Rollen und Berechtigungen in Learn365

Einführung

Damit Lernende Schulungen in Learn365 absolvieren, erstellen und verwalten können, benötigen sie die entsprechenden Berechtigungen.

Berechtigungen in Learn365 basieren auf sieben Rollen in Learn365 sowie zwei Rollen in Microsoft 365, die ebenfalls Zugriff auf bestimmte Berechtigungen in Learn365 haben.

Learn365 beinhaltet eine Matrix für Rollen und Berechtigungen, mit deren Hilfe Sie Berechtigungen für jede Rolle präzise delegieren können. Die Rollen- und Berechtigungsmatrix ist als Anhang am Ende dieses Artikels verfügbar.

Sie erhalten in diesem Artikel einen Überblick über die verschiedenen Rollen und Berechtigungen in Learn365. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie die Learn365-Rollen den Personen über das Learn365 Admin Center zugewiesen werden. Zudem werden Sie lernen, welche Rollen Sie welchen Personen in Ihrer Organisation zuweisen müssen.

Wenn Sie sich ein kurzes Video darüber ansehen möchten, wie die Learn365-Benutzeroberfläche für die einzelnen Learn365-Rollen angezeigt wird, gehen Sie zu diesem Abschnitt.

 

 

Lesen Sie den Artikel oder sehen Sie sich das Video an (weitere Details finden Sie im Artikel). Im Video können Sie über die Funktion Kapitel zu dem für Sie relevanten Abschnitt navigieren.

 

 

Microsoft 365-Rollen in Learn365

Derzeit gibt es zwei Microsoft 365-Rollen mit jeweils eigenen Fähigkeiten und Berechtigungen, die Learn365 erkennt, aber nicht verwalten kann: globaler Microsoft 365-Administrator und SharePoint-Administrator.

 

Globaler Microsoft 365-Administrator

Die Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators ist erforderlich, um die Learn365-App zu installieren. Nach der Installation hat der globale Microsoft 365-Administrator Zugriff auf die globalen Einstellungen von Learn365. Durch Zuweisen dieser Rolle erhält der Benutzer folgende Berechtigungen:

• Kurskataloge erstellen und löschen
• Katalogadministratoren zuweisen und Zuweisung aufheben
• Sprachdateien konfigurieren
• Learn365-Mobil-App konfigurieren
• Abonnements aktivieren
• Weitere LMS-Administratoren hinzufügen bzw. entfernen
• Globale LMS-Einstellungen konfigurieren
• API-Schlüssel verwalten
• Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning einrichten

Der globale Microsoft 365-Administrator kann die Einstellungen einzelner Kurskataloge nicht automatisch konfigurieren, da dies eine Berechtigung ist, die nur Katalogadministratoren gewährt wird. Auf Wunsch kann ein globaler Microsoft 365-Administrator diese Berechtigungen jedoch sich selbst über die globalen Einstellungen von Learn365 einräumen.

Die Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators wird internen Benutzern über das Microsoft 365 Admin Center zugewiesen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers für den globalen Microsoft 365-Administrator.

 

SharePoint-Administrator

Aufgrund seiner Berechtigungen in SharePoint hat der SharePoint-Administrator Zugriff auf die globalen Einstellungen von Learn365. Durch Zuweisen dieser Rolle erhält der Benutzer folgende Berechtigungen:

• Kurskataloge erstellen und löschen
• Katalogadministratoren zuweisen und Zuweisung aufheben
• Sprachdateien konfigurieren
• Learn365-Mobil-App konfigurieren
• Abonnements aktivieren
• Globale LMS-Administratoren hinzufügen oder entfernen
• Globale LMS-Einstellungen konfigurieren
• API-Schlüssel verwalten

Der SharePoint-Administrator kann die Einstellungen einzelner Kurskataloge nicht automatisch konfigurieren, da dies eine Berechtigung ist, die nur Katalogadministratoren gewährt wird. Auf Wunsch kann ein SharePoint-Administrator diese Berechtigungen jedoch sich selbst über die globalen Einstellungen von Learn365 einräumen.

Weitere Informationen zur Rolle des SharePoint-Administrators finden Sie hier.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers über Teams für den SharePoint-Administrator.

 

Rollen in Learn365

Die folgenden Rollen haben jeweils eigene Fähigkeiten und Berechtigungen in Learn365:

• LMS-Administrator
• Katalogadministrator
• Kursadministrator
• Linienmanager
• Sitzungsleiter
• Betreuer
• Lernender
  

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um herauszufinden, wie die Learn365-Benutzeroberfläche für die einzelnen Learn365-Rollen dargestellt wird.

 

 

LMS-Administrator

Die Rolle des LMS-Administrators in Learn365 hat die umfangreichsten Berechtigungen. Wenn Learn365 installiert ist und mindestens ein Kurskatalog erstellt wurde, bietet die Rolle des LMS-Administrators alles, was Sie brauchen, um Ihre globalen Learn365-Einstellungen zu verwalten.

Wenn Sie möchten, dass Personen in Ihrer Organisation die globalen Einstellungen von Learn365 verwalten, sollten Sie ihnen diese Rolle zuweisen. Bitte beachten Sie, dass diese Rolle nur internen Learn365-Benutzern zugewiesen werden kann.

In Learn365 hat der LMS-Administrator folgende Berechtigungen:

• Kurskataloge löschen
• Katalogadministratoren zuweisen und Zuweisung aufheben
• Sprachdateien konfigurieren
• Learn365-Mobil-App konfigurieren
• Abonnementinformationen verwalten
• Weitere LMS-Administratoren hinzufügen bzw. entfernen
• Globale LMS-Einstellungen konfigurieren
• Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning einrichten
• Integration zwischen Learn365 und Go1 einrichten
• Integration zwischen Learn365 und LinkedIn Learning einrichten
• Integration zwischen Learn365 und OpenSesame einrichten
• Integration zwischen Learn365 und HRIS einrichten
• Link Linienmanager-Dashboard in Mein Schulungs-Dashboard aktivieren oder deaktivieren
• API-Schlüssel verwalten
• Abschnitt Einstellungen von Mein Schulungs-Dashboard konfigurieren
• Flow365-Lernende erstellen, einladen und verwalten
• Benutzerdefinierte Benutzergruppen erstellen und verwalten

Der LMS-Administrator kann die Einstellungen einzelner Kurskataloge nicht direkt konfigurieren, da hierzu eine zusätzliche Berechtigung erforderlich ist, die nur dem Katalogadministrator eingeräumt wird. Wenn jedoch ein LMS-Administrator diese Berechtigung benötigt, kann er sie sich selbst in den globalen Learn365-Einstellungen zuweisen. 

Bitte beachten Sie, dass entweder die Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators oder die Rolle des SharePoint-Administrators erforderlich ist, um einen neuen Katalog zu erstellen, da beim Erstellen eines neuen Katalogs auch eine SharePoint-Websitesammlung erstellt wird. Zum Erstellen einer SharePoint-Websitesammlung ist die Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators oder des SharePoint-Administrators erforderlich.

Die Rolle des LMS-Administrators kann von einem globalen Microsoft 365-Administrator, einem SharePoint-Administrator oder einem anderen LMS-Administrator über Learn365 Admin Center > Globale Einstellungen > LMS-Administratoren vergeben werden.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers über Teams für den LMS-Administrator.

 

Katalogadministrator

Die Rolle des Katalogadministrators gibt einer Person beinahe Vollzugriff auf einen Kurskatalog. Diese Rolle ist notwendig für Personen, die Kurskatalogeinstellungen konfigurieren und Schulungen sowie Lernende in einem Kurskatalog verwalten müssen. Daher sollten Sie diese Rolle Personen zuweisen, die diese Aufgaben ausführen werden. Diese Rolle kann sowohl internen als auch externen Benutzern zugewiesen werden.

Katalogadministratoren werden automatisch der SharePoint-Gruppe Websitebesitzer des Kurskatalogs hinzugefügt. Dadurch erhalten sie die Berechtigungsstufe Vollzugriff für die Website des SharePoint-Kurskatalogs. Für jede Berechtigungsstufe in SharePoint gelten bestimmte damit verbundene Berechtigungen, die auf den vorgesehenen Rollen und Aufgaben für diese Stufe basieren. Infolgedessen hat der Katalogadministrator Vollzugriff auf die SharePoint-Websitesammlung und kann die Website-Inhalte steuern sowie Berechtigungen, Einstellungen und Aussehen der Website verwalten und vieles mehr. Die vollständige Liste der Berechtigungen der SharePoint-Gruppe Websitebesitzer finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

 

Im Learn365 Admin Center hat der Katalogadministrator folgende Berechtigungen: 

• Einstellungen und Branding des Kurskatalogs konfigurieren, einschließlich des Titels, der Website-URL und der Websitevorlage des Kurskatalogs
• Kurse und Schulungspläne im eigenen Kurskatalog erstellen und verwalten
• Kopien von Kursen und Schulungsplänen in eigenen Kurskatalogen erstellen
• Kursadministratoren hinzufügen oder entfernen
• Alle Lernenden und ihre Schulungsunterlagen verwalten, was auch das Hochladen externer Schulungen der Lernenden einschließt
• Genehmigungsworkflows für Registrierungen sowie Wartelisten verwalten
• Inhalte und Kurskataloginhaltsbibliotheken verwalten, einschließlich Quiz aus den eigenen Kurskatalogen, sämtliche Fragenpools und Inhaltspakete, die mit dem aktuellen Kurskatalog geteilt werden, sowie Kurse aus diesem Kurskatalog
• Zertifikatsvorlagen, Kurskategorien, Tags, Benachrichtigungen und das Qualifikationsframework verwalten und erstellen
• Einstellungen für die Kurskatalogkonfiguration verwalten und konfigurieren, einschließlich Bewertungen, der Anzahl der angezeigten Sitzungen und Sitzungsgruppen, regionaler Einstellungen und der Standardbannergrafik für Schulungen
• Benutzerdefinierte Benutzergruppen erstellen und die Gruppen, deren Eigentümer sie sind, verwalten

 

 

Die Rolle des Katalogadministrators kann von einem globalen Microsoft 365-Administrator, einem SharePoint-Administrator oder einem LMS-Administrator über die globalen Einstellungen im Learn365 Admin Center vergeben werden.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers über Teams für den Katalogadministrator.

 

Kursadministrator

Benutzer mit der Rolle des Kursadministrators können einen Kurs oder Schulungsplan verwalten und löschen. Diese Rolle sollte Personen zugewiesen werden, die für die Verwaltung oder Erstellung von Inhalten für einen oder mehrere konkrete Kurse oder Schulungspläne verantwortlich sein sollen. Diese Rolle kann sowohl internen als auch externen Benutzern zugewiesen werden.

Der Zugriff auf den Kurskatalog oder die Kursstartseite hängt davon ab, ob der Kursadministrator auf der Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird:

• Wenn der Kursadministrator zur Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird, wird er automatisch der Gruppe Besucher der SharePoint-Website sowie der Gruppe Administratoren des entsprechenden Kurses oder Schulungsplans auf der Schulungsseite in SharePoint hinzugefügt. Infolgedessen erhält der Administrator des Kurses oder Schulungsplans über die Gruppe Besucher die Berechtigung Lesen auf der SharePoint-Kurskatalogwebsite, d. h., dieser Benutzer kann den Website-Inhalt des gesamten Kurskatalogs anzeigen. Als Mitglied der Gruppe Administratoren kann er den Kurs oder Schulungsplan von der Schulungsstartseite anzeigen und verwalten: Ihm wird der Aktionslink Kurs- bzw. Schulungsplanverwaltung angezeigt und er kann ihn auswählen.

Weitere Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

• Wenn der Kursadministrator nicht zur Liste Benutzer im Learn365 Admin Center, aber als Kurs- oder Schulungsplanadministrator zu einem bestimmten Kurs oder Schulungsplan hinzugefügt wird, wird er der Gruppe Besucher des Kurskatalogs nicht hinzugefügt, wohl aber der Gruppe Administratoren auf der SharePoint-Seite der Schulung mit den damit einhergehenden Leserechten. Auf diese Weise können Kursadministratoren nur den jeweiligen Kurs oder Schulungsplan anzeigen und verwalten (d. h., sie sehen den Aktionslink Kursverwaltung bzw. Schulungsplanverwaltung und können ihn auswählen), aber den Inhalt des gesamten Kurskatalogs nicht einsehen.

Der Kursadministrator kann:

• Eigene Kurse und Schulungspläne verwalten, einschließlich Kursinhalte, der allgemeinen Konfiguration und Verwaltung, Fälligkeits- und Abschlussanforderungen, Neuzertifizierung, Warteliste und Registrierungsregeln
• Eigene Kurse löschen
• Kursadministratoren und Lernende zu ihren eigenen Kursen und Schulungsplänen hinzufügen oder sie entfernen
• Quiz und Fragenpools im Kurskatalog Ihrer eigenen Kurse und Schulungspläne verwalten und auf Inhaltspakete zugreifen, die aus diesem Kurskatalog für ihre eigenen Kurse freigegeben werden
• Sitzungen und Sitzungsgruppen für veranstaltungsbasierte Schulungen erstellen und verwalten
• Fortschritte und Aufzeichnungen der Lernenden in ihren eigenen Kursen und Schulungsplänen verwalten 
• Kursspezifische Berichte erstellen

Die Rolle des Kursadministrators wird vom Katalogadministrator für den jeweiligen Kurs oder Schulungsplan wahlweise bei der Erstellung eines Kurses (E-Learning, veranstaltungsbasierte Schulungen) oder Schulungsplans oder bei dessen Bearbeitung vergeben.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers über Teams für den Kursadministrator.

 

Linienmanager

Die Rolle des Linienmanagers wird automatisch Benutzern zugewiesen, die andere Mitarbeiter oder Teams verwalten. Diese Manager-Mitarbeiter-Beziehung muss intern von Ihrer IT-Abteilung innerhalb von Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory) konfiguriert werden.

Über das Linienmanager-Dashboard kann der Linienmanager: 

• Den gesamten Fortschritt der Schulungsaktivitäten aller seiner Untergebenen anzeigen und exportieren
• Die Aufzeichnungen eines einzelnen Untergebenen anzeigen und herunterladen
• Den Lernfortschritt eines einzelnen Untergebenen anzeigen und herunterladen
• Registrierungsanfragen seiner Untergebenen für Kurse und Schulungspläne mithilfe des Registrierungsflows Genehmigung durch Linienmanager genehmigen oder ablehnen
• Untergebene für Kurse und Schulungsplänen registrieren bzw. deren Registrierung aufheben
• Zertifikate herunterladen
• Externe Schulungen importieren
• Qualifikationen gewähren und widerrufen
• Bewertungen anzeigen und genehmigen, für die sie als Betreuer verantwortlich sind, und optional eine Nachricht an den Lernenden senden; alternativ kann er auch eine E-Mail an den Lernenden senden, wenn die Bewertung nicht genehmigt werden kann

Der Linienmanager kann im Bereich Überblick von Mein Schulungs-Dashboard unter Schulungsstatus meines Teams den Gesamtfortschritt seiner Untergebenen sowie den Fortschritt einzelner Teammitglieder einsehen.

 

Ansicht des Linienmanager-Dashboards.

 

Sitzungsleiter

Die Rolle des Sitzungsleiters kann für eine veranstaltungsbasierte Schulung vergeben werden, wenn einem Sitzungsleiter eine oder mehrere konkrete Sitzungen zugewiesen werden, deren Sitzungsleiter die betreffende Person sein soll. Diese Rolle kann sowohl internen als auch externen Benutzern zugewiesen werden.

Einer Sitzungsgruppe kann kein Sitzungsleiter zugewiesen werden.

Im Learn365 Admin Center kann der Sitzungsleiter:

• Die Teilnahme in den eigenen Kurssitzungen verwalten
• Anwesenheitslisten drucken
• E-Mails an Lernende in den eigenen Kurssitzungen senden

Der Zugriff auf den Kurskatalog oder die Kursstartseite hängt davon ab, ob der Sitzungsleiter der Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird:

• Wenn der Sitzungsleiter der Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird, wird dieser Sitzungsleiter automatisch der SharePoint-Gruppe Websitebesucher des Kurskatalogs in SharePoint hinzugefügt. Für jede Berechtigungsstufe in SharePoint gelten bestimmte damit verbundene Berechtigungen, die auf den vorgesehenen Rollen und Aufgaben für diese Stufe basieren. Infolgedessen erhält der Sitzungsleiter über die Gruppe Besucher die Berechtigung Lesen auf der SharePoint-Kurskatalog-Websitesammlung, d. h., dieser Sitzungsleiter kann den Website-Inhalt des gesamten Kurskatalogs anzeigen.

Weitere Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

• Wenn der Sitzungsleiter nicht zur Liste Benutzer im Learn365 Admin Center, wohl aber als Sitzungsleiter zu einem bestimmten Kurs hinzugefügt wird, so wird er nicht automatisch einer der SharePoint-Gruppen des Kurskatalogs hinzugefügt. Daher kann dem Sitzungsleiter möglicherweise die Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt werden, wenn er versucht, auf den Kurskatalog und die Kursstartseite zuzugreifen. Wir empfehlen, Benutzer der Liste Benutzer hinzuzufügen, bevor sie als Sitzungsleiter zu Kursen hinzugefügt werden.

 

Ansicht des Learn365 Admin Centers für den Sitzungsleiter.

 

Betreuer

Betreuer sind dafür verantwortlich, die Schulungsbewertungen der Lernenden zu prüfen. Diese Rolle kann sowohl internen als auch externen Benutzern zugewiesen werden.

Die Rolle des Betreuers erlaubt keinen Zugriff auf die Verwaltung von Kursen, ermöglicht den Benutzern jedoch, eine Liste von Bewertungen einzusehen, deren Überprüfung im Abschnitt Bewertungen von Mein Schulungs-Dashboard ausstehend ist. Linienmanager, die als Betreuer zugewiesen sind, finden die Liste der Bewertungen, deren Überprüfung noch aussteht, auch im Linienmanager-Dashboard.

Weitere Informationen zur Rolle des Betreuers bei der Überprüfung von Bewertungen

Der Zugriff auf den Kurskatalog oder die Kursstartseite hängt davon ab, ob der Benutzer der Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird:

• Wenn der Betreuer der Liste Benutzer im Learn365 Admin Center hinzugefügt wird, wird er automatisch der SharePoint-Gruppe Websitebesucher des Kurskatalogs in SharePoint hinzugefügt. Infolgedessen erhält der Benutzer über die Gruppe Besucher die Berechtigung Lesen auf der SharePoint-Kurskatalog-Websitesammlung, d. h., dieser Betreuer kann den Website-Inhalt des gesamten Kurskatalogs anzeigen.

Weitere Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

• Wenn der Betreuer nicht zur Liste Benutzer im Learn365 Admin Center, wohl aber als Betreuer zu einem bestimmten Kurs hinzugefügt wird, so wird er nicht automatisch einer der SharePoint-Gruppen des Kurskatalogs hinzugefügt. Daher kann dem Betreuer möglicherweise die Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt werden, wenn er versucht, auf den Kurskatalog und die Kursstartseite zuzugreifen. Wir empfehlen, Benutzer der Liste Benutzer hinzuzufügen, bevor sie als Betreuer zu Kursen hinzugefügt werden.

 

Lernender

Diese Rolle sollte Personen zugewiesen werden, die an einer Schulung in Learn365 teilnehmen. Lernenden können bestimmte Schulungen zugewiesen werden, oder sie können sich selbst für Kurse oder Schulungspläne von Interesse registrieren. Diese Rolle kann sowohl internen als auch externen Benutzern zugewiesen werden.

Ein Lernender kann:

• Kurse und Schulungspläne abrufen, bestehen und absolvieren, für die er registriert ist
• Sich für verfügbare Schulungen registrieren oder die Registrierung beantragen
• Auf Mein Schulungs-Dashboard zugreifen
• Persönliche Aufzeichnungen und Zertifikate herunterladen

Benutzern kann die Rolle des Lernenden für bestimmte Kurse oder Schulungspläne zugewiesen werden. In diesem Fall kann der Lernende nur auf die betreffenden Kurse und Schulungspläne zugreifen, nicht jedoch auf die Startseite des Kurskatalogs oder auf sonstige verfügbare Schulungen im Kurskatalog.

Wir empfehlen Ihnen, alle Beschäftigten zur Liste Benutzer hinzuzufügen, bevor Sie sie für Kurse oder Schulungspläne registrieren. Das Hinzufügen zur Liste Benutzer bedeutet, dass dieser Lernende automatisch der SharePoint-Gruppe Websitebesucher des Kurskatalogs in SharePoint hinzugefügt wird. Folglich erhält der Lernende über die Gruppe Besucher die Berechtigung Lesen auf der SharePoint-Kurskatalogwebsite und kann so alle Startseiten von Kursen und Schulungsplänen im Kurskatalog anzeigen, ohne dass ihm beim Navigieren im Kurskatalog die SharePoint-Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt würde.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Schulungen nur von bestimmten Benutzern im Katalog aufgerufen werden können, können Sie die Zielgruppenadressierung für Schulungen und Kurse verwenden.

Der Katalogadministrator kann Benutzern die Rolle „Lernender“ in einem Kurskatalog auf der Seite Benutzer des Kurskatalogs zuweisen. Hier wählt der Katalogadministrator + Benutzer hinzufügen bzw. einladen aus, um entweder die betreffenden Benutzer hinzuzufügen, die er einladen möchte, oder eine oder auch mehrere Gruppen aus Microsoft Entra (vormals Azure Active Directory) oder Microsoft 365 hinzuzufügen und so alle Mitglieder der betreffenden Gruppen gemeinsam zum Kurskatalog einzuladen.

 

Fehlende Synchronisation mit SharePoint-Gruppen

Es reicht nicht aus, Benutzer zur SharePoint-Gruppe Lernende im Kurskatalog oder auf der Kurs- oder Schulungsplanwebsite hinzuzufügen, um ihnen die Rolle „Lernender“ zuzuweisen. Dieser Vorgang gewährt Benutzern lediglich SharePoint-Berechtigungen auf der SharePoint-Website, nicht jedoch die Berechtigungen für Lernende in Learn365.

Die beste Möglichkeit, Benutzern die notwendigen Rollen zuzuweisen, besteht darin, sie über Learn365 hinzuzufügen.

Wenn Sie die Rolle „Lernender“ für einen Benutzer entfernen möchten, reicht es nicht aus, den Benutzer aus der SharePoint-Gruppe Lernende zu löschen, da hierbei nur die Berechtigungen des Benutzers auf der SharePoint-Website entfernt werden. Sie müssen zusätzlich die Registrierung des Benutzers über Learn365 aufheben.

 

 

Learn365-Matrix für Rollen und Berechtigungen

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