So laden Sie externe Benutzer (Gäste) zu Learn365 ein

Einführung

Zu bestimmten Anlässen kann es für Ihr Unternehmen notwendig werden, Personen von außerhalb der Organisation – z. B. Klienten, Partner oder Kunden – einzuladen, um ihnen Zugriff auf Ihre Learn365-Umgebung zu gewähren.

Personen außerhalb Ihrer Organisation, die eingeladen werden, auf Ihre Learn365-Umgebung zuzugreifen, werden in Learn365 als externe Benutzer oder Gäste bezeichnet.

In diesem Artikel beschreiben wir das Verfahren zur Konfiguration der Einstellungen für die externe Freigabe in Learn365, laden externe Benutzer (Gäste) in den Learn365-Kurskatalog ein und skizzieren, welche Schritte von Gästen durchgeführt werden müssen, um Zugang zu Learn365 zu erhalten.

Lesen Sie den Artikel oder sehen Sie sich das Video an (weitere Details finden Sie im Artikel).

Einladungen für externe Benutzer (Gäste) aktivieren

Erforderliche Rolle: globaler Administrator von Microsoft 365 oder SharePoint-Administrator

Damit Sie externe Benutzer (Gäste) in Learn365 einladen können, müssen Sie die Einstellungen für die externe Freigabe auf Ihrem Mandanten wie folgt konfigurieren:

• Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen im Learn365 Admin Center aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Wenn Benachrichtigungen nicht aktiviert sind, können Sie keine E-Mail-Einladungen versenden. 
• Konfigurieren Sie die externe Zusammenarbeit in Microsoft Entra ID für Ihren Tenant. Für detaillierte Schritte siehe diese Microsoft-Dokumentation.
  Tenants, die Learn365 nach dem Learn365-Release vom 8. Juni 2026 (Version 3.74) installieren, können externe Benutzer nur einladen, wenn die Integration mit Microsoft Entra ID aktiviert ist.
• Konfigurieren Sie die externe Freigabe der SharePoint-Umgebung auf Organisationsebene (d. h. Mandantenebene) wie auch auf der Ebene der einzelnen Kurskataloge. Für detaillierte Schritte siehe diesen Artikel.
  Für Tenants, die Learn365 nach dem Learn365-Release vom 8. Juni 2026 (Version 3.74) installieren, ist dieser Schritt nur relevant, wenn die Integration mit SharePoint aktiviert ist.

Externe Benutzer (Gäste) in einen Katalog einladen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Um externen Benutzern (Gästen) den Zugang zum Kurskatalog zu ermöglichen, sollten Sie ihnen über das Learn365 Admin Center eine Einladung zum entsprechenden Kurskatalog senden. Dafür benötigen Sie ihre aktuelle, primäre E-Mail-Adresse.

Wir empfehlen Ihnen, alle Benutzer vor der Registrierung in Kursen oder Schulungen Tarifen der Liste Benutzer hinzuzufügen.

E-Mail-Adresse des externen Benutzers

Um einen externen Benutzer (Gast) in Learn365 einzuladen, müssen Katalogadministratoren deren E-Mail-Adresse verwenden. 

Learn365 verwendet Microsoft Entra ID, um den externen Benutzer (Gast) zu identifizieren.

Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss nicht unbedingt mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein, sondern kann von einem beliebigen Provider (z. B. Gmail) stammen. 

Wenn ein externer Benutzer (Gast) die Einladung in einen Learn365-Kurskatalog annimmt, wird für diesen externen Benutzer automatisch ein Gastkonto auf dem Microsoft-Mandanten Ihrer Organisation erstellt. Im Microsoft Entra Admin Center wird das Gastkonto des Benutzers im folgenden Format angezeigt: user.account_gmail.com#EXT#@compafi464.onmicrosoft.com, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Dieser externe Benutzer (Gast) meldet sich unter Angabe seiner regulären E-Mail-Adresse in Learn365 an.

Im Learn365 Admin Center wird dem Benutzer sein reguläres E-Mail-Konto angezeigt, mit dem er sich bei Learn365 anmeldet.

Externe Benutzer (Gäste) zur Benutzer-Liste hinzufügen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Wir empfehlen Ihnen, alle Benutzer vor der Registrierung in Kursen oder Schulungen Tarifen der Liste Benutzer hinzuzufügen. Auf diese Weise können Benutzer alle Kurs- und Schulungsplanstartseiten im Katalog anzeigen, ohne dass ihnen beim Navigieren im Katalog die Meldung „Zugriff verweigert“ in SharePoint angezeigt wird.

Wenn Benutzer lediglich eingeladen und zur Benutzer liste hinzugefügt werden, wird dafür kein Learn365-Abonnement verwendet. Ein Learn365-Abonnement wird hingegen benötigt, wenn ein Benutzer als Lernender für einen Kurs oder Schulungsplan registriert wird. Finden Sie Informationen darüber, welche Benutzer bei der Berechnung der Benutzeranzahl im Abonnement einbezogen werden in diesem Artikel.

Benutzer, die der Liste Users hinzugefügt werden, werden der SharePoint-Gruppe Visitor der Websitecollection des Kurskatalogs hinzugefügt und sind berechtigt, alle Kurse und Schulungspläne in diesem Katalog anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Um sicherzustellen, dass bestimmte Schulungen im Katalog nur von bestimmten Benutzern aufgerufen werden können, können Sie Zielgruppenadressierung für Schulungen sowie Kurs-Targeting verwenden.

Informationen über SharePoint-Standardwebsitegruppen finden Sie in diesem Microsoft-Dokumentationsartikel.

Wenn Sie externe Benutzer (Gäste) über die Seite Benutzer zu Learn365 einladen, werden Sie möglicherweise um eine zusätzliche Einwilligung oder Authentifizierung über Microsoft Entra ID gebeten.

So geben Sie eine Einwilligung und führen die Authentifizierung durch:

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Benutzer und Gruppen > Benutzer.

2. Wählen Sie auf der geöffneten Users-Seite Add or invite users aus.

3. Wählen Sie im geöffneten Bereich Add or invite users das Informationssymbol aus. Wenn in der Informationsmeldung keine Links angezeigt werden, sind von Ihrer Seite aus keine Aktionen erforderlich.

4. Führen Sie in der geöffneten Informationsnachricht die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie in „Your Microsoft 365 global admin has to grant additional consent to be able to invite guests to Learn365.“ den Link Accept aus, um die Einladung von Gästen (externen Benutzern) in die Organisation zu ermöglichen.
• Um Ihre Identität zu überprüfen, wählen Sie den Link Anmelden aus "Bitte beachten Sie, dass Sie über Microsoft Entra ID authentifiziert sein müssen, um Gäste zu Learn365 einladen zu können. Anmelden."

Gehen Sie wie folgt vor, um externe Benutzer (Gäste) in Learn365 einzuladen:

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog > Benutzer und Gruppen > Benutzer.

2. Auf der geöffneten Benutzer-Seite klicken Sie auf Benutzer hinzufügen oder einladen.

3. Geben Sie im geöffneten Add or invite users-Bereich im Feld Enter Existing Users or Guests die E-Mail-Adressen der externen Benutzer (Gäste) ein, die Sie einladen möchten.
 

Geben Sie Benutzer einzeln oder zu mehreren ein. Sie können maximal 50 Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer durch Kommata oder Semikola getrennten Liste eingeben. Wenn Sie das Limit der eingeladenen Personen erreichen, werden alle Adressen, die das Limit überschreiten, automatisch von der Liste entfernt, und Ihnen wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

4. Wählen Sie Add aus.

Die Bestätigungsnachricht "Successfully sent invitations to guests" wird unter Notifications (das Glockensymbol) angezeigt, wenn der Vorgang zum Senden von Einladungen an Gäste abgeschlossen ist.

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4.

Eingeladene externe Benutzer (Gäste) erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, die Einladung zum Kurskatalog anzunehmen und ihre Informationen zu vervollständigen. Der Einladungslink ist 90 Tage gültig. Wenn externe Benutzer (Gäste) die Einladung annehmen, werden sie zur Users Liste des Kurskatalogs hinzugefügt.

5. Wenn der externe Benutzer die Einladung annimmt, wird er der Benutzer-Liste des betreffenden Kurskatalogs hinzugefügt. Dieser Benutzer kann nun in Kurse und Schulungspläne eingeschrieben werden. 

Verfahren zum Annehmen der Einladung durch den externen Benutzer

Wenn ein Katalogadministrator eine Einladung in einen Learn365-Kurskatalog an einen externen Benutzer (Gast) sendet, erhält dieser Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, dem Kurskatalog beizutreten. Um Zugang zum Kurskatalog zu erhalten, geht der Benutzer wie nachfolgend beschrieben vor.

Im hier beschriebenen Beispielfall hat der Katalogadministrator eine Einladung an ein Gmail-Konto gesendet.

1. In der erhaltenen Einladungs-E-Mail nimmt der Benutzer die Einladung zum Kurskatalog an, indem er den Link Accept invitation auswählt.

2. Der Benutzer wird zur Seite Microsoft sign in weitergeleitet, wo er Send code auswählen muss.

3. Der Benutzer erhält den Code für die Kontoverifizierung per E-Mail. Der Verifizierungscode bleibt für 30 Minuten gültig. Der Benutzer sollte diesen Code kopieren, zur Seite Microsoft sign in zurückkehren und den Code in das Feld Enter code eingeben.

Nun wird der Benutzer automatisch zur Startseite des Kurskatalogs weitergeleitet und kann dort Kurse und Schulungspläne durchsuchen.

Wenn der Benutzer erstmals eine Einladung in einen Kurskatalog auf dem Mandanten akzeptiert, werden durch die Organisation ggf. Berechtigungen vom Benutzer angefordert. Wenn Accept ausgewählt wird, wird der Benutzer zur Kurskatalogseite weitergeleitet.