Zertifikatsbenachrichtigungen in Learn365

Einführung

Zertifikatsbenachrichtigungen folgen in Learn365 einem anderen Muster als andere Benachrichtigungstypen.

Nachdem Zertifikate vergeben wurden, kann sich ihr Status von gültig zu „läuft bald ab“ und „abgelaufen“ ändern. Entsprechend werden Benachrichtigungen zu diesen Ereignissen gesendet.

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Learn365-Zertifikatsbenachrichtigungen, ihre Standardempfänger, Inhalte, Zustellart und Auslöser. 

Alle Learn365-Benachrichtigungen sind standardmäßig auf Katalogebene aktiviert.

Erinnerung an den Zertifikatsablauf

Beschreibung

Diese Benachrichtigung informiert Lernende darüber, dass ihr Kurszertifikat demnächst abläuft.

Was löst die Benachrichtigung aus?

Diese Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn das Ablaufdatum und die Uhrzeit eines Kurszertifikats näher rücken. Die Benachrichtigung wird für Zertifikate gesendet, die beim Kursabschluss vergeben werden, sowie für Zertifikate, die für Kurse vergeben werden, die mit externen Schulungen verknüpft sind, die vom Katalogadministrator importiert wurden.

Standardempfänger in den Feldern „An“ und „Cc“

Lernende*r, Linienmanager, Proxy-Manager, Delegierte*r.

Zustellart

E-Mail, Microsoft Teams.

Bezieht sich auf

Kurse.

Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen für die Benachrichtigungsvorlage Erinnerung an den Zertifikatsablauf sind wie folgt:

• An. Der/die Lernende, an den/die diese Benachrichtigung gesendet wird.
• Cc. Der Linienmanager, Proxy-Manager oder Delegierte bzw. die Delegierte der Lernenden/des Lernenden.
• Lernende/Lernender. Die Lernende bzw. der Lernende, der/dem das Zertifikat verliehen wurde.
• Kursname. Der Titel des Kurses (der auf die Kurs-Startseite verlinkt), für den das Zertifikat verliehen wurde.
• Zertifikatsablaufdatum. Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann das Zertifikat abläuft.
• Kurstyp. Der Typ des Kurses, für den das Zertifikat ausgestellt wurde: E-Learning oder Veranstaltungsbasierte Schulung.
• Kurs-ID. Schulungskurs-ID, falls dies festgelegt ist.
• Kursdauer (Standardformat). Die Kursdauer, die vom Kursadministrator im Feld Dauer (Standardformat) im Konfigurationsbereich des Kurses festgelegt wird.
• Kursdauer. Die Kursdauer, die vom Kursadministrator im Feld Dauer im Konfigurationsbereich des Kurses festgelegt wird.
• Für inaktive Schulungen senden. Standardmäßig ist diese Option für inaktive Schulungen aktiviert. Das bedeutet, dass die Benachrichtigung an Lernende für unveröffentlichte, beendete und gelöschte Schulungen sowie für importierte externe Zertifikate gesendet wird, die keinem bestehenden Kurs zugeordnet sind (falls zutreffend). Um diese Option zu deaktivieren, sollte der Katalogadministrator den Umschalter auf Aus stellen.
• Für nicht eingeschriebene Lernende senden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Das bedeutet, dass nicht eingeschriebene Lernende die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für nicht eingeschriebene Lernende nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem er den Umschalter auf Aus stellt.

• Erinnerungs-E-Mails senden. Der Versand der Benachrichtigung wird gemäß der Anzahl der Tage vor dem Zertifikatsablaufdatum geplant, die in der Vorlage im Feld Send Reminder Emails festgelegt ist. Die Standardanzahl an Tagen, die Certificate expiry reminder vor dem Ablauf versendet wird, beträgt 60, 30, 14 und 7.

  Katalogadministratoren können die Vorlage Certificate expiry reminder bearbeiten und die Anzahl der Tage vor dem Zertifikatsablaufdatum anpassen, zu dem die Benachrichtigung gesendet wird. 

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage bearbeiten und die Standardwerte ändern. Durch Bearbeiten werden Benachrichtigungsvorlagen angepasst. Weitere Informationen dazu, wie sich die Anpassung auf Benachrichtigungsvorlagen auswirkt, finden Sie in diesem Artikel.

Ein Beispiel für die Benachrichtigung „Certificate expiry reminder“ für einen E-Learning-Kurs.

Zertifikat ist abgelaufen

Beschreibung

Diese Benachrichtigung informiert Lernende darüber, dass ihr Kurszertifikat abgelaufen ist.

Was löst die Benachrichtigung aus?

Die Benachrichtigung Certificate expired wird gesendet:

• Wenn das Ablaufdatum und die Uhrzeit des Ablaufs eines für einen Kurs ausgestellten Zertifikats erreicht sind.
• Wenn der Katalogadministrator zusätzlich konfiguriert, dass Benachrichtigungen an Lernende gesendet werden, nachdem das Zertifikat abgelaufen ist. Dies wird im Feld Also send notification der Benachrichtigungsvorlage festgelegt. Standardmäßig ist dieses Feld leer.

Weitere Informationen dazu, wie die Erinnerung Certificate expired eingerichtet wird, finden Sie in diesem Artikel.

Standardempfänger in den Feldern „An“ und „Cc“

Lernende, Linienmanager, Proxy-Manager, Delegierte.

Zustellungsart

E-Mail, Microsoft Teams.

Bezieht sich auf

Kurse.

Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen der Benachrichtigungsvorlage Certificate expired sind wie folgt:

• An. Die lernende Person, an die diese Benachrichtigung gesendet wird.
• Cc. Der Linienmanager, Proxy-Manager oder Delegierte bzw. die Delegierte der betreffenden lernenden Person.
• Lernende Person. Die lernende Person, der das Zertifikat verliehen wurde.
• Kursname. Der Titel des Kurses (der Link zur Kurs-Startseite), für den das Zertifikat verliehen wurde.
• Zertifikatsablaufdatum. Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der das Zertifikat abgelaufen ist.
• Kurstyp. Der Typ des Kurses, für den das Zertifikat verliehen wurde: E-Learning oder Veranstaltungsbasierte Schulung.
• Kurs-ID. Kurs-ID der Schulung, sofern sie festgelegt ist.
• Kursdauer (Standardformat). Die Kursdauer, die vom Kursadministrator im Feld Dauer (Standardformat) im Konfigurationsbereich des Kurses festgelegt wurde.
• Kursdauer. Die Kursdauer, die vom Kursadministrator im Feld Dauer im Konfigurationsbereich des Kurses festgelegt wurde.
• Für inaktive Schulungen senden. Standardmäßig ist diese Option für inaktive Schulungen aktiviert. Das bedeutet, dass die Benachrichtigung an lernende Personen für nicht veröffentlichte, beendete und gelöschte Schulungen sowie für importierte externe Zertifikate gesendet wird, die keinem bestehenden Kurs zugeordnet sind (falls zutreffend). Um diese Option zu deaktivieren, sollte der Katalogadministrator den Schalter auf Aus stellen.
• Für abgemeldete Lernende/Lernender senden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Das bedeutet, dass nicht eingeschriebene lernende Personen die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für nicht eingeschriebene lernende Personen nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem er den Schalter auf Aus stellt.
• Das Feld Auch Benachrichtigung senden. Standardmäßig ist dieses Feld leer, d. h. lernende Personen erhalten diese Benachrichtigung an dem Tag, an dem das Zertifikat abläuft. Der Katalogadministrator kann zusätzlich Benachrichtigungen konfigurieren, die an Lernende gesendet werden, nachdem das Zertifikat abgelaufen ist. Hierzu geben Sie die Anzahl der Tage im Feld Benachrichtigung auch senden ein. 

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage bearbeiten und ihre Standardwerte ändern. Durch die Bearbeitung werden Benachrichtigungsvorlagen angepasst. Weitere Informationen darüber, wie sich die Anpassung auf Benachrichtigungsvorlagen auswirkt, finden Sie in diesem Artikel. 

Ein Beispiel für die Benachrichtigung „Zertifikat abgelaufen“ für einen E-Learning-Kurs.

Erinnerung an den Zertifikatsablauf des Schulungsplans

Beschreibung

Diese Benachrichtigung wird gesendet, um Lernende darüber zu informieren, dass ihr Zertifikat für den Schulungsplan bald abläuft. 

Was löst die Benachrichtigung aus?

Die Benachrichtigung Erinnerung an den Zertifikatsablauf des Schulungsplans wird gesendet, wenn das Ablaufdatum und die Uhrzeit eines Zertifikats für den Schulungsplan näher rücken. 

Standardempfänger in den Feldern An und Cc

Lernender, Linienmanager, Proxy-Manager, Delegierter.

Zustellungsart

E-Mail, Microsoft Teams.

Bezieht sich auf

Schulungspläne.

Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen der Benachrichtigungsvorlage Training Plan Certificate Expiry Reminder lauten wie folgt:

• An. Der/Die Lernende, an den/die diese Benachrichtigung gesendet wird.
• Cc. Der Linienmanager, der Proxy-Manager oder der Delegierte bzw. die Delegierte des/der Lernenden.
• Lernende/r. Der/Die Lernende, dem/der das betreffende Zertifikat ausgestellt wurde.
• Schulungsplan-Name. Der Titel des Schulungsplans (mit Link zur Startseite des Schulungsplans), für den das Zertifikat ausgestellt wurde.
• Zertifikatsablaufdatum. Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der das Zertifikat abläuft.
• Kurse des Schulungsplans. Liste der im Schulungsplan enthaltenen Kurse, für die das Zertifikat ausgestellt wurde.
• Schulungsplan-ID. Schulungsplan-ID, sofern festgelegt.
• Schulungsplandauer (Standardformat). Die Schulungsplandauer, die vom Administrator im Feld Dauer (Standardformat) im Konfigurationsbereich des Schulungsplans festgelegt oder automatisch vom System berechnet wird. 
• Schulungsplandauer. Die Schulungsplandauer, die vom Administrator im Feld Dauer im Konfigurationsbereich des Schulungsplans festgelegt wird.
• Für inaktive Schulung senden. Standardmäßig ist diese Option für inaktive Schulung aktiviert. Das bedeutet, dass die Benachrichtigung an Lernende für nicht veröffentlichte, beendete und gelöschte Schulungspläne sowie für importierte externe Zertifikate, die keinem vorhandenen Schulungsplan zugeordnet sind (falls zutreffend), gesendet wird. Um diese Option zu deaktivieren, sollte der Katalogadministrator den Schalter auf Aus stellen.
• Für nicht eingeschriebene Lernende senden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Das bedeutet, dass nicht eingeschriebene Lernende die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für nicht eingeschriebene Lernende nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem er den Schalter auf Aus stellt.

• Erinnerungs-E-Mails senden. Die Benachrichtigung wird entsprechend der Anzahl der Tage vor dem Zertifikatsablauf gesendet, die im Feld Send Reminder Emails der Benachrichtigungsvorlage festgelegt ist. Die standardmäßige Anzahl an Tagen, die die Benachrichtigung Training Plan Certificate Expiry Reminder vor dem Zertifikatsablauf im Voraus gesendet wird, beträgt 60, 30, 14 und 7.

  Katalogadministratoren können die Erinnerungsvorlage bearbeiten und die Anzahl der Tage anpassen, wie viele Tage vor dem Zertifikatsablauf die Erinnerung gesendet wird.

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage bearbeiten und ihre Standardwerte ändern. Durch das Bearbeiten werden Benachrichtigungsvorlagen angepasst. Weitere Informationen dazu, wie sich die Anpassung auf Benachrichtigungsvorlagen auswirkt, finden Sie in diesem Artikel. 

Ein Beispiel für die Benachrichtigung „Training plan certificate expiry reminder“ für einen Schulungsplan.

Schulungsplan-Zertifikat abgelaufen

Beschreibung

Diese Benachrichtigung wird gesendet, um Lernende darüber zu informieren, dass ihr Schulungsplan-Zertifikat abgelaufen ist.

Was löst die Benachrichtigung aus?

Die Benachrichtigung Training plan certificate expired wird gesendet:

• Wenn das Ablaufdatum und die Uhrzeit eines für einen Schulungsplan vergebenen Zertifikats erreicht sind.
• Wenn der Katalogadministrator zusätzlich Benachrichtigungen so konfiguriert, dass sie an Lernende gesendet werden, nachdem das Zertifikat abgelaufen ist. Dies wird im Feld Also send notification der Benachrichtigungsvorlage festgelegt. Standardmäßig ist dieses Feld leer.

Standardempfänger in den Feldern „An“ und „Cc“

Lernende, Linienmanager, Proxy-Manager, Delegierte.

Zustellungsart

E-Mail, Microsoft Teams.

Bezieht sich auf

Schulungspläne.

Standardeinstellungen

Die Standardeinstellungen der Benachrichtigungsvorlage Training Plan Certificate Expired sind wie folgt:

• An. Der Lernende/die Lernende, an den/die diese Benachrichtigung gesendet wird.
• Cc. Der Linienmanager, Proxy-Manager oder Beauftragte/Beauftragter der betreffenden Lernenden/des betreffenden Lernenden.
• Lernende/Lernender. Die Lernende/der Lernende, der/die das betreffende Zertifikat erhalten hat.
• Schulungsplan-Name. Der Titel des Schulungsplans, für den das Zertifikat vergeben wurde (verlinkt zur Startseite des Schulungsplans).
• Zertifikatsablaufdatum. Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der das Zertifikat abgelaufen ist.
• Schulungsplankurse. Liste der Kurse, die im Schulungsplan enthalten sind, für den das Zertifikat vergeben wurde.
• Schulungsplan-ID. Schulungsplan-ID, falls diese festgelegt ist.
• Schulungsplandauer (Standardformat). Die Schulungsplandauer, die vom Admin im Feld Dauer (Standardformat) im Konfigurationsbereich des Schulungsplans festgelegt oder automatisch vom System berechnet wird. 
• Schulungsplandauer. Die Schulungsplandauer, die vom Admin im Feld Dauer im Konfigurationsbereich des Schulungsplans festgelegt wird.
• Für inaktive Schulungen senden. Standardmäßig ist diese Option für inaktive Schulungspläne aktiviert. Das bedeutet, dass die Benachrichtigung an Lernende für nicht veröffentlichte, beendete und gelöschte Schulungspläne sowie für importierte externe Zertifikate gesendet wird, die keinem bestehenden Schulungsplan zugeordnet sind (falls zutreffend). Um diese Option zu deaktivieren, sollte der Katalogadministrator den Schalter auf Aus stellen.
• Für abgemeldete Lernende/Lernender senden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Das bedeutet, dass nicht eingeschriebene Lernende die Benachrichtigung erhalten. Wenn diese Benachrichtigung für nicht eingeschriebene Lernende nicht erforderlich ist, kann der Katalogadministrator die Option deaktivieren, indem er den Schalter auf Aus stellt.
• Das Feld Auch Benachrichtigung senden. Standardmäßig ist dieses Feld leer. Das bedeutet, dass Lernende diese Benachrichtigung am Ablaufdatum des Zertifikats erhalten. Der Katalogadministrator kann zusätzlich Benachrichtigungen konfigurieren, die nach Ablauf des Zertifikats an Lernende gesendet werden. Dazu geben sie die Anzahl der Tage in das Feld Also send notification ein. 

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage bearbeiten und die Standardwerte ändern. Durch die Bearbeitung werden Benachrichtigungsvorlagen angepasst. Weitere Informationen dazu, wie sich die Anpassung auf Benachrichtigungsvorlagen auswirkt, finden Sie in diesem Artikel.