Einrichten der Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning

 

Sie können Learn365 mit Microsoft Viva Learning integrieren und Learn365-Kurse in Viva Learning bereitstellen. Diese Integration stellt sicher, dass strukturierte Kurse aus Ihrer Learn365-Lösung gemeinsam mit weiteren in der Organisation verfügbaren Lernmöglichkeiten in Viva Learning angezeigt werden können. Die Schulungspläne von Learn365 sind nicht mit Viva Learning synchronisiert, wohl aber die Kurse innerhalb der Schulungspläne.

 

 

Nach erfolgreicher Integration ist Learn365 in der Liste der verfügbaren Inhaltsanbieter für Ihre Viva Learning-Anwendung enthalten. Ist die Aktivierung erfolgt, dann werden Learn365-Kurse gemeinsam mit anderen Lerninhalten, die Sie in Viva Learning anzeigen möchten, auf Karten angezeigt.

 

 

 

 

Learn365 mit Microsoft Viva Learning integrieren

1. Melden Sie sich bei einem Konto mit Berechtigungen für globale Microsoft 365-Administratoren an und gehen Sie dann zu Learn365 Admin Center > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Microsoft Viva. Wählen Sie nachfolgend Verbinden auf der Viva Learning-Kachel aus.

 

 

 

 

2. Wählen Sie auf der Viva Learning-Kachel die Option Verbinden aus.

 

 

3. Wählen Sie in der Liste Konto auswählen einen Benutzer mit globalen Microsoft 365-Administratorberechtigungen aus. Wenn dieser Benutzer nicht in der Liste angezeigt wird, wählen Sie Anderes Konto verwenden aus und melden Sie sich mit Ihrem globalen Microsoft 365-Administratorkonto an.

Bei der ersten Verbindung mit diesem Mandanten werden Sie aufgefordert, die Berechtigungen zu prüfen und zuzustimmen, die Learn365 folgende Vorgänge gestatten:

• Lernanbieter verwalten. Erstellen, Aktualisieren, Lesen und Löschen von Daten für die Lernanbieter im Verzeichnis der Organisation im Auftrag des angemeldeten Benutzers
• Alle Lerninhalte verwalten. Verwalten sämtlicher Lerninhalte im Verzeichnis der Organisation, ohne dass ein Benutzer angemeldet ist
• Anmelden und Benutzerprofil lesen. Anmelden bei der App und Zulassen, dass die App das Profil angemeldeter Benutzer sowie grundlegende Unternehmensinformationen der angemeldeten Benutzer liest

Wenn Sie die Verbindung danach erneut herstellen, werden Sie nicht noch einmal um Ihre Zustimmung gebeten, da diese automatisch als erteilt gilt.

4. Klicken Sie auf das Symbol zum Ausklappen der jeweiligen Berechtigung und lesen Sie die Informationen gründlich.

5. Wenn Sie dem Erteilen der Berechtigungen zustimmen, klicken Sie auf Akzeptieren. Falls Sie dagegen den Vorgang abbrechen möchten, wählen Sie Abbrechen aus.

 

 

Nachdem Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, öffnet sich der Bereich Microsoft Viva. Nun beginnt Learn365 mit der Synchronisierung Ihrer Kurse mit Viva Learning.

 

 

Sie können die Vorbereitungen beginnen, indem Sie die Logos anpassen, die Sie für die jeweiligen Designs verwenden möchten. Dies können Sie tun, sobald die Verbindung hergestellt ist: Sie müssen nicht warten, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist.

Alle Kurse in allen Ihren Katalogen werden per Push an Viva Learning übertragen; ausgenommen sind lediglich Kurse, die:

• unveröffentlicht sind,
• als im Kurskatalog nicht sichtbar gekennzeichnet sind,
• eine bestimmte Zielgruppe haben oder
• nicht für alle Benutzer in Ihrem Unternehmen sichtbar sind.

Informationen zu Kursregistrierungen und zum Fortschritt der Lernenden werden zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert. Bei aktiver Synchronisierung können Lernende eine separate Ansicht aller Kurse, in denen sie in Viva Learning registriert sind, sowie ihren Schulungsfortschritt abrufen.

 

Wie werden Kursregistrierungen zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert?

Alle aktiven Registrierungen, die in Learn365 erfasst sind, werden mit Viva Learning synchronisiert.

Registrierungen, die zuvor mit Viva Learning synchronisiert wurden, aber inzwischen abgelaufen sind oder abgebrochen wurden, werden aus Viva Learning entfernt.

Registrierungen, die in Learn365 mit dem Status „Genehmigung ausstehend“ markiert sind oder auf einer Warteliste stehen, werden nicht synchronisiert und nicht in Viva Learning angezeigt.

Benutzer, die als Mitglied einer Microsoft Entra-Gruppe (vormals Azure Active Directory-Gruppe) für einen Learn365-Kurs registriert wurden, werden nach erfolgter Synchronisierung mit Viva Learning als Einzelregistrierungen in Viva Learning angezeigt. Infolgedessen werden keine Verweise auf Microsoft Entra-Gruppen (vormals Azure Active Directory-Gruppen) in Viva Learning angezeigt.

Die Schulungspläne von Learn365 sind nicht mit Viva Learning synchronisiert, wohl aber die Kurse innerhalb der Schulungspläne.

 

Wie wird der Schulungsfortschritt zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert?

Der Schulungsfortschritt eines Lernenden wird mit Viva Learning synchronisiert und ist dort auch sichtbar. Der Kursfortschritt eines Lernenden wird auf der Kurskarte angezeigt.

Nicht gestartet. Learn365-Kurse, für die sich Lernende registriert haben, die aber noch nicht begonnen haben.

In Bearbeitung. Learn365-Kurse, deren Bearbeitung der Lernende begonnen, aber noch nicht abgeschlossen hat.

Abgeschlossen. Learn365-Kurse, die Lernende durch den Besuch der erforderlichen Sitzungen und die erfolgreiche Bearbeitung relevanter Lernobjekte abgeschlossen haben. Auch das Abschlussdatum des Kurses wird mit Viva Learning synchronisiert.

 

 

Wo erscheinen Learn365-Kurse in Viva Learning?

Alle Kurse, für die sich ein Lernender registriert hat, werden im Abschnitt Empfohlen für Sie auf der Registerkarte Mein Lernen in Viva Learning angezeigt. Nur wenn es sich bei diesem Kurs um einen Pflichtkurs handelt, erscheint er stattdessen im Abschnitt Zugewiesen. Wenn in Learn365 für einen obligatorischen Kurs kein Enddatum angegeben ist, wird ihm beim Synchronisieren mit Viva Learning der 01.01.2099 als Enddatum zugewiesen.

Fälligkeitsdaten für Learn365-Kurse werden mit Viva Learning synchronisiert und auf den Kurskarten angezeigt.

 

 

Wenn Lernende einen Learn365-Kurs abschließen, wird der Kurs auf die Registerkarte Abgeschlossen in Viva Learning verschoben. Der Status Abgeschlossen und das Abschlussdatum werden auf der Kurskarte angezeigt.

 

Überfällige Schulungen

Wenn das Fälligkeitsdatum eines Learn365-Kurses überschritten wurde, wird auf der Kurskarte in Viva Learning anstelle der Fortschrittsanzeige des Kurses die Anzahl der Tage seit Beginn der Fälligkeit angezeigt.

 

Verbindung mit Viva Learning kontrollieren

Gehen Sie wie folgt vor, um den Status der Verbindung mit Viva Learning zu kontrollieren:

Als LMS-Administrator gehen Sie zu Learn365 Admin Center > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Microsoft Viva.

Der Status der Integrationsverbindung wird auf der Viva Learning-Kachel angezeigt:

• Verbunden. Dieser grüne Text signalisiert, dass Learn365 mit Viva Learning verbunden ist.
• Verbindungsfehler. Dieser rote Text zeigt an, dass die Verbindung von Learn365 mit Viva Learning aufgrund eines Fehlers nicht hergestellt werden kann. Wählen Sie Verwalten aus, um Informationen zum Fehler anzuzeigen.
• Verbindung wird hergestellt. Dieser graue Text zeigt an, dass die Verbindung zwischen Learn365 und Viva Learning im Moment geprüft wird.

 

Learn365-Kursanbieter anpassen

In Viva Learning werden links unten auf einer Kurskarte ein kleines Logo sowie der Name des Inhaltsanbieters angezeigt. Wählen Sie eine Karte aus, um dasselbe Logo in der erweiterten Ansicht anzuzeigen.

Standardmäßig zeigen Learn365-Kurse in Viva Learning das Learn365-Logo an. Im Bereich Viva Learning können Sie Logos und Namen der Anbieter von Kursen für Ihre Organisation sowie die Kataloge anpassen, die Sie dem jeweiligen Anbieter zuordnen möchten.

Wenn Sie die Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning erstmals einrichten, wird automatisch ein Standardanbieter (Learn365) zusammen mit einer Anzahl Logos erstellt. Alle verfügbaren Kataloge und somit auch alle verfügbaren Kurse sind mit diesem Anbieter verknüpft.

Für bestehende Integrationen werden seit dem Release vom September 2023 alle verfügbaren Kataloge und somit alle verfügbaren Kurse mit Ihrem Anbieter verknüpft. Sie können die Kataloge ändern, die Ihrem aktuellen Anbieter zugeordnet sind.

Sie können mehrere Inhaltsanbieter in Viva Learning konfigurieren und auf diese Weise Kursinhalte klar voneinander trennen und die Sichtbarkeit von Kursen in Viva Learning steuern. Wenn Sie beispielsweise mehrere Kurskataloge in verschiedenen Sprachen haben, könnten Sie Kurse aus Katalogen in den verschiedenen Sprachen mit jeweils eigenen Anbieternamen und Logos in Viva Learning anzeigen. Wenn Lernende in Viva Learning einen sprachenspezifischen Katalog auswählen, sehen sie nur die Kurse in der betreffenden Sprache.

Ferner können Sie festlegen, in Viva Learning nur Kurse aus bestimmten Learn365-Kurskatalogen anzuzeigen, indem Sie dem jeweiligen Anbieter Kataloge zuweisen.

Nach erfolgreicher Konfiguration der Integration von Learn365 und Microsoft Viva Learning können Sie beliebige Anbieter löschen, solange Sie mindestens einen behalten.

 

Kursanbieter hinzufügen oder bearbeiten

1. Wählen Sie auf der Viva Learning-Kachel die Option Verwalten aus. Der Bereich Viva Learning öffnet sich.

 

 

Der Bereich Viva Learning zeigt Ihre vorhandenen Anbieter an.

2. Zum Bearbeiten eines bestehenden Anbieters wählen Sie diesen aus, um den Bereich Anbieter bearbeiten zu öffnen. Alternativ wählen Sie Anbieter hinzufügen aus, um den Bereich Anbieter hinzufügen zu öffnen.

 

 

Die Schritte zum Hinzufügen und zum Bearbeiten von Anbietern sind identisch – der einzige Unterschied besteht im Namen des Bereichs, in dem Sie arbeiten.

3. Geben Sie den Anzeigenamen ein. Dieser wird in der Anbieterliste in Viva Learning angezeigt.

4. Wählen Sie über das Feld Kurskataloge die Kataloge aus, die Sie mit diesem Anbieter verknüpfen möchten. Das ist ein Pflichtfeld.

Klicken Sie in das Feld Kurskataloge, und wählen Sie die gewünschten Kataloge im Dropdownmenü aus. Alternativ wählen Sie Alle Kataloge aus, um alle Kataloge mit diesem Anbieter zu verknüpfen. Nach Auswahl von Alle Kataloge lässt sich eine zuvor vorgenommene Auswahl einzeln hinzugefügter Kataloge nicht mehr nachvollziehen. Dies ist ein Pflichtfeld.

Entfernen Sie unerwünschte Kataloge, indem Sie auf das Symbol X rechts neben den betreffenden Katalognamen klicken.

Katalognamen werden in Viva Learning nicht angezeigt. Sie werden jedoch verwendet, um festzustellen, welche Kurse von den jeweiligen Anbietern an Viva Learning gesendet werden.

Standardmäßig zeigen Kurse in Viva Learning das Learn365-Logo für den betreffenden Anbieter an. Sie können diese Logos jedoch auch ändern.

Sie können in jedem Design für jede Logoform und jeden Anbieter unterschiedliche Bilder auswählen:

• Logo in voller Größe für dunkles Design (rechteckiges Bild, das auf der Detailseite des Lerninhalts angezeigt wird)
• Quadratisches Logo für dunkles Thema (quadratisches Bild, das auf der Lerninhaltskarte angezeigt wird)
• Logo in voller Größe für helles Thema (rechteckiges Bild, das auf der Detailseite des Lerninhalts angezeigt wird)
• Quadratisches Logo für helles Thema (quadratisches Bild, das auf der Lerninhaltskarte angezeigt wird)

5. Zeigen Sie mit der Maus auf das Logo, das Sie ändern möchten, und wählen Sie Bild auswählen aus.

 

 

Etwaige bereits hochgeladene Bilder werden angezeigt.

6. Wählen Sie ein bereits hochgeladenes Bild aus. Alternativ können Sie ein neues Bild hochladen, indem Sie Hochladen auswählen. In diesem Fall navigieren Sie zum entsprechenden Ordner und wählen das Bild aus.

7. Zum Löschen eines Bildes wählen Sie es aus und klicken dann auf Löschen.

8. Wählen Sie Speichern aus, um zum Bereich Anbieter hinzufügen bzw. Anbieter bearbeiten zurückzukehren.

 

 

Die ausgewählten Bilder werden nun für alle Ihre Kurse angezeigt, auf die Sie über Viva Learning zugreifen können.

9. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern und zum Bereich Viva Learning zurückzukehren. Alternativ können Sie auf Abbrechen klicken, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

 

Kursanbieter löschen

Wenn Sie einen Kursanbieter löschen, wird dieser nicht mehr in der Liste der verfügbaren Anbieter in Viva Learning angezeigt, und die Lernenden können keine Schulungen aus einem der zugehörigen Kataloge mehr in Viva Learning nutzen.

Sie können jegliche Anbieter löschen; dies schließt auch den voreingestellten Anbieter (Learn365) ein. Allerdings muss immer mindestens ein Anbieter vorhanden sein, damit die Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning funktioniert. Wenn nur ein Anbieter vorhanden ist, ist das Löschsymbol (Papierkorbsymbol) für diesen nicht bedienbar, und wenn Sie mit der Maus auf dieses Symbol zeigen, wird folgende Meldung angezeigt: Sie brauchen mindestens einen Anbieter. Fügen Sie einen anderen Anbieter hinzu, bevor Sie diesen löschen.

 

 

1. Klicken Sie im Bereich Viva Learning auf das rote Papierkorbsymbol neben dem Anbieter, den Sie löschen möchten.

 

 

2. Klicken Sie auf Löschen, um den Vorgang zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um ihn abzubrechen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

Verbindung zu Viva Learning trennen

Wird die Verbindung vom Dienst getrennt, dann wird die Verknüpfung zwischen Learn365 und Viva Learning entfernt. Ferner geschieht Folgendes:

• Anbieter, die in Learn365 definiert sind, werden in Viva Learning nicht mehr in der Liste der verfügbaren Anbieter angezeigt.
• Etwaige zuvor synchronisierte Inhalte sind nicht mehr in Viva Learning verfügbar.
• Kurse, Registrierungen und Kursaktivitäten werden nicht mehr zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert.

Wenn Sie die Verbindung trennen, wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt. Nach erfolgter Bestätigung dieser Nachricht wird die Verbindung zwischen den in Learn365 und in Viva Learning definierten Anbietern aufgehoben. Sobald diese Änderung sowohl in Learn365 als auch in Viva Learning verarbeitet wurde, werden die entsprechenden Learn365-Inhalte nicht mehr in Viva Learning verfügbar sein.

 

 

1. Melden Sie sich bei einem Konto mit Berechtigungen für globale Microsoft 365-Administratoren an, und gehen Sie dann zu Learn365 Admin Center > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Microsoft Viva. Wählen Sie dann Verwalten auf der Viva Learning-Kachel aus.

2. Wählen Sie im Bereich Viva Learning die Option Trennen aus.

3. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um ihn abzubrechen.