Benachrichtigungsvorlagen in Learn365 bearbeiten und zurücksetzen

Einführung

Learn365 ermöglicht es Katalogadministratoren, das Erscheinungsbild und den Inhalt von Learn365-Benachrichtigungen zu ändern und festzulegen, wer sie erhält.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Benachrichtigungsvorlagen bearbeitet und auf ihre Standardwerte zurückgesetzt werden.

Informationen zum Verwalten, Aktivieren und Deaktivieren von Learn365-Benachrichtigungen finden Sie in diesem Artikel.

Der Einstieg

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Bearbeiten Sie Benachrichtigungsvorlagen, indem Sie zu Learn365 Admin Center > einen Katalog auswählen > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen wechseln.

Auswirkungen der Bearbeitung von Benachrichtigungsvorlagen

Änderungen an den Feldern An, Cc, Betreff, Text, Erinnerungs-E-Mails senden und Auch Benachrichtigung senden in einer Benachrichtigungsvorlage haben folgende Auswirkungen:

• Geänderte Felder werden im Rahmen allgemeiner Produktupdates nicht mehr aktualisiert.
• Geänderte Felder reagieren nicht auf Sprachlokalisierungen, da Lokalisierungen auf dem Standardinhalt basieren.
• Angepasste Benachrichtigungsvorlagen werden in der Spalte Vorlage als Benutzerdefiniert gekennzeichnet.

Weitere Informationen dazu, wie sich Anpassungen auf Benachrichtigungsvorlagen auswirken, finden Sie in diesem Artikel.

Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten (anpassen)

Allgemeiner Ablauf

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

1. Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungen die entsprechende Vorlage aus, um das Bedienfeld Actions zu öffnen.

2. Wählen Sie Vorlage bearbeiten im Bereich Aktionen aus.

Die Aktion Vorlage bearbeiten ist deaktiviert, wenn mehr als eine Vorlage ausgewählt ist.

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

4. Speichern Sie die Änderungen, oder wählen Sie Abbrechen, um sie zu verwerfen, und bestätigen Sie anschließend die Aktion.

An und Cc

Erforderliche Rolle: Katalogadmin

Wählen Sie die vorgesehenen Empfänger:innen der Benachrichtigung aus, indem Sie Rollen aus der Dropdownliste auswählen oder die Namen von Benutzer:innen aus dem Tenant eingeben.

Betreff 

Die Informationen im Feld Betreff werden den Benutzer:innen im Titel der Benachrichtigung angezeigt, die sie erhalten.

Bearbeiten Sie das Feld nach Bedarf. Sie können Variablen in das Feld Betreff aufnehmen, z. B. die {MEETING URL}-Variable. Wenn Sie hier Variablen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie sie exakt eingeben – ohne zusätzliche Leerzeichen und mit den korrekten Symbolen für die Klammern. Andernfalls kann Learn365 die Daten nicht korrekt einfügen.

Textkörper

Erforderliche Rolle: Katalogadmin

Das Feld Text ist erforderlich. Geben Sie den Text ein, den Benutzer:innen im Textkörper der Benachrichtigung sehen.

Die Standardwerte können bearbeitet oder durch Ihren eigenen Text ersetzt werden. Sie können alle unten in der Benachrichtigungsvorlage aufgeführten Variablen verwenden. Die angezeigten Variablen sind für jede Benachrichtigungsvorlage spezifisch und werden von Learn365 bereitgestellt.

Wenn Sie hier Variablen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie sie exakt eingeben – ohne zusätzliche Leerzeichen und mit den korrekten Symbolen für die Klammern. Andernfalls kann Learn365 die Daten nicht korrekt einfügen.

Für das Feld Text ist ein Rich-Text-Editor verfügbar. Damit können Sie Inhalte hinzufügen und bearbeiten, Links einfügen, Bilder hochladen und Tabellen erstellen, um die Benachrichtigung anzureichern. Sie können das Textfeld vergrößern, indem Sie das Symbol Vollbild im Rich-Text-Editor auswählen. Dadurch haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten des Texts.

Bei Kunden mit einem Learn365 Professional- oder Select-Abonnement enthält der Rich-Text-Editor außerdem die Funktionen Rechtschreibprüfung, Barrierefreiheitsprüfung und PowerPaste (erweitertes Einfügen).

Wählen Sie in der Benachrichtigungsvorlage die Stelle aus, an der Sie einen Link anzeigen möchten, und wählen Sie das Symbol Link einfügen/bearbeiten aus. Das Dialogfeld Link einfügen/bearbeiten wird geöffnet. Geben Sie die relevante URL, den Linktext (Anzuzeigender Text) und eine QuickInfo (Titel) ein. Wählen Sie aus, ob Sie den Link in einem neuen Fenster öffnen möchten: Link öffnen in. Wählen Sie Speichern aus, um fortzufahren, oder Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Wählen Sie in der Benachrichtigungsvorlage die Stelle aus, an der Sie eine Tabelle anzeigen möchten, wählen Sie das Symbol Tabelle > Tabelle > und wählen Sie die Tabellengröße aus. Dadurch wird eine leere Tabelle angezeigt, in die Sie Text eingeben können.

Wie Sie Bilder zu einer Benachrichtigungsvorlage hinzufügen, hängt davon ab, wo das Bild gespeichert ist.

Bilder hinzufügen, die außerhalb von SharePoint gespeichert sind

Wählen Sie die Stelle aus, an der Sie ein Bild anzeigen möchten, und wählen Sie das Symbol Bild einfügen/bearbeiten aus. Das Dialogfeld Bild einfügen/bearbeiten wird geöffnet. Geben Sie die URL für das Bild im Feld Quelle ein, den Text, der das Bild begleitet (Alternative Beschreibung), und eine QuickInfo (Bildtitel). Legen Sie die Breite und Höhe des Bildes in Pixeln fest und wählen Sie aus, ob Sie die Proportionen beibehalten möchten. Wählen Sie Speichern aus, um fortzufahren, oder Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

In SharePoint gespeicherte Bilder hinzufügen

Sie müssen die URL des Bildes aus SharePoint abrufen. Obwohl es mehrere Möglichkeiten gibt, in SharePoint einen Link zu einem Bild zu erhalten, wird nur mit der hier beschriebenen Methode das Bild korrekt zur Benachrichtigungsvorlage hinzugefügt.

1. Gehen Sie zu dem SharePoint-Ordner, in dem das Bild gespeichert ist.

2. Klicken Sie auf das Bild, um es anzuzeigen.

3. Wählen Sie oben auf der Seite die Auslassungspunkte (...) und dann View original.

4. Kopieren Sie die URL aus der Adressleiste.

5. Gehen Sie in Learn365 zur Benachrichtigungsvorlage, wählen Sie die Stelle aus, an der Sie ein Bild anzeigen möchten, und wählen Sie das Symbol Bild einfügen/bearbeiten aus. Das Dialogfeld Bild einfügen/bearbeiten wird geöffnet. Fügen Sie die SharePoint-URL für das Bild in das Feld Quelle ein, den Text, der das Bild begleiten soll (Alternative Beschreibung), sowie einen Tooltip (Bildtitel). Breite und Höhe des Bildes (in Pixeln) werden automatisch festgelegt, Sie können diese Einstellungen jedoch ändern. Außerdem können Sie auswählen, ob Sie Proportionen beibehalten möchten. Select Speichern, um weiter zu machen, oder Abbrechen, um zu verwerfen. Das Bild wird angezeigt.

Für inaktive Schulungen senden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Katalogadministratoren können Benachrichtigungen zum Zertifikatsablauf und zum Entzug von Qualifikationen für inaktive Schulungen deaktivieren.

Wenn Kurse oder Schulungspläne inaktiv sind, können Benutzer sie nicht erneut absolvieren, sodass es möglicherweise nicht erforderlich ist, dass Benutzer diese Benachrichtigungen erhalten.

Katalogadministratoren können Benachrichtigungen zum Zertifikatsablauf und zum Entzug von Qualifikationen für nicht veröffentlichte, abgelaufene und gelöschte Schulungen deaktivieren, sowie für importierte externe Zertifikate, die keinem aktuellen Kurs im Katalog zugeordnet sind. Dies erfolgt über die Option Für inaktive Schulungen senden, wenn die entsprechende Benachrichtigungsvorlage bearbeitet wird.

Diese Option ist in den folgenden Benachrichtigungsvorlagen verfügbar:

• Zertifikat ist abgelaufen
• Zertifikat des Schulungsplans abgelaufen
• Erinnerung zum Zertifikatsablauf
• Erinnerung zum Zertifikatsablauf des Schulungsplans
• Qualifikationswiderrufserinnerung
• Qualifikation entzogen

Standardmäßig sind diese Benachrichtigungen für inaktive Schulungen aktiviert, können jedoch deaktiviert werden, indem der Schalter Für inaktive Schulungen senden ausgeschaltet wird.

Für nicht registrierte Lernende/Lernender senden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Standardmäßig ist die Option Für nicht registrierte Lernende senden in bestimmten Benachrichtigungsvorlagen aktiviert. Das bedeutet, dass nicht registrierte Lernende die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für nicht registrierte Lernende nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem der Schalter auf Aus gestellt wird.

Diese Option ist in den folgenden Benachrichtigungsvorlagen verfügbar:

• Zertifikat ist abgelaufen
• Zertifikatsablauferinnerung
• Schulungsplan-Zertifikat abgelaufen
• Schulungsplan-Zertifikatsablauferinnerung
• Qualifikationswiderrufserinnerung
• Qualifikation entzogen

Für abgeschlossene Registrierungen senden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Standardmäßig ist die Option Für abgeschlossene Registrierungen senden in bestimmten Benachrichtigungsvorlagen aktiviert. Das bedeutet, dass Lernende mit abgeschlossenen Registrierungen die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für Lernende mit abgeschlossenen Registrierungen nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem der Schalter auf Aus gestellt wird.

Wichtig ist, dass sich dieser Schalter nur auf das Senden von Learn365-Benachrichtigungen bezieht. Dies hat keinen Einfluss auf Kalendertermin-Benachrichtigungen, die Microsoft möglicherweise sendet (z. B. Einladungen zu und Absagen von veranstaltungsbasierter Schulung).

Diese Option ist in den folgenden Benachrichtigungsvorlagen verfügbar:

• Stornierung der Kursregistrierung
• Bestätigung der Kursregistrierung
• Stornierung der Registrierung für eine veranstaltungsbasierte Schulung
• Bestätigung der Registrierung für eine sitzungsbasierte Schulung
• Stornierung der Registrierung für den Schulungsplan
• Bestätigung der Schulungsplanregistrierung
• Anfrage zur Sitzungsregistrierung
   

Erinnerungs-E-Mails senden

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Mit dieser Option können Sie festlegen, wie viele Tage im Voraus (als positive ganze Zahl) vor einer Veranstaltung die Erinnerungsbenachrichtigung gesendet wird. Die standardmäßige Anzahl an Tagen hängt von der Benachrichtigung ab. 

Die Option zum Senden von Erinnerungsbenachrichtigungen ist in den folgenden Vorlagen verfügbar:

• Genehmigungserinnerung
• Zertifikatsablauf-Erinnerung
• Kurs-Fälligkeitsdatum Erinnerung
• Start-Erinnerung für veranstaltungsbasierte Schulungen
• Genehmigungserinnerung für die Sitzungsregistrierung
• Erinnerung an den Entzug der Qualifikation
• Genehmigungserinnerung für den Schulungsplan
• Erinnerung an den Zertifikatsablauf für den Schulungsplan
• Erinnerung an das Fälligkeitsdatum des Schulungsplans

Ein Beispiel für eine Zertifikatsablaufvorlage mit der Option Erinnerungs-E-Mail senden finden Sie in diesem Artikel.

Option Auch Benachrichtigungen senden festlegen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator

Mit dieser Option können Sie zusätzliche Benachrichtigungen senden, um Lernende daran zu erinnern, dass eine bestimmte Veranstaltung bereits stattgefunden hat.

Diese Option ist in den folgenden Benachrichtigungsvorlagen verfügbar:

• Kursfälligkeitsdatum ist vorbei
• Fälligkeitsdatum des Schulungsplans überschritten
• Zertifikat ist abgelaufen
• Zertifikat für den Schulungsplan abgelaufen
• Qualifikation entzogen

1. Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Katalogeinstellungen > Benachrichtigungen > wählen Sie eine Benachrichtigungsvorlage aus.

2. Wählen Sie im geöffneten Bereich Aktionen die Option Vorlage bearbeiten aus.

3. Geben Sie im Feld Auch Benachrichtigung senden die Anzahl der Tage ein, nach denen die Benachrichtigung an die Lernenden gesendet wird.

4. Speichern Sie die Änderungen. Wählen Sie Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Variablen

Variablen sind Werte, die Learn365 automatisch ausfüllt, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird. Variablen können je nach den übermittelten Informationen für jeden Empfänger der Benachrichtigungsvorlage spezifisch sein.

Sie können Variablen in den Feldern Betreff und Text von Benachrichtigungen verwenden. Die Liste der verfügbaren Variablen hängt von der Benachrichtigungsvorlage ab. Die in einer Benachrichtigungsvorlage verfügbaren Variablen finden Sie unten in der Vorlage.

Wenn Sie Variablen im Feld Text verwenden, achten Sie darauf, dass Sie sie exakt und ohne zusätzliche Leerzeichen eingeben. Achten Sie außerdem darauf, die richtigen Klammern zu verwenden, da die entsprechenden Informationen sonst nicht in die Benachrichtigung aufgenommen werden.

Eine vollständige Liste der Variablen für Benachrichtigungsvorlagen und deren Beschreibung finden Sie in diesem Artikel.

Benachrichtigungsvorlagen zurücksetzen

Wenn Sie eine Benachrichtigungsvorlage zurücksetzen, gehen alle von Ihnen vorgenommenen Anpassungen verloren und die Vorlage wird wieder auf das ursprüngliche Design zurückgesetzt, das bei der Installation von Learn365 vorhanden war. In Zukunft wird die Benachrichtigungsvorlage im Rahmen allgemeiner Produktupdates und Lokalisierungen aktualisiert.

So setzen Sie eine Vorlage zurück: 

1. Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungen die entsprechende benutzerdefinierte Vorlage aus (in der Spalte Vorlage als Custom gekennzeichnet). 

2. Wählen Sie im geöffneten Aktionen-Bereich Vorlage bearbeiten aus. Der Bereich Vorlage bearbeiten wird geöffnet.

3. Wählen Sie unten rechts Vorlage zurücksetzen aus. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.
4. Wählen Sie Vorlage auf Standard zurücksetzen, um die Benachrichtigungsvorlage auf die Standardwerte zurückzusetzen und zuzulassen, dass zukünftige Produkt-Updates Änderungen an dieser Vorlage vornehmen. Alternativ wählen Sie Abbrechen, um zum Bereich Vorlage bearbeiten zurückzukehren, ohne die Vorlage zurückzusetzen.