Erstellen und verwalten Sie Gesprächsvorlagen in Perform & Engage 365

Einführung

Erforderliche Rolle: Super-Administrator.

Gesprächsvorlagen ermöglichen es Super-Administratoren, strukturierte Gespräche mithilfe vordefinierter Felder und Optionen zu erstellen. Dieser Artikel beschreibt, wie Vorlagen erstellt und verwaltet werden.

Erste Schritte

1. Gehen Sie zu Organization > Conversations. Die Seite Conversation Templates Configuration wird auf der Registerkarte Tarife geöffnet.

2. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen aus.

Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste mit Ordnern für Vorlagen. Sie können Ordner verwenden, um Ihre Vorlagen zu kategorisieren. Vorlagen, die keinem Ordner hinzugefügt wurden, werden im Ordner Default auf oberster Ebene angezeigt.

Wählen Sie einen Ordnernamen aus, um ihn zu öffnen, oder Löschen (das Papierkorbsymbol), um ihn zu löschen. 

Wählen Sie +Add aus, um einen Ordner zu erstellen.

Alle verfügbaren Vorlagen werden in einer Tabelle angezeigt. Hier sehen Sie den Namen der Vorlage, den Workflow, das Erstellungsdatum und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung.

Sie können eine Vorlage löschen, duplizieren oder bearbeiten, indem Sie das entsprechende Symbol auf der rechten Seite der Zeile auswählen. Wenn Sie eine Vorlage löschen, kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden.

Gesprächsvorlage erstellen

Das Erstellen einer Gesprächsvorlage umfasst das Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows – das Hinzufügen von Abschnitten, Elementen und eines Tarifs, der die Vorlage verwendet.

1. Gehen Sie zu Organization > Conversations. Die Seite Conversation Templates Configuration wird auf der Registerkarte Tarife geöffnet.

2. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen aus.

3. Wählen Sie Neue Vorlage erstellen aus. Das Dialogfeld Neue Vorlage erstellen wird geöffnet.

4. Wählen Sie den Typ der Gesprächsvorlage aus, die Sie erstellen möchten.

Gesprächsvorlagen

In Perform & Engage 365 sind die folgenden Typen von Gesprächsvorlagen verfügbar. Bei allen Vorlagen gibt es die Option, sie (nach Fertigstellung) für Mitarbeitende und deren Führungskraft sichtbar zu machen. Je nach ausgewählter Vorlage werden möglicherweise zusätzliche Optionen angezeigt. Bei einigen Vorlagen sind empfohlene Optionen standardmäßig ausgewählt (aktiviert).

Mitarbeiterbeurteilung

Wählen Sie diese Option aus, damit Führungskräfte ein Gespräch über die Entwicklungs- und Wachstumsbereiche der Mitarbeitenden sowie über Entwicklungspläne beginnen und außerdem formellere Entscheidungen kommunizieren können. Sie können Starten Sie von Grund auf neu auswählen oder eine bestimmte Vorlage mit vordefinierten Phasen auswählen, die Sie ändern oder neu anordnen können:

• Jährliche Leistungs- & Entwicklungsbeurteilung
• Einfache Probezeitbeurteilung
• Vierteljährliche Zielüberprüfung.

1:1

Wählen Sie diese Vorlage für ein 1:1-Gespräch zwischen der bzw. dem Mitarbeitenden und der Führungskraft aus. Diese Vorlage ermöglicht es Führungskräften, häufiger Gespräche mit ihren Teammitgliedern zu führen—zum Beispiel, um den aktuellen Fortschritt zu besprechen und eventuellen Unterstützungsbedarf zu ermitteln—zwischen den vierteljährlichen und jährlichen Beurteilungen. 

360

Wählen Sie diese Vorlage aus, um Feedback von außerhalb des Teams zu sammeln, zum Beispiel von Personen, mit denen die bzw. der Mitarbeitende direkt zusammenarbeitet. Optional können Sie die Sichtbarkeit des 360-Feedbacks auswählen (Optionale Anonymität, Anonym oder Transparent) sowie Benutzerdefinierte Fragen zulassen.

Einen benutzerdefinierten Workflow erstellen

1. Geben Sie einen Vorlagennamen ein.

2. Wählen Sie für den ausgewählten Vorlagentyp unter der ausgewählten Vorlage Neu beginnen aus.

3. Select Create. Das Dialogfeld Benutzerdefinierter Workflow wird geöffnet und zeigt die folgende Meldung an: "Sie benötigen mindestens eine Phase für einen benutzerdefinierten Workflow. Beginnen Sie, indem Sie Ihre erste Phase hinzufügen."

Phasen und Elemente hinzufügen

Sie können Phasen verwenden, um einen Workflow in Ihren Gesprächsvorlagen anzupassen, festzulegen, wer Zugriff auf die einzelnen Phasen hat, sowie benutzerdefinierte Fragen und Elemente hinzuzufügen. Sie müssen mindestens eine Phase erstellen.

1. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierter Workflow, Neue Phase hinzufügen aus. Das Dialogfeld Phase erstellen oder bearbeiten wird geöffnet.

2. Geben Sie den Name und die Beschreibung der Phase ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Option für Phasenzugriff aus.

3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für eine der folgenden Optionen:

• Kalibrierungsphase. Legen Sie dies als Kalibrierungsphase fest, an der nur die Personen teilnehmen können, die im Phasenzugriff angegeben sind.
• Talent-Map generieren. Generieren Sie automatisch eine Talent-Map für die Mitarbeitenden anhand der Vorlagendaten.
• Phase automatisch schließen.
• Zurück zur vorherigen Phase zulassen.
• Wöchentliche Erinnerung senden, wenn in Bearbeitung. Benachrichtigungen zum Starten der Phase werden jede Woche gesendet, solange sich der Workflow in dieser Phase befindet.
• Meeting-Einladung für diese Phase buchen.
• Anweisungen/Hilfe-Pop-up für die Phase einschließen. Zu Beginn der Phase wird ein Pop-up mit Informationen angezeigt.

4. Wählen Sie Speichern aus. Das Dialogfeld Custom workflow wird geöffnet. Dort können Sie die Phase sehen, die Sie gerade hinzugefügt haben, Add new stage auswählen, die Phase löschen oder bearbeiten und Add email template auswählen. Sie können auch die Reihenfolge der Phasen ändern. 

5. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmenden der Unterhaltung Benachrichtigungen über den Fortschritt der Unterhaltung erhalten, wählen Sie Add email template (das Umschlagsymbol) aus. Das Dialogfeld Edit email template wird geöffnet.

6. Geben Sie den E-Mail-Titel ein, und wählen Sie dann Workflow stage, Timing und Recipients aus den Dropdown-Listen aus und geben Sie den Benachrichtigungstext ein. Sie können Personalisierungs-Tokens auswählen, z. B. Namen von Mitarbeitenden und Reviewern oder einen direkten Link zur Unterhaltung, um sie in die Benachrichtigungsvorlage einzufügen.

7. Wählen Sie Speichern aus. Sie sehen den E-Mail-Titel neben dem Umschlagsymbol:

• Über dem Feld, wenn Sie die Benachrichtigung für den Versand bei Start of stage ausgewählt haben
• Unter dem Feld, wenn Sie End of stage ausgewählt haben.

8. Wählen Sie Add new stage aus, wenn Sie eine weitere Phase hinzufügen möchten, oder wählen Sie X aus, um das Dialogfeld zu schließen und zur Seite Editing <conversation template name> zurückzukehren.

9. Wählen Sie Add new section aus. Das Dialogfeld Add a new section wird geöffnet.

10. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und wählen Sie Create aus. Sie kehren zur Seite Editing <conversation template name> zurück.

11. Wählen Sie Neues Element hinzufügen. Der Dialog Element hinzufügen wird geöffnet.

12. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Elementtyp aus. Welche zusätzlichen Felder angezeigt werden, hängt von dem Elementtyp ab, den Sie auswählen. 

13. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und wählen Sie Erstellen aus. Sie kehren zur Seite Bearbeiten <Name der Konversationsvorlage> zurück.

14. Fügen Sie weitere erforderliche Elemente hinzu, indem Sie Neues Element hinzufügen auswählen. Sie können die Reihenfolge der Elemente ändern, indem Sie das Symbol mit den drei vertikalen Punkten ziehen.

15. Wählen Sie Klicken, um eine Vorschau anzuzeigen aus, um zu sehen, wie die Phase für Konversationsteilnehmer aussieht.

Konversationsvorlagen verwalten

1. Gehen Sie zu Organisation > Konversationen. Die Seite Konfiguration der Konversationsvorlagen wird auf der Registerkarte Tarife geöffnet.

2. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen aus.

Vorlage bearbeiten

Wählen Sie das Bearbeitungssymbol aus, um die Vorlage zu bearbeiten. Die Seite <Name der Konversationsvorlage> bearbeiten wird geöffnet.

Vorlage duplizieren

Wählen Sie das Dupliziersymbol aus, um eine Kopie der Vorlage zu erstellen. Anschließend können Sie die Kopie bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Vorlage bearbeiten möchten und eine Kopie des Originals behalten wollen.

Vorlage löschen

Select das Papierkorb-Symbol, um einen Tarif und alle für dessen Vorlage erfassten Daten dauerhaft zu löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Die nächsten Schritte

Um eine Konversationsvorlage zu verwenden, müssen Sie einen Konversationstarif erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Konversationstarifen finden Sie in diesem Artikel.