagen aus, um Kurse und Schulungspläne anzuzeigen, deren Bereitstellung fehlgeschlagen ist.

 

 

Alle Kurse und Schulungspläne, die gegenwärtig bereitgestellt werden, werden mit einem rotierenden Radsymbol neben ihrem Titel angezeigt. Klicken Sie auf das rotierende Rad, um den aktuellen Bereitstellungsstatus, das Datum der erstmaligen Bereitstellung, den aktuellen Prozess und den Fortschritt als Prozentwert anzuzeigen.

 

 

Anwesenheit prüfen

Aktivieren Sie den Filter Anwesenheit prüfen, um veranstaltungsbasierte Schulungen anzuzeigen, die Sitzungen mit obligatorischer Anwesenheitskontrolle enthalten. Dieser Filter wird nur angezeigt, wenn Kurse vorhanden sind, die Sitzungen mit einer Anwesenheitskontrolle für mindestens einen Teilnehmer umfassen. Die Anzahl der Kurse mit solchen Sitzungen wird in der Beschriftung angezeigt.

 

 

Informationen zur automatischen Anwesenheitsregistrierung basierend auf Teilnahmeinformationen für Microsoft Teams-Besprechungen finden Sie in diesem Artikel.

 

Verwaltungsbereiche

Zum Verwalten von Kursen und Schulungsplänen wählen Kurs- und Katalogadministratoren den gewünschten Kurs oder Schulungsplan auf der Seite Schulungsverwaltung aus, um den Bereich Kursverwaltung bzw. Schulungsplanverwaltung zu öffnen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den im Kursverwaltungsbereich verfügbaren Aktionen:

• E-Learning-Kurse erstellen, bearbeiten und löschen
• Kurse mit veranstaltungsbasierten Schulungen erstellen, bearbeiten und löschen

Weitere Informationen über die verfügbaren Aktionen im Bereich Schulungsplanverwaltung finden Sie in diesem Artikel zum Erstellen, Verwalten und Löschen von Schulungsplänen.