Learn365-Audit-Trail-Daten in Power BI anzeigen, verstehen und filtern

In Power BI können Sie mit der heruntergeladenen JSON-Datei arbeiten, die von der Learn365-Audit-Trail-Funktion erzeugt wird. Daten können für einen bestimmten Zweck interpretiert und gefiltert werden, zum Beispiel um herauszufinden, welchen Benutzern in einem bestimmten Datumsbereich die Rolle „Katalogadministrator“ zugewiesen wurde oder warum einem bestimmten Benutzer nach Abschluss eines Kurses keine Qualifikation verliehen wurde.

In diesem Artikel werden die Schritte beschrieben, die Sie dazu ausführen müssen, sowie, wie Sie das Endergebnis in einer Tabellenansicht filtern und darstellen. Die Beschreibung basiert auf einem Szenario, in dem Sie alle aufgezeichneten Ereignisse abrufen möchten, die sich an einem bestimmten Datum auf einen bestimmten Benutzer beziehen.

Um Audit-Trail-Daten aus einer JSON-Datei in Power BI anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Importieren Sie in Power BI die heruntergeladene Audit-Trail-Datei. Dies erreichen Sie, indem Sie auf dem Hauptbildschirm Get data from another source auswählen. 

Das Fenster Get Data wird geöffnet. Dort müssen Sie JSON und dann Connect auswählen, um die heruntergeladene JSON-Datei, die die Audit-Trail-Datensätze enthält, in Power BI hochzuladen. 

2. Wenn die JSON-Datei importiert wird, öffnet sich in Power BI das Fenster Record Tools mit der ausgewählten Audit-Trail-Datensatzdatei. 

Wählen Sie List aus, um die Datensätze zu erweitern. Wenn die Liste der Datensätze erweitert wird, ändert sich der Name des Fensters in List Tools.

3. Wählen Sie links Select To Table aus, um die Daten der importierten Datei in eine Tabellenansicht zu konvertieren. Das Fenster To Table wird geöffnet. Dort müssen Sie OK auswählen, um fortzufahren.

4. Wählen Sie das Filtersymbol der Spalte ABC Column1 aus, um zu konfigurieren, welche Daten in die Tabelle aufgenommen und darin angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind alle Kontrollkästchen vorausgewählt. Du kannst Select All Columns verwenden, um die Auswahl für alle Kontrollkästchen zu löschen, oder die relevanten Kästchen manuell deaktivieren.

Nachdem alle relevanten Kontrollkästchen ausgewählt wurden, bestätige mit Ok, um fortzufahren.

In unserem Fall, da wir alle Ereignisse zu einem bestimmten Benutzer an einem bestimmten Datum abrufen möchten, deaktivieren wir alle Kontrollkästchen und wählen dann nur die relevanten aus: Kurs, Registrierung, initiatedBy, timestamp, type, user. Alle diese ausgewählten Eigenschaften werden zu Spalten. 

5. Nachdem die Auswahl für ABC Column1 abgeschlossen ist, ändert sich die Ansicht. Jetzt siehst du die Spalten entsprechend der getroffenen Auswahl.

Jede Spalte stellt eine Eigenschaft dar, die wiederum eigene Eigenschaften enthält, die auf die gleiche Weise konfiguriert werden wie bei der Spalte ABC Column1 : Verwende das Filtersymbol der Spalte, um auszuwählen, welche Daten innerhalb dieser Spalte angezeigt werden sollen. Die Spalte, mit der du gerade arbeitest, ist grau markiert.

Wähle aus, welche Eigenschaften aus der Spalte du in die Tabelle aufnehmen möchtest, und bestätige deine Auswahl mit OK. 

Für unser Beispiel wählen wir für die Kurs-Spalte courseType und Titel aus. 

Nachdem du OK ausgewählt hast, werden neue Spalten angezeigt. Ihre Titel übernehmen den Titel der übergeordneten Spalte, gefolgt von der ausgewählten Eigenschaft. Zum Beispiel wird courseType, ausgewählt aus der Spalte ABC Column1.course, als Spalte mit dem Namen ABC Column1.course.courseType. angezeigt

Spalten können umbenannt werden, indem du auf ihren Titel doppelklickst.

6. Konfiguriere alle Spalten, um die Daten auszuwählen, die in der Tabelle angezeigt werden sollen. Überspringe alle Spalten, die für deine Zwecke nicht relevant sind. Benenne die Spalten bei Bedarf um. Du kannst mit der rechten Maustaste auf eine Spalte klicken, die du nicht benötigst, und Remove auswählen, um sie zu entfernen.

Links unter APPLIED STEPS können Sie die Liste aller durchgeführten Aktionen einsehen und sie über ein Kreuzsymbol neben der jeweiligen Aktion abbrechen.

In unserem Fall verwenden wir bei der Konfiguration der Spalte user Filter, um den spezifischen Benutzer auszuwählen, den wir benötigen. 

7. Sobald alle Spalten konfiguriert, gefiltert und (falls erforderlich) umbenannt sind, können Sie die Ergebnisse in die Tabellenansicht umwandeln. Dazu wählen Sie Schließen & Übernehmen auf der linken Seite aus.

8. Um die Ergebnisse zu sehen, wechseln Sie zur Registerkarte Data view. Dort können Sie die angezeigten Ergebnisse zusätzlich mithilfe der Spaltenfilter filtern.