Learn365 in Microsoft Copilot

Einführung

Sie können Learn365 innerhalb von Microsoft Copilot verwenden, um KI-gestützte Unterstützung beim Erstellen von Kursen zu erhalten sowie Informationen aus Learn365 zu finden und anzuzeigen.

Mit dem Learn365-Agent in Copilot können Sie:

• Einen Kurs in Learn365 erstellen;
• In Learn365 nach Kursen und Schulungsplänen suchen
• Sich einen Überblick über Ihren Schulungsfortschritt verschaffen; und
• Einen Überblick über den Fortschritt der Schulung Ihrer direkten Mitarbeiter erhalten

Dieser Artikel erläutert diese Handlungen im Detail.

 

 

Learn365 und Copilot

Learn365 kann Copilot mit jedem Learn365-Abonnement hinzugefügt werden. Die Funktionalität von Learn365 in Copilot ist bei allen Abonnements gleich. Der Learn365-Agent ist in allen Copilot-Plänen verfügbar. Die allgemeine Nutzung von Copilot ist nicht mit Ihrem monatlichen KI-Kontingent in Learn365 verbunden. Wenn Sie jedoch einen Kurs abschließen, den Sie über den Learn365-Copilot-Agent erstellt haben, wird Ihr monatliches Kontingent pro abgeschlossenem Kurs um einen Punkt reduziert.

 

Copilot den Learn365-Agent hinzufügen

Zum Hinzufügen von Learn365 zu Copilot gehen Sie in Teams oder Microsoft 365 zur Copilot-App. Wählen Sie in der rechten Seitenleiste Get agents aus. Geben Sie im Feld Apps und mehr suchen Learn365 ein. Wählen Sie Add neben dem Ergebnis für Learn365 aus. Dadurch wird der Learn365-Agent Microsoft Copilot hinzugefügt.

 

 

 

Eine Frage stellen

Chat mit dem Learn365-Agent starten

Wählen Sie den Learn365-Agent in der Seitenleiste aus. Das Fenster des Learn365-Copilot-Agent wird geöffnet. Um den Chat zu starten, können Sie entweder:

• Geben Sie eine beliebige Eingabeaufforderung in das Textfeld ein,
• Wählen Sie eine der sechs Start-Eingabeaufforderungen auf der Learn365-Agent-Seite aus oder
• Wählen Sie unten rechts die Schaltfläche „Eingabeaufforderungen“ aus, um die Start-Eingabeaufforderungen jederzeit zu öffnen.

 

In Learn365 nach Kursen und Schulungsplänen suchen

Copilot kann Ihnen helfen, Kurse und Schulungspläne in Learn365 zu finden. Sie können Copilot die folgende Frage stellen: „Kannst du einen Kurs über Netzwerkgrundlagen in Learn365 finden?“” oder „Einen Kurs über neue digitale Arbeitsweisen finden.”.

Wenn Copilot eine genaue Übereinstimmung findet, zeigt er in der Antwort einen Link zum Kurs an. Wählen Sie auf der Karte Schulung anzeigen aus, um die Kursstartseite in Microsoft Teams zu öffnen.

Wenn mehrere mögliche Übereinstimmungen gefunden wurden, enthält Copilot eine Liste mit Links zu den einzelnen Kursen. Zeigen Sie auf ein Element und wählen Sie Schulung anzeigen aus, um zur Kursstartseite zu gelangen.

 

 

 

Überblick über Ihren Schulungsfortschritt erhalten

Jede Person in Ihrer Organisation kann unabhängig von ihrer Position ihre Schulungsübersicht einsehen.

 

 

Geben Sie „Zeige meine Schulungsübersicht an“ ein, um die folgende Antwort zu generieren, die katalogübergreifend die Anzahl der Kurse, in denen Sie derzeit registriert sind, in der jeweiligen Kategorie anzeigt (dies schließt auch Kurse ein, die Bestandteil von Schulungsplänen sind):

• Schulungen: Anzahl der registrierten Kurse.
• Abgeschlossen
• Im Gange
• Nicht gestartet
• Obligatorisch, nicht abgeschlossen
• Überfällig.

 

 

Klicken Sie auf Dashboard, um zur Seite Mein Schulungs-Dashboard > Schulung zu gelangen. Weitere Informationen über Mein Schulungs-Dashboard und die zugehörigen Funktionen finden Sie in diesem Artikel.

Wählen Sie Obligatorische anzeigen aus, um obligatorische Kurse auf der Karte anzuzeigen. Klicken Sie auf Überfällige anzeigen, um nur überfällige Kurse und Schulungspläne auf der Karte anzuzeigen. Die Optionen Obligatorische anzeigen und Überfällige anzeigen sind nur verfügbar, wenn es jeweils nicht abgeschlossene obligatorische bzw. überfällige Kurse gibt.

 

Einen Überblick über den Fortschritt der Schulung Ihrer direkten Mitarbeiter erhalten

Erforderliche Rolle: Linienmanager.

Als Linienmanager können Sie eine Schulungsübersicht Ihrer direkten Mitarbeiter abrufen. Sie können beispielsweise eine Bewertung für John, Ihren direkten Mitarbeiter, abrufen, indem Sie „Zeig mir Johns Schulungsübersicht.“ eingeben”. Copilot zeigt dann eine Learn365-Karte an, die Rainers Schulungsübersicht und die entsprechenden Werte mit vom Schulungsstatus abhängiger Farbkodierung enthält (z. B. grün für abgeschlossene und rot für überfällige Schulungen).

 

 

• Schulungen: katalogübergreifende Anzahl der E-Learning-Kurse und veranstaltungsbasierten Schulungen, für die die lernende Person derzeit registriert ist.
• Abgeschlossen
• Im Gange
• Nicht gestartet
• Obligatorisch, nicht abgeschlossen
• Überfällig.

 

 

Klicken Sie auf Dashboard, um zur Seite Mein Schulungs-Dashboard > Schulung zu gelangen. Um den Schulungsstatus Ihrer direkten Mitarbeiter anzuzeigen, öffnen Sie die Seite Mein Schulungs-Dashboard > Übersicht. Weitere Informationen über Mein Schulungs-Dashboard und die zugehörigen Funktionen finden Sie in diesem Artikel.

Wählen Sie Obligatorische anzeigen aus, um bis zu drei Pflichtkurse auf der Karte anzuzeigen. Wählen Sie Überfällige anzeigen, um bis zu drei überfällige Kurse auf der Karte anzuzeigen. Die Optionen Obligatorische anzeigen und Überfällige anzeigen sind nur verfügbar, wenn nicht abgeschlossene obligatorische bzw. überfällige Kurse vorhanden sind.

Wählen Sie Kopieren aus, um die Karte zu kopieren. Sie können sie anschließend per Chat an eine Lernende/einen Lernenden senden.

 

 

Einen Kurs mit KI über den Learn365-Agenten in Copilot erstellen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator. Der Kursadministrator kann den Kurs im Learn365 Admin Center bearbeiten und verwalten, sobald er erstellt wurde.

Einführung

Sie können E-Learning- oder veranstaltungsbasierte Schulungs-Kurse in Copilot über den Learn365-Agenten erstellen. Die Kurse, die Sie erstellen, werden im Learn365 Admin Center > Training Management hinzugefügt und werden im angegebenen Kurskatalog sichtbar, nachdem Sie sie veröffentlicht haben. Kursadministratoren können die Kurse anschließend über das Learn365 Admin Center anpassen und verwalten.

 

Kurs erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Kurs in Microsoft 365 oder Teams zu erstellen:

1. Wechseln Sie zur Copilot-App und wählen Sie in der Seitenleiste unter Agents Learn365 aus. Das Fenster des Learn365-Copilot-Agenten wird geöffnet.

2. Wählen Sie die Schaltfläche prompts > Kickstart a draft aus. Alternativ können Sie den Chat mit Learn365 starten, indem Sie „I want to create a course about [topic],“ eingeben und [topic] nach Bedarf ersetzen. Der Agent fordert möglicherweise weitere Informationen oder ein spezifischeres Thema an, wenn das von Ihnen angegebene zu allgemein ist.

3. Der Learn365-Agent zeigt eine Bestätigungsmeldung an und fordert Sie auf, die Verbindung zur Learn365-API zuzulassen. Select Bestätigen aus.

4. Nachdem Sie sich angemeldet haben, startet Copilot die Erstellung eines Kursentwurfs und verwendet das von Ihnen bereitgestellte Material als Grundlage. Sie können den Vorgang beenden, indem Sie im Chatfenster die Schaltfläche stop auswählen.

5. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, zeigt Copilot die Vorschaukarte an, die den Kurskatalog, die KI-Nutzung und die Standardschulungsparameter sowie die Angabe enthält, ob der Kurs Lerninhalte oder ein Quiz enthält.

 

 

Die Standardwerte von Copilot für den Kursentwurf sind:

• Kurstitel. Dies ist der vorgeschlagene Titel des Kurses, basierend auf Ihrer Eingabe.
• Kursinhalt. Dies ist der Quelltext, basierend auf Ihrer Eingabeaufforderung, den der Agent verwendet, um den Kurs zu erstellen.
• Kurskatalog. Standardmäßig wählt der Agent den ersten Katalog im Tenant in alphabetischer Reihenfolge aus. Sie können den Agenten bitten, zu jedem anderen Katalog im Tenant zu wechseln. Wenn der Katalog nicht existiert, antwortet Copilot mit einer Fehlermeldung.
• Kurstyp. Der Standardtyp ist E-Learning. Die Eingabeaufforderung unterstützt die Erstellung von E-Learning-Kursen und Kursen für veranstaltungsbasierte Schulungen.
• Sprache. Dies ist die Sprache des Kurses, den Sie erstellen. Standardmäßig ist dies die Sprache der Inhalte in Ihrer Eingabeaufforderung. Informationen zu den von der Learn365-KI unterstützten Sprachen finden Sie in diesem Artikel.
• Lerninhalte. Standardmäßig aktiviert. Sie können den Agenten bitten, keine Lerninhalte im Kurs hinzuzufügen, wenn Sie diese später selbst hinzufügen möchten. Informationen zum Erstellen und Verwalten von Kursinhalten im Learn365 Admin Center finden Sie in diesem Artikel.
• Quiz. Standardmäßig aktiviert. Sie können den Agenten bitten, das Quiz zu überspringen. Informationen zum Erstellen von Quizzen im Learn365 Admin Center finden Sie in diesem Artikel.

Zusätzlich werden die folgenden Standardeinstellungen angewendet:

• Der Kurs ist standardmäßig auf Nicht veröffentlicht gesetzt. Das bedeutet, dass er für Lernende unter Mein Schulungs-Dashboard > Kurskatalog nicht sichtbar ist. Damit ein Kurs für Lernende sichtbar ist, müssen Sie den Kurs über das Learn365 Admin Center veröffentlichen.
• Der Benutzer, der den Kurs erstellt hat, wird zum Kursadministrator.
• Der Kurs übernimmt das Standard-Miniaturbild und die Bannergrafiken des Katalogs.

 

Die Standard-Kurseinstellungen ändern

Copilot kann Folge-Prompts anzeigen, z. B. „Ändern Sie den Kurstyp in ILT“, die Sie auswählen oder in das Chatfeld eingeben können.

Sie können Copilot bitten, beliebige Parameter zu ändern, die in der Vorschaukarte angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Quiz aus Ihrem Kurs entfernen möchten, geben Sie „Quiz entfernen“ ein und drücken Sie Enter. Um den Kurstyp von E-Learning zu veranstaltungsbasierter Schulung zu ändern, geben Sie „Ändern Sie den Kurstyp in ILT.“ ein. im Chatfeld.

 

Den Kurserstellungsprozess abschließen

 

Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, können Sie die Kurserstellung abschließen. Geben Sie dazu „Kurserstellung abschließen“ in das Chatfeld ein und drücken Sie Enter oder Select die blaue Pfeiltaste.

Copilot antwortet, dass damit die Entwurfsphase abgeschlossen ist, und beginnt gemäß den angegebenen Parametern, den Kurs in SharePoint zu generieren. Der Prozess kann mehrere Minuten dauern und wird im Hintergrund mit Learn365 AI ausgeführt.

Das Erstellen eines Kurses mit KI über den Learn365-Agenten in Copilot zählt als eine Anfrage aus dem monatlichen KI-Kontingent Ihrer Organisation.

Wenn der Kurs abgeschlossen ist, ist er im Learn365 Admin Center verfügbar, und Copilot zeigt zusammen mit einem Link zum Kurs eine Nachricht an.

Sie können den E-Learning- oder veranstaltungsbasierten Schulungskurs nun wie gewohnt verwalten. Sobald der Kurs finalisiert ist, kannst du in Copilot keine weiteren Änderungen daran vornehmen. Stattdessen musst du den Kurs im Learn365 Admin Center bearbeiten.

Der Learn365 Copilot-Agent in Microsoft Office-Apps

Du kannst den Learn365-Agent in Microsoft Word und PowerPoint auf ähnliche Weise wie in Microsoft 365 verwenden. In diesem Abschnitt verwenden wir Microsoft Word als Beispiel.

 

Einen Chat mit Learn365 in Microsoft Word starten

1. Öffne ein beliebiges Dokument in Microsoft Word.

2. Select Copilot in der Menüleiste aus. Die Copilot-Seitenleiste wird geöffnet.

3. Wählen Sie das Drei-Balken-Menü aus und Select Learn365 aus der Liste der Agenten. Falls Sie den Learn365-Agenten nicht installiert haben, wählen Sie Agenten abrufen und installieren Sie ihn.

4. Select eine Startaufforderung oder geben Sie Ihre eigene im Feld Frage stellen ein, um den Chat zu starten.

 

In Microsoft Word einen Kurs auf Basis des Dokumentinhalts erstellen

Der Learn365 Copilot-Agent in Microsoft Word ermöglicht es dir, einen Kurs auf Basis des Textes im Dokument zu erstellen. Vorgehensweise:

1. Öffne das Dokument, das du in Microsoft Word als Quellmaterial für den Kurs verwenden möchtest.

2. Select Copilot in der Menüleiste aus.

3. Wählen Sie das Drei-Balken-Menü aus und Select Learn365 aus. Das Learn365-Agent-Panel wird mit sechs Start-Prompts geöffnet.

4. Wählen oder geben Sie „Ich möchte einen neuen Kurs erstellen“ ein und fügen Sie „basierend auf der Auswahl“ hinzu.

5. Wählen Sie in Ihrem Dokument den Text aus, den Sie als Quellmaterial für den Kurs verwenden möchten.

6. Wählen Sie im Copilot-Chatfenster Add selection aus. Dadurch wird der Text, den Sie ausgewählt haben, in den Chat eingefügt.

7. Wenn der Agent zur Bestätigung des Learn365-API-Zugriffs auffordert, wählen Sie je nach Bedarf Allow once oder Always allow aus.

8. Melden Sie sich bei Bedarf mit Benutzername und Kennwort bei Ihrem Tenant an.

9. Der Agent antwortet mit einer Bestätigung der Kurserstellung, einschließlich des vorgeschlagenen Kurstitels sowie des Inhalts, den Sie in Schritt 5 als Quellmaterial ausgewählt haben.

10. Wenn Sie mit der Antwort des Agenten zufrieden sind, wählen Sie Bestätigen aus. Der Agent beginnt nun mit der Erstellung des Kurses und antwortet nach Abschluss mit einer Kurszusammenfassung und einer Vorschaukarte, die die von Ihnen angegebenen Parameter enthält.

11. Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, können Sie den Kurs abschließen – auf dieselbe Weise wie in Microsoft 365 oder Teams.

 

Learn365-Agent in Copilot deinstallieren

Um den Learn365-Agent zu deinstallieren, wählen Sie das Auslassungsmenü (die drei Punkte) neben dem Learn365-Agent in der rechten Seitenleiste aus und wählen Sie Uninstall aus.

 

Datenschutz und Privatsphäre

Informationen zu Daten und zu den Themen Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Copilot finden Sie in diesem Microsoft-Artikel.

Informationen zur Nutzung von KI-Daten und zum Datenschutz bei Zensai finden Sie in diesem Artikel im Zensai Trust Center.