Frontline-Mitarbeiter über das Learn365 Admin Center zu Flow365 hinzufügen

Einführung

Bevor Frontline-Mitarbeiter Schulungen absolvieren können, müssen sie zu Flow365 hinzugefügt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Flow365-Benutzerkonto über das Learn365 Admin Center zu erstellen:

• Konten einzeln über die Option Create user erstellen.
• Flow365-Benutzerkonten über die Option Bulk import users erstellen.

Der neu erstellte Flow365-Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit seinen Anmeldedaten. LMS-Administratoren können den Text der Benachrichtigung im Learn365 Admin Center ändern.

Ein Flow365-Benutzerkonto über die Option Create user erstellen

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > User management > Flow365 users. Die Seite Flow365 users wird geöffnet.

2. Wählen Sie Create user aus. Das Panel Create user wird geöffnet.

3. Wählen Sie im Panel Create userA0den Sign-in identity type aus:

• Email address: Für diesen Identitätstyp ist das Feld Email address erforderlich. Diese Flow365-Benutzer melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse an.
• Phone number: Für diesen Identitätstyp ist das Feld Phone number erforderlich. Geben Sie beim Erstellen eines solchen Benutzers jedoch in jedem Fall auch die E-Mail-Adresse an, da der Benutzer einen Anmeldelink per E-Mail erhält. Diese Flow365-Benutzer melden sich mit ihren Telefonnummern an.
• Benutzername: Für diesen Identitätstyp ist das Feld Benutzername erforderlich. Diese Flow365-Benutzer melden sich mit ihren Benutzernamen an. Nachdem das Konto erstellt wurde, wird der Bildschirm Temporäres Kennwort angezeigt, auf dem das temporäre Kennwort für den neu erstellten Benutzer angezeigt wird. Wählen Sie das Symbol „Kopieren“ aus, um das Kennwort in die Zwischenablage zu kopieren, oder wählen Sie Kennwort kopieren, um das Kennwort in die Zwischenablage zu kopieren und den Bildschirm zu schließen. Bei der ersten Anmeldung muss der Flow365-Benutzer sein temporäres Passwort durch ein neues ersetzen.

4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Vollständiger Name (erforderlich): der vollständige Name des Benutzers, der in Learn365 angezeigt wird.
• E-Mail-Adresse (erforderlich).
• Telefonnummer (erforderlich für den Anmelde-Identitätstyp Telefonnummer). Geben Sie ein Pluszeichen ( + ) und eine Landesvorwahl ein, gefolgt ausschließlich von Zahlen. Fügen Sie keine Leerzeichen oder andere Zeichen hinzu.
• Benutzername (erforderlich für den Anmelde-Identitätstyp Benutzername). Muss mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und kann bis zu 64 Zeichen enthalten. Die einzigen Sonderzeichen, die im Benutzernamen zulässig sind, sind Unterstrich ( _ ) und Bindestrich ( - ).
• Position (optional): die Position des Benutzers.
• Abteilung (optional): die Abteilung, zu der ein Benutzer gehört.
• Vorgesetzter (optional): der Linienmanager des Benutzers. Falls angegeben, wird der Flow365-Benutzer im Linienmanager-Dashboard des Linienmanagers angezeigt. Nur Learn365-Benutzer können Linienmanager von Flow365-Benutzern sein.

5. Wählen Sie Speichern aus. 

Der neu erstellte Flow365-Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit seinen Anmeldedaten.

Erstellen Sie Flow365-Benutzerkonten über die Option Bulk import users

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Sie können Flow365-Benutzerkonten durch Import aus einer .csv-Datei erstellen.

Vor dem Import lohnt es sich, eine .csv-Datei vorzubereiten. So laden Sie eine Beispieldatei mit der richtigen Struktur herunter:

1. Navigieren Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Benutzerverwaltung > Flow365-Benutzer. Die Seite Flow365 users wird geöffnet.

2. Wählen Sie Benutzer per Sammelimport importieren aus. Der Bereich Upload file wird geöffnet.

3. Wählen Sie im Bereich Datei hochladen Herunterladen aus, um eine Beispiel-.csv-Datei herunterzuladen. Abhängig von Ihren Browsereinstellungen lädt der Browser die Datei entweder automatisch am Standard-Ort herunter oder lässt Sie den Ordner auswählen, in dem Sie die Datei speichern möchten.

4. Öffnen Sie nach dem Herunterladen die Beispiel-.csv-Datei.

Die .csv-Datei enthält:

• Typ der Anmeldeidentität. Gültige Anmeldetypen sind E-Mail (für Flow365-Benutzer, die sich mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden), Telefon (für Flow365-Benutzer, die sich mit ihrer Telefonnummer anmelden) und Benutzername (für Flow365-Benutzer, die sich mit ihrem Benutzernamen anmelden).
• Vollständiger Name (obligatorisch). Der vollständige Name des Benutzers, der in Learn365 angezeigt wird.
• E-Mail-Adresse (obligatorisch).
• Telefonnummer (obligatorisch für den Anmeldeidentitätstyp Phone). Geben Sie ein Pluszeichen ( + ) und eine Länderkennzahl ein, gefolgt von ausschließlich Ziffern. Fügen Sie keine Leerzeichen oder andere Zeichen hinzu.
• Benutzername (erforderlich für den Anmeldeidentitätstyp Benutzername). Muss mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und darf bis zu 64 Zeichen enthalten. Die einzigen Sonderzeichen, die im Benutzernamen zulässig sind, sind Unterstrich ( _ ) und Bindestrich ( - ).
• Position (optional). Die Position der Benutzerin bzw. des Benutzers.
• Abteilung (optional). Die Abteilung, zu der der Benutzer gehört.
• Benutzerdefiniertes Passwort (optional). Sie können für Benutzer mit den Anmeldeidentitätstypen E-Mail und Benutzername ein benutzerdefiniertes Passwort festlegen. Das Passwort muss zwischen acht und 64 Zeichen lang sein und mindestens drei der folgenden Zeichentypen enthalten: einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen. Wenn Sie diese Spalte leer lassen, wird automatisch ein temporäres Passwort für den Benutzer generiert. Bei der ersten Anmeldung muss der Benutzer das benutzerdefinierte Passwort durch ein neues ersetzen.
• E-Mail-Adresse des Vorgesetzten (optional). Die E-Mail-Adresse des Linienmanagers des Benutzers.

5. Bereiten Sie die .csv-Datei vor, indem Sie die Informationen zu den relevanten Mitarbeitern im Außendienst erfassen, und stellen Sie sicher, dass die Struktur der .csv-Datei genau wie in Schritt 4 beschrieben ist.

Wenn die .csv-Datei fertig ist, können Sie sie importieren.

6. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Benutzerverwaltung > Flow365-Benutzer. Die Seite Flow365 users wird geöffnet.

7. Wählen Sie in der Dropdownliste Bulk-Aktionen die Option Benutzer in großen Mengen importieren aus. Der Bereich Datei hochladen wird geöffnet.

8. Wählen Sie im Bereich Datei hochladen die Option CSV-Datei hochladen aus.

9. Suchen Sie die von Ihnen vorbereitete .csv-Datei, und wählen Sie sie aus. Im Bereich Datei hochladen wird die von Ihnen ausgewählte Datei angezeigt. Wenn Sie die Datei versehentlich ausgewählt haben, wählen Sie das Kreuzsymbol aus, um sie aus dem Bereich zu entfernen.

10. Wählen Sie Hochladen aus. Der Bereich Zu importierende Benutzer auswählen öffnet sich. Hier werden die importierten Benutzer angezeigt.

Wenn es ein Problem mit der .csv-Datei gibt, wird oben im Bereich ein Fehler angezeigt, und in der Nähe der Spalte, in der der Fehler auftritt, wird ein Warnsymbol angezeigt. Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol, um weitere Informationen zum Fehler anzuzeigen.

Um den Vorgang abzubrechen, beispielsweise weil während des Importvorgangs ein Fehler aufgetreten ist, wählen Sie Verwerfen.

Wenn die Datei einen Fehler enthält, bearbeiten Sie die Datei, korrigieren Sie die Informationen entsprechend der Fehlermeldung und versuchen Sie anschließend, die Datei erneut hochzuladen. Zur Fehlerbehebung empfehlen wir, die Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad) zu öffnen. Tabellenkalkulationsanwendungen wie Excel können die Formatierung automatisch ändern, was zu Problemen beim Hochladen führen kann.

11. Wählen Sie in der Liste der importierten Benutzerkonten diejenigen aus, die Sie erstellen möchten.

Unten im Bereich ist der Schalter Willkommens-E-Mail senden standardmäßig auf Ein gestellt. Das bedeutet, dass die neu erstellten Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über die Erstellung ihrer Flow365-Konten erhalten. Wenn Benutzer diese E-Mails nicht erhalten sollen, stellen Sie den Schalter auf Aus.

12. Wählen Sie Import.

Wenn die .csv-Datei Benutzer mit dem Anmeldeidentitätstyp Username enthielt, wird der Bildschirm Temporäres Passwort herunterladen 0 angezeigt. Wählen Sie CSV herunterladen 0 aus, um die .csv-Datei mit temporären Passwörtern für die importierten Benutzer herunterzuladen.

Sobald die Benutzerkonten erstellt sind, wird die Seite Flow365-Benutzer geöffnet. Die Seite Flow365-Benutzer zeigt jetzt die Flow365-Benutzerkonten an, die per Import erstellt wurden.

Wenn der Schalter Willkommens-E-Mail senden auf Ein steht, erhalten die neu erstellten Flow365-Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihre Anmeldedaten enthält.

Benachrichtigung über die Erstellung eines Flow365-Benutzerkontos

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Die neu erstellten Flow365-Benutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihre Anmeldedaten und den Anmeldelink enthält. 

• Wenn Sie das Konto mit dem Anmeldeidentitätstyp E-Mail-Adresse erstellt haben, meldet sich der Benutzer mit seiner E-Mail-Adresse und dem temporären Passwort an. Bei der ersten Anmeldung muss der Flow365-Benutzer sein temporäres Passwort durch ein neues ersetzen.
• Wenn Sie das Konto mit dem Anmeldetyp Telefonnummer erstellt haben, meldet sich der Benutzer mit seiner Telefonnummer und dem Einmalcode an, den er beim Anmelden erhält.
• Wenn Sie das Konto mit dem Anmeldeidentitätstyp Username erstellt haben, meldet sich der Benutzer mit seinem Benutzernamen und dem temporären Passwort an. Bei der ersten Anmeldung muss der Flow365-Benutzer sein temporäres Passwort durch ein neues ersetzen.

Nach dem Anmelden können Flow365-Benutzer auf Flow365 zugreifen.

Sie können den Text und das Format der E-Mail-Benachrichtigung anpassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > User management > Flow365 users. Die Seite Flow365 users wird geöffnet.

2. Wählen Sie den Abwärtspfeil neben Email templates aus und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Sign in with email address, um die Benachrichtigungen für die Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Email address zu bearbeiten. 
• Sign in with phone number, um die Benachrichtigungen für die Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Phone number zu bearbeiten.
• Sign in with username, um die Benachrichtigungen für die Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Username zu bearbeiten.

Der Bereich Email notification template wird geöffnet.

Der Bereich Email notification template hat zwei Pflichtfelder: den E-Mail-Subject und Body. Außerdem gibt es das optionale Feld Cc, in das Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer eingeben können, die eine Kopie der Benachrichtigung erhalten.  

Für das Feld Body steht ein Rich-Text-Editor zur Verfügung, mit dem Sie Medien, Bilder oder Dateien von Ihrem lokalen Gerät einfügen können. Sie können das Textfeld vergrößern, indem Sie das Symbol Fullscreen im Rich-Text-Editor auswählen. Dadurch haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten des Texts. Der Rich-Text-Editor umfasst die Funktionen Rechtschreibprüfung, Barrierefreiheitsprüfung und PowerPaste.

Sie können außerdem diese Variablen im Feld Body verwenden:

• {FULL NAME}: der vollständige Name des Benutzers, der in Learn365 angezeigt wird.
• {SIGN-IN HYPERLINK}: ein Link, über den sich ein Flow365-Benutzer zum ersten Mal anmeldet.
• {EMAIL ADDRESS} (nur für den Anmeldetyp Email): die E-Mail-Adresse des Benutzers.
• {TEMPORARY PASSWORD} (nur für den Anmeldetyp Email): ein temporäres Passwort, das ein Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Email bei der ersten Anmeldung verwendet.
• {PHONE NUMBER} (nur für die Telefon-Anmeldeart): die Telefonnummer eines Benutzers.
• {USERNAME} (nur für die Benutzername-Anmeldeart): der Benutzername eines Flow365-Benutzers.

3. Wählen Sie Speichern und wählen Sie im Bestätigungsfenster erneut Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Um die Änderungen rückgängig zu machen, wählen Sie im Bereich Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen Vorlage zurücksetzen aus und wählen Sie im Bestätigungsfenster Auf Standard zurücksetzen aus.

Kopieren Sie den Anmeldelink oder den QR-Code und geben Sie ihn an Benutzer weiter

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Sie können den Anmeldelink oder den QR-Code kopieren, der zur Anmeldeseite führt. Mit diesem Link oder QR-Code können sich Benutzer bei ihren Flow365-Konten anmelden.

So kopieren Sie den Anmeldelink oder den QR-Code:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Benutzerverwaltung > Flow365-Benutzer. Die Seite Flow365-Benutzer wird geöffnet.

2. Wählen Sie Anmeldelink. Der Bereich Anmeldelink wird geöffnet.

3. Select Anmeldelink kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren, oder QR-Code herunterladen, um den QR-Code als PDF-Datei herunterzuladen. Der QR-Code führt zur Anmeldeseite.

Über diesen Link oder QR-Code können sich Benutzer bei ihren Flow365-Konten anmelden.

Benutzer meldet sich an

Bei Organisationen, die Flow365 verwenden, unterscheidet sich das Anmeldeformular von dem bei Organisationen, die Flow365 nicht verwenden.

Nachdem sie den Anmeldelink erhalten und geöffnet haben, können Benutzer im Anmeldeformular aus den folgenden Optionen wählen:

• Microsoft-Arbeits- oder Schulkonto ist für Learn365-Benutzer bestimmt, also Benutzer mit Microsoft-Lizenzen. 
• E-Mail-Adresse ist für Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp E-Mail. Zum Anmelden geben Benutzer ihre E-Mail-Adresse und ihr Passwort ein und wählen Sign in aus. Wenn dies ihre erste Anmeldung ist, geben Benutzer ein temporäres Passwort ein und ändern es anschließend in ein neues.
• Telefonnummer ist für Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Telefon. Zum Anmelden geben Benutzer ihre Telefonnummer ein und wählen Sign in aus. Dann verifizieren sie ihre Nummer und wählen Weiter. Als Nächstes geben Benutzer einen Einmal-Verifizierungscode ein, den sie auf ihrem Telefon erhalten haben, und wählen Weiter.
• Benutzername ist für Flow365-Benutzer mit dem Anmeldetyp Benutzername. Um sich anzumelden, geben Benutzer ihren Benutzernamen und ihr Passwort ein und wählen Anmelden. Wenn dies ihre erste Anmeldung nach dem Erstellen eines Kontos oder dem Zurücksetzen eines Passworts ist, geben Benutzer ein temporäres Passwort ein und ändern es anschließend in ein neues.

Im Multi-Umgebungs-Tenant anmelden

Wenn Sie mehrere Organisationen (Umgebungen) innerhalb eines einzelnen Tenants einrichten, empfehlen wir dringend, denselben Flow365-Benutzer nicht zu mehr als einer Organisation (Umgebung) hinzuzufügen. Wenn Sie einen Flow365-Benutzer hinzufügen und ihn in einer Umgebung für eine Schulung registrieren, greift der Benutzer bei der Anmeldung auf seine Umgebung zu.

Wenn der Benutzer zu mehr als einer Umgebung hinzugefügt wird, greift er nach der Anmeldung auf die erste Umgebung aus der Liste der GET-services/tenants/api/v1/tenant/{{tenantId}}/environment-Antwort zu.

Flow365 verwenden

Nach der Anmeldung werden Benutzer zur Schulungsseite weitergeleitet, die eine Liste der verfügbaren Schulungen anzeigt. Schulungen werden nach Schulungsstatus (Nicht gestartet, Abgeschlossen usw.) angeordnet.

Zum Abmelden müssen Benutzer oben rechts Abmelden auswählen. 

Wenn ein Flow365-Benutzer sein Kennwort vergisst, kann er es zurücksetzen, indem er Kennwort vergessen? auswählt auf dem Anmeldebildschirm. Diese Option ist nur für Benutzer verfügbar, die mit dem Anmeldeidentitätstyp E-Mail-Adresse erstellt wurden. LMS-Administratoren können Kennwörter zurücksetzen für die Flow365-Benutzer mit dem Anmeldeidentitätstyp Benutzername im Learn365 Admin Center.

Auch Flow365-Benutzer können auf die Learn365-Mobil-App zugreifen. Die Benutzeroberfläche der App sieht für Flow365-Benutzer im Vergleich zu Learn365-Benutzern geringfügig anders aus. Für Flow365-Benutzer sind die folgenden Registerkarten verfügbar: Dashboard mit Schulungen, aber ohne Kataloge, Benachrichtigungen und Einstellungen.