Check-in-Zeitpläne in Perform & Engage 365 konfigurieren

Einführung

Superadministratoren legen die Häufigkeit der Check-ins fest, indem sie in Perform & Engage 365 einen Zeitplan konfigurieren. Zeitpläne können auf Organisations-, Abteilungs-, Team- und Personenebene eingerichtet werden.

Mitarbeitende können mehreren Zeitplänen hinzugefügt werden, aber jeweils wird immer nur ein Zeitplan angewendet:

• Person. Wird ein Mitarbeitender einem Personenzeitplan hinzugefügt, wird dieser unabhängig von anderen Zeitplänen angewendet.
• Team. Wird ein Mitarbeitender einem Teamzeitplan hinzugefügt, aber keinem Personenzeitplan, wird der Teamzeitplan angewendet.
• Abteilung. Wird ein Mitarbeitender einem Abteilungszeitplan hinzugefügt, aber keinem Team- oder Personenzeitplan, wird der Abteilungszeitplan angewendet.
• Organisation. Wird ein Mitarbeitender keinen ebenenspezifischen Zeitplänen hinzugefügt, wird der Hauptzeitplan der Organisation angewendet.

In diesem Artikel

• Check-in-Zeitpläne anzeigen
• Einen Check-in-Zeitplan erstellen
• Check-in-Zeitpläne verwalten
• Die Check-in-Zeitplanübersicht anzeigen

Check-in-Zeitpläne anzeigen

Erforderliche Rolle: Superadministrator.

1. Select Organisation > Check-ins. Die Seite Check-in-Zeitpläne wird auf der Registerkarte Organisation geöffnet.

Check-in-Zeitpläne sind nach Typ organisiert, wobei jeder Typ auf einer eigenen Registerkarte angezeigt wird. Sie können regelmäßige Mitarbeiter-Check-ins auf Organisations-, Abteilungs-, Team- und individueller Personenebene konfigurieren.

• Organisation. Planen Sie Check-ins für alle in Ihrer Organisation.
• Abteilung. Planen Sie Check-ins für bestimmte Abteilungen.
• Team. Planen Sie Check-ins für bestimmte Teams.
• Person. Planen Sie Check-ins für bestimmte Personen.

Für jeden Zeitplan werden der Name und die Häufigkeit angezeigt. Auf der Registerkarte Person werden die Namen der ausgewählten Personen neben dem Namen des Zeitplans angezeigt.

Sie sehen einen Link zum Fragen-Bildschirm, wo Sie die gewünschten Fragen konfigurieren können. Weitere Informationen zur Konfiguration von Check-in-Fragen finden Sie in diesem Artikel.

Sie sehen außerdem einen Link zur Check-in-Plan-Übersicht, wo Sie den Plan für jede/n Mitarbeiter/in einsehen können. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Abschnitt des Artikels.

Wenn Sie auf der Seite nach unten scrollen, können Sie schnell zum Seitenanfang zurückkehren, indem Sie das nach oben gerichtete Pfeilsymbol auswählen, das unten rechts auf der Seite angezeigt wird.

Einen Check-in-Zeitplan erstellen

Erforderliche Rolle: Super-Admin.

1. Wählen Sie auf der Seite Check-in-Pläne die entsprechende Registerkarte aus.

2. Select Create new Check-in schedule. Das Dialogfeld „Check-in-Zeitplan hinzufügen“ wird geöffnet. Der Name des Dialogfelds unterscheidet sich je nach ausgewählter Registerkarte. Wenn Sie beispielsweise einen Check-in-Zeitplan für eine oder mehrere Personen hinzufügen, wird das Dialogfeld Check-in-Zeitplan für Person hinzufügen geöffnet.

Die meisten Informationen, die Sie eingeben können, stehen für Check-ins auf allen Ebenen zur Verfügung (Organisation, Abteilung, Team und Person).

3. Geben Sie den Namen des Check-in-Zeitplans ein.

4. Geben Sie im Feld Check-in darf X Tage vor Frist eingereicht werden die Anzahl der Tage vor dem geplanten Check-in-Datum ein, ab denen Mitarbeitende ihren Check-in abschließen dürfen.

Welches nächste Feld angezeigt wird, hängt davon ab, auf welcher Registerkarte Sie sich befinden.

5. Wählen Sie den Umfang aus.

• Abteilung. Wählen Sie die Abteilungen aus, für die Sie diesen Check-in planen möchten.
• Team. Wählen Sie die Teams aus, für die Sie diesen Check-in planen möchten.
• Personen. Wählen Sie die Personen aus, für die Sie diesen Check-in planen möchten.

6. Wählen Sie das Datum aus, ab dem Mitarbeitende Benachrichtigungen erhalten sollen, damit sie ihre Check-ins abschließen. Wählen Sie dazu Start date und anschließend das entsprechende Datum im Kalender aus. Standardmäßig ist das heutige Datum eingestellt, Sie können es jedoch ändern. Sie müssen dieses Datum nicht an das Datum des ersten geplanten Check-ins anpassen. Wenn der Check-in-Zeitplan an einem bestimmten Datum enden soll, können Sie dies erfassen, indem Sie im Kalender End date (optional) ein Datum auswählen.

7. Wählen Sie in der Drop-down-Liste Type aus, wann Mitarbeitende diesen Check-in abschließen sollen. Um den Nutzen zu maximieren, wählen Sie Every week oder Every 2 weeks aus.

8. Wählen Sie den Advanced link aus, um weitere Optionen anzuzeigen.

9. Wählen Sie den relevanten Plantyp und alle weiteren zugehörigen Optionen aus.

10. Der Wert im Feld Gültig für in Tagen („0“ bedeutet unbegrenzt) steuert, wie lange Mitarbeitende nach der Erstellung des Plans ihre Check-ins abschließen können. Geben Sie 0 ein, um dies offen zu lassen.

11. Um einen Datumsbereich zu erfassen, in dem Sie Mitarbeitende nicht auffordern, diesen Check-in abzuschließen, z. B. an Feiertagen, wählen Sie im Abschnitt Ausgeschlossene Daten Ausgeschlossenen Datumsbereich hinzufügen aus.

Hier können Sie über die Datumskalender Start und Ende einen Datumsbereich auswählen und anschließend + auswählen, um den ausgeschlossenen Datumsbereich hinzuzufügen. Wählen Sie das Papierkorbsymbol neben einem ausgeschlossenen Datumsbereich aus, um ihn zu löschen.

12. Wählen Sie Hinzufügen aus, um den Check-in-Plan zu speichern und zur Seite Check-in-Pläne zurückzukehren.

Nach dem Speichern können Sie dem neuen Check-in Fragen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Check-in-Pläne verwalten

Erforderliche Rolle: Super-Admin.

Nach dem Erstellen können Sie Check-in-Pläne verwalten, indem Sie auf der Seite Check-in-Pläne den Mauszeiger über den entsprechenden Plan bewegen, das Auslassungsmenü (...) auswählen und anschließend die entsprechende Option auswählen.

Einen Check-in-Plan bearbeiten

1. Wählen Sie auf der Seite Check-in-Pläne die entsprechende Registerkarte aus.

2. Scrollen Sie nach unten zu dem Check-in-Plan, den Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie im Auslassungsmenü (...) rechts neben dem entsprechenden Check-in-Zeitplan Bearbeiten aus.

Das Dialogfeld zum Bearbeiten des Check-in-Zeitplans wird geöffnet. Der Name des Dialogfelds unterscheidet sich je nach ausgewählter Registerkarte. Wenn Sie zum Beispiel einen Check-in-Zeitplan für eine oder mehrere Personen bearbeiten, wird das Dialogfeld Check-in-Zeitplan für Personen bearbeiten geöffnet.

4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Zeitplan vor.

5. Wählen Sie Speichern aus.

Einen Check-in-Zeitplan löschen

1. Wählen Sie auf der Seite Check-in-Zeitpläne die entsprechende Registerkarte aus.

2. Scrollen Sie nach unten zu dem Check-in-Zeitplan, den Sie löschen möchten.

3. Wählen Sie im Auslassungsmenü (...) rechts neben dem entsprechenden Check-in-Zeitplan Löschen aus.

Zusammenfassung des Check-in-Zeitplans anzeigen

Erforderliche Rolle: Superadmin.

1. Wählen Sie auf der Seite Check-in-Zeitpläne Zusammenfassung des Check-in-Zeitplans aus. Die Seite Zusammenfassung des Check-in-Zeitplans wird geöffnet.

Der Check-in-Zeitplan für alle Mitarbeitenden in Ihrer Organisation wird angezeigt. Für jede*n Mitarbeitende*n werden Name, Details zum Zeitplan, das nächste Fälligkeitsdatum für den Check-in sowie das Datum des zuletzt abgeschlossenen Check-ins angezeigt.

Pro Seite werden bis zu 10 Zeitpläne von Mitarbeitenden angezeigt.

2. Verwenden Sie die Navigationstools unten auf der Seite, um zwischen den Seiten zu wechseln.

3. Um nach dem Plan einer bestimmten Person zu suchen, geben Sie den vollständigen oder teilweisen Namen ein und wählen Sie Filtern.

4. Um den Plan eines Mitarbeiters zu löschen, wählen Sie Plan zurücksetzen (das Papierkorb-Symbol) in der Spalte Zurücksetzen. Nach dem Löschen wird der Mitarbeiter nicht mehr dazu aufgefordert, den zugehörigen Check-in abzuschließen.

Die nächsten Schritte

Sobald Sie Ihren Plan konfiguriert haben, können Sie Ihre Fragen einrichten. Informationen darüber, wie Sie Check-in-Fragen konfigurieren, finden Sie in diesem Artikel.