Registrierungsflows in Learn365

Einführung

Kurs- und Katalogadministratoren haben die Kontrolle über den Registrierungsflow von Kursen und Schulungsplänen. Sie können die Anzahl der Benutzer festlegen, die sich für Schulungen registrieren können, und die Teilnehmerliste verwalten. Das Registrierungsverfahren richtet sich nach dem ausgewählten Registrierungsflow.

Dieser Leitfaden behandelt die verschiedenen Registrierungsflows und deren Verwaltung.

Registrierungsflows

In Learn365 stehen folgende Registrierungsflows für Kurs- und Schulungspläne zur Verfügung:

Administratorgenehmigung. Registrierungsanfragen von Benutzern für den jeweiligen Kurs- oder Schulungsplan müssen von einem Kurs- oder Katalogadministrator genehmigt werden.
Automatische Genehmigung. Benutzer können sich für den jeweiligen Kurs- oder Schulungsplan direkt registrieren, indem sie auf der entsprechenden Startseite der Schulung Registrieren auswählen.
Genehmigung durch Linienmanager. Registrierungsanfragen von Benutzern für einen Kurs oder Schulungsplan müssen vom entsprechenden Linienmanager genehmigt werden. Der Linienmanager des Benutzers wird über die Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) festgelegt.
Externe Genehmigung (Webhook). Ermöglicht die Genehmigung mithilfe von benutzerdefinierten Genehmigungsflows. Benutzerdefinierte Genehmigungsflows können in Microsoft Power Automate mit dem Webhook-Ereignis 'EnrollmentApprovalRequest' konfiguriert werden.

Auf Katalogebene können Katalogadministratoren Registrierungsflows konfigurieren, die dann für Kurse und Schulungspläne zur Verfügung stehen.

Verwalten von Registrierungsanfragen

Der Filter Registrierungsanfragen erscheint oben auf der Schulungsverwaltungsseite, wenn von Benutzern eingereichte Registrierungsanfragen für Kurse oder Schulungspläne noch auf Genehmigung warten. Der Filter zeigt die Anzahl der ausstehenden Registrierungsanfragen an.

Kurse und Schulungspläne mit ausstehenden Registrierungsanfragen werden mit einem roten Ausrufezeichen neben dem jeweiligen Titel markiert.

Registrierungsanfragen von Benutzern werden wie folgt verwaltet:

1. Gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Schulungsverwaltung und wählen Sie oben auf der Seite Registrierungsanfragen aus, um die Kurse und Schulungspläne zu sehen, die noch ausstehende Registrierungsanfragen haben.

2. Wählen Sie zuerst den entsprechenden Kurs oder Schulungsplan, um den Bereich Kursmanagement bzw. Schulungsplan-Management zu öffnen, und dann Registrierungsanfragen verwalten.

Dies öffnet den Bereich Registrierungsanfragen verwalten. Hier können Sie Benutzerregistrierungsanfragen genehmigen und ablehnen und den Verlauf aller Benutzerregistrierungsanfragen für die jeweilge Schulung einsehen.

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten variiert je nach Schulungstyp und dessen Einstellungen.

3. Wählen Sie die relevanten Benutzer aus und genehmigen Sie dann deren Registrierungsanfragen bzw. lehnen Sie sie ab.

Genehmigen und Ablehnen von Registrierungsanfragen

Die Registrierungsanfrage eines Lernenden kann auf folgende Arten genehmigt oder abgelehnt werden:

Direkt über eine Genehmigungsanforderung, die der Genehmiger per E-Mail und Microsoft Teams erhält (sofern diese Option aktiviert ist).
Im Learn365 Admin Center.

Über die Benachrichtigung kann der Katalog- bzw. Kursadministrator oder Linienmanager nur die zugehörige Registrierungsanfrage bearbeiten. Im Learn365 Admin Center kann der Katalog- bzw. Kursadministrator oder Linienmanager sämtliche Registrierungsanfragen für Kurse und Schulungspläne bearbeiten.

Benachrichtigung per E-Mail und Teams

Wenn sich ein Lernender über die Schulungsstartseite für einen Kurs oder Schulungsplan registriert und für die Registrierung die Genehmigung eines Linienmanagers oder Administrators erforderlich ist, wird erhält der Genehmiger eine entsprechende Anforderung per E-Mail und über Teams (sofern diese Option aktiviert ist). Die Benachrichtigungen enthalten Informationen darüber, wer die Registrierung angefordert hat, den Titel der Schulung und Links zur Genehmigung bzw. Ablehnung der Registrierungsanfrage.

Beispiel für eine per E-Mail eingegangene Benachrichtigung über eine Genehmigungsanforderung.

Beispiel für eine über Teams eingegangene Benachrichtigung über eine Genehmigungsanforderung.

Bei der Genehmigung einer Registrierungsanfrage wird der Genehmiger zur Seite Bestätigung der Registrierungsenehmigung weitergeleitet. Dort werden folgende Informationen angezeigt:

Kurstyp und -titel (aktiver Link zur Startseite der Schulung) sowie der Name des Lernenden. Abhängig von den Schulungseinstellungen werden eventuell auch Kategorien, ID, Fälligkeitsdatum und Kontakte für die Schulung angezeigt.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen des Typs Mehrfachregistrierung werden auch Informationen über die angeforderten Kurssitzungen und/oder Sitzungsgruppen angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für Gruppensitzungen können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen des Typs Einzelregistrierung werden auch Informationen über die angeforderte Kurssitzung oder Sitzungsgruppe angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für eine Gruppensitzung können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Wenn die Zahl der Registrierungen 5.000 überschreitet (ein von SharePoint festgelegtes Limit), wird automatisch eine zusätzliche SharePoint Lernende-Gruppe erstellt, in der weitere Registrierungen aufgenommen werden. Sie erhalten in diesem Fall eine entsprechende Benachrichtigung. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Bei der Ablehnung einer Registrierungsanfrage leitet der entsprechende Link den Genehmiger zur Seite Bestätigung der Registrierungsablehnung weiter. Hier werden folgende Informationen angezeigt:

Kurstyp und -titel (aktiver Link zur Startseite der Schulung) sowie der Name des Lernenden. Abhängig von den Schulungseinstellungen werden eventuell auch Kategorien, ID, Fälligkeitsdatum und Kontakte für die Schulung angezeigt.
Für veranstaltungsbasierte Schulungen des Typs Einzel- oder Mehrfachregistrierung werden auch Informationen über die angeforderten Einzelsitzungen oder Sitzungsgruppen angezeigt. Für Einzelsitzungen lassen sich Datum sowie Start- und Endzeit nachverfolgen. Für Gruppensitzungen können das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Gruppe sowie Abschlussdatum und -uhrzeit der letzten Sitzung in der Gruppe verfolgt werden. Die Namen von Sitzungen und Sitzungsgruppen werden nicht angezeigt.

Im Feld Grund für die Ablehnung muss die Person, die den Antrag ablehnt, einen Grund angeben. Dies aktiviert die Schaltfläche Ablehnen.

Nach der Auswahl von Ablehnen erscheint anstelle der Schaltfläche die folgende Nachricht: Sie haben die Registrierungsanfrage erfolgreich abgelehnt. Der Lernende erhält eine Ablehnungsbestätigung mit dem Grund für die Ablehnung der Anfrage.

Über das Learn365 Admin Center

Registrierungsanfragen mit dem Status Genehmigung ausstehend können über das Learn365 Admin Center genehmigt oder abgelehnt werden.

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > Schulungsmanagement und wählen Sie dort den Filter Registrierungsanfragen aus, um die Kurse und Schulungspläne mit ausstehenden Registrierungsanfragen aufzurufen.

2. Wählen Sie zuerst den entsprechenden Kurs oder Schulungsplan, um den Bereich Kursmanagement bzw. Schulungsplan-Management zu öffnen, und dann Registrierungsanfragen verwalten.

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich. Hier können Sie Registrierungsanfragen von Benutzern für die ausgewählte Schulung genehmigen oder ablehnen. In diesem Bereich werden standardmäßig Benutzer mit ausstehenden Genehmigungen angezeigt.

3. Wählen Sie die relevanten Benutzer aus, um die Optionen Genehmigen und Ablehnen zu aktivieren.

HINWEIS

Der Bereich Registrierungsanfragen verwalten variiert je nach Kursregistrierungstyp und kann beispielsweise die nachstehenden Informationen enthalten.

Registrierungsflow. Der Registrierungsflow für die Schulung.
Registrierungstyp. Zeigt im Falle von veranstaltungsbasierten Schulungen den Registrierungstyp an.
Dropdown-Menü Alle Kurssitzungen. Bei veranstaltungsbasierten Schulungen des Typs Einzelregistrierung werden in diesem Bereich standardmäßig alle Anfragen im Kurs angezeigt. In dieser Liste können Sie eine bestimmte Sitzung oder eine Sitzungsgruppe mit ausstehenden Genehmigungen auswählen.
Filter Genehmigung ausstehend. Dieser Bereich zeigt standardmäßig zalle Benutzer mit ausstehenden Registrierungsanfragen an. In der Liste können Sie Folgendes anzeigen: Alle Registrierungsstatus, Genehmigung ausstehend, Registriert, Abgelehnt und Abgebrochen.
In Excel exportieren. Laden Sie den Inhalt des Bereichs basierend auf allen angewendeten Filtern als Excel-Datei auf Ihr lokales Gerät herunter.
Name. Der Name des Benutzers, der die Registrierung angefordert hat.
E-Mail. Die E-Mail-Adresse des Benutzers (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory)).
Abteilung. Die Abteilung des Benutzers (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory)).
Linienmanager. Die Person, die als Linienmanager des Benutzers angegeben ist (entsprechend dem Eintrag in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory)).
Registrierungsstatus. Status der Registrierungsanfrage:

Registriert. Der Benutzer ist für die Schulung registriert.

Genehmigung ausstehend. Der Benutzer hat sich für eine Schulung registriert, für die entweder der Registrierungsflow Genehmigung durch Linienmanager oder Genehmigung durch Administrator gilt, und die Registrierungsanfrage ist noch nicht genehmigt.

Abgebrochen. Der Benutzer hat seine Registrierungsanfrage abgebrochen, bevor sie genehmigt oder abgelehnt wurde, oder die Registrierung für die Schulung aufgehoben. Mögliche Gründe für einen Abbruch sind im Abschnitt Abbruchmeldungen aufgeführt.

Abgelehnt. Die Registrierungsanfrage des Benutzers wurde vom Katalogadministrator, Kursadministrator oder Linienmanager abgelehnt. Ein Tooltip zum Status Abgelehnt zeigt den Grund für die Ablehnung an, der in der Nachricht des Admins an den Benutzer erscheint.

Zuletzt geändert. Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Registrierungsanfrage zuletzt geändert wurde (entsprechend den regionalen Einstellungen der aktuellen Website).
Geändert von. Der Benutzer, der die Registrierungsanfrage zuletzt geändert hat.
Liste der Sitzungen. Bei veranstaltungsbasierten Schulungen des Typs Mehrfachregistrierung wird die Anzahl der Einzelsitzungen und/oder Sitzungsgruppen, für die der Benutzer eine Registrierungsanfrage gestellt hat, in Klammern angezeigt. Wählen Sie den Link, um mehr Informationen über die Sitzungen und Sitzungsgruppen aufzurufen.
Sitzung. Bei veranstaltungsbasierten Schulungen des Typs Einzelregistrierung wird der Name der Sitzung oder Sitzungsgruppe angezeigt, für die der Benutzer eine Registrierungsanfrage gestellt hat, wenn Alle Kurssitzungen im Dropdown-Menü ausgewählt wurde.

Der Genehmigungs-/Ablehnungsprozess für die Registrierung variiert je nach Kurstyp und Registrierungsflow.

E-Learning-Kurse und Schulungspläne

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Die Benutzer werden im Kurs bzw. Schulungsplan registriert und ihr Registrierungsstatus ändert sich zu Registriert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Um den Status aller Registrierungsanfragen für den aktuellen Kurs oder Schulungsplan aufzurufen, wählen Sie Dropdown-Menü in der obersten Leiste Alle Registrierungsstatus.

Veranstaltungsbasierte Schulungen des Typs Einzelregistrierung

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich, und im Dropdown-Menü in der obersten Leiste ist die Option Alle Kurssitzungen ausgewählt. Von dieser Ansicht aus können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für eine Einzelsitzung oder Sitzungsgruppe gestellt haben. Die Spalte Sitzungen wird nur angezeigt, wenn Alle Kurssitzungen ausgewählt ist. Hier sehen Sie den Namen der Sitzung oder Sitzungsgruppe, in der der Benutzer eine Registrierungsanfrage gestellt hat.

Um detaillierte Informationen über die Einzelsitzungen oder Sitzungsgruppen im Kurs zu sehen, erweitern Sie die Dropdown-Liste.

Alle Kurssitzungen zeigen die Anzahl der ausstehenden Genehmigungsanforderungen für alle Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen im Kurs an.
Jede Sitzung oder Sitzungsgruppe mit ausstehenden Genehmigungsanforderungen zeigt die Anzahl der ausstehenden Genehmigungsanforderungen an.
Der Name der Einzelsitzung (falls festgelegt).
Datum und Uhrzeit für Start und Ende der Einzelsitzung.
Die Zeitzone der Einzelsitzung.
Der Name des Sitzungsleiters der Einzelsitzung (falls festgelegt).
Der Raum für die Einzelsitzung (falls festgelegt).
Der Name der Sitzungsgruppe.
Das Startdatum und die Startzeit der ersten Sitzung in der Sitzungsgruppe sowie das Enddatum und die Endzeit der letzten Sitzung in der Sitzungsgruppe.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Benutzer werden für die angeforderte Einzelsitzung oder alle Sitzungen in der Sitzungsgruppe des Kurses registriert, und ihr Registrierungsstatus wird zu Registriert geändert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen im Bereich Registrierungsanfragen verwalten ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Veranstaltungsbasierte Schulungen des Typs Mehrfachregistrierung

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich und im Dropdown-Menü in der obersten Leiste ist die Option Genehmigung ausstehend ausgewählt. In dieser Ansicht können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für einzelne Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen des Kurses gestellt haben und deren Registrierung noch nicht genehmigt ist.

Um Informationen über die Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen einzusehen, für die der Benutzer ausstehende Genehmigungen hat, wählen Sie die Sitzungsliste für den entsprechenden Benutzer aus. Im dem geöffneten Bereich Sitzungen können Sie die Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen verfolgen, die der Benutzer angefordert hat. Erweitern Sie eine Sitzungsgruppe, um Informationen über die darin enthaltenen Sitzungen zu sehen.

Hier können Sie den Namen einer Einzelsitzung oder Sitzungsgruppe, das Start- und Enddatum der Sitzung, die Zeitzone der jeweilgen Sitzung, die Orte und den URL-Link der Sitzung verfolgen.

Wenn Sie eine Registrierungsanfrage genehmigen oder ablehnen, gilt die Auswahl für alle Einzelsitzungen und Sitzungsgruppen, für die der Benutzer ausstehende Registrierungsgenehmigungen hat.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Benutzer werden für die angeforderten Einzelsitzungen und/oder alle Sitzungen in den Sitzungsgruppen des Kurses registriert, und ihr Registrierungsstatus wird zu Registriert geändert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Veranstaltungsbasierte Schulung des Typs Gesamtregistrierung

Das Fenster Registrierungsanfragen verwalten öffnet sich und im Dropdown-Menü in der obersten Leiste ist die Option Genehmigung ausstehend ausgewählt. In dieser Ansicht können Sie die Benutzer verfolgen, die eine Registrierungsanfrage für den Kurs und alle einzelnen Sitzungen und/oder Sitzungsgruppen gestellt haben und deren Registrierung noch nicht genehmigt ist.

So genehmigen Sie Registrierungsanfragen:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Genehmigen aus. Die Benutzer werden für den Kurs und alle Einzelsitzungen und/oder Sitzungsgruppen registriert, und ihr Registrierungsstatus wird zu Registriert geändert.

So lehnen Sie Registrierungsanfragen ab:

1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den relevanten Benutzern aus. Wenn Sie alle Benutzer in der Liste auswählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Name aus.

2. Wählen Sie Ablehnen und geben Sie in der Ablehnungsnachricht den Grund für die Ablehnung an.

3. Wählen Sie OK, um den Vorgang abzuschließen, oder Abbrechen.

Stornierungs- und Ablehnungsnachrichten

Standardmäßig zeigt der Bereich Registrierungsanfragen verwalten alle Benutzer mit zur Genehmigung ausstehenden Registrierungsanfragen an. Sie können die Ansicht ändern, indem Sie eine der folgenden Optionen in der Dropdown-Liste in der oberen Leiste auswählen: Alle Registrierungsstatus, Genehmigung ausstehend, Registriert, Abgelehnt und Abgebrochen.

Wenn eine Registrierungsanfrage abgebrochen oder abgelehnt wurde, können Sie den Ablehnungsgrund einsehen, indem Sie den Mauszeiger über den Status Abgebrochen oder Abgelehnt setzen.

Wenn ein Benutzer seine Registrierung für eine Schulung aufhebt, zeigt der Tooltip den Text an, den der Benutzer in der Abbruchsnachricht eingegeben hat.

Wenn ein Benutzer seine Schulung wiederholt, wird dies im Tooltip angezeigt.

Wenn ein Benutzer die Registrierung für einen Schulungsplan und damit für alle seine Kurse aufhebt, lautet der Tooltip für diese Kurse Über Schulungsplan aufgehoben.

Wenn die Registrierung eines Benutzers für eine Einzelsitzung noch nicht genehmigt wurde, die Sitzung jedoch später gelöscht wurde, lautet der Tooltip „Abgebrochen: Die ausgewählte Sitzung wurde gelöscht.“

Wenn eine Sitzung aus einer Sitzungsgruppe entfernt wurde und die Anfrage des Benutzers daher abgebrochen wurde, lautet der Tooltip für Abgebrochen „Abgebrochen, weil die Sitzung aus der Sitzungsgruppe entfernt wurde.“

Wenn ein Benutzer von einer Einzelsitzung abgemeldet wurde, weil die Sitzung in eine Sitzungsgruppe aufgenommen wurde, lautet der Tooltip für Abgebrochen „Abgebrochen, weil die ausgewählte Sitzung in die Sitzungsgruppe verschoben wurde.“

Sie können den Ablehnungsgrund für eine Anfrage aufrufen, indem Sie den Mauszeiger über Abgelehnt setzen.

Exportieren von Informationen zur Registrierungsanfrage

Um die derzeit im Bereich Registrierungsanfragen verwalten angezeigten Informationen auf Ihr lokales Gerät zu exportieren, wählen Sie In Excel exportieren. Wenn Sie Informationen über alle Registrierungen für den ausgewählten Kurs exportieren möchten, wählen Sie im Dropdown-Menü in der oberen Leiste Alle Registrierungsstatus, bevor Sie In Excel exportieren auswählen.

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