Integration zwischen Learn365 und HRIS einrichten

Durch die Integration von Learn365 mit einem System für Personalinformationen (HRIS) oder einem Human Capital Management (HCM)-System können Sie Informationen über Mitarbeitende automatisch korrekt und auf dem neuesten Stand halten. Mit dieser Integration werden Änderungen an Benutzerdaten im HRIS, mit dem Sie arbeiten, in Learn365 angezeigt.

Learn365 mit einem HRIS integrieren

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Bevor Sie die Integration zwischen Learn365 und einem HRIS einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Zugangsdaten für das HRIS, mit dem Sie Learn365 integrieren möchten.
• Die Administratorrolle im HRIS. Alternativ können Sie einen Integrationslink an eine Person mit der Administratorrolle senden.

So integrieren Sie Learn365 mit einem HRIS:

1. Gehen Sie als LMS-Administrator zum Learn365 Admin Center > All catalogs > globale Einstellungen > LMS configuration > Integrate365 > und wählen Sie Connect auf der Kachel HRIS and HCM integrations aus.

2. Wählen Sie im geöffneten Bereich HRIS and HCM integrations die Option Connect aus. 

3. Wählen Sie das HRIS-System aus, mit dem Learn365 integriert werden soll.

4. Wählen Sie die Methode zur Authentifizierung beim HRIS aus und wählen Sie Next.

5. Für eine erfolgreiche Integration ist die Administratorrolle im ausgewählten HRIS erforderlich. Wenn Sie diese Rolle haben, wählen Sie I am an admin aus. Falls nicht, kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in eine Nachricht an eine Person mit der Administratorrolle ein, damit sie die Integrationseinrichtung fortsetzen kann.

6. Damit die Integration möglich ist, müssen Sie Learn365 die Berechtigung erteilen, die Daten aus dem ausgewählten HRIS zu lesen. Überprüfen Sie die Informationen zur Zugriffsanfrage und wählen Sie Weiter, um die Berechtigung zu erteilen.

7. Alle weiteren Schritte variieren je nach HRIS, das Sie integrieren. In den meisten Fällen fordert ein HRIS Sie auf, sich anzumelden und einige zusätzliche Details anzugeben.

Nach Abschluss wird die Verbunden mit… Die Meldung <HRIS-Name> wird angezeigt.

8. Select Weiter.

9. Überprüfen Sie die HRIS-Daten, auf die Learn365 zugreifen kann, und wählen Sie Weiter.

Die Sie sind verbunden! Die Meldung wird angezeigt, sobald die Verbindung hergestellt wurde. 

10. Select Fenster schließen, um zum Learn365 Admin Center zurückzukehren.

Mehr als eine Verbindung mit einem HRIS hinzufügen

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Sie können Learn365 mit mehr als einem HRIS verbinden. So richten Sie zusätzliche Verbindungen ein:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Integrate365 > und wählen Sie auf der Kachel HRIS- und HCM-Integrationen die Option Verwalten aus.

2. Wählen Sie auf der Kachel Connect HRIS and HCM systems  Connect aus und führen Sie dieselben Schritte aus wie beim Erstellen der ersten Verbindung.

Wenn Sie mehr als ein HRIS verbunden haben und diese HRIS Daten zum selben Benutzer enthalten:

• Wenn ein Feld eines Benutzers (zum Beispiel die Position) in einem HRIS festgelegt ist, in einem anderen jedoch fehlt, übernimmt Learn365 die Daten aus dem HRIS, in dem das Feld festgelegt ist. 
• Wenn es einen Konflikt zwischen den Benutzerdaten in verschiedenen HRIS gibt (wenn zum Beispiel derselbe Benutzer in verschiedenen HRIS unterschiedliche Nachnamen hat), kann Learn365 die Daten aus einem beliebigen dieser HRIS übernehmen.
   

Verbindungen mit HRIS überprüfen

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Um den Status der Verbindungen mit HRIS zu prüfen, gehen Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Global Settings > LMS configuration > Integrate365.

Der Status der Integrationsverbindung wird auf der Kachel HRIS and HCM integrations angezeigt:

• Connected – in grünem Text angezeigt; das bedeutet, dass Learn365 mit einem HRIS verbunden ist.
• Connection error – in rotem Text angezeigt; das bedeutet, dass ein Fehler verhindert, dass Learn365 eine Verbindung mit einem HRIS herstellt. Für Informationen zum Fehler und mögliche Lösungen wählen Sie Manage >  finden Sie die Verbindung in der Liste > Fix issues und befolgen Sie die Schritte, die im Integrationsbereich angezeigt werden. 
• Connecting – in grauem Text angezeigt; das bedeutet, dass Learn365 die Verbindung mit einem HRIS prüft.

Benutzerdetails synchronisieren

Nachdem die Integration eingerichtet wurde, synchronisiert sich das verbundene HRIS einmal täglich mit Learn365. Das Bearbeiten von Benutzerdetails im HRIS ändert diese Details in Learn365 Admin Center > select a catalog > Users and groups > Users.

Die folgenden Benutzerfelder werden synchronisiert:

• Titel
• E-Mail-Adresse
• Manager
• Position
• Ort
• Büro
• Land
• Firma
• Abteilung
• Vorname
• Nachname
• Telefon.

Einen Benutzer aus Learn365 löschen

Wenn Sie einen Benutzer in einem HRIS als inaktiv oder entlassen markieren, wird er nach der nächsten täglichen Datensynchronisierung aus Learn365 gelöscht.

Wenn Sie denselben Benutzer später erneut einstellen und in einem HRIS als aktiv markieren, wird er auch in Learn365 wieder angezeigt.

Verbindung zu einem HRIS trennen

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Wird die Verbindung vom Dienst getrennt, dann wird die Verknüpfung zwischen Learn365 und einem HRIS entfernt. Daher wirken sich Änderungen an den Benutzerdetails in einem HRIS nicht mehr auf deren Details in Learn365 aus.

So trennen Sie die Verbindung zu einem HRIS:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Globale Einstellungen > LMS configuration > Integrate365 > und wählen Sie Manage auf der Kachel HRIS and HCM integrations aus.

2. Suchen Sie im Bereich HRIS and HCM integrations die Verbindung und wählen Sie Disconnect aus.

3. Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie Disconnect auswählen, oder wählen Sie Abbrechen aus.

Integrationsverlauf im Audit-Trail-Bericht anzeigen

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Auf der Seite Audit Trail können Sie den Verlauf der Aktionen und Ereignisse im Zusammenhang mit HRIS- und HCM-Integrationen anzeigen. So filtern Sie den Bericht:

1. Navigieren Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Administration > Audit trail.

2. Wählen Sie Filters aus.

3. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus der Dropdownliste Activity aus:

• Merge account was created: Ein HRIS oder HCM wurde erfolgreich verbunden.
• Merge account was deleted: Ein HRIS oder HCM wurde getrennt.
• Merge account was updated: Die Verbindung zu HRIS oder HCM wurde geändert.

4. Select Anwenden. Der Bericht zeigt die gefilterten Ergebnisse.

Weitere Informationen zum Audit-Trail-Bericht finden Sie in diesem Artikel.