Administratorhandbuch für Learn365 External Training Registration

Einführung

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Lösung External Training Registration und enthält allgemeine Anweisungen dazu. Sie wird von Zensai Technical Success bereitgestellt.

Verfügbarkeit

Die External Training Registration-Lösung steht allen Kunden im Rahmen der am 29. Mai 2026 angekündigten Tarife zur Verfügung. Sie stehen auch allen Success Plus- und Success Premium-Kunden zur Verfügung. Weitere Informationen zu den anderen in Ihrem Tarif verfügbaren Funktionen finden Sie in diesem Artikel auf der Zensai-Website.

Anwendungsfall

Lernende können externe Schulungen und Zertifikate über die App hochladen, ohne sie an bestimmte Kurse zu binden – das sorgt für Flexibilität. Externe Schulungen sind Schulungen, die nicht Teil von Learn365 sind.

Support und Wartung

• Wenn Sie beim Verwenden dieser Webparts auf Probleme stoßen, reichen Sie bitte eine Anfrage an das Zensai-Produktsupportteam über das Zensai-Hilfecenter ein.
• Auch wenn Sie Feedback geben oder uns Ihre Ideen vorschlagen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Zensai Customer Success Manager.

Voraussetzungen

• Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriffsberechtigungen und im Mandanten des Kunden erstellt)
• Die Lösung zum Importieren von Benutzern muss über SharePoint-Besitzerberechtigungen für die Website verfügen, auf die SharePoint-Listenvorlagen hochgeladen werden.
• Power Automate-Lizenz für den Administrator, der die Lösung verwaltet
• Power Apps-Lizenz für alle Benutzer, die auf die Lösung zugreifen müssen

Verwendung eines Dienstkontos

TIPP   

Wir empfehlen, ein dediziertes Dienstkonto zu erstellen, um die External Training Registration-Lösung zu konfigurieren und zu verwalten (z. B. für Power Automate-Flows, SharePoint-Zugriff und API-Interaktionen).

Die Verwendung eines Dienstkontos hilft, Folgendes sicherzustellen:

• Kontinuität – Flows und Integrationen werden weiter ausgeführt, auch wenn der ursprüngliche Administrator das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt
• Verbesserte Sicherheit und Zugriffskontrolle – Berechtigungen können gezielt auf die Lösung beschränkt werden, statt an einen einzelnen Benutzer gebunden zu sein
• Klare Nachvollziehbarkeit – Aktionen, die von der Lösung ausgeführt werden, werden unter einem einzigen, eindeutig identifizierbaren Konto nachverfolgt

Außerdem wird das Dienstkonto in Power Automate-Genehmigungsbenachrichtigungen angezeigt (zum Beispiel im Feld „Requested by“). So wird eine konsistente und gut wiedererkennbare, systemgenerierte Kommunikation für Genehmigende sichergestellt.

Dem Dienstkonto sollten nur die für die Lösung erforderlichen Berechtigungen erteilt werden (Prinzip der geringsten Rechte) und es sollte für die Nutzung von Power Apps und Power Automate entsprechend lizenziert werden.

Weitere Informationen zu Dienstkonten finden Sie in der Microsoft-Dokumentation:
Dienstkonten verstehen

Überblick

Learn365 External Training Registration ist eine Lösung für die zentrale Verwaltung externer Schulungen und Zertifikate mithilfe von Power Apps, Power Automate und SharePoint-Listen. Diese Lösung hilft Benutzern dabei, ihre externen Schulungen und Zertifikate einfach und sicher zur Prüfung einzureichen und jederzeit über ihr Schulungs-Dashboard darauf zuzugreifen. Die Lösung nutzt eine Microsoft Power App als Benutzeroberfläche, um die Schulungsregistrierung und Zertifikate einzureichen, Microsoft Power Automate zur Automatisierung des Genehmigungsprozesses sowie SharePoint-Listen als Mechanismus zur Zertifikatsspeicherung und für die Konfigurationseinstellungen der Power App.

Sehen Sie sich das folgende Video an, um eine ausführliche Demonstration der Learn365 External Training Registration-Lösung zu erhalten.

Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen:

• Anwendungsfall
• Lösung verwenden
• Wichtige Hinweise
• Installationsprozess
  • Inhalt der Downloaddateien
  • SharePoint-Listen einrichten
  • Power Platform-Lösung einrichten
  • Einstellungen nach dem Import der Lösung konfigurieren
  • Power App freigeben
  • PowerApp in eine SharePoint-Website einbetten (optional)

Lösung verwenden

Auf die App zugreifen

Lernende können auf die eigenständige App „Learn365 External Training Registration“ zugreifen. Obwohl sie für eine nahtlose Integration in Learn365 konzipiert ist, bietet sie mehr Flexibilität, da sie nicht in einen bestimmten Kurs eingebettet werden muss.

Einstellungen

Die Seite Einstellungen ermöglicht es dem App-Admin, die App zu konfigurieren:

• Kurskatalog, in den die Schulung hochgeladen werden soll
• Auswahl dessen, was angemeldet werden kann
• Felder, die im Formular aktiviert oder deaktiviert werden sollen
• Konfiguration des Genehmigungsprozesses
• Auswahl des App-Admins

Die Seite Einstellungen ist nur für den App-Admin zugänglich. Der App-Admin kann auf der Seite Einstellungen geändert werden.

HINWEIS   

Wenn Custom Approval ausgewählt ist, können mehrere E-Mail-Adressen eingegeben werden, getrennt durch ein Semikolon (zum Beispiel test.user1@zensai.com; test.user2@zensai.com).

Die Genehmigungsanforderung wird an alle angegebenen Adressen gesendet, und der Prozess wird fortgesetzt, sobald die erste Empfängerin bzw. der erste Empfänger antwortet. 

Exemplarische Vorgehensweise

Beim Einstieg führt ein kurzes Tutorial Lernende durch die Funktionen der App und hilft ihnen, sich einen guten Überblick über den Prozess zu verschaffen. Die Sprache der App entspricht immer der Browsersprache des aktuellen Benutzers bzw. der aktuellen Benutzerin. Dies kann über das Symbol "Globus" geändert werden.

Zertifikate und/oder Schulungen registrieren

Basierend auf den Einstellungen kann der Benutzer eine Schulung, ein Zertifikat oder beides registrieren. Nach dem Tutorial wird der Benutzer weitergeleitet zu:

• Bildschirm für das Zertifikatsformular, wenn die Registrierung von Schulungen deaktiviert ist.
• Bildschirm für die Schulungsregistrierung, wenn die Registrierung von Zertifikaten deaktiviert ist.
• Navigationsbildschirm, wenn beide Optionen aktiviert sind.

• Wählen Sie aus der Dropdownliste einen Schulungstitel (gelöschte/externe Kurse) aus oder erstellen Sie einen „Neuen Eintrag“.
• Schulungstitel, Abschlussdatum und Anhänge (nur bei der Registrierungsart „Zertifikat“) sind verpflichtend.

Übermittlungsbestätigung

Nach dem Absenden ihrer Zertifikats- oder Schulungsregistrierung gelangen Lernende sofort auf eine Bestätigungsseite. Auf dieser Seite werden die nächsten Schritte beschrieben. Dabei wird hervorgehoben, dass die Einreichung entweder noch auf die Genehmigung wartet oder – sofern keine Genehmigung eingerichtet ist – direkt verfügbar ist.

Benachrichtigung an Genehmigende

Wenn die Genehmigung aktiviert ist, werden die dafür vorgesehenen Genehmigenden über die neu registrierte Schulung und/oder die Einreichung des Zertifikats umgehend über Microsoft Teams und per E-Mail benachrichtigt. Diese Benachrichtigung über zwei Kanäle sorgt für schnelle Reaktionen.

Wenn Custom Approval ausgewählt ist, können mehrere E-Mail-Adressen eingegeben werden, getrennt durch ein Semikolon (z. B. test.user1@zensai.com; test.user2@zensai.com). Die Genehmigungsanforderung wird an alle angegebenen Adressen gesendet, und der Prozess wird fortgesetzt, sobald der erste Empfänger antwortet. 

Genehmigungsprozess

Genehmigende erhalten Informationen über die registrierte Schulung und/oder das Zertifikat und können entscheiden, ob sie diese genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung findet die Person die registrierte Schulung und/oder das Zertifikat in ihrem Transcript und auf ihrem Dashboard.

Feedback an Lernende

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, erhalten Lernende eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn ihre registrierte Schulung und/oder ihr Zertifikat genehmigt wird, werden sie darüber informiert, dass dies erfolgreich aktualisiert und in ihren Learn365-Datensätzen gespeichert wurde.

Dashboard-Verwaltung

Lernende können ihre hochgeladenen registrierten Schulungen und/oder Zertifikate über Mein Schulungs-Dashboard nachverfolgen und verwalten. Admins können die registrierten Schulungen und/oder Zertifikate im Learn365 Admin Center für den relevanten Kurskatalog einsehen und überwachen, um Transparenz und ein effektives Management sicherzustellen.

Wichtige Hinweise

• Die Lösung legt den Fokus auf eine zentrale Registrierung externer Schulungen und die Verwaltung von Zertifikaten.
• Der Link zur Power App wird für jede Office 365-Tenancy eindeutig generiert und funktioniert nicht außerhalb Ihrer Tenant-Organisation.
• Die Lösung funktioniert für einen ausgewählten Kurskatalog.
• Unmittelbar nach der Installation sollte Ihre erste Aufgabe darin bestehen, die Settings zu konfigurieren.

Installationsanweisungen

Inhalt der Downloaddateien

Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um die passende Version der Lösung zu erhalten.

Sobald Sie die Lösung erhalten haben, sehen Sie die folgenden Dateien:

• Learn365ExternalTrainingRegistration_1_X_X_X.zip. (Power Platform-Lösungsdatei). 

  WICHTIG   

  Bitte laden Sie die Datei im ursprünglichen gezippten Format hoch. Entpacken Sie diese nicht.

• Learn365 External Schulung Registration.csv. (SharePoint-Listen-Vorlage für die Lösung).
• Learn365 External Schulung Registration – Configuration Settings.csv. (SharePoint-Listen-Vorlage für Lösungseinstellungen).

HINWEIS: Das „X“ oben steht für die aktuelle Version der Lösungsdatei.

SharePoint-Liste einrichten

1. Navigieren Sie zu Ihrer Learn365-Kurskatalogwebsite.

2. Wählen Sie das Dropdown-Menü "Neu" und klicken Sie auf Liste.

3. Wählen Sie Importieren aus > CSV.

4. Laden Sie die bereitgestellte Lösungsdatei Learn365 External Schulung Registration.csv. hoch

5. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter aus

6. Deaktivieren Sie Liste in der Website-Navigation anzeigen und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen .

7. Sie werden zur erstellten Liste weitergeleitet. 

8. Um Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf das Zahnradmenü und wählen Sie List settings. aus

• Wählen Sie Einstellungen > Berechtigungen für diese Liste aus.

• Wählen Sie Vererbung von Berechtigungen beenden aus und bestätigen Sie.

• Behalten Sie die Besitzerberechtigungen bei und entfernen Sie alle anderen.

• Gewähren Sie Lernenden auf der Website eindeutige Berechtigungen. Wählen Sie dazu im Menüband Berechtigungen gewähren aus. Geben Sie im Fenster Freigeben im Feld „Namen“ den Namen der Besuchergruppe Ihrer Website ein, indem Sie den Namen Ihrer Website eingeben und am Ende Visitorsat hinzufügen. Wählen Sie OPTIONEN ANZEIGEN aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Einladung senden, um zu verhindern, dass Lernende über die Berechtigungsänderung benachrichtigt werden. Wählen Sie die Berechtigung Mitwirken aus der Dropdownliste Berechtigungsstufe auswählen aus.

• Laden Sie die Seite neu.
• Vergewissern Sie sich, dass die Berechtigungen korrekt eingestellt sind.

9. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für die Datei Learn365 External Training Registration - Configuration Settings.csv.

Wenn Sie diese Schritte für die Liste der Konfigurationseinstellungen wiederholen, beachten Sie Folgendes:

• Wählen Sie in Schritt 8 beim Gewähren eindeutiger Berechtigungen für die Benutzer die Berechtigung Lesen anstelle von Beitragen aus der Dropdownliste Wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus aus.

   

Power Platform-Lösung einrichten

1. Navigieren Sie in Ihrem Tenant zu Power Automate.

2. Klicken Sie im linken Menü auf den Link Solutions. 

3. Klicken Sie im oberen Menü auf den Link Lösung importieren.

4. Wählen Sie Durchsuchen aus.

5. Wählen Sie die Datei Learn365ExternalTrainingRegistration_1_X_X_X.zip aus.

6. Wählen Sie Öffnen aus.

7. Klicken Sie unten im Bereich auf die Schaltfläche Weiter.

8. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, gibt es eine weitere Schaltfläche Weiter, die ausgewählt werden muss, um mit der Installation fortzufahren. Überprüfen Sie die Lösungsdetails.

9. Wenn Sie zur Seite Verbindungen gelangen, verbinden Sie jedes Element. Verwenden Sie die Dropdownliste für jedes Element und wählen Sie das für die Lösung erforderliche Konto aus. Wenn keine Elemente angezeigt werden, wählen Sie Erstellen oder Anmelden aus und führen Sie für Ihren LMS365 API Connector Folgendes aus:

• Geben Sie im anschließenden Dialog API als Benutzernamen ein und geben Sie Ihren Learn365-API-Schlüssel (Vollzugriff) als Passwort ein.
• Wählen Sie Erstellen aus und kehren Sie dann zur Hauptregisterkarte Power Apps zurück.

10. Für Ihre SharePoint- und Outlook-Verbindungen müssen Sie sich mit Ihrem bevorzugten Konto anmelden. Bitte beachten Sie, dass das Konto Zugriff auf die SharePoint-Listen haben muss, die im vorherigen Schritt erstellt wurden.

11. Sobald alle Verbindungen überprüft wurden, wählen Sie Weiter aus, um die Seite Umgebungsvariablen anzuzeigen.

HINWEIS   

Möglicherweise müssen Sie Ihre Verbindungen überprüfen und erneut herstellen.

 

12. Wählen Sie in den Dropdown-Listen Ihre Learn365-Katalogwebsite und die SharePoint-Listen aus.

Ignorieren Sie die Warnung.

13. Wählen Sie Import aus.

14. Überwachen Sie den Importfortschritt über die Benachrichtigungsleiste oben auf der Seite. Warten Sie, bis der Status den Abschluss bestätigt.

WICHTIG   

Beim Importieren der Lösung kann es vorkommen, dass ein Zugriffsfehler aufgrund unzureichender Berechtigungen auftritt, wenn SP-Listenvorlagen importiert wurden. Der Benutzer, der die Lösung importiert, muss über SharePoint-Besitzerberechtigungen für die Website verfügen, auf die SP-Listenvorlagen hochgeladen werden.

15. Wählen Sie nach dem Importieren die Lösung aus und dann Edit.

Die Detailseite zeigt alle für die Lösung erforderlichen Komponenten. Ihr Ziel ist es hier, die Power App so anzupassen, dass sie auf die richtige SharePoint-Listen-URL verweist.

16. Wählen Sie die Learn365 External Training Registration canvas app aus und wählen Sie Edit aus.

17. Wählen Sie für die App-Berechtigungen Allow aus.

18. Wechseln Sie im Power App-Editor zum Bildschirm FormScreen Certificate .

19. Ändern Sie Attachments in den Feldnamen in Ihrer Sprache, zum Beispiel Anlagen.

20. Machen Sie dasselbe auf dem Bildschirm FormScreen Training Record .

21. Speichern und veröffentlichen Sie die App.

Einstellungen nach dem Import der Lösung konfigurieren

Nachdem Sie die Lösung erfolgreich importiert haben, führen Sie diese wichtigen Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Lösung.

2. Select die App und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Play .

3.Erlauben Sie die angeforderten App-Berechtigungen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.

5. Select Sie im Dropdownmenü einen Kurskatalog aus.

6. Select Sie aus, was registriert werden kann (Zertifikat, Schulungsnachweis).

7. Felder aktivieren oder deaktivieren.

8. Genehmigungstyp einrichten.

9. Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für Genehmigende hinzufügen (wenn die benutzerdefinierte Genehmigung aktiviert ist).

10. Wählen Sie einen App-Admin aus.

11. Wählen Sie Einstellungen speichern aus.

HINWEIS   

Nur der ausgewählte App-Admin kann auf die Seite „Einstellungen“ zugreifen.

Um Probleme zu beheben, wenn ein falscher App-Admin ausgewählt wurde, kann das Konto, das die Learn365 External Training Registration-Lösung installiert hat, den App-Admin und benutzerdefinierte Genehmigende entweder direkt in der SharePoint-Liste „Learn365 External Training Registration - Configuration Settings“ aktualisieren oder durch Bearbeiten der Power App.

Power App freigeben

1. Wählen Sie die Canvas-App innerhalb Ihrer Lösung aus und klicken Sie dann oben auf dem Bildschirm auf das Symbol Teilen.

Dadurch wird ein Pop-up-Fenster zum Freigeben der App geöffnet. Um zu vermeiden, dass eine Benachrichtigung an alle gesendet wird, mit denen die App geteilt wird, verwenden Sie bitte die klassische Freigabe.

Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, die ein Formular zum Freigeben Ihrer Power App anzeigt. In einigen Fällen wird eine Meldung angezeigt, die Sie vor den Auswirkungen der Freigabe von Verbindungen warnt. Diese Warnung wird erwartet und kann Teil des Standardverfahrens sein.

2. Wählen Sie aus, wem Sie Zugriff auf die Power App gewähren möchten. Für einen breiteren Zugriff sollten Sie die Gruppe Alle hinzufügen, da dadurch sichergestellt wird, dass alle Mitglieder der Organisation die erforderlichen Berechtigungen erhalten.

3. Bestimmen Sie Benutzerrollen, indem Sie sie als Mitbesitzer festlegen, wenn Sie ihnen Bearbeitungsrechte für die App gewähren möchten. Stellen Sie zusätzlich den Umschalter Eine E-Mail-Einladung an neue Benutzer senden entsprechend Ihrer Präferenz für Benachrichtigungen ein.

Oben auf dem Bildschirm sollte eine Fehlermeldung angezeigt werden. Das liegt daran, dass die von Ihnen verwendeten Konnektoren mit dem Konto verknüpft sind, das Eigentümer des Flows ist. Durch das Hinzufügen von Benutzern gewähren Sie ihnen praktisch Zugriff auf die Flowkonnektoren des Besitzers, was eine Voraussetzung für die Ausführung des Flows ist.

4. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm Teilen aus.

PowerApp in eine SharePoint-Website einbetten (optional)

Damit die Lösung für Lernende verfügbar ist, müssen Sie sie auf einer SharePoint-Seite einbetten.

1. Sobald Sie eine Seite definiert oder erstellt haben, wählen Sie Bearbeiten aus.

2. Fügen Sie ein neues Webpart hinzu und wählen Sie PowerApps aus.

3. Fügen Sie den Link zu Ihrer PowerApp ein.

4. Um den App-Link zu erhalten, gehen Sie zu den App-Details der Lösung und kopieren Sie den Link von dort.

5. Veröffentlichen Sie die App erneut.