Microsoft Teams-Besprechungen aus Learn365-Kurssitzungen erstellen

Einführung

Falls Sie Microsoft Teams-Besprechungen für Onlinesitzungen nutzen, erklärt dieser Artikel, was hierfür erforderlich ist und wie Sie Sitzungen erstellen, die online abgehalten werden. Dies muss für jeden Kurskatalog des Mandanten separat durchgeführt werden.

Voraussetzungen

Erforderliche Rolle: catalog admin

Damit Microsoft Teams-Besprechungen aus Kurssitzungen erstellt werden können, muss die Option „Learn365 das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen, das Buchen von Räumen und das Erstellen von Besprechungseinladungen erlauben“ auf Ein geschaltet sein – für den Kurskatalog in den Katalogeinstellungen.

Wenn die Option Learn365 das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen, das Buchen von Räumen und das Erstellen von Besprechungseinladungen erlauben auf Aus geschaltet ist, können für Sitzungen keine Microsoft Teams-Besprechungen erstellt werden, da die Option Teams-Besprechung durch Learn365 planen lassen im Sitzungskonfigurationsbereich deaktiviert ist.

Microsoft Teams-Besprechungen aus Sitzungen erstellen

Erforderliche Rolle: catalog admin oder course admin

Administratoren können für jede Sitzung im Abschnitt Sitzungen des Kurskonfigurationsbereichs eine Teams-Besprechung erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor, um in Microsoft Teams eine Onlinebesprechung aus einer Kurssitzung zu erstellen:

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Schulungsverwaltung > wählen Sie einen Kurs aus, um das Course management-Panel zu öffnen.

2. Wählen Sie im Course management-Panel den Link Manage Course Sessions aus. 

3. Wählen Sie im geöffneten Abschnitt Sessions entweder aus, eine neue Sitzung zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten.

Beide Aktionen öffnen den Konfigurationsbereich für die Sitzung.

4. Stellen Sie im Sitzungskonfigurationsbereich die Option Teams-Besprechung durch Learn365 planen lassen auf Ein.

Standardmäßig ist diese Option auf Aus geschaltet, d. h., Sie können die Besprechungs-URL der Sitzung manuell eingeben.

Wenn die Option Teams-Besprechung durch Learn365 planen lassen auf Ein gestellt ist, wird die Besprechungs-URL automatisch generiert, sobald die Sitzung gespeichert wird.

5. Wenn die Option Teams-Besprechung durch Learn365 planen lassen auf Ein festgelegt ist, wird die Option Kursadministratoren und Sitzungsleiter als Co-Organisatoren benennen automatisch auf Ein festgelegt. Wenn Sie möchten, dass der Kursadministrator und der Sitzungsleiter zu Co-Organisatoren der Teams-Besprechung werden, lassen Sie den Umschalter Ein.

Um die Option zu deaktivieren, stellen Sie den Umschalter auf Aus. In diesem Fall wird die Zuweisung der Co-Organisatoren aufgehoben.

6. Wählen Sie Speichern aus.

Organisator und Co-Organisator von Microsoft Teams-Besprechungen, die aus Learn365-Sitzungen erstellt wurden

Organisatoren

Ein E-Mail-Konto wird benötigt, um E-Mails zu versenden, Räume zu buchen und Einladungen für Teams-Besprechungen zu erstellen und zu versenden. Hierfür verwendet Learn365 das in den Microsoft 365 Connection Settings konfigurierte E-Mail-Konto.

Für Teams-Besprechungen, die aus Learn365-Sitzungen gebucht werden, bedeutet dies, dass der Benutzer, dessen E-Mail-Konto in den Microsoft 365 Connection Settings konfiguriert ist, der Organisator von Teams-Besprechungen ist. Nun geschieht Folgendes: 

• Learn365 erstellt Onlinebesprechungen für Sitzungen in Microsoft Teams und versendet im Namen des Organisators Einladungen an die Benutzer.
• Es ist möglich, eine Sitzung ohne einen Sitzungsleiter zu erstellen und diesen später zuzuweisen, mehrere Sitzungsleiter zuzuweisen oder Sitzungsleiter neu zuzuweisen.
• Der Organisator kann die Besprechungsoptionen und die Gruppenräume verwalten (dies kann nur in der Microsoft Teams-Desktop-App organisiert werden).
• Der Organisator kann herunterladbare Berichte zur Anwesenheit bei Teams-Besprechungen anzeigen und generieren.

Für Teilnehmer, die diesen Sitzungen beitreten, bedeutet dies:

• Wenn Teilnehmer derselben Organisation angehören wie der Benutzer in den Microsoft 365 Connection Settings, dann können sie Sitzungen und Teams-Besprechungen ohne Genehmigung beitreten.
• Wenn Teilnehmer aus externen Organisationen den Sitzungen und Teams-Besprechungen beitreten, warten sie in der Lobby, bis ein Angehöriger der Organisation sie einlässt. Es ist aber auch möglich, die Wartelobby nicht zu verwenden. In diesem Fall müssen die organisationsweiten Teams-Einstellungen so konfiguriert werden, dass externen Benutzern das Umgehen der Lobby von Microsoft Teams-Besprechungen ermöglicht wird.

Co-Organisatoren

Wenn Katalog- und Kursadministratoren die Option Kursadministratoren und Sitzungsleiter als Co-Organisatoren benennen in der Sitzung aktivieren, werden der Kursadministrator und der Sitzungsleiter automatisch zu den Co-Organisatoren der Teams-Besprechung für diese Sitzung hinzugefügt.

In diesem Fall haben Co-Organisatoren folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Besprechungsoptionen in Teams verwalten. Diese Option ist für Co-Organisatoren nur dann verfügbar, wenn sie der Besprechung beitreten.
• Sie können Gruppenräume verwalten. Dies kann nur in der Microsoft Teams Desktop-App und auch nur dann organisiert werden, wenn die Co-Organisatoren der Besprechung beitreten.
• Sie können herunterladbare Berichte zur Anwesenheit bei Teams-Besprechungen anzeigen und generieren.

Falls Sie die Option Kursadministratoren und Sitzungsleiter als Co-Organisatoren benennen deaktivieren, wird die Zuweisung der Co-Organisatoren der Besprechung aufgehoben.

Nach dem Erstellen einer Teams-Besprechung

Nach dem Erstellen einer Microsoft Teams-Besprechung können Benutzer die Kurseinladung sowohl in Teams- als auch in Outlook-Kalendern sehen und der Besprechung direkt aus der Einladung heraus beitreten.

Teams-Kalender

Outlook-Kalender

Freigegebener Kalender in Outlook