Zusätzliche Learn365-Katalogwebsites und Gruppen in SharePoint erstellen

Überblick

Learn365-Administratoren können sich Benachrichtigungsbanner anzeigen und E-Mails zusenden lassen, wenn ein Katalog sich seinen Limits annähert bzw. diese erreicht hat.

In diesem Artikel beschreiben wir die Benachrichtigungen zu Schulungslimits, das Erstellen zusätzlicher Katalogwebsites in SharePoint, wenn die Limits erreicht werden, und das automatische Erstellen von SharePoint-Gruppen, um neue Lernende nahtlos unterzubringen.

Benachrichtigungen zu Kurslimits

Benachrichtigung „Sie haben bald die Höchstzahl erreicht“

Wenn die Anzahl der SharePoint-Gruppen innerhalb eines Katalogs 7.000 erreicht, sieht der LMS-Administrator im Learn365 Admin Center eine Warnbanner-Benachrichtigung und erhält eine E-Mail mit der Nachricht „Sie nähern sich den von Microsoft festgelegten Grenzwerten für die Anzahl der SharePoint-Gruppen für diese Katalogwebsite.“. Wenn Sie mehr Schulungen erstellen möchten, benötigen Sie eine zusätzliche SharePoint-Website für diesen Katalog.“ Ferner erscheint ein rotes Ausrufezeichen neben dem Namen des Katalogs, für den dieser Punkt erreicht wurde.

Benachrichtigung „Sie haben die Höchstzahl erreicht“

Wenn die Anzahl der Kurse oder Schulungspläne innerhalb eines Katalogs 8.000 erreicht, sieht der LMS-Administrator im Learn365 Admin Center eine Warnbanner-Benachrichtigung und erhält eine E-Mail mit der Nachricht „Die SharePoint-Website für diesen Katalog hat die von Microsoft empfohlenen Grenzwerte für die Anzahl der Gruppen erreicht, und Sie können keine Kurse und Schulungspläne erstellen.“. Dafür müssen Sie eine zusätzliche SharePoint-Website für diesen Katalog erstellen.“ Ferner erscheint ein rotes Ausrufezeichen neben dem Namen des Katalogs, für den dieser Punkt erreicht wurde.

Katalogadministratoren sehen auf der Seite Training Management im Learn365 Admin Center für den Katalog, der den Grenzwert erreicht hat, eine Warnbanner-Benachrichtigung.

Das Erstellen von Schulungen sowie das Importieren und Kopieren von Kursen werden deaktiviert, bis der LMS-Administrator eine zusätzliche Katalogwebsite erstellt hat.

Zusätzliche Katalogwebsite erstellen

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Catalog management. Die Seite Kurskatalogverwaltung wird geöffnet.

2. Wählen Sie auf der Seite Kurskatalogverwaltung den Katalog aus, der den Grenzwert erreicht hat. Der Bereich Kurskatalogverwaltung wird geöffnet.

3. Wählen Sie Website erstellen aus.

Sobald die zusätzliche SharePoint-Website erstellt wurde, werden das Benachrichtigungsbanner für diesen Katalog und das rote Ausrufezeichen nicht mehr angezeigt.

Die zusätzliche Website wird zur Speicherung von Kursdokumenten verwendet, enthält jedoch weder Kurskataloge noch Kurse oder ein Dashboard. Der Speicherort für Kursdokumente hat unabhängig davon, ob es sich um die primäre oder eine sekundäre Website handelt, keinen Einfluss auf die Darstellung oder das Verhalten des Kurses.

Katalogadministratoren sehen auf der Seite Training Management im Learn365 Admin Center für den Katalog, der den Grenzwert bald erreicht, eine Warnbanner-Benachrichtigung.

Automatische Gruppenerstellung in SharePoint

Jeder Lernende und Administrator im Katalog wird neben der Gruppe Lernende bzw. der Gruppe Administratoren auch der Gruppe Besucher des Katalogs hinzugefügt. Die Anzahl der Besucher-Gruppen hängt von der Anzahl der Lernenden ab, die in allen Kursen im Katalog registriert sind. Wenn sich beispielsweise über 5.000 Einzelpersonen als Lernende in allen Kursen im Katalog registriert haben, wird automatisch eine zweite Besucher-Gruppe erstellt.

Erreicht ein Kurs 5.000 Registrierungen, wird in SharePoint eine neue Gruppe Lernende für den Kurs angelegt. Noch ein Beispiel: Wenn 4.999 Lernende in einem Kurs registriert sind und ein Admin 10 weitere Lernende registriert, wird der erste dieser 10 Lernenden zur bestehenden Gruppe Lernende hinzugefügt, die damit den Grenzwert von 5.000 Lernenden erreicht. Eine neue Gruppe Lernende wird nun automatisch für die verbleibenden neun Lernenden erstellt; hierfür ist jedoch keine Administratoraktion erforderlich.