Learn365-Benachrichtigungen: Übersicht und Verwaltung

Einführung

Learn365 umfasst eine Reihe von Benachrichtigungen, die automatisch per E-Mail, als Microsoft Teams-Benachrichtigungen (vom LMS-Administrator aktiviert) und als Push-Benachrichtigungen in der mobilen App an Benutzer gesendet werden.

Die Benachrichtigungen decken Schulungs- und Compliance-Abläufe ab, z. B. die Bestätigung der Registrierung oder Abmeldung, die Erinnerung an ein abgelaufenes Zertifikat, die Aufforderung an Lernende, sich für eine Sitzung in einem Kurs anzumelden, das Versenden von Kalendereinladungen usw. Kurskatalogadministratoren können diese Benachrichtigungen anpassen und festlegen, welche davon gesendet werden sollen. 

Dieser Leitfaden bietet eine Übersicht über Learn365-Benachrichtigungen und deren Verwaltung: wo Benachrichtigungen verwaltet werden, wie Learn365 für das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wird, eine Übersicht über die Seite Benachrichtigungen, Benachrichtigungstypen und -vorlagen, wie Vorlagen aktiviert/deaktiviert werden und wie Benachrichtigungsvorlagen bearbeitet und zurückgesetzt werden.

Der Einstieg

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Die Benachrichtigungen für jeden Katalog werden von den jeweiligen Katalogadministratoren im Learn365 Admin Center verwaltet > Katalog auswählen > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen, die an Administratoren gesendet werden, um sie über eine auslaufende Learn365-Lizenz und das Überschreiten der Benutzeranzahl zu informieren, werden auf der Seite Abonnementinformationen vom LMS-Administrator, vom globalen Microsoft 365-Administrator oder vom SharePoint-Administrator verwaltet.

Learn365 für das Senden von Benachrichtigungen aktivieren

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Um Learn365-Benachrichtigungen für einen Katalog zu aktivieren, müssen Sie die Microsoft 365 Connection Settings des betreffenden Katalogs konfigurieren. Weitere Informationen dazu, wie Learn365 für das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen, das Buchen von Räumen und das Erstellen von Microsoft Teams-Besprechungen aktiviert wird, finden Sie in diesem Artikel.

Übersicht über die Seite „Benachrichtigungen“

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Die Seite Benachrichtigungen im Learn365 Admin Center bietet eine Liste aller verfügbaren Benachrichtigungsvorlagen sowie verschiedene Filter- und Sortieroptionen.

Alle Benachrichtigungsvorlagen sind auf Katalogebene standardmäßig aktiviert.

Spalten auf der Seite Benachrichtigungen sind anklickbar und können verwendet werden, um die Informationen auf der Seite zu sortieren.

• Name. Zeigt den Namen der Vorlage. Dies kann nicht bearbeitet werden.
   
• Aktiviert. Zeigt an, ob Benachrichtigungen aktiviert sind und daher an Benutzer gesendet werden.
   
• Vorlage. Zeigt an, ob Benachrichtigungen im Standardformat vorliegen oder bearbeitet (angepasst) wurden.
   
• Empfänger. Zeigt die Empfänger der Benachrichtigungen.
   
• Typ. Zeigt den Benachrichtigungs-Zustelltyp an: als E-Mail, als Benachrichtigung in Microsoft Teams, als geplanter Termin oder nur in der mobilen App.
   
• Bezieht sich auf. Zeigt an, ob sich die Benachrichtigung auf E-Learning, veranstaltungsbasierte Schulungen, Schulungspläne oder den Kurskatalog bezieht.

Die Menüleiste auf der Seite Benachrichtigungen bietet Optionen für0Suche und Filterung:

• Verwenden Sie das Feld Suchen, um die relevante Vorlage zu finden. Die Suche kann nur für Namen von Vorlagen verwendet werden.
   
• Filtern Sie nach Status (Alle Status, Aktiviert oder Deaktiviert).
   
• Filtern Sie nach Vorlage (Alle Vorlagen, Standard oder Benutzerdefiniert).
   
• Filtern Sie nach Empfängern (Alle Empfänger, Nach Rolle oder Nach Benutzer). Der Filter Nach Benutzer wird nur angezeigt, wenn einzelne Benutzer in den Feldern An oder Cc einer Benachrichtigungsvorlage enthalten sind. 
   
• Filtern Sie nach Benachrichtigungstyp (Alle Typen; E-Mail; E-Mail, Teams; Termin oder Mobil).
   
• Filtern Sie nach dem Anwendungsbereich, auf den sich Benachrichtigungen beziehen (Alle „Bezieht sich auf“, E-Learning, Schulungsplan, Kurskatalog oder Veranstaltungsbasierte Schulung).
   

Benachrichtigungstypen und Vorlagen

Viele Ereignisse und Kurstypen in Learn365 haben eigene Vorlagen. Die Artikel in der folgenden Liste enthalten Informationen zu Benachrichtigungen, die sich auf die verschiedenen Kurstypen, Schulungspläne, Zertifikate und Qualifikationen sowie Learn365-Abonnements beziehen:

• Benachrichtigungen zum Kurskatalog
• Benachrichtigungen für E-Learning-Kurse
• Benachrichtigungen für Veranstaltungsbasierte Schulungen
• Benachrichtigungen zu Schulungsplänen
• Zertifikatsbenachrichtigungen
• Qualifikationsbenachrichtigungen
• Bewertungsbenachrichtigungen
• Benachrichtigungen zu ablaufenden Abonnements und zur Überschreitung der Benutzeranzahl

Benachrichtigungen aktivieren und deaktivieren

Um die Anzahl der gesendeten unerwünschten Benachrichtigungen zu reduzieren, können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen gesendet werden. Sie können Benachrichtigungen sowohl auf Katalog- als auch auf Schulungsebene aktivieren und deaktivieren. Auf Schulungsebene können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen für einzelne E-Learning-Kurse, veranstaltungsbasierte Schulungen und Schulungspläne gesendet werden.

Sie können Vorlagenfelder bearbeiten und eine Vorlage speichern, auch wenn eine Benachrichtigung deaktiviert ist. Wenn Sie Vorlagenfelder bearbeiten und die Vorlage speichern, ändert sich der Wert Vorlage von Standard zu Benutzerdefiniert, aber dadurch wird eine Benachrichtigung nicht automatisch aktiviert. Das Aktivieren oder Deaktivieren einer Benachrichtigung führt nicht dazu, dass ihre Vorlage als benutzerdefiniert eingestuft wird.

Auf Katalogebene

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen. Die Seite Benachrichtigungen wird geöffnet.

2. Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungen die entsprechende Benachrichtigungsvorlage aus. Der Bereich Aktionen wird geöffnet.

3. Wählen Sie im Fenster Aktionen entweder Benachrichtigung deaktivieren, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Benachrichtigung nicht gesendet wird, oder Benachrichtigung aktivieren, um eine deaktivierte Benachrichtigung wieder zu aktivieren.

Die Spalte Aktiviert auf der Seite Benachrichtigungen wird aktualisiert, um den entsprechenden Wert anzuzeigen.

Welche Option anschließend im Fenster Aktionen für die Benachrichtigung verfügbar ist, hängt vom Wert in der Spalte Aktiviert ab – Benachrichtigung deaktivieren oder Benachrichtigung aktivieren.

Auf Schulungsebene

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

1. Wechseln Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Training Management > wählen Sie einen Kurs oder eine Schulung aus.

2. Wählen Sie im geöffneten Bereich Benachrichtigungen verwalten aus. 

3. Verwenden Sie im geöffneten Bereich den Umschalter in der Spalte Enabled, um die Benachrichtigung für die ausgewählte Schulung zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

Learn365 ermöglicht es Katalogadministratoren, die Empfänger und den Inhalt von Benachrichtigungsvorlagen zu steuern. Weitere Informationen dazu, wie Sie Benachrichtigungen bearbeiten und anpassen, finden Sie in diesem Artikel.

Sprache der Benachrichtigungen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

Die Sprache der Katalogbenachrichtigungen hängt von den Locale-Einstellungen des Kurses oder Schulungsplans ab. Weitere Informationen dazu, wie die Sprache der Benachrichtigungen konfiguriert wird, finden Sie in diesem Artikel.