Ankündigung: Kurse und Schulungspläne werden nicht länger von Unterwebsites in SharePoint abhängig sein

Mit SharePoint Modern hat Microsoft klar empfohlen, eine flache Hierarchie zu verwenden und Hub-Websites einzusetzen, um Websites miteinander zu verbinden, statt Unterwebsites zu verwenden, um Websites in einem Intranet zu organisieren.

Diese Strategie hat Microsoft dazu veranlasst, Updates bereitzustellen, die die Erstellung von Unterwebsites erschwert haben. Bis heute wird in LMS365 für jeden Kurs und jeden Schulungsplan eine SharePoint-Unterwebsite erstellt; das hat für einige Kunden eine Herausforderung dargestellt.

Die Ausrichtung des LMS365-Produkts ist eng an Microsofts Strategie angelehnt. Deshalb – und auch mit der Absicht, uns bestmöglich auf mögliche zukünftige Änderungen weg von Unterwebsites vorzubereiten – haben wir entschieden, dass Kurse und Schulungspläne künftig nicht mehr von Unterwebsites abhängig sein werden. Stattdessen werden Kurse und Schulungspläne als Seiten im Stammverzeichnis der SharePoint-Kurskatalog-Website erstellt.

Die Änderung wird mit dem LMS365-Release vom Januar 2022 eingeführt, das für den 25. Januar 2022 geplant ist.

In diesem Artikel stellen wir diese bevorstehende Strukturänderung vor und erläutern, wie sie sich auf Kunden auswirken wird.

In diesem Artikel

• Wie wird die Lösung funktionieren?
• Wie wirkt sich die Änderung auf die Benutzeroberfläche für Lernende und Administratoren aus?
• Wie wirkt sich die Änderung auf Flows aus, die mit LMS365-APIs erstellt wurden?
• Welche Auswirkungen hat die Änderung auf die Sicherheit?
• Was passiert mit allen aktuellen Kursen und Schulungsplänen?
• Welche Pläne gibt es für die Zukunft?

Wie wird die Lösung funktionieren?

Heute wird bei der Erstellung eines Kurses oder eines Schulungsplans in LMS365 auch eine SharePoint-Unterwebsite erstellt, und SharePoint-Berechtigungen stellen sicher, dass nur relevante Personen und Rollen Zugriff darauf haben, die in der Schulung verwendeten Materialien einzusehen und zu bearbeiten. Die Schulungsstartseite wird als Startseite der Unterwebsite erstellt.

Mit der bevorstehenden Strukturänderung erhält jeder neue Kurs und jeder neue Schulungsplan eine eigene SharePoint-Seite – ähnlich wie bisher. Mit dem neuen Update wird diese Seite jedoch im Stammverzeichnis der Website des SharePoint-Kurskatalogs abgelegt.

Für Kurse mit Lernmodul-Dokumenten oder anderen Dateiressourcen werden die Dateien in einem dem Kurs zugeordneten Ordner gespeichert – auf Ebene der Website des Kurskatalogs. Dieser Ordner wird sicherheitsgetrimmt, d. h., nur relevante Personen und Rollen haben die Berechtigung, die Inhalte anzuzeigen und zu bearbeiten. Auf diese Weise steuert der Ordner und nicht die Website den Zugriff auf die Kursmaterialien.

Wie wirkt sich die Änderung auf die Benutzeroberfläche für Lernende und Administratoren aus?

Die Änderung wird in erster Linie im Hintergrund bemerkbar sein, und die Erfahrung der Lernenden bleibt nahezu vollständig unverändert.

Allerdings wird es leichte Änderungen an der Navigation der Kurs- und Schulungsplan-Seiten sowie an der Art geben, wie einige Elemente auf den Kurs- und Schulungsplan-Startseiten verwaltet werden. Unten sehen Sie eine Liste dieser Änderungen:

Berechtigungen des Kursadministrators

Wenn Kurse und Schulungspläne keine eigene dedizierte Unterwebsite haben, haben Kursadministratoren keinen Zugriff auf die Seitenbearbeitungsoptionen von SharePoint für Kurs- und Schulungsplan-Startseiten und können Kurs- und Schulungsplan-Startseiten daher nicht in SharePoint bearbeiten.

Aus diesem Grund werden wir die Kurs- und Schulungsplan-Konfiguration in LMS365 ändern, damit Kursadministratoren weiterhin zentrale Elemente verwalten können, die auf Kurs- und Schulungsplan-Startseiten angezeigt werden.

Die Bannergrafik und das Miniaturbild der Kurs- und Schulungsplan-Startseiten

Damit Kursadministratoren weiterhin die Bannergrafik und das Miniaturbild auf Kurs- und Schulungsplan-Startseiten verwalten können, werden wir uns nicht länger auf das Miniaturbild der Unterwebsite und die Bannergrafik der SharePoint-Seite verlassen.

Stattdessen wird die Bannergrafik im Webpart LMS365 Course Home Page platziert und über die LMS365-Oberfläche zum Erstellen/Bearbeiten von Kursen und Schulungsplänen verwaltet.

Das Miniaturbild des Kurses oder Schulungsplans wird wie bisher – über die Oberfläche zum Erstellen/Bearbeiten von Kursen und Schulungsplänen – verwaltet und wird in der oberen linken Ecke der Bannergrafik angezeigt.

Katalogadministratoren können auf Kurskatalogebene eine Standard-Bannergrafik definieren. Diese Grafik kann vom Kursadministrator für den jeweiligen Kurs und Schulungsplan geändert werden.

Navigation

Die Links Home und Back to Learning Portal dienen als Standardnavigation der SharePoint-Unterwebsite. Daher werden diese Links auf Kurs- und Schulungsplan-Seiten nicht mehr angezeigt. Stattdessen ist beim Anzeigen einer Kurs- oder Schulungsplan-Startseite ausschließlich die allgemeine SharePoint-Navigation aus dem Kurskatalog verfügbar.

Die URL neuer Kurse und Schulungspläne wird geändert von:

https://<tenantname>.sharepoint.com/sites/<Kurskatalog-Name>/<Schulungsname>/SitePages/Course.aspx

auf:

https://<tenantname>.sharepoint.com/sites/<Kurskatalogname>/SitePages/<Schulungsname>.aspx

Dies spiegelt ihre neue Position in der SharePoint-Hierarchie wider.

Ländereinstellungen

Damit Kursadministratoren weiterhin die regionalen Einstellungen einzelner Kurse und Schulungspläne bearbeiten können, werden diese Einstellungen in die Oberfläche zum Erstellen/Bearbeiten von Kursen und Schulungsplänen verschoben.

SharePoint-Themes

Da SharePoint-Themes pro Unterwebsite oder Websitesammlung angewendet werden, sind individuelle SharePoint-Themes für verschiedene Kurse oder Schulungspläne im selben Katalog nicht verfügbar. Mit der neuen Architektur haben alle Kurs- und Schulungsplanseiten in einem Kurskatalog dasselbe SharePoint-Theme – nämlich das Theme, das auf Ebene der SharePoint-Website des Kurskatalogs ausgewählt ist.

Wie wirkt sich die Änderung auf mit LMS365-APIs erstellte Flows aus?

Im Allgemeinen werden mit LMS365-APIs erstellte Flows so weiter funktionieren wie bisher.

Flows sind nur in Fällen betroffen, in denen SharePoint-APIs verwendet werden, um Schulungseinstellungen zu ändern, und der Flow davon ausgeht, dass Seiten- oder Lernmodul-Elemente in einer Unterwebsite gespeichert sind.

Welche Auswirkungen hat die Änderung auf die Sicherheit?

Aus Sicherheitssicht bleibt das meiste unverändert.

Dateien wie Bilder oder Dokumente, die in Lernmodulen verwendet werden, werden weiterhin im Microsoft 365 Tenant des Kunden in einer Struktur über SharePoint Online gespeichert, und die SharePoint-Zugriffsverwaltung wird weiterhin verwendet, um diese Strukturen abzusichern. Auch die Sicherheitsberechtigungen für solche Dateien bleiben unverändert.

Es wird jedoch eine geringfügige Änderung hinsichtlich der Möglichkeit geben, auf Kurs- und Schulungsplanseiten zuzugreifen.

Auch wenn Targeting aktiviert ist, kann ein Benutzer, der nicht zur Zielgruppe gehört, über einen Deep Link zu einer Kurs- oder Schulungsplanseite navigieren. Es sind jedoch keine Informationen oder Inhalte sichtbar, und die Seite zeigt eine Meldung an, die den Benutzer darüber informiert, dass der Kurs oder Schulungsplan nicht verfügbar ist.

Mit etwas zusätzlichem Aufwand lässt sich auch der Name des Kurses oder Schulungsplans von Personen außerhalb der Zielgruppe herausfinden. Die URL kann Hinweise auf den Kurs- oder Schulungsplantitel geben, und ein versierter SharePoint-Benutzer kann zur SharePoint-Bibliothek Site Pages navigieren und hier die Eigenschaft „Name“ der Seite einsehen. Der Benutzer muss hierfür erneut mit SharePoint vertraut sein und außerdem mindestens über SharePoint-Lesen-Berechtigungen für die Kurskatalog-Website verfügen, um diese Aktion auszuführen.

Was passiert mit allen aktuellen Kursen und Schulungsplänen?

Wenn diese Änderung mit dem Release vom Januar 2022 verfügbar wird, werden alle neuen Kurse und Schulungspläne nach dem neuen Ansatz erstellt.

Bereits vorhandene Kurse und Schulungspläne werden nicht geändert. Das bedeutet, dass alle aktuellen Kurse und Schulungspläne ihre URL, Struktur, Navigation, ihr Erscheinungsbild sowie die Oberfläche zum Bearbeiten von Kursen und Schulungsplänen beibehalten.

Welche Pläne gibt es für die Zukunft?

In Zukunft werden wir eine Möglichkeit anbieten, Kurse und Schulungspläne zu migrieren, die vor der Änderung erstellt wurden. Dazu gehört, die Startseite dieser Kurse und Schulungspläne in das Stammverzeichnis des Kurskatalogs zu verschieben, alle Lernmoduldateien in einen Ordner mit bedarfsgerechter Sicherheit auf Kurskatalogebene zu verschieben und die Unterwebsite dieser Kurse und Schulungspläne zu löschen.

Zu einem späteren Zeitpunkt werden wir Informationen zum Zeitplan und zu den Optionen für die Migration bereitstellen.