Integration zwischen Learn365 und SharePoint einrichten

In diesem Artikel werden die Besonderheiten der SharePoint-Integration, der Prozess der Integration von Learn365 mit SharePoint sowie mögliche Fehler beschrieben.

SharePoint-Integration vs. keine Integration: Was ist der Unterschied? 

Je nachdem, ob die Integration mit SharePoint aktiviert ist, gibt es mehrere Unterschiede darin, wie Admins und Lernende/Lernender mit Learn365 interagieren. Insbesondere finden Sie die Unterschiede hier:

• Kurskataloge und Schulungen
• Assetspeicher
• Benutzererlebnis von Lernenden/Lernender

Kurskataloge und Schulungen

Domainnamen und URLs von Kurskatalogen und Schulungen unterscheiden sich je nachdem, ob die SharePoint-Integration aktiviert ist. Ohne Integration werden Kurskataloge und Schulungen unter dem Domainnamen Ihres Learn365-Tenant gehostet. Nachdem die Integration aktiviert wurde, werden sie unter Ihrer SharePoint Online-Domain gehostet. Beispiel:

• Kurskatalog-URL:
  • Mit SharePoint-Integration: https://test.sharepoint.com/sites/CatalogName
  • Ohne SharePoint-Integration: https://test.365.systems/tenant/{{TenantID}}/env/{{EnvironmentID}}/global/pages/Home#/course-catalog/{{CatalogID}}
• Schulungs-URL:
  • Mit SharePoint-Integration: https://test.sharepoint.com/sites/CatalogName/SitePages/CourseName.aspx
  • Ohne SharePoint-Integration: https://test.365.systems/tenant/{{TenantID}}/env/{{EnvironmentID}}/global/pages/Home#/course-catalog/{{CatalogID}}/course/{{CourseID}}

Wenn Sie einen Kurskatalog erstellen, während die SharePoint-Integration aktiviert ist, basiert die Katalogvorlage auf der SharePoint-Websitevorlage (Kommunikationswebsite oder Teamwebsite). Sie können einen neuen Katalog auch auf der SharePoint-Website basieren, die in Ihrer Organisation bereits vorhanden ist.

Wenn Sie einen Kurskatalog ohne SharePoint-Integration erstellen, können Sie die Zeitzone im Feld Time Zone festlegen. Wenn die SharePoint-Integration aktiviert ist, entspricht die Zeitzone des Kurskatalogs der in SharePoint festgelegten Zeitzone.

Weitere Informationen zu Kurskatalogen finden Sie in diesem Artikel.

Assetspeicher

Nach dem Einrichten der Integration können Sie die Assets entweder im Microsoft SharePoint-Speicher oder im Azure Blob Storage speichern. Ohne die Integration können Sie die Assets nur im Azure Blob Storage speichern.

Mit Assets meinen wir alle Dokumente, Videos oder Bilder, die beispielsweise im Learn365 Admin Center über den Rich-Text-Editor hochgeladen werden, etwa in Beschreibungen von Schulungen oder Lernmodulen, oder Lernmodul-Dokumente, die über den Lernmodul-Editor > Document library > Upload Document hochgeladen werden.

Außerdem können Sie durch das Aktivieren der SharePoint-Integration die Option Microsoft 365 assets im Lernmodul-Editor verwenden.

Beim Kopieren von Kursen aus einem in SharePoint gehosteten Katalog in den unter Ihrer Tenant-Domain gehosteten Katalog werden nur Assets kopiert, die im Azure Blob Storage gespeichert sind. Die in SharePoint gespeicherten Assets werden in diesem Fall nicht kopiert.

User Experience von Lernenden

Lernende können unabhängig davon, ob die SharePoint-Integration aktiviert ist oder nicht, auf dieselben Funktionen zugreifen. Ihre User Experience während des Lernprozesses unterscheidet sich jedoch leicht, wie in den folgenden Screenshot-Bildern gezeigt.

Ansicht der Lernenden bei deaktivierter SharePoint-Integration

Ansicht der Lernenden bei aktivierter SharePoint-Integration

Voraussetzungen

SharePoint-Umgebung

Für die Integration ist Microsoft 365 mit installiertem SharePoint Online erforderlich.

App-Katalog

Vor dem Einrichten der Integration muss in SharePoint eine App-Katalog-Website erstellt werden. Der App-Katalog ist eine SharePoint-Website auf Tenant-Ebene, die zur Verwaltung und Bereitstellung benutzerdefinierter Anwendungen in SharePoint Online verwendet wird. 
Wenn der App-Katalog noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt, wenn ein globaler Administrator von Microsoft 365 oder ein SharePoint-Administrator die Seite „Apps“ im SharePoint Admin Center öffnet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft-Artikel. 

Zwischen dem Erstellen eines App-Katalogs und dem Einrichten der Integration zwischen Learn365 und SharePoint sollten mindestens 20 Minuten bestehen.

Rollen und Berechtigungen

Um Learn365 in SharePoint zu integrieren, müssen Sie globaler Administrator für den Microsoft 365-Tenant sein, in den Sie Learn365 integrieren. Sie müssen mindestens „Eigentümer“-Rechte für den App-Katalog und mindestens „Lese“-Zugriff für die SharePoint-Stamm-Website-Sammlung haben.

Learn365 mit SharePoint integrieren

Erforderliche Rolle: Microsoft 365 globaler Administrator.

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Microsoft 365-Integrationen > wählen Sie auf der Kachel SharePoint die Option Connect aus.

2. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an und akzeptieren Sie die Zensai-Berechtigungen.

Wenn die Integration aktiviert ist, wird auf der Kachel SharePoint der grüne Status Connected angezeigt.

Im Fehlerfall wird ein roter Fehlertext angezeigt. Weitere Informationen zu möglichen Fehlern finden Sie im Abschnitt Mögliche Fehler.

Mögliche Fehler

Wenn der Microsoft 365 Tenant keinen App-Katalog hat oder der App-Katalog in den letzten 20 Minuten erstellt wurde, schlägt die Überprüfung fehl.

Die Überprüfung schlägt auch fehl, wenn das Konto, das Sie zum Einrichten der Integration verwenden, nicht über ausreichende Berechtigungen für den SharePoint App-Katalog verfügt. In diesem Fall sehen Sie folgende Nachricht: „Der SharePoint App-Katalog ist nicht verfügbar. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie mindestens über „Owner“-Berechtigungen verfügen."

Um ein Verifizierungsproblem zu lösen, müssen Sie entweder:

• Einen SharePoint App-Katalog erstellen und 20 Minuten warten, bis er verfügbar ist, oder
• Suchen Sie die App-Katalog-Website in der Liste der aktiven SharePoint-Websites und gewähren Sie dem Konto, mit dem Sie die Installation durchführen, mindestens „Owner“-Berechtigungen.

Weitere Informationen zu möglichen Fehlern beim Einrichten der SharePoint-Integration finden Sie in diesem Artikel.