Zertifikate in Learn365: Zertifikate für Kurse und Schulungspläne erstellen, verwalten und löschen

Einführung

Zertifikate können verwendet werden, um Lernende zu belohnen, nachdem sie einen Kurs oder Schulungsplan abgeschlossen haben. Die Vergabe von Zertifikaten wird in den Einstellungen für jeden E-Learning-Kurs, jede veranstaltungsbasierte Schulung und jeden Schulungsplan konfiguriert.

Zertifikate beinhalten eine Option, an einem bestimmten Datum oder nach Verstreichen einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Abschluss der Schulung zu verfallen. Daher können sie als Nachweis dafür dienen, dass ein Lernender eine Schulung abgeschlossen hat und dass das erworbene Wissen noch gültig ist.

In Learn365 können Sie eine Auswahl an Zertifikatsvorlagen erstellen, die sowohl bei der Optik als auch im Hinblick auf die angezeigten Informationen jeweils eigene Einstellungen aufweisen können. Bei der Zuweisung eines Zertifikats zu einem Kurs oder Schulungsplan können Kursadministratoren zwischen den verfügbaren Vorlagen wählen. 

In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, wie Sie Zertifikatsvorlagen in Learn365 erstellen, konfigurieren und bearbeiten. 

Zertifikate verwalten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Zum Verwalten von Zertifikaten gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Wählen Sie einen Katalog aus > Catalog settings > Certificate Templates.

Zertifikatvorlage erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Zertifikatvorlage zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Select a catalog > Catalog settings > Certificate Templates. Die Seite Certificate Templates wird geöffnet.

2. Wählen Sie auf der Seite Certificate Templates die Dropdownliste Create certificate template aus, dann wählen Sie aus, ob das Zertifikat für Kurse oder Schulungspläne verwendet werden soll.

Der Bereich Zertifikatsvorlage erstellen öffnet sich.

3. Füllen Sie im Bereich Zertifikatsvorlage erstellen die Felder aus.

• Name. Geben Sie einen Namen für die Zertifikatsvorlage ein. Dieser erleichtert das Auffinden einer benötigten Zertifikatsvorlage beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses oder Schulungsplans. Dies ist ein Pflichtfeld.
   
• Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung ein, die Benutzern bei der Suche nach der Zertifikatsvorlage in der Liste der Zertifikatsvorlagen hilft. Dieses Feld ist optional.
   
• Hintergrundbild. Ein Standardhintergrundbild ist voreingestellt. Sie können die Zertifikatsvorlage anpassen, indem Sie ein anderes Bild hochladen und übernehmen oder ein Bild aus der bereitgestellten Bildersammlung auswählen. Sie können ein Bild mit einer Größe von bis zu 4 MB hinzufügen. Weitere Informationen zu Größenbeschränkungen beim Hochladen von Dateien in Learn365 finden Sie in diesem Artikel.

Die unterstützten Dateiformate für Hintergrundbilder sind PNG, JPEG (JPG), BMP und GIF.

Die empfohlenen Bildgrößen für den Druck auf A4-Papier sind:

• 150 dpi = 1240 × 1754 Pixel
• 300 dpi = 2480 × 3508 Pixel

Um ein anderes Bild zu verwenden, wählen Sie Select image und anschließend das entsprechende Bild aus der Bildersammlung aus. Das ausgewählte Bild wird blau hervorgehoben. Speichern, um dieses Bild als Hintergrund der Zertifikatsvorlage zu verwenden. 

Um ein eigenes Bild hochzuladen, verwenden Sie Select image > Upload > wählen Sie das Bild auf Ihrem Gerät aus, um es zur Bildersammlung hinzuzufügen. Speichern, um dieses Bild als Hintergrund für die Zertifikatsvorlage zu verwenden.

Um ein Bild aus der Bildersammlung zu löschen, wählen Sie das entsprechende Bild aus und wählen Sie dann Löschen. Sie können ein Bild nicht löschen, wenn es verwendet wird. In diesem Fall wird die Warnmeldung „Sie können dieses Bild nicht löschen. Es wird verwendet.“

• Wählen Sie den Bereich im Hintergrundbild aus, in dem Sie den Zertifikatstext hinzufügen möchten. Zum Anzeigen der Zertifikatsvorlage in der Vorschau klicken Sie auf Vorschau.
  
  

• Inhalt. Geben Sie den Zertifikatstext ein, der im ausgewählten Bereich auf der Zertifikatsvorlage angeordnet wird. Sie können benutzerdefinierten Text hinzufügen oder eine der Variablen verwenden, die in der Liste Variablen angezeigt werden. Zur Darstellung des Texts in einer Vorschau klicken Sie unter Hintergrundbild auf Vorschau .
   

• Variablen. Sie können beliebige der aufgeführten Variablen verwenden, um bestimmte Informationen zum jeweiligen Benutzer auf dem Zertifikat anzuzeigen, z. B. seinen Namen, seine Abteilung oder das Datum, an dem er das Zertifikat erworben hat.

   

  

   

Die Zertifikatsvorlage Schulungsplan enthält zwei zusätzliche Variablen: {training plan} und {courses}. Für das Zertifikat Kurs gibt es die Variable {instructors}, die in der Zertifikatsvorlage Schulungsplan nicht verfügbar ist.

• Textausrichtung. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Links, Mitte oder Rechts aus.
   
• Vertikale Ausrichtung. Wählen Sie Oben, Mitte oder Unten aus.
   
• Schlagschatten. Aktivieren Sie diese Option, wenn dem Text ein Schlagschatten hinzugefügt werden soll.
   
• Schriftart. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die passende Schriftart für den Zertifikatstext aus.
   
• Schriftgröße. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Schriftgröße für den Zertifikatstext aus.
   
• Schriftstil. Aktivieren Sie alle gewünschten Schriftstile, die auf den Zertifikatstext angewendet werden sollen.

4. Speichern Sie die Zertifikatsvorlage, oder wählen Sie Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Zertifikatsvorlage suchen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um nach einer bestimmten Zertifikatsvorlage zu suchen:

• Wählen Sie in der Dropdown-Liste Alle Zertifikatsvorlagen den passenden Zertifikatstyp aus, um die Liste zu filtern: Alle Zertifikatsvorlagen, Kurs oder Schulungsplan.
   
• Geben Sie im Feld Suchen einen oder mehrere Suchbegriffe ein, um die passende Zertifikatsvorlage zu finden.

Erinnerung für den Zertifikatsablauf festlegen 

In Learn365 können Sie Zertifikate an Lernende vergeben, wenn sie Kurse und Schulungspläne abschließen.

Dabei können Sie nach Wahl ein Zertifikatsablaufdatum festlegen. Nach Verstreichen dieses Datums muss ein Lernender die betreffende Schulung erneut absolvieren, um ein neues Zertifikat zu erhalten.

Ein Zertifikat kann einen der folgenden Status haben: Gültig, Läuft bald ab oder Abgelaufen. Der Zertifikatsablaufstatus hängt von den Einstellungen für die Zertifikatsablauf-Erinnerung ab.

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen.

2. Wählen Sie die Vorlage Zertifikatsablauf-Erinnerung für Kurse oder Training Plan Certificate Expiry Reminder für Schulungspläne aus.

3. Wählen Sie im geöffneten Bereich Aktionen Vorlage bearbeiten aus.

4. Geben Sie im Feld Send Reminder Emails im geöffneten Bereich Vorlage bearbeiten die Anzahl der Tage vor dem Zertifikatsablauf ein, an denen Benachrichtigungen an Lernende gesendet werden. Die Standardeinstellung ist0, 30, 14, 7 Tage im Voraus. Geben Sie ausschließlich positive ganze Zahlen ein.

5. Wählen Sie Speichern, um die Änderungen zu speichern. Wählen Sie Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Erinnerung für abgelaufenes Zertifikat festlegen 

Lernende erhalten am Tag, an dem die Zertifikate ablaufen, per E-Mail die Benachrichtigung Zertifikat ist abgelaufen. Katalogadministratoren können zusätzliche Benachrichtigungen konfigurieren, die in bestimmten Intervallen an Lernende gesendet werden, nachdem Zertifikate abgelaufen sind.

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen.

2. Wählen Sie die Vorlage Zertifikat ist abgelaufen für Kurse oder Schulungsplan Zertifikat ist abgelaufen für Schulungspläne aus.

3. Klicken Sie im geöffneten Bereich Aktionen auf Vorlage bearbeiten.

4. Geben Sie im Feld Zusätzlich Benachrichtigung senden im geöffneten Bereich Vorlage bearbeiten die Anzahl der Tage nach dem Zertifikatsablauf ein, nach denen Benachrichtigungen an die Lernenden gesendet werden sollen. Sie können mehrere Tage als kommagetrennte Werte eingeben, z. B. 21, 14, 7. Standardmäßig ist dieses Feld leer.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Zertifikatsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie wie folgt vor, um Zertifikate zu bearbeiten:

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen.

2. Wählen Sie die Zertifikatsvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie im Bereich Aktionen auf Zertifikatsvorlage bearbeiten.

3. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor.

4. Wählen Sie Speichern , um die Änderungen zu übernehmen, oder Abbrechen , um sie zu verwerfen.

Weitere Informationen zum Ändern der Sprache der Zertifikatsvorlage sowie des Formats von Datum und Uhrzeit finden Sie in diesem Artikel.

Zertifikatsvorlagen löschen

Gehen Sie wie folgt vor, um Zertifikatsvorlagen zu löschen:

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Zertifikatsvorlagen.

2. Wählen Sie die Zertifikatsvorlage aus, die Sie löschen möchten, und wählen Sie im Bereich Aktionen Zertifikatsvorlage löschen aus

3. Wählen Sie im Dialogfeld Bestätigung Löschen aus. Um den Vorgang abzubrechen, wählen Sie Abbrechen aus.

Sie können Zertifikatsvorlagen, die in einem Kurs oder Schulungsplan verwendet werden, nicht löschen. In diesem Fall wird nach Auswahl von Zertifikatsvorlage löschen die Meldung "Sie können die Zertifikatsvorlage nicht löschen, da sie verwendet wird." angezeigt