Proxy-Manager in Learn365: Funktionen und Administration

Einführung

Erforderliche Rolle: LMS-Administrator.

Ein Proxy-Manager kann ernannt werden, um während der Abwesenheit eines Linienmanagers – etwa wegen Urlaub oder vorübergehender Mitarbeit an einem anderen Projekt – dessen administrative Aufgaben zu übernehmen, ohne dabei die Berichtsstruktur der Organisation in Microsoft Entra zu ändern. Ein LMS-Administrator kann Proxy-Manager über Learn365 Admin Center > All catalogs > User management > Proxy managers zuweisen und verwalten.

Funktionen von Proxy-Managern 

Derzeit können Proxy-Manager auf das Linienmanager-Dashboard zugreifen und die folgenden Aufgaben des Linienmanagers übernehmen, dem sie zugewiesen sind. Sie können:

• Eine Liste der direkten Mitarbeiter des ihnen zugewiesenen Managers und deren unterstellten Mitarbeitenden anzeigen. Wenn der Proxy-Manager bereits Linienmanager war, sieht er sowohl seine eigenen direkten Mitarbeiter und unterstellten Mitarbeitenden als auch die des Linienmanagers, dem er zugewiesen ist.
• Den Fortschritt der Lernenden anzeigen und zugehörige Aktionen im Dashboard Fortschritt der Lernenden im Linienmanager-Dashboard durchführen. Informationen zum Dashboard Fortschritt der Lernenden im Linienmanager-Dashboard finden Sie in diesem Artikel.
• Qualifikationen erteilen und entziehen sowie den Qualifikationsgrad der direkten Mitarbeiter des Linienmanagers und der unterstellten Mitarbeiter der direkten Mitarbeiter über den Bereich Verwaltung direkter Mitarbeiter im Linienmanager-Dashboard verwalten.
• Verfügbare Aktionen auf der Seite Qualifikationsgrad des Teams anzeigen und ausführen. Wenn ein Proxy-Manager auch Linienmanager ist, sieht er sowohl seine eigenen direkten Mitarbeiter und die unterstellten Mitarbeiter der direkten Mitarbeiter als auch die des Linienmanagers, dem er zugewiesen ist.
• Berichte auf der Seite Berichte im Linienmanager-Dashboard anzeigen und herunterladen. Wenn ein Proxy-Manager auch Linienmanager ist, umfassen der Sitzungsanwesenheit-Bericht, der Fortschrittsverfolgung-Bericht und der Lernendenfortschritt-Bericht sowohl seine eigenen direkten Mitarbeiter und die unterstellten Mitarbeiter der direkten Mitarbeiter als auch die des Linienmanagers, dem er zugewiesen ist. Für Berichte, die einen Parameter Ebene der unterstellten Mitarbeitenden enthalten, gilt dieselbe Regel.
• Auf dieselben Kataloge wie der Linienmanager, dem sie zugewiesen sind, über das Katalog-Drop-down-Menü zugreifen. Informationen dazu, wie Linienmanager auf Kataloge zugreifen, finden Sie in diesem Artikel.
• Ihre unterstellten Mitarbeitenden für Kurse und Schulungspläne registrieren und ihre Registrierung dafür aufheben.
• Benachrichtigungen zu den direkten Mitarbeitenden des Linienmanagers erhalten, z. B. Benachrichtigungen zum Ablauf von Qualifikationen oder Zertifikaten oder Erinnerungen zur Registrierung für Sitzungen. Weitere Informationen zu Learn365-Benachrichtigungen finden Sie in diesem Artikel.
• Bewertungen ihrer direkten Mitarbeitenden überprüfen und genehmigen, wenn ihnen die Rolle als Bewertungsbetreuer zugewiesen wurde.
• Auf der Seite Mein Schulungs-Dashboard > Übersicht die Karte Schulungsstatus meines Teams für die unterstellten Mitarbeitenden des Linienmanagers aufrufen, dem sie zugewiesen sind. Proxy-Manager sehen außerdem in Mein Schulungs-Dashboard einen Link zum Linienmanager-Dashboard. Weitere Informationen über Mein Schulungs-Dashboard finden Sie in diesem Artikel.

Weitere Informationen zum Linienmanager-Dashboard und seinen Funktionen finden Sie in diesem Artikel. Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung im Linienmanager-Dashboard finden Sie in diesem Artikel.

Proxy-Manager anzeigen

Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > User management > Proxy managers. Die Seite Proxy managers wird geöffnet. Diese Seite zeigt die folgenden Informationen:

• Linienmanager. Der Linienmanager, dem ein Proxy-Manager zugewiesen ist.
• Stellvertretende Manager. Die Person, die dem Linienmanager als Proxy-Manager zugewiesen ist.
• E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse des Proxy-Managers.
• Position. Die Position des Proxy-Managers.
• Startdatum. Das Startdatum der Zuweisung des Proxy-Managers.
• Enddatum. Das Enddatum der Zuweisung des Proxy-Managers, falls angegeben.
• Aktionen. Bearbeiten und Löschen ermöglichen Ihnen, Proxy-Manager zu verwalten bzw. deren Zuweisung aufzuheben.

Hier können Sie eine Spaltenüberschrift auswählen, um die Informationen in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge (aufsteigend oder absteigend) zu sortieren. Sie können die angezeigten Informationen filtern, indem Sie in den Spaltenfiltern die entsprechenden Kontrollkästchen auswählen. Sie können auch nach einem stellvertretenden Manager suchen. Die Suche erfolgt in den Spalten Manager, Proxy Manager und E-Mail-Adresse.

Einen Proxy-Manager zuweisen

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > All catalogs > User management > Proxy managers > Assign proxy manager. Der Bereich Assign proxy manager wird geöffnet.

2. Geben Sie im Feld Manager den Namen eines Linienmanagers ein, dem Sie einen Proxy-Manager zuweisen möchten. Wenn Sie den Namen einer Person eingeben, die kein Linienmanager ist, wird eine Meldung angezeigt.    

3. Geben Sie im Feld Proxy managers den Namen der Person ein, die Sie als Proxy-Manager zuweisen möchten.  Dieser Benutzer muss kein Linienmanager sein – es kann sich um jeden Benutzer in der Organisation oder um einen externen Benutzer handeln, der zu Learn365 eingeladen wurde. Sie können mehrere Proxy-Manager gleichzeitig hinzufügen.

4. Wählen Sie ein Start date aus. Dies ist das Datum, ab dem der ausgewählte Benutzer für den ausgewählten Linienmanager zum Proxy-Manager wird.

5. Geben Sie ein End date ein. Dieses Feld ist optional. Wenn Sie das Datum kennen, an dem die Zuweisung des Proxy-Managers enden soll, geben Sie es hier ein. Falls nicht, lassen Sie dieses Feld vorerst leer, damit die Zuweisung des Proxy-Managers nicht abläuft.

6. Wählen Sie Speichern aus. Der stellvertretende Manager hat nun Zugriff auf die entsprechenden Verantwortlichkeiten des Linienmanagers.

Einen Proxy-Manager bearbeiten

Sie können den Namen des Proxy-Managers sowie das Start- und Enddatum der Zuweisung bearbeiten.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Benutzerverwaltung > Proxy-Manager. Die Seite Proxy-Manager wird geöffnet.

2. Wählen Sie neben dem gewünschten Proxy-Manager Bearbeiten (das Stiftsymbol) aus. Der Bereich Proxy-Manager bearbeiten wird geöffnet.

3. Bearbeiten Sie die gewünschten Informationen. Sie können das Feld Manager nicht bearbeiten.

4. Wählen Sie Speichern aus.

Zuweisung eines Proxy-Managers aufheben

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Benutzerverwaltung > Proxy-Manager. Die Seite Proxy-Manager wird geöffnet.

2. Wählen Sie neben dem gewünschten Proxy-Manager Zuweisung aufheben (das Papierkorbsymbol) aus. Das Dialogfeld „Zuweisung des Proxy-Managers aufheben“ wird geöffnet.

3. Wählen Sie Zuweisung aufheben aus. Wenn die Zuweisung des Proxy-Managers aufgehoben wurde, wird eine Benachrichtigung angezeigt.