Registrierungsflows in Learn365

Einführung

Kurs- und Katalogadministratoren haben die Kontrolle über den Registrierungsflow von Kursen und Schulungsplänen. Sie können die Anzahl der Benutzer festlegen, die sich für Schulungen registrieren können, und die Teilnehmerliste verwalten. Das Registrierungsverfahren richtet sich nach dem ausgewählten Registrierungsflow.

Dieser Leitfaden behandelt die verschiedenen Registrierungsflows und deren Verwaltung.

Registrierungsflows

In Learn365 stehen folgende Registrierungsflows für Kurs- und Schulungspläne zur Verfügung:

Administratorgenehmigung. Erfordert die Genehmigung der Registrierungsanfrage eines Benutzers für einen Kurs oder einen Katalog-Administrator, um die Kurs- oder Schulungsplan-Registrierungsanfrage eines Benutzers zu genehmigen.
Automatische Genehmigung. Benutzer können sich für den jeweiligen Kurs- oder Schulungsplan direkt registrieren, indem sie auf der entsprechenden Startseite der Schulung Registrieren auswählen.
Genehmigung durch Linienmanager. Registrierungsanfragen von Benutzern für einen Kurs oder Schulungsplan müssen vom entsprechenden Linienmanager genehmigt werden. Der Linienmanager des Benutzers wird über Microsoft Entra ID festgelegt.
Externe Genehmigung (Webhook). Ermöglicht die Genehmigung mithilfe von benutzerdefinierten Genehmigungsflows. Benutzerdefinierte Genehmigungsflows können in Microsoft Power Automate mit dem Webhook-Ereignis ‚EnrollmentApprovalRequest‘ konfiguriert werden

Auf Katalogebene können Katalogadministratoren die Registrierungsflows konfigurieren, die dann für Kurse und Schulungspläne zur Verfügung stehen.

Registrierungsanfragen verwalten

Der Filter Registrierungsanfragen wird oben auf der Schulungsverwaltung-Seite angezeigt, wenn Benutzer Kurs- oder Schulungsplan-Registrierungsanfragen eingereicht haben, die noch auf Genehmigung warten. Der Filter zeigt die Anzahl der ausstehenden Registrierungsanfragen an.

Kurse und Schulungspläne mit ausstehenden Registrierungsanfragen werden mit einem roten Ausrufezeichen neben dem jeweiligen Titel markiert.

Registrierungsanfragen von Benutzern werden wie folgt verwaltet:

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Schulungsverwaltung > wählen Sie oben auf der Seite Registrierungsanfragen aus, um zu sehen, für welche Kurse und Schulungspläne Registrierungsanfragen zur Genehmigung ausstehen.

2. Wählen Sie den entsprechenden Kurs oder Schulungsplan aus, um den Bereich Kursmanagement bzw. Schulungsplan-Management zu öffnen, und wählen Sie dann Registrierungsanfragen verwalten aus.

Dies öffnet den Bereich Registrierungsanfragen verwalten. Hier können Sie Benutzerregistrierungsanfragen genehmigen oder ablehnen und den Verlauf aller Benutzerregistrierungsanfragen für diese Schulung einsehen.

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten variiert je nach Schulungstyp und dessen Einstellungen.

3. Wählen Sie die relevanten Benutzer aus und genehmigen Sie dann deren Registrierungsanfragen bzw. lehnen Sie sie ab.

Genehmigen und Ablehnen von Registrierungsanfragen

Die Registrierungsanfrage eines Lernenden kann auf folgende Arten genehmigt oder abgelehnt werden:

Direkt über eine Benachrichtigung zu einer Genehmigungsanforderung, die der Genehmiger per E-Mail und Microsoft Teams erhält (sofern diese Option aktiviert ist).
Im Learn365 Admin Center.

Über die Benachrichtigung kann der Katalog- bzw. Kursadministrator oder Linienmanager nur die zugehörige Registrierungsanfrage bearbeiten. Im Learn365 Admin Center kann der Katalog- bzw. Kursadministrator oder der Linienmanager sämtliche Registrierungsanfragen für Kurse und Schulungspläne bearbeiten.

Benachrichtigung per E-Mail und Teams

Wenn sich ein Lernender/eine Lernende über die Schulungsstartseite für einen Kurs oder Schulungsplan registriert und für die Registrierung die Genehmigung eines Linienmanagers oder Administrators erforderlich ist, werden eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Genehmigungsanforderung sowie eine Teams-Benachrichtigung (sofern diese Option aktiviert ist) an den Genehmiger gesendet. Die Benachrichtigungen enthalten Informationen darüber, wer die Registrierung angefordert hat, den Titel der Schulung und Links zur Genehmigung bzw. Ablehnung der Registrierungsanfrage.

Beispiel für eine per E-Mail eingegangene Benachrichtigung über eine Genehmigungsanforderung.

Beispiel für eine über Teams eingegangene Benachrichtigung über eine Genehmigungsanforderung.

Bei der Genehmigung einer Registrierungsanfrage wird der Genehmiger über den entsprechenden Link zur Seite Enrollment Approval Confirmation weitergeleitet, auf der die folgenden Informationen angezeigt werden:

Kurstyp und -titel (aktiver Link zur Startseite der Schulung) sowie der Name des Lernenden. Abhängig von den Schulungseinstellungen werden eventuell auch Kategorien, ID, Fälligkeitsdatum und Kontakte für die Schulung angezeigt.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen mit dem Registrierungstyp multiple- werden auch Informationen zu den angeforderten Kurssitzungen und/oder Sitzungsgruppen angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für Gruppensitzungen können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen mit dem Anmeldetyp Einzel-registrierung werden auch Informationen zur angeforderten Kurssitzung oder Sitzungsgruppe angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für eine Gruppensitzung können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Wenn die Anzahl der angeforderten Registrierungen 5.000 überschreitet (dies ist ein von SharePoint festgelegtes Limit), wird automatisch eine zusätzliche SharePoint-Lernende-Gruppe erstellt, um die verbleibenden Registrierungen aufzunehmen. Sie erhalten in diesem Fall eine entsprechende Benachrichtigung. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Bei der Ablehnung einer Registrierungsanfrage leitet der entsprechende Link den Genehmiger zur Seite Bestätigung der Registrierungsablehnung weiter. Hier werden folgende Informationen angezeigt:

Kurstyp und -titel (aktiver Link zur Startseite der Schulung) sowie der Name des Lernenden. Abhängig von den Schulungseinstellungen werden eventuell auch Kategorien, ID, Fälligkeitsdatum und Kontakte für die Schulung angezeigt.
Für veranstaltungsbasierte Schulungen mit dem Anmeldetyp Einzel- oder Mehrfach-registrierung werden auch Informationen zu den angeforderten Einzelsitzungen oder Sitzungsgruppen angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für Gruppensitzungen können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Im Feld Reason of Rejection sollte die Person, die die Anfrage ablehnt, einen Grund angeben. Dies aktiviert die Schaltfläche Ablehnen.

Nach der Auswahl von Ablehnen wird die Schaltfläche durch folgende Nachricht ersetzt: Sie haben die Registrierungsanfrage erfolgreich abgelehnt. Der Lernende erhält eine Reject Confirmation-Benachrichtigung, die den Grund anzeigt, warum seine Anfrage abgelehnt wurde.

Über das Learn365 Admin Center

Registrierungsanfragen mit dem Status Genehmigung ausstehend können über das Learn365 Admin Center genehmigt oder abgelehnt werden.

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Training Management > wählen Sie den Filter Registrierungsanfragen aus, um zu sehen, welche Kurse und Schulungspläne ausstehende Registrierungsanfragen haben. .

2. Wählen Sie den entsprechenden Kurs oder Schulungsplan aus, um den Bereich Kursmanagement bzw. Schulungsplan-Management zu öffnen, und wählen Sie dann Registrierungsanfragen verwalten aus.

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich. Hier können Sie Registrierungsanfragen von Benutzern für die ausgewählte Schulung genehmigen oder ablehnen. In diesem Bereich werden standardmäßig Benutzer mit ausstehenden Genehmigungen angezeigt.

3. Wählen Sie die relevanten Benutzer aus, um die Optionen Genehmigen und Ablehnen zu aktivieren.

HINWEIS

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten variiert je nach Kursregistrierungstyp und kann beispielsweise die folgenden Informationen enthalten.

Registrierungsflow. Der Registrierungsflow für die Schulung.
Registrierungstyp. Zeigt bei veranstaltungsbasierten Schulungen den Registrierungstyp an.
Dropdown-Menü Alle Kurssitzungen . Bei veranstaltungsbasierten Schulungen mit dem Registrierungstyp Einzel- zeigt der Bereich standardmäßig alle Anfragen im Kurs an. In dieser Liste können Sie eine bestimmte Sitzung oder eine Sitzungsgruppe mit ausstehenden Genehmigungen auswählen.
Filter Genehmigung ausstehend . Dieser Bereich zeigt standardmäßig zalle Benutzer mit ausstehenden Registrierungsanfragen an. In der Liste können Sie Folgendes anzeigen: Alle Registrierungsstatus, Genehmigung ausstehend, Registriert, Abgelehnt und Abgebrochen
In Excel exportieren. Laden Sie den Inhalt des Bereichs basierend auf allen angewendeten Filtern als Excel-Datei auf Ihr lokales Gerät herunter.
Name. Der Name des Benutzers, der die Registrierung genehmigt haben möchte.
E-Mail. Die E-Mail-Adresse des Benutzers (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID.
Abteilung. Die Abteilung des Benutzers (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID.
Linienmanager. Die Person, die als Linienmanager des Benutzers angegeben ist (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID.
Registrierungsstatus. Status der Registrierungsanfrage:

Registriert. Der Benutzer ist für die Schulung registriert.

Genehmigung ausstehend. Der Benutzer hat eine Registrierung für eine Schulung beantragt, für die entweder der Registrierungsflow Genehmigung durch Linienmanager oder Genehmigung durch Administrator gilt, und die Registrierungsanfrage wartet auf Genehmigung.

Abgebrochen. Der Benutzer hat seine Registrierungsanfrage abgebrochen, bevor sie genehmigt oder abgelehnt wurde, oder der Benutzer hat die Registrierung für die Schulung aufgehoben. Mögliche Gründe für einen Abbruch sind im Abschnitt Abbruchmeldungen beschrieben.

Abgelehnt. Die Registrierungsanfrage des Benutzers wurde vom Katalogadministrator, Kursadministrator oder Linienmanager abgelehnt. Ein Tooltip zum Status Abgelehnt zeigt den Ablehnungsgrund an, der in der Ablehnungsnachricht angegeben ist, die der Admin an den Benutzer gesendet hat.

Zuletzt geändert. Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Registrierungsanfrage zuletzt geändert wurde (entsprechend den regionalen Einstellungen der aktuellen Website).
Geändert von. Der Benutzer, der die Registrierungsanfrage zuletzt geändert hat.
Liste der Sitzungen. Bei veranstaltungsbasierten Schulungen mit dem Mehrfach-Registrierungstyp wird die Anzahl der Einzelsitzungen und/oder Sitzungsgruppen, für die der Benutzer eine Registrierung beantragt hat, in Klammern angezeigt. Wählen Sie den Link, um mehr Informationen über die Sitzungen und Sitzungsgruppen aufzurufen.
Sitzung. Bei veranstaltungsbasierten Schulungen mit dem Einzel- Registrierungstyp wird, wenn im Dropdown-Menü Alle Kurssitzungen ausgewählt ist, der Name der Sitzung oder Sitzungsgruppe angezeigt, für die der Benutzer eine Registrierung beantragt hat.

Der Genehmigungs-/Ablehnungsprozess für die Registrierung variiert je nach Kurstyp und Registrierungsflow.

E-Learning-Kurse und Schulungspläne

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Die Benutzer werden im Kurs bzw. Schulungsplan registriert, und ihr Registrierungsstatus ändert sich in Registriert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen aus und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Ablehnungsgrund an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Um den Status aller Registrierungsanfragen für den aktuellen Kurs oder Schulungsplan anzuzeigen, wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen Leiste Alle Registrierungsstatus aus.

Veranstaltungsbasierte Schulung mit dem Einzel- Registrierungstyp

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich, und im Dropdown-Menü in der obersten Leiste ist Alle Kurssitzungen ausgewählt. Von dieser Ansicht aus können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für eine Einzelsitzung oder Sitzungsgruppe gestellt haben. Die Spalte Sitzungen wird nur angezeigt, wenn Alle Kurssitzungen ausgewählt ist, und zeigt den Namen der Sitzung oder Sitzungsgruppe an, in der der Benutzer eine Registrierungsanfrage gestellt hat.

Um detaillierte Informationen über die Einzelsitzungen oder Sitzungsgruppen im Kurs zu sehen, erweitern Sie die Dropdown-Liste.

Alle Kurssitzungen zeigt die Anzahl der ausstehenden Genehmigungsanforderungen für alle Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen im Kurs an.
Jede Sitzung oder Sitzungsgruppe mit ausstehenden Genehmigungsanforderungen zeigt die Anzahl der ausstehenden Genehmigungsanforderungen an.
Der Name der Einzelsitzung (falls festgelegt).
Datum und Uhrzeit für Start und Ende der Einzelsitzung.
Die Zeitzone der Einzelsitzung.
Der Name des Sitzungsleiters der Einzelsitzung (falls festgelegt).
Der Raum für die Einzelsitzung (falls festgelegt).
Der Name der Sitzungsgruppe.
Das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Sitzungsgruppe sowie das Enddatum und die Endzeit der letzten Sitzung in der Sitzungsgruppe.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen auf dem Registrierungsanfragen verwalten-Bereich:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Benutzer werden für die angeforderte Einzelsitzung oder für alle Sitzungen in der Sitzungsgruppe des Kurses registriert, und ihr Registrierungsstatus ändert sich in Registriert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen auf dem Registrierungsanfragen verwalten-Bereich ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen aus und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Veranstaltungsbasierte Schulung mit dem mehrfach- Registrierungstyp

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich und im Dropdown-Menü in der obersten Leiste ist Genehmigung ausstehend ausgewählt. In dieser Ansicht können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für einzelne Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen des Kurses gestellt haben und deren Registrierung noch nicht genehmigt ist.

Um Informationen über die Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen einzusehen, für die der Benutzer ausstehende Genehmigungen hat, wählen Sie die Sitzungsliste für den entsprechenden Benutzer aus. Im geöffneten Bereich Sitzungen können Sie die Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen verfolgen, die der Benutzer angefordert hat. Erweitern Sie eine Sitzungsgruppe, um Informationen über die darin enthaltenen Sitzungen zu sehen.

Hier können Sie den Namen einer Einzelsitzung oder Sitzungsgruppe, das Start- und Enddatum der Sitzung, die Zeitzone der jeweilgen Sitzung, die Orte und den URL-Link der Sitzung verfolgen.

Wenn Sie eine Registrierungsanfrage genehmigen oder ablehnen, gilt die Auswahl für alle Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen, für die der Benutzer ausstehende Genehmigungen für die Registrierung hat.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Benutzer werden für die angeforderten Einzelsitzungen und/oder Sitzungen in den angeforderten Sitzungsgruppen des Kurses registriert, und ihr Registrierungsstatus wird zu Registriert geändert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen aus und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Veranstaltungsbasierte Schulung mit dem Gesamt-Registrierungstyp

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten wird geöffnet, wobei im Dropdown-Menü in der oberen Leiste Genehmigung ausstehend ausgewählt ist. In dieser Ansicht können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für den Kurs und alle einzelnen Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen gestellt haben und deren Registrierung noch nicht genehmigt ist.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Die Benutzer werden für den Kurs und alle Einzelsitzungen und/oder Sitzungsgruppen registriert, und ihr Registrierungsstatus wird zu Registriert geändert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen aus und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Stornierungs- und Ablehnungsnachrichten

Standardmäßig zeigt der Bereich Registrierungsanfragen verwalten alle Benutzer mit Registrierungsanfragen an, deren Genehmigung aussteht. Sie können die Ansicht ändern, indem Sie in der Dropdown-Liste in der oberen Leiste eine der folgenden Optionen auswählen: Alle Registrierungsstatus, Genehmigung ausstehend, Registriert, Abgelehnt und Abgebrochen

Wenn eine Registrierungsanfrage abgebrochen oder abgelehnt wurde, können Sie den Ablehnungsgrund einsehen, indem Sie den Mauszeiger über den Status Abgebrochen oder Abgelehnt setzen.

Wenn ein Benutzer seine Registrierung für eine Schulung aufhebt, zeigt der Tooltip den Text an, den der Benutzer in der Abbruchsnachricht eingegeben hat.

Wenn ein Benutzer seine Schulung wiederholt, wird dies im Tooltip angezeigt.

Wenn ein Benutzer die Registrierung für einen Schulungsplan aufhebt und dadurch die Registrierung für alle zugehörigen Kurse aufhebt, lautet der Tooltip für diese Kurse „Abgebrochen über Schulungsplan“.

Wenn die Registrierung eines Benutzers für eine Einzelsitzung noch nicht genehmigt wurde, die Sitzung jedoch später gelöscht wurde, lautet der Tooltip „Abgebrochen, weil die ausgewählte Sitzung gelöscht wurde“.

Wenn eine Sitzung aus einer Sitzungsgruppe entfernt wurde und die Anfrage des Benutzers daher abgebrochen wurde, lautet der Tooltip beim Darüberfahren über Abgebrochen „Abgebrochen, weil die Sitzung aus der Sitzungsgruppe entfernt wurde.“

Wenn ein Benutzer aus einer Einzelsitzung abgemeldet wurde, weil die Sitzung Teil einer Sitzungsgruppe wurde, lautet der Tooltip beim Darüberfahren über Abgebrochen „Abgebrochen, weil die ausgewählte Sitzung in die Sitzungsgruppe verschoben wurde.“

Sie können den Ablehnungsgrund für eine Anfrage aufrufen, indem Sie den Mauszeiger über Abgelehnt setzen.

Exportieren von Informationen zur Registrierungsanfrage

Um die derzeit im Bereich Registrierungsanfragen verwalten angezeigten Informationen auf Ihr lokales Gerät zu exportieren, wählen Sie In Excel exportieren. Wenn Sie Informationen über alle Registrierungen für den ausgewählten Kurs exportieren möchten, wählen Sie im Dropdown-Menü in der oberen Leiste Alle Registrierungsstatus, bevor Sie In Excel exportieren auswählen.

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