Administratorhandbuch zur allgemeinen Lösung „Schulungsplan-Uploader“

Überblick

Mit dieser allgemeinen Lösung für Power App/Power Automate kann ein LMS-Administrator einen Schulungsplan auswählen und alle Benutzer, die ihn abgeschlossen haben, auf den Status Im Gange umstellen. Ferner werden Benutzer für neu hinzugefügte Kurse innerhalb des Schulungsplans registriert. Mit dieser Lösung werden alle Benutzer, die den Kurs abgeschlossen haben, auch dann auf den Status Im Gange umgestellt, wenn keine neuen Kurse hinzugefügt wurden.

 

Anwendungsfall

Diese Lösung wird hauptsächlich für Schulungspläne verwendet, bei denen sich die Anzahl der enthaltenen Kurse fortlaufend ändert. Standardmäßig ändert sich beim Hinzufügen eines Kurses nicht der Status für Benutzer, die den Schulungsplan bereits abgeschlossen haben. Dies kann dazu führen, dass der Schulungsplan als abgeschlossen angezeigt wird, obwohl möglicherweise noch nicht alle Kurse im Schulungsplan tatsächlich abgeschlossen wurden.

 

Voraussetzungen

• Bestehendes Success Plus- oder Success Premium-Abonnement
• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)
• Power Automate-Lizenz für den Administrator, der die Lösung nutzt
• Power Apps-Lizenz für den Administrator, der die Lösung nutzt

 

Lösung verwenden

Nach der Installation öffnen Sie die Anwendung und wählen Starten aus.

 

 

Wählen Sie den betreffenden Kurskatalog und Schulungsplan aus und klicken Sie dann auf Fortschritt aktualisieren.

 

 

Dadurch wird der Vorgang gestartet, bei dem der Status aller Benutzer, die den Schulungsplan bereits abgeschlossen haben, von Abgeschlossen zu Im Gange geändert wird. Benutzer werden dann in jegliche Kurse im Schulungsplan (einschließlich etwaiger neu hinzugefügter Kurse) registriert.

 

 

Exemplarische Vorgehensweise für „Schulungsplan-Updater“

Sehen Sie sich das nachfolgende Video an, um eine ausführliche Demonstration der Lösung „Schulungsplan-Updater“ zu erhalten.

 

Lösung installieren

Sie erhalten eine komprimierte ZIP-Datei von Ihrem Learn365-Berater. Diese Datei enthält die für die Installation der allgemeinen Lösung notwendigen Dateien.

Alternativ können Sie, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, die Datei für diese allgemeine Lösung über diesen Artikel herunterladen.

1. Speichern Sie die komprimierte ZIP-Datei in einem sicheren Ordner auf Ihrem Computer.

2. Navigieren Sie zu Power Automate, und melden Sie sich an.

3. Gehen Sie zum Abschnitt Lösungen, und wählen Sie Lösung importieren aus.

 

 

4. Laden Sie die ZIP-Datei an diesen Speicherort hoch, und bestätigen Sie zweimal durch Klicken auf die Schaltflächen Weiter.

 

 

5. Sie müssen über den Konnektor eine Verbindung für Learn365 herstellen. Wählen Sie Neue Verbindung im Dropdown-Menü aus. Wenn bereits eine Verbindung aus dem Dropdown-Menü verfügbar ist, wählen Sie diese aus und fahren dann unten bei Schritt 10 fort.

 

 

6. Geben Sie auf der sich öffnenden Registerkarte API als Benutzernamen und Ihren Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsschlüssel) als Passwort ein.

 

 

7. Wählen Sie Erstellen aus.

8. Schließen Sie die Registerkarte und kehren Sie zur Registerkarte Microsoft Power Automate zurück.

9. Im Dialogfeld Änderungen anwenden wählen Sie Aktualisieren aus, um die vorgenommenen Änderungen einzubinden und die Verbindung in der Liste anzuzeigen.

10. Wählen Sie die Learn365-Verbindung aus dem Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf Importieren.

 

 

11. Wenn der Importvorgang abgeschlossen ist, wählen Sie die Lösung LMS365 Training Plan Progress aus der Liste aus.

 

 

12. Wenn Sie die Power App zum ersten Mal öffnen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, Berechtigungen zu gewähren. Wählen Sie Nicht zulassen.

 

 

13. Gehen Sie in der Power App zur Ansicht Daten auf der linken Seite.

14. Suchen Sie die getrennte Learn365-Verbindung, klicken Sie auf die drei waagrecht angeordneten Punkte, und wählen Sie Entfernen aus.

 

 

15. Nach dem Entfernen müssen wir die Verbindung erneut hinzufügen. Wählen Sie Daten hinzufügen aus, und suchen Sie nach Learn365.

16. Wählen Sie die Learn365-Verbindung aus, die Sie verwenden möchten.

 

 

17. Wechseln Sie nun zur Power Automate-Ansicht auf der linken Seite, um die Power Automate-Flows erneut zu verbinden.

18. Klicken Sie neben jeglichen getrennten Power Automate-Flows auf die drei waagrechten Punkte, und wählen Sie Aktualisieren aus.

 

 

19. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

20. Nun drücken Sie STRG+UMSCHALT+P, um diese Änderungen zu veröffentlichen.

21. Wählen Sie oben rechts Ausführen aus, um die Power App zu testen und sich zu vergewissern, dass die Lösung funktioniert.

Die Lösung ist jetzt installiert.

 

Power App freigeben

Damit Benutzer auf die Lösung LMS365 Training Plan Progress zugreifen können, müssen Sie die Power App freigeben. Führen Sie zu diesem Zweck die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie auf die drei waagrecht angeordneten Punkte neben der Power App, und wählen Sie Freigeben im Dropdown-Menü aus.

 

 

2. Geben Sie die Namen aller Benutzer ein, die die App verwenden müssen. Damit die Benutzer die App bearbeiten können, können Sie sie optional als Mitbesitzer festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren. Wenn Sie sie benachrichtigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Einladung an neue Benutzer senden.

3. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie in der Warnmeldung oben auf der Seite auf Bestätigen und wählen Sie dann Freigeben unten auf der Seite aus.

 

 

 

4. Schließen Sie nach erfolgter Freigabe das Fenster Freigeben.

5. Wählen Sie die Canvas-App erneut aus, klicken Sie auf die drei waagrecht angeordneten Punkte, und wählen Sie Details aus.

 

 

6. Auf der Registerkarte Details speichern oder nutzen Sie die URL im Feld Weblink, um jederzeit nach Bedarf auf die Canvas-App zugreifen zu können.

 

 

So installieren Sie die Lösung „Schulungsplan-Updater“

Eine ausführliche Anleitung zum Installieren der Lösung können Sie dem folgenden Video entnehmen:

 

Selbstinstallation

Wenn Sie eine Selbstinstallation der allgemeinen Lösung „Schulungsplan-Updater“ durchführen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager, um die Installationsdateien zu erhalten.