Einrichten der Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning

Sie können Learn365 mit Microsoft Viva Learning integrieren und Learn365-Kurse in Viva Learning bereitstellen. Diese Integration stellt sicher, dass strukturierte Kurse aus Ihrer Learn365-Lösung gemeinsam mit weiteren in der Organisation verfügbaren Lernmöglichkeiten in Viva Learning angezeigt werden können. Die Schulungspläne von Learn365 sind nicht mit Viva Learning synchronisiert, wohl aber die Kurse innerhalb der Schulungspläne.

Nach erfolgreicher Integration ist Learn365 in der Liste der verfügbaren Inhaltsanbieter für Ihre Viva Learning-Anwendung enthalten. Ist die Aktivierung erfolgt, dann werden Learn365-Kurse gemeinsam mit anderen Lerninhalten, die Sie in Viva Learning anzeigen möchten, auf Karten angezeigt.

Learn365 mit Microsoft Viva Learning integrieren

Erforderliche Rolle: globaler Administrator von Microsoft 365.

1. Gehen Sie mit einem Microsoft 365-Konto mit Berechtigungen als globaler Administrator zu Learn365 Admin Center > All catalogs > Globale Einstellungen > LMS configuration > Microsoft Viva > und wählen Sie auf der Kachel Viva Learning die Option Connect aus.

2. Wählen Sie im geöffneten Bereich Viva Learning Connect aus.

3. Wählen Sie in der Liste Pick an account einen Benutzer mit Berechtigungen als globaler Administrator von Microsoft 365 aus. Wenn dieser Benutzer nicht in der Liste angezeigt wird, wählen Sie Use another account aus und melden Sie sich mit Ihrem Konto als globaler Administrator von Microsoft 365 an.

Bei der ersten Verbindung mit diesem Mandanten werden Sie aufgefordert, die Berechtigungen zu prüfen und zuzustimmen, die Learn365 folgende Vorgänge gestatten:

• Lernanbieter verwalten – Daten für die Lernanbieter im Verzeichnis der Organisation im Auftrag des angemeldeten Benutzers erstellen, aktualisieren, lesen und löschen.
• Alle Lerninhalte verwalten – Alle Lerninhalte im Verzeichnis der Organisation ohne angemeldeten Benutzer verwalten.
• Anmelden und Benutzerprofil lesen – Bei der App anmelden, der App erlauben, das Profil angemeldeter Benutzer zu lesen, und der App erlauben, grundlegende Unternehmensinformationen angemeldeter Benutzer zu lesen.

Wenn Sie die Verbindung danach erneut herstellen, werden Sie nicht noch einmal um Ihre Zustimmung gebeten, da diese automatisch als erteilt gilt.

4. Klicken Sie auf das Symbol zum Ausklappen der jeweiligen Berechtigung und lesen Sie die Informationen gründlich.

5. Wenn Sie der Erteilung der Berechtigungen zustimmen, wählen Sie Accept aus. Andernfalls wählen Sie Abbrechen aus.

Nachdem Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, öffnet sich der Bereich Microsoft Viva, und Learn365 beginnt, Ihre Kurse mit Viva Learning zu synchronisieren.

Sie können die Vorbereitungen beginnen, indem Sie die Logos anpassen, die Sie für die jeweiligen Designs verwenden möchten. Sie können dies tun, sobald die Verbindung hergestellt ist – Sie müssen nicht warten, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist.

Alle Kurse in allen Ihren Katalogen werden per Push an Viva Learning übertragen; ausgenommen sind lediglich Kurse, die:

• unveröffentlicht sind,
• als im Kurskatalog nicht sichtbar gekennzeichnet sind,
• eine bestimmte Zielgruppe haben oder
• sind nicht für alle Benutzer in Ihrem Unternehmen sichtbar.

Informationen zu Kursregistrierungen und zum Fortschritt der Lernenden werden zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert. Bei aktiver Synchronisierung können Lernende eine separate Ansicht aller Kurse, in denen sie in Viva Learning registriert sind, sowie ihren Schulungsfortschritt abrufen.

Wie werden Kursregistrierungen zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert?

Alle aktiven Registrierungen, die in Learn365 erfasst sind, werden mit Viva Learning synchronisiert.

Registrierungen, die zuvor mit Viva Learning synchronisiert wurden, aber inzwischen abgelaufen sind oder abgebrochen wurden, werden aus Viva Learning entfernt.

Registrierungen, die in Learn365 als „Genehmigung ausstehend“ erfasst sind oder auf einer Warteliste stehen, werden nicht synchronisiert und nicht in Viva Learning angezeigt.

Wenn Benutzer im Rahmen einer Microsoft Entra-Gruppe für einen Learn365-Kurs registriert wurden, werden diese nach der Synchronisierung mit Viva Learning in Viva Learning als Einzelregistrierungen angezeigt. Infolgedessen sehen Sie in Viva Learning keinen Verweis auf Microsoft Entra-Gruppen.

Learn365-Schulungspläne werden nicht mit Viva Learning synchronisiert, Kurse innerhalb von Schulungsplänen jedoch schon.

Wie wird der Schulungsfortschritt zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert?

Der Schulungsfortschritt eines Lernenden wird mit Viva Learning synchronisiert und ist dort auch sichtbar. Der Kursfortschritt eines Lernenden wird auf der Kurskarte angezeigt.

Nicht gestartet – Learn365-Kurse, für die Lernende registriert sind, die sie aber noch nicht gestartet haben.

In Bearbeitung – Learn365-Kurse, die Lernende gestartet, aber noch nicht abgeschlossen haben.

Abgeschlossen – Learn365-Kurse, die Lernende abgeschlossen haben, indem sie an den erforderlichen Sitzungen teilgenommen und die relevanten Lernobjekte abgeschlossen haben. Auch das Abschlussdatum des Kurses wird mit Viva Learning synchronisiert.

Wo erscheinen Learn365-Kurse in Viva Learning?

Alle Kurse, in die eine Lernende/ein Lernender eingeschrieben ist, werden im Bereich Empfohlen für Sie auf der Registerkarte Mein Lernen in Viva Learning angezeigt, es sei denn, ein Kurs ist als verpflichtend markiert – dann wird er im Bereich Zugewiesen angezeigt. Wenn in Learn365 für einen obligatorischen Kurs kein Enddatum angegeben ist, wird ihm beim Synchronisieren mit Viva Learning der 01.01.2099 als Enddatum zugewiesen.

Fälligkeitsdaten für Learn365-Kurse werden mit Viva Learning synchronisiert und auf den Kurskarten angezeigt.

Wenn Lernende einen Learn365-Kurs abschließen, wird der Kurs auf die Registerkarte Abgeschlossen in Viva Learning verschoben. Der Status Abgeschlossen und das Abschlussdatum werden auf der Kurskarte angezeigt.

Überfällige Schulungen

Wenn das Fälligkeitsdatum eines Learn365-Kurses überschritten wurde, wird auf der Kurskarte in Viva Learning anstelle der Fortschrittsanzeige des Kurses die Anzahl der Tage seit Beginn der Fälligkeit angezeigt.

Verbindung mit Viva Learning kontrollieren

Gehen Sie wie folgt vor, um den Status der Verbindung mit Viva Learning zu kontrollieren:

Gehen Sie als LMS-Administrator zu Learn365 Admin Center > Alle Kataloge > Globale Einstellungen > LMS-Konfiguration > Microsoft Viva.

Der Status der Integrationsverbindung wird auf der Viva Learning -Kachel angezeigt:

• Verbunden – wird in grünem Text angezeigt und bedeutet, dass Learn365 mit Viva Learning verbunden ist.
• Verbindungsfehler – wird in rotem Text angezeigt und bedeutet, dass aufgrund eines Fehlers keine Verbindung zwischen Learn365 und Viva Learning hergestellt werden kann. Wählen Sie Verwalten aus, um Informationen zum Fehler anzuzeigen. 
• Verbindung wird hergestellt – wird in grauem Text angezeigt und bedeutet, dass Learn365 die Verbindung mit Viva Learning überprüft.

Learn365-Kursanbieter anpassen

In Viva Learning werden links unten auf einer Kurskarte ein kleines Logo sowie der Name des Inhaltsanbieters angezeigt. Wählen Sie eine Karte aus, um dasselbe Logo in der erweiterten Ansicht anzuzeigen.

Standardmäßig zeigen Learn365-Kurse in Viva Learning das Learn365-Logo an. Im Bereich Viva Learning können Sie Logos und Namen der Anbieter für die Kurse Ihrer Organisation sowie die Kataloge anpassen, die Sie dem jeweiligen Anbieter zuordnen möchten.

Wenn Sie die Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning erstmals einrichten, wird automatisch ein Standardanbieter (Learn365) zusammen mit einer Reihe von Logos erstellt. Alle verfügbaren Kataloge und somit auch alle verfügbaren Kurse sind mit diesem Anbieter verknüpft.

Für bestehende Integrationen werden seit dem Release vom September 2023 alle verfügbaren Kataloge und somit alle verfügbaren Kurse mit Ihrem Anbieter verknüpft. Sie können die Kataloge ändern, die Ihrem aktuellen Anbieter zugeordnet sind.

Sie können mehrere Inhaltsanbieter in Viva Learning konfigurieren und auf diese Weise Kursinhalte klar voneinander trennen und die Sichtbarkeit von Kursen in Viva Learning steuern. Wenn Sie beispielsweise mehrere Kurskataloge in verschiedenen Sprachen haben, könnten Sie Kurse aus Katalogen in den verschiedenen Sprachen mit jeweils eigenen Anbieternamen und Logos in Viva Learning anzeigen. Wenn Lernende in Viva Learning einen sprachenspezifischen Katalog auswählen, sehen sie nur die Kurse in der betreffenden Sprache.

Ferner können Sie festlegen, in Viva Learning nur Kurse aus bestimmten Learn365-Kurskatalogen anzuzeigen, indem Sie dem jeweiligen Anbieter Kataloge zuweisen.

Nach erfolgreicher Konfiguration der Integration von Learn365 und Microsoft Viva Learning können Sie beliebige Anbieter löschen, solange Sie mindestens einen behalten.

Kursanbieter hinzufügen oder bearbeiten

1. Wählen Sie auf der Viva Learning -Kachel Verwalten aus. Der Viva Learning-Bereich wird geöffnet.

Der Bereich Viva Learning zeigt Ihre vorhandenen Anbieter an.

2. Zum Bearbeiten eines bestehenden Anbieters wählen Sie diesen aus, um den Bereich Anbieter bearbeiten zu öffnen. Alternativ wählen Sie Anbieter hinzufügen aus, um den Bereich Anbieter hinzufügen zu öffnen.

Die Schritte zum Hinzufügen und zum Bearbeiten von Anbietern sind identisch – der einzige Unterschied besteht im Namen des Bereichs, in dem Sie arbeiten.

3. Geben Sie den Anzeigenamen ein. Dieser wird in der Anbieterliste in Viva Learning angezeigt.

4. Wählen Sie über das Feld Kurskataloge die Kataloge aus, die Sie mit diesem Anbieter verknüpfen möchten. Das ist ein Pflichtfeld.

Klicken Sie in das Feld Kurskataloge, und wählen Sie die gewünschten Kataloge im Dropdownmenü aus. Alternativ wählen Sie Alle Kataloge aus, um alle Kataloge mit diesem Anbieter zu verknüpfen. Wenn Sie Alle Kataloge auswählen, werden alle Kataloge entfernt, die zuvor einzeln hinzugefügt wurden. Das ist ein Pflichtfeld.

Entfernen Sie unerwünschte Kataloge, indem Sie das Symbol X rechts neben dem Katalognamen auswählen.

Katalognamen werden in Viva Learning nicht angezeigt. Sie werden jedoch verwendet, um festzustellen, welche Kurse von den jeweiligen Anbietern an Viva Learning gesendet werden.

Standardmäßig zeigen Kurse in Viva Learning das Learn365-Logo für den betreffenden Anbieter an. Sie können diese Logos jedoch auch ändern.

Sie können in jedem Design für jede Logoform und jeden Anbieter unterschiedliche Bilder auswählen:

• Logo in voller Größe für dunkles Design (rechteckiges Bild, das auf der Detailseite des Lerninhalts angezeigt wird)
• Quadratisches Logo für dunkles Thema (quadratisches Bild, das auf der Lerninhaltskarte angezeigt wird)
• Logo in voller Größe für helles Thema (rechteckiges Bild, das auf der Detailseite des Lerninhalts angezeigt wird)
• Quadratisches Logo für helles Thema (quadratisches Bild, das auf der Lerninhaltskarte angezeigt wird)

5. Zeigen Sie mit der Maus auf das Logo, das Sie ändern möchten, und wählen Sie Bild auswählen aus.

Etwaige bereits hochgeladene Bilder werden angezeigt.

6. Wählen Sie ein bereits hochgeladenes Bild aus. Alternativ können Sie ein neues Bild hochladen, indem Sie Hochladen auswählen. In diesem Fall navigieren Sie zum entsprechenden Ordner und wählen das Bild aus.

7. Wählen Sie ein Bild aus und wählen Sie dann bei Bedarf Löschen, um es zu löschen.

8. Wählen Sie Speichern aus, um zum Bereich Anbieter hinzufügen oder Anbieter bearbeiten zurückzukehren.

Die ausgewählten Bilder werden nun für alle Ihre Kurse angezeigt, auf die Sie über Viva Learning zugreifen können.

9. Wählen Sie Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und zum Bereich Viva Learning zurückzukehren, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Kursanbieter löschen

Wenn Sie einen Kursanbieter löschen, wird dieser nicht mehr in der Liste der verfügbaren Anbieter in Viva Learning angezeigt, und die Lernenden können keine Schulungen aus einem der zugehörigen Kataloge mehr in Viva Learning nutzen.

Sie können jeden Anbieter löschen, einschließlich des Standardanbieters (Learn365). Allerdings muss immer mindestens ein Anbieter vorhanden sein, damit die Integration zwischen Learn365 und Microsoft Viva Learning funktioniert. Wenn Sie nur einen Anbieter haben, ist dessen Löschen-Symbol (Papierkorbsymbol) ausgegraut, und wenn Sie mit der Maus auf das Symbol zeigen, wird folgende Meldung angezeigt: "Sie müssen mindestens einen Anbieter haben. Fügen Sie einen anderen Anbieter hinzu, bevor Sie diesen löschen."

1. Wählen Sie im Bereich Viva Learning das rote Papierkorbsymbol neben dem Anbieter aus, den Sie löschen möchten.

2. Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie Löschen auswählen, oder wählen Sie Abbrechen aus. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verbindung zu Viva Learning trennen

Wird die Verbindung vom Dienst getrennt, dann wird die Verknüpfung zwischen Learn365 und Viva Learning entfernt. Ferner geschieht Folgendes:

• Anbieter, die in Learn365 definiert sind, werden in Viva Learning nicht mehr in der Liste der verfügbaren Anbieter angezeigt.
• Etwaige zuvor synchronisierte Inhalte sind nicht mehr in Viva Learning verfügbar.
• Kurse, Registrierungen und Kursaktivitäten werden nicht mehr zwischen Learn365 und Viva Learning synchronisiert.

Wenn Sie die Verbindung trennen, wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt. Nach erfolgter Bestätigung dieser Nachricht wird die Verbindung zwischen den in Learn365 und in Viva Learning definierten Anbietern aufgehoben. Sobald diese Änderung sowohl in Learn365 als auch in Viva Learning verarbeitet wurde, werden die entsprechenden Learn365-Inhalte nicht mehr in Viva Learning verfügbar sein.

1. Wechseln Sie mit einem Microsoft 365-Konto eines globalen Administrators zu Learn365 Admin Center > All catalogs > globale Einstellungen > LMS configuration > Microsoft Viva > und wählen Sie Manage auf der Kachel Viva Learning aus.

2. Wählen Sie im Bereich Viva Learning Disconnect aus.

3. Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie OK auswählen, oder wählen Sie Abbrechen aus.