Administratorhandbuch zur allgemeinen Learn365-Lösung „Zertifikats-Uploader für Lernende“

Einführung

Dieser Artikel bietet einen Überblick sowie allgemeine Anweisungen zur Lösung „Zertifikats-Uploader für Lernende“, die von Zensai Technical Success bereitgestellt wird.

Verfügbarkeit

Die Lösung „Zertifikats-Uploader für Lernende“ ist für alle Kunden als Teil der am 29. Mai 2026 angekündigten Tarife verfügbar. Sie stehen auch allen Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung. Informationen zu den anderen Funktionen, die in Ihrem Tarif verfügbar sind, finden Sie in diesem Artikel auf der Zensai-Website.

Anwendungsfall

Ein Lernender lädt eine Zertifikatsdatei von seinem Gerät zur Genehmigung in die angepasste App hoch. Nach erfolgter Genehmigung wird die Datei in den Schulungsunterlagen des Benutzers gespeichert und kann dort jederzeit abgerufen werden. Die App wird in den jeweiligen Learn365-Kurs eingebettet, wodurch dafür gesorgt ist, dass das hochgeladene Zertifikat die korrekten Informationen verwendet.

Support und Wartung

• Sollten Sie beim Verwenden dieser Webparts Probleme haben, reichen Sie bitte eine Anfrage an das Zensai-Produktsupportteam über das Zensai-Hilfecenter ein.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Zensai Customer Success Manager.

Voraussetzungen

• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)
• Power Automate-Lizenz für den Administrator, der die Lösung verwaltet
• Power Apps-Lizenz für alle Benutzer, die auf die Lösung zugreifen müssen

Verwendung eines Dienstkontos (empfohlen)

TIPP   

Wir empfehlen, ein dediziertes Dienstkonto zu erstellen, um die Lösung für die Registrierung externer Schulungen zu konfigurieren und zu verwalten (z. B. für Power Automate-Flows, SharePoint-Zugriff und API-Interaktionen).

Die Verwendung eines Dienstkontos trägt dazu bei, Folgendes sicherzustellen:

• Kontinuität – Flows und Integrationen laufen weiter, selbst wenn der ursprüngliche Administrator das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt
• Verbesserte Sicherheit und Zugriffskontrolle – Berechtigungen können gezielt auf die Lösung beschränkt werden, statt an einen einzelnen Benutzer gebunden zu sein
• Klare Nachvollziehbarkeit – von der Lösung ausgeführte Aktionen werden unter einem einzigen, eindeutig identifizierbaren Konto nachverfolgt

Außerdem wird das Dienstkonto in Power Automate-Genehmigungsbenachrichtigungen angezeigt (zum Beispiel im Feld „Angefordert von“), wodurch eine konsistente und klar erkennbare, systemgenerierte Kommunikation für Genehmigende sichergestellt wird.

Dem Dienstkonto sollten nur die für die Lösung erforderlichen Berechtigungen erteilt werden (Prinzip der geringsten Rechte) und es sollte für die Nutzung von Power Apps und Power Automate angemessen lizenziert sein.

Weitere Informationen zu Dienstkonten finden Sie in der Microsoft-Dokumentation:
Grundlegendes zu Dienstkonten

Überblick

Mit dieser angepassten Lösung können Benutzer eine genehmigungsbereite Zertifikatsdatei auf Learn365 hochladen. Nach erfolgter Genehmigung wird das Zertifikat in der zugehörigen Schulungsakte gespeichert. Diese Lösung hilft Benutzern dabei, ihre Zertifikate bequem und sicher zur Prüfung einzureichen und sie jederzeit aus Mein Schulungs-Dashboard abzurufen. Die Lösung verwendet in einen Learn365-Kurs eingebettete Power Apps zum Hochladen der Zertifikatsdateien, Microsoft Power Automate zum Automatisieren des Genehmigungsvorgangs und SharePoint-Listen als Speichermechanismus für Zertifikate.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Anwendungsfall
• Lösung verwenden
• Wichtige Hinweise
• Lösung installieren
• Inhalt der Downloaddateien
• SharePoint-Liste einrichten
• Power Platform-Lösung einrichten
• Power App freigeben
• Power BI-Bericht „Embed URL Copier“ konfigurieren
• App über ihre eindeutige URL in einen Kurs einbinden
• Abschlusseinstellungen ändern, um ein vorzeitiges Abschließen des Kurses zu verhindern

Lösung verwenden

Der Lernende greift auf die App zu, die in einen Learn365-Kurs eingebettet ist. Nach Bearbeiten des Tutorials kann der Lernende die Zertifikatsdatei über ein Formular zur Genehmigung hochladen. Nach der Einreichung zeigt eine Bestätigungsseite an, dass das Zertifikat zur Genehmigung eingereicht wurde. Der Genehmigende erhält eine Benachrichtigung in Microsoft Teams und per E-Mail, in der er gebeten wird, die Einreichung zu genehmigen oder abzulehnen. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, wird der Lernende per E-Mail darüber informiert, dass sein Zertifikat genehmigt und seine Schulungsunterlagen in Learn365 aktualisiert wurden.

Wichtige Hinweise

• Der Link zur Power App wird jeweils individuell für jeden Office 365-Tenant generiert und funktioniert nicht außerhalb Ihrer Tenant-Organisation.
• Damit die Lösung funktioniert, muss der Link so angepasst werden, dass er auf den Kurs verweist, dem er hinzugefügt wird. Ohne diesen Schritt funktioniert die App zwar grundsätzlich, aber die Automatisierung schlägt fehl, weil der zu referenzierende Kurs nicht bekannt ist.
• Derzeit funktioniert die Lösung nicht kurskatalogübergreifend, sondern nur innerhalb des Katalogs, für den sie gegenwärtig konfiguriert ist. Damit die Lösung in anderen Katalogen funktioniert, müssen ggf. weitere Implementierungen der Lösung in diesen anderen Katalogen vorgenommen werden.
• Die Lösung zeigt nur Ergebnisse hochgeladener Zertifikate an, wenn Sie als Lernender für den Kurs registriert sind. Falls Sie die Power App in einem Kurs testen, ohne dafür registriert zu sein, wird Ihr Zertifikat nicht hochgeladen, und bei der Automatisierung treten Fehler auf.
• Der Bericht „Embed URL Copier“ ist für die Nutzung in Power BI Desktop vorgesehen. Er ist nicht zum Hochladen in Power BI Online gedacht, da die Daten in Power BI Online nach einem Zeitplan aktualisiert werden müssten. Dies wäre ungeeignet für Administratoren, die die Kurse erstellen und die Einbettungs-URLs zeitnah benötigen.

Lösung installieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

„Learner Certificate Uploader (LM Variant)“ enthält mehrere Komponenten, die Teil des Lösungspakets sind. Die Installation der Lösung umfasst die folgenden Schritte:

SharePoint-Liste

Dies wird zur Speicherung der Einreichungen verwendet, fungiert als Vermittler für alle beteiligten Komponenten und wird mithilfe einer CSV-Datei für eine SharePoint-Liste erstellt.

Power Platform-Lösung

Diese umfasst eine Power App und einer Power Automation.

• Power App. Die Power App ist in ein Lernmodul eines Learn365-Kurses eingebettet und stellt Lernenden ein intuitives Formular zur Verfügung, um die SharePoint-Liste mit Einreichungen zu füllen.
• Power Automation. Hiermit wird die Bearbeitung der Einreichungen von Lernenden automatisiert. Sie wird durch Erstellung einer neuen Einreichung in der SharePoint-Liste ausgelöst. Die Power Automation übernimmt den Genehmigungsprozess über Microsoft Approvals und führt die Automatisierungsprozesse mithilfe der Learn365-API durch. Sie enthält auch Befehle für E-Mail-Benachrichtigungen, die auf Microsoft Outlook aufsetzen.

Personalisierter Power BI-Bericht

Dieser ermöglicht das Abrufen der individuellen und eindeutigen Einbettungs-URL, die im Learn365-Lernmodul-Ersteller verwendet wird.

Inhalt der Downloaddateien

Während der begleiteten Installation erhalten Sie von Ihrem Learn365-Berater eine komprimierte ZIP-Datei für die allgemeine Lösung „Teilnehmerzertifikat-Uploader“.

Nach dem Herunterladen der ZIP-Datei und dem Extrahieren der Dateien werden die folgenden Dateien aufgelistet:

LMS365CertificateUploaderLMVariant_1_0_0_16.zip

• Dies ist die Power Platform-Lösungsdatei, die in Ihre Umgebung importiert wird.
• Entpacken Sie diese Paketdatei nicht. Die Datei muss im ZIP-Format verbleiben, damit sie auf Ihre Power Platform hochgeladen werden kann.

Learn365 Lernende Zertifikat Uploader.csv

• Dies ist die Vorlagendatei für SharePoint-Listen. Mit ihr wird eine SharePoint-Liste auf Ihrer Learn365-Kurskatalog-Website erstellt, die alle notwendigen Informationsspalten enthält.

LMS365 Embed URL Copier.pbix

• Diese Power BI-Datei unterstützt Sie beim Generieren der Einbettungs-URL, die im Lernmodul-Ersteller von Learn365 verwendet wird.
• Wir empfehlen Ihnen die Verwendung dieses Berichts in Power BI Desktop, um beim Erstellen von Kursen Verzögerungen bei der Datenaktualisierung zu vermeiden.

SharePoint-Liste einrichten

1. Navigieren Sie zur Learn365-Kurskatalog-Website.

2. Klicken Sie im Dropdownmenü "Neu" auf Liste.

3.Wählen Sie Import from > CSV.

4. Laden Sie die bereitgestellte CSV-Datei Learn365 Learner Certificate Uploader.csv hoch, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

5. Deaktivieren Sie Liste in der Websitenavigation anzeigen und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen .

6. Sie werden zur erstellten Liste weitergeleitet. Jetzt müssen Sie die Berechtigungen dieser Liste ändern, damit Lernende die Einreichungen der anderen nicht sehen können. Öffnen Sie dazu bitte die Listeneinstellungen

• Einstellungsfenster > Berechtigungen und Verwaltung > Berechtigungen für diese Liste.

8. Wählen Sie Stop Inheriting Permissions aus und bestätigen Sie.

9. Behalten Sie die Besitzerberechtigungen bei und entfernen Sie alle anderen.

10. Wählen Sie auf der Seite mit den Listenberechtigungen Berechtigungen erteilen im Menüband aus.

11.  Im Teilen-Fenster:

• Geben Sie im Feld Namen oder E-Mail-Adressen eingeben den Namen Ihrer Katalog-Website ein, gefolgt von Besucher (Beispiel: Wenn Ihre Katalog-Website „Contoso“ heißt, geben Sie Folgendes ein: Contoso Visitors). Dadurch wird die Besuchergruppe Ihrer Website hinzugefügt, die auch Lernende umfasst.
• Klicken Sie auf Optionen anzeigen, um zusätzliche Einstellungen einzublenden.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine E-Mail-Einladung senden, damit keine E-Mail-Benachrichtigungen an Lernende gesendet werden.
• Wählen Sie in der Dropdownliste Berechtigungsstufe auswählen die Option Beitragen aus, damit Lernende eigene Einträge übermitteln können, ohne die der anderen zu sehen.
• Klicken Sie auf Freigeben, um die Berechtigungen anzuwenden.
  1.  

• Aktualisieren Sie die Seite.
• Überprüfen Sie, ob die Berechtigungen korrekt eingestellt sind.

Power Platform-Lösung einrichten

1. Navigieren Sie in Ihrem Tenant zu Power Automate.

2. Klicken Sie im linken Menü auf den Link Lösungen. 

3. Klicken Sie im oberen Menübereich auf den Link Lösung importieren.

4. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die Datei LMS365CertificateUploaderLMVariant_1_0_0_16.zip aus.

5. Klicken Sie auf Öffnen.

6. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, klicken Sie auf Weiter. Der Assistent Import a solution wird geöffnet und bestätigt die Lösungsdetails.

7. Wählen Sie Weiter aus. Die Seite Verbindungen wird geöffnet.

8. Sie müssen jedes Element vor dem Import verbinden. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü für das jeweilige Element das Konto aus, das Sie für die Lösung verwenden möchten. Wenn keine Elemente vorhanden sind, wählen Sie +Neue Verbindung aus.

9. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld API als Benutzernamen und Ihren Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriff) als Passwort ein.

10. Wählen Sie Erstellen aus.

11. Schließen Sie die neu erstellte Registerkarte, und kehren Sie zur Registerkarte Microsoft Power Automate zurück.

12. Wählen Sie im Dialogfeld Änderungen anwenden Aktualisieren aus, um die neu hinzugefügten Änderungen zu übernehmen und die Verbindung in der Liste anzuzeigen.

13. Sobald alle Verbindungen ausgewählt sind, klicken Sie auf Weiter. Die Seite Umgebungsvariablen wird geöffnet.

14. Wählen Sie in den Dropdown-Menüs Ihre LMS365-Katalogwebsite und die Liste Uploads von Lernenden-Zertifikaten aus. Nachdem Sie die Website und die Liste ausgewählt haben, wählen Sie Importieren aus, um den Import Ihrer Variablen zu starten.

Für das Importieren benötigt die Lösung mehrere Minuten. Sie können den Importstatus über die Benachrichtigungsleiste oben auf der Seite kontrollieren. Der Status ändert sich, wenn der Import abgeschlossen ist.

15. Wählen Sie die neu importierte Lösung aus, und klicken Sie dann im oberen Menü auf Bearbeiten.

Die Detailseite für die Lösung wird angezeigt. Sie enthält alle Komponenten, die für die Power Platform-Lösung erforderlich sind. Sie müssen die Power App ändern, um die SharePoint-Liste erneut auf die korrekte URL anzuwenden.

16. Wählen Sie die Canvas-App Learner Certificate Uploader (LM Variant) aus und klicken Sie im oberen Menü auf Bearbeiten.

Sie müssen die SharePoint-Datenreferenzen, die unsere Entwicklungsumgebung referenzieren, entfernen und an ihrer Stelle unsere neu hinzugefügte SharePoint-Liste einfügen.

17. Navigieren Sie zur Ansicht Daten links im Power App-Editor.

18. Öffnen Sie das Kontextmenü (drei waagrecht angeordnete Punkte) neben der Datenverbindung SPListForCertUpload, und klicken Sie auf Entfernen.

Nach dem Entfernen müssen Sie die Datenquelle erneut hinzufügen.

19. Wählen Sie den Abschnitt +Daten hinzufügen aus, und suchen Sie nach SharePoint.

20. Wählen Sie die Option SharePoint aus. Wählen Sie keine anderen verwandten Datenquellenoptionen aus.

21. Klicken Sie auf Ihre bestehende SharePoint-Verbindung. Das Feld Mit einer SharePoint-Website verbinden wird geöffnet.

22. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, und wählen Sie dann SPSiteForCertUpload aus.

Sie werden zum Bereich Liste auswählen umgeleitet.

23. Wählen Sie erneut Erweitert und dann SPListForCertUpload aus. Wählen Sie Verbinden aus, um SPListForCertUpload Ihrer Power App erneut hinzuzufügen, mit der richtigen Verbindung zu Ihrem Kurskatalog.

24. Wählen Sie oben auf der Seite Speichern aus und veröffentlichen Sie Ihre Änderungen.

Power App freigeben

Damit Benutzer auf die Lösung „Teilnehmerzertifikats-Uploader“ zugreifen können, müssen Sie die Power App freigeben.

1. Wählen Sie oben rechts das Freigeben-Symbol aus.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Formular, das zum Freigeben Ihrer Power App ausgefüllt werden muss. Eine Warnmeldung informiert darüber, dass hierbei Verbindungen implizit freigegeben werden können. Dies ist ein beabsichtigtes Verhalten.

2. Geben Sie alle Benutzer ein, die die Power App verwenden müssen. Fügen Sie vorzugsweise die Gruppe Alle hinzu, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder der Organisation über die entsprechenden Berechtigungen für die Anwendung verfügen. Sie können sie auch als Mitbesitzer festlegen, wenn Sie möchten, dass sie die App bearbeiten können. Sie können die Option E-Mail-Einladung an neue Benutzer senden je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, ob Sie sie benachrichtigen möchten.

3. Bestätigen Sie die rote Fehlermeldung oben und wählen Sie dann unten Freigeben aus. Die rote Fehlermeldung wird angezeigt, weil Sie Konnektoren verwenden, die dem Konto zugewiesen sind, das den Flow besitzt. Das Hinzufügen von Benutzern gewährt ihnen den Zugriff auf die Flowkonnektoren des Besitzers zum Ausführen des Flows.

Power BI-Bericht „Embed URL Copier“ konfigurieren

Sie können den Bericht „Embed URL Copier“ grundsätzlich auf gleiche Weise konfigurieren wie das „Learn365 Power BI Starter Kit“, wobei einige wenige Ausnahmen zu beachten sind. Nachstehend sehen Sie eine Zusammenfassung der erforderlichen Schritte:

1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zu Ihrem Microsoft Power Apps-Portal.

2. Öffnen Sie die Details der LM Variant-App, indem Sie zu Apps > Learner Certificate Uploader (LM Variant) > ... navigieren (Menü mit weiteren Befehlen) > Details.

3. Wählen Sie Link in Zwischenablage kopieren aus, um Ihre eindeutige App-URL zu kopieren. Diese URL wird zufällig generiert und ist für Ihre Installation von „Teilnehmerzertifikats-Uploader“ eindeutig.

4. Öffnen Sie die bereitgestellte PBIX-Datei in Power BI Desktop.

5. Öffnen Sie das Menü Daten transformieren, wählen Sie Parameter bearbeiten aus, und überprüfen/aktualisieren Sie das API URL Feld, sodass es Ihre Learn365-Tenant-Region korrekt widerspiegelt.

6. Fügen Sie die App-URL in das Feld Power Apps-URL ein.

7. Wählen Sie OK und Übernehmen aus, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

8. Authentifizieren Sie Ihren Power BI-Bericht ggf. mit Ihrem Learn365-API-Schlüssel per Basisauthentifizierung, wobei API der Benutzername und Ihr API-Schlüssel das Passwort ist.

Eine ausführliche Beschreibung der Verbindung Ihres Power BI-Berichts mit Ihrer Learn365-Datenbank entnehmen Sie dieser Sway-Präsentation.

App über ihre eindeutige URL in einen Kurs einbinden

Nach erfolgter Konfiguration Ihres Berichts „Embed URL Copier“ können Sie ihn verwenden, um eindeutige Einbettungs-URLs für Ihre Learn365-Kurse zeitsparend zu generieren und zu kopieren. Anhand dieser eindeutigen URLs kann die App nachvollziehen, wie Uploads dem jeweiligen Kurs korrekt zugeordnet werden. Ohne eindeutige URLs funktioniert die App nicht; stattdessen wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Nachfolgend aufgeführt ist eine Zusammenfassung der Schritte, die zum Einbetten der App in Ihren Learn365-Kurs durchgeführt werden müssen:

1. Erstellen Sie Ihren Learn365-Kurs vollständig. Das System muss eine eindeutige Kurs-ID generieren, damit die Anwendung funktioniert.

2. Wählen Sie im vollständig konfigurierten Bericht „Embed URL Copier“ in Power BI Desktop Aktualisieren aus, und suchen Sie mithilfe des Berichts nach Ihrem erstellten Kurs.

3. Klicken Sie auf die Einbettungs-URL für den Kurs, in den Sie die App einbetten möchten. Ihr Webbrowser öffnet sich. Nachdem der Browser die Seite vollständig geladen hat, können Sie die URL aus dem Browser in die Zwischenablage kopieren.

4. Kehren Sie zum Inhalt Ihres Learn365-Kurses zurück, und erstellen Sie ein Lernmodul über Learn365 Admin Center > Schulungsverwaltung > Kurs auswählen > Kursinhalte verwalten > Lernobjekte hinzufügen > Lernmodul.

5. Klicken Sie auf Website-Link/URL hinzufügen, und fügen Sie die kopierte Einbettungs-URL in das Linkfeld ein. Geben Sie dem Link einen Namen Ihrer Wahl. Wir empfehlen Ihnen, die Option In neuer Registerkarte öffnen zu deaktivieren und als Größe Volle Breite zu verwenden, um eine optimale Nutzung der App in Ihrem Learn365-Kurs zu gewährleisten.

6. Fügen Sie Ihrem Lernmodul ggf. weitere Objekte und Informationen hinzu, und speichern Sie Ihre Änderungen. Sie können Ihrem Kurs bei Bedarf zusätzliche Inhaltsobjekte hinzufügen.

Abschlusseinstellungen ändern, um ein vorzeitiges Abschließen des Kurses zu verhindern

„Teilnehmerzertifikats-Uploader“ kennzeichnet einen Kurs als abgeschlossen, sobald das hochgeladene Zertifikat genehmigt wird. Wenn Sie jedoch die LM-Variante der App verwenden und sie mit einem Kurs verknüpfen, müssen Sie die Einstellungen zum Kursabschluss ändern, um zu vermeiden, dass der Kurs vorzeitig (d. h. vor Genehmigung des vom Lernenden hochgeladenen Zertifikats) als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Der folgende Vorgang stellt sicher, dass ein Kurs erst nach Genehmigung eines hochgeladenen Zertifikats als abgeschlossen gekennzeichnet werden kann.

Nachstehend sehen Sie eine Zusammenfassung der Schritte, die zum Ändern Ihrer Einstellungen zum Kursabschluss durchgeführt werden müssen:

1. Rufen Sie die Kursabschlusseinstellungen im Learn365 Admin Center > Schulungsverwaltung > Kurs auswählen > Kursabschluss-Einstellungen auf.

2. Wählen Sie das Standard-Kursabschluss-Set und anschließend Kursabschluss-Set bearbeiten aus.

3. Wählen Sie alle Elemente im Kursabschluss-Set ab. Dadurch ist sichergestellt, dass der Kurs nicht abgeschlossen werden kann, solange das hochgeladene Zertifikat nicht genehmigt wurde.

Der Fortschritt der Lernenden bei allen anderen Elementen im Kurs wird weiterhin erfasst, aber nicht mehr als Voraussetzung für den Kursabschluss gewertet, da durch Genehmigung des Zertifikats alle Voraussetzungen für den Kursabschluss erfüllt sind.

4. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern. Ihr Kurs zeigt nun 0 Objekte in der Einstellung an und kann jetzt erst abgeschlossen werden, nachdem das hochgeladene Zertifikat genehmigt wurde.

Selbstinstallation

Wenn Sie eine Selbstinstallation durchführen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager, um die passende Version der Lösung zu beziehen.

So installieren Sie die Lösung „Teilnehmerzertifikats-Uploader“

Eine ausführliche Anleitung zum Installieren der Lösung können Sie dem folgenden Video entnehmen: