So registrieren Sie Benutzer für Learn365-Schulungspläne

Einführung

Durch das Registrieren von Benutzern für Schulungspläne werden sie zu Lernenden des betreffenden Schulungsplans und aller darin enthaltenen Kurse. Benutzer haben verschiedene Möglichkeiten, sich für Schulungspläne zu registrieren.

Dieser Artikel behandelt die verschiedenen Registrierungsmethoden für Admins, um Benutzer für Schulungspläne zu registrieren, sowie die Registrierungslogik für Kurse in Schulungsplänen. Dabei werden auch spezifische Fälle betrachtet.

Registrierungsoptionen

Auf der Seite Users

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Sie können Benutzer im Learn365 Admin Center auf der Seite Benutzer für Schulungspläne registrieren.

Detaillierte Informationen zu diesem Vorgang finden Sie in diesem Artikel.

Im Konfigurationsbereich des Schulungsplans

Erforderliche Rollen: Katalogadministrator. Kursadministratoren können Lernende des Schulungsplans registrieren und verwalten, nachdem der Schulungsplan erstellt wurde und ihnen die Rolle „Schulungsplan-Administrator“ zugewiesen wurde.

Sie können Benutzer im Abschnitt Personen des Konfigurationsbereichs für den Schulungsplan registrieren.

1. Wählen Sie im Bereich Personen des Konfigurationsbereichs für den Schulungsplan auf der Registerkarte Lernende die Option + Lernende registrieren aus.

2. Geben Sie im Feld Suche nach Benutzer(n) die Namen, Microsoft Entra-, Microsoft 365-Gruppen, E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen, Sicherheitsgruppen oder benutzerdefinierten Gruppen der Benutzer ein, die Sie für den Schulungsplan registrieren möchten.

Sie können bis zu 50 interne Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer Komma- oder Semikolon-getrennten Liste eingeben.

Die Benutzergruppen Everyone und Everyone except external können nicht hinzugefügt werden.

Ungültige E-Mail-Adressen und unbekannte Benutzer müssen korrigiert werden, bevor Sie fortfahren können. Ungültige E-Mail-Adressen und Benutzer werden rot hervorgehoben.

Wenn Sie das Maximum von 50 E-Mail-Adressen oder 1.500 Zeichen überschreiten, sehen Sie eine entsprechende Nachricht. Wiederholen Sie den Vorgang einfach, um weitere E-Mail-Adressen einzugeben.

Wenn Sie eine Microsoft Entra-Gruppe oder eine benutzerdefinierte Benutzergruppe hinzufügen, werden alle Benutzer in der Gruppe gezählt.

3. Wählen Sie Registrieren.

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3.

Die Registrierung sämtlicher Benutzer kann einige Minuten dauern. Während dieser Zeit sind diese Namen in der Liste der registrierten Lernenden ausgegraut und inaktiv.

Registrierte Benutzer und Gruppen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, unabhängig von der Reihenfolge, in der sie hinzugefügt wurden. 

Für registrierte Gruppen wird die neben dem Titel die Benutzeranzahl angezeigt. Sie können die Zeile aufklappen, um eine Liste der Gruppenmitglieder zu sehen.

Die Namen der Lernenden und die Gruppentitel werden aktiv und für die Optionen Send Email Message und Registrierung aufheben verfügbar.

Diese Änderungen werden automatisch gespeichert.

Über Microsoft Entra oder benutzerdefinierte Benutzergruppen

Erforderliche Rollen: der globale Microsoft 365-Administrator kann Benutzer innerhalb von Microsoft Entra-Gruppen verwalten. LMS-Administratoren und Katalogadministratoren können benutzerdefinierte Benutzergruppen erstellen. Kurs- und Katalogadministratoren können Microsoft Entra-Gruppen in Kurse registrieren.

Wenn Microsoft Entra- oder benutzerdefinierte Gruppen für einen Schulungsplan registriert sind, werden die aktuellen Mitglieder der Gruppe sowie Benutzer, die später zur Gruppe hinzugefügt werden, automatisch für den Schulungsplan registriert.

In manchen Fällen ist es sinnvoll, Microsoft Entra- oder benutzerdefinierte Gruppen für Schulungspläne zu registrieren, um sicherzustellen, dass alle Personen mit einer bestimmten Rolle automatisch für die gleiche Schulung registriert werden. Beim Zuweisen ihrer Rolle werden Benutzer zur entsprechenden Microsoft Entra-Gruppe hinzugefügt. Denkbar sind beispielsweise Microsoft Entra-Gruppen für Manager, neue Mitarbeitende oder bestimmte Abteilungen, die dann für den relevanten Schulungsplan registriert werden können.

Benutzer mit der Rolle des globalen Microsoft 365-Administrators sind verantwortlich für die Verwaltung von Benutzern in Microsoft Entra-Gruppen. LMS-Administratoren und Katalogadministratoren sind hingegen für die Verwaltung von Benutzern in benutzerdefinierten Gruppen verantwortlich. Katalogadministratoren können nur die benutzerdefinierten Gruppen verwalten, die sie besitzen. Wenn der globale Microsoft 365-Administrator einen Benutzer zu einer Microsoft Entra-Gruppe oder der LMS-Administrator einen Benutzer zu einer benutzerdefinierten Gruppe hinzufügt, erfolgt die Registrierung automatisch für alle Kurse oder Schulungspläne, in denen die Gruppe registriert ist. Wenn ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt wird, wird seine Registrierung für alle Kurse und Schulungspläne, in denen die Gruppe registriert ist, automatisch aufgehoben.

Weitere Informationen zur Registrierung von Benutzern in Kursen und Schulungsplänen mit Microsoft Entra oder Microsoft 365-Gruppen finden Sie in diesem Artikel.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von benutzerdefinierten Benutzergruppen finden Sie in diesem Artikel.

Über die Learn365 API

Benutzer können über die Learn365 API für Schulungspläne registriert werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Logik der Registrierung für Schulungspläne

Grundsätzlicher Ablauf

• Wenn sich ein Lernender für einen Schulungsplan registriert, wird er automatisch auch für alle darin enthaltenen Kurse angemeldet.

• Wenn sich ein Lernender für einen Schulungsplan registriert, wird er nicht automatisch auch für andere Schulungspläne registriert, die diese Kurse enthalten.
• Ein Lernender wird nicht automatisch für den Schulungsplan registriert, wenn er bereits separat für die Kurse registriert ist, die Teil eines Schulungsplans sind.
   
• Wenn ein Lernender einen Kurs abschließt und später für einen Schulungsplan registriert wird, der diesen abgeschlossenen Kurs beinhaltet, gilt der Kurs auch weiterhin als abgeschlossen. Der Lernende kann den Status der Kurse im Schulungsplan, sowie den Status aller Kurse, die er bereits separat abgeschlossen hat, erst dann sehen, wenn die Registrierung für den Schulungsplan abgeschlossen ist. Nach der Registrierung für einen Schulungsplan gelten alle Kurse, die separat absolviert wurden, im Schulungsplan auch weiterhin als abgeschlossen.
   

Gängige Szenarien beim Hinzufügen von Kursen zu Schulungsplänen

Szenario 1

Der Lernende macht Fortschritte in einigen Kursen des Schulungsplans oder hat einige davon abgeschlossen. Das bedeutet, der Schulungsplan hat den Status In progress, und der Administrator fügt diesem Schulungsplan einen Kurs hinzu. Der Lernende ist nicht separat für diesen Kurs registriert. Nun geschieht Folgendes:

• Der hinzugefügte Kurs gilt daher automatisch als obligatorisch für den Abschluss des Schulungsplans. Um den Schulungsplan abzuschließen, muss der Lernende den hinzugefügten Kurs absolvieren. Admins können die Einstellungen für Required For Completion im Abschnitt Kurse im Konfigurationsbereich des Schulungsplans ändern.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (In progress) in diesem Schulungsplan bleibt unverändert, der Fortschrittsprozentsatz des Schulungsplans wird jedoch entsprechend der aktualisierten Anzahl der für den Abschluss erforderlichen Kurse neu berechnet.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans im Rahmen des Schulungsplans sehen. Der Kurs wird gesperrt und der folgende Hinweis wird angezeigt: "Dieser Kurs ist gesperrt, bis Sie sich registrieren."
• Der Lernende erhält erst dann E-Mail-Benachrichtigungen über den neu hinzugefügten Kurs, wenn er sich dafür registriert. 
• Folgende Methoden stehen für die Registrierung für den hinzugefügten Kurs zuer Verfügung:
  • Automatische Registrierung des Lernenden beim Abschluss eines anderen Kurses im Schulungsplan.
  • Manuelle Registrierung des Lernenden für den Kurs durch Katalog- oder Kursadministratoren. 
  • Selbstregistrierung auf der Startseite des Kurses. Dazu wählt der Lernende den Titel des relevanten Kurses auf der Startseite des aktuellen Schulungsplans und wird so zur Startseite de Kurses weiterleitet. Ab hier unterscheiden sich Kursregistrierung und Benachrichtigungsabläufe je nach Kurstyp.
• Sobald der Lernende für den hinzugefügten Kurs registriert ist, erhält der Lernende die Benachrichtigung zur Bestätigung der Kursregistrierung für E-Learning-Kurse sowie die Benachrichtigungen Bestätigung der Registrierung für veranstaltungsbasierte Schulung und Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung (für die ausgewählten Sitzungen) für veranstaltungsbasierte Schulung.
   

Szenario 2

Der Lernende macht Fortschritte in einigen Kursen des Schulungsplans oder hat einige davon abgeschlossen. Das bedeutet, der Schulungsplan hat den Status In progress. Der Admin fügt einen Kurs zu diesem Schulungsplan hinzu. Der Lernende ist separat für diesen Kurs registriert. Nun geschieht Folgendes:

• Der Lernende bleibt für diesen Kurs registriert und der Kursfortschritt wird beibehalten.
• Der hinzugefügte Kurs gilt daher automatisch als obligatorisch für den Abschluss des Schulungsplans. Um den Schulungsplan abzuschließen, muss der Lernende den hinzugefügten Kurs absolvieren. Admins können die Einstellungen für Required For Completion im Abschnitt Kurse im Konfigurationsbereich des Schulungsplans ändern.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (In progress) in diesem Schulungsplan bleibt unverändert, der Fortschrittsprozentsatz des Schulungsplans wird jedoch entsprechend der aktualisierten Anzahl der für den Abschluss erforderlichen Kurse neu berechnet.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans im Rahmen des Schulungsplans sehen.
• Der Lernende erhält erst dann E-Mail-Benachrichtigungen über den neu hinzugefügten Kurs, wenn dieser abgeschlossen ist.

Szenario 3

Der Admin fügt einen Kurs zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Der Lernende ist separat für diesen Kurs registriert. Nun geschieht Folgendes:

• Der Lernende bleibt für diesen Kurs registriert und der Kursfortschritt wird beibehalten.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (Completed) für diesen Schulungsplan bleibt unverändert.
• Der Lernende kann den hinzugefügten Kurs auf der Startseite des Schulungsplans als Bestandteil des abgeschlossenen Schulungsplans sehen.
• Er erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Kurse oder den Fortschritt des Schulungsplans.
• Wenn der Lernende den hinzugefügten Kurs außerhalb oder innerhalb des Schulungsplans abschließt, erhält er die E-Mail-Benachrichtigung Course completion confirmation.
• Wenn die Lernende/der Lernender den hinzugefügten Kurs absolvieren muss, sollte der Kurskatalog- oder Kursadministrator den Fortschritt des Schulungsplans der Lernenden/des Lernenden über die Option Fortschritt löschen, die Option Wiederholung erzwingen oder durch Bearbeiten des Fortschritts des Schulungsplans zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Der Benachrichtigungsflow richtet sich nach der ausgewählten Option.

Szenario 4 

Der Admin fügt Kurse zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Die Lernende/der Lernender ist nicht separat für diese Kurse registriert. Nun geschieht Folgendes:

• Er erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Kurse oder den Fortschritt des Schulungsplans.
• Der Fortschrittsstatus des Lernenden (Abgeschlossen) in diesem Schulungsplan bleibt unverändert.
• Der Lernende wird nicht automatisch für die hinzugefügten Kursen registriert.
• Die hinzugefügten Kurse gelten automatisch als obligatorisch für den Schulungsplan. Admins können die Einstellungen für Für den Abschluss obligatorisch über den Kurse-Abschnitt im Konfigurationsbereich des Schulungsplans ändern.
• Der Lernende kann die hinzugefügten Kurse auf der Startseite des Schulungsplans sehen. Die Kurse werden gesperrt und der folgende Hinweis wird angezeigt: "Dieser Kurs ist gesperrt, bis Sie sich registrieren."
• Wenn die Lernende/der Lernender die hinzugefügten Kurse im Rahmen des Schulungsplans absolvieren muss, sollte der Kurskatalog- oder Kursadministrator den Fortschritt des Schulungsplans der Lernenden/des Lernenden über die Option Fortschritt löschen, die Option Wiederholung erzwingen oder durch Bearbeiten des Fortschritts des Schulungsplans zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Der Benachrichtigungsflow richtet sich nach der ausgewählten Option.
• Wenn sich der Lernende für die hinzugefügten Kursen registrieren muss, kann dies auf folgende Arten erfolgen:
  • Automatische Registrierung seitens des Lernenden beim Abschluss eines anderen Kurses im Schulungsplan.
  • Manuelle Registrierung des Lernenden für die Kurse durch Katalog- oder Kursadministratoren.
  • Selbstregistrierung auf der Startseite des Kurses. Dazu wählt der Lernende den Titel des relevanten Kurses auf der Startseite des aktuellen Schulungsplans und wird so zur Startseite de Kurses weiterleitet. Ab hier unterscheiden sich die Abläufe für Kursregistrierung und Benachrichtigungen je nach Kurstyp.

Szenario 5 

Der Admin fügt Kurse zu einem Schulungsplan hinzu, den der Lernende bereits abgeschlossen hat. Die Lernende/der Lernender hat diese hinzugefügten Kurse außerhalb des Schulungsplans abgeschlossen, bevor sie zum Schulungsplan hinzugefügt wurden. Nun geschieht Folgendes:

• Der Abgeschlossen-Status des Schulungsplans des Lernenden bleibt unverändert.
• Für die hinzugefügten Kurse gilt der Status weiterhin als abgeschlossen.
• Der Lernende erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über den Fortschritt des Schulungsplans.
• Der Lernende erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über den Fortschritt des Kurses.
• Der Lernende kann diese Kurse innerhalb des Schulungsplans aufrufen.