Manager/Admin: Beurteilungen & Einrichtung benutzerdefinierter Workflows

Um eine Bewertung zu erstellen, gehen Sie zum Zahnradsymbol oben rechts auf Ihrem Dashboard und klicken Sie auf "Bewertungsvorlagen".

Dadurch wird das Konfigurations-Dashboard für Leistungsbeurteilungen geöffnet

Klicken Sie auf den Tab "Bewertungsvorlagen".

Klicken Sie, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Sie haben zwei Optionen – Starten Sie von Grund auf oder wählen Sie eine Vorlage aus, bei der Sie eine allgemeine Vorlage aus unserem Perform & Engage 365-Pool auswählen können.

Um eine eigene zu erstellen, wählen Sie "Von Grund auf starten" und Sie haben die Wahl zwischen – Standard oder Benutzerdefiniert.

Ein grundlegender Workflow umfasst zwei Status: Entwurf und Final. Im Status „Entwurf“ können Mitarbeitende und Beurteilende ihre Antworten auf die jeweiligen Fragen ergänzen. Der Hauptbeurteilende (in der Regel die Führungskraft) muss dann, sobald er/sie mit den erfassten Angaben zufrieden ist, die finale Version speichern.

Ein benutzerdefinierter Workflow ermöglicht die Erstellung von einem oder mehreren Entwurfsstatus/-phasen sowie die Auswahl, unterschiedliche Sichtbarkeitsstufen für verschiedene Rollen zu wählen. Jede Phase kann zeitlich geplant werden, und es können angepasste E-Mails und Benachrichtigungen erstellt werden. Wir empfehlen diese Option für maximale Flexibilität.

Um einen benutzerdefinierten Workflow für eine Bewertung zu verwenden

Zuerst müssen Sie Ihre erste Phase erstellen/hinzufügen, zum Beispiel die Mitarbeitenden-Phase.

Weiter legen Sie den Zugriffsbereich fest, also wer alles in dieser Phase sehen kann.

Fügen Sie eine Beschreibung für diese Phase hinzu, zum Beispiel „Mitarbeitenden-Phase“.

Wählen Sie, wie lange diese Phase zur Fertigstellung verfügbar sein soll, bevor sie in eine neue Phase übergeht.

Weiter können Sie beliebige personalisierte E-Mails hinzufügen, die entweder am Anfang oder Ende der Phase versendet werden sollen. Um dies zu tun, wählen Sie die Umschaltsymbole aus und fügen Sie Ihre Details hinzu. Beispiel:

Wenn Sie jetzt eine zweite Phase hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Phase hinzufügen" und geben Sie die entsprechenden Details ein, zum Beispiel Phase 2. Manager-Phase.

Weiter legen Sie den Zugriffsbereich fest, also wer alles in dieser Phase sehen kann. Wenn Sie möchten, dass diese Phase nur Aktionen für Manager enthält, wie zum Beispiel Fragen zur Leistungsbewertung, dann wählen Sie einfach nur den Hauptbewerter aus.

Fügen Sie eine Beschreibung für diese Phase hinzu, z. B. „Manager-Phase“.

Wählen Sie aus, wie lange diese Phase für den Abschluss verfügbar sein soll, bevor sie in eine neue Phase übergeht oder endet.

 

Auch hier können Sie beliebige benutzerdefinierte E-Mails hinzufügen, die entweder zu Beginn oder am Ende der Phase versendet werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Umschlagsymbole und geben Sie Ihre Angaben ein. Beispiel:

Weiter, erstellen Sie so viele Phasen, wie Sie benötigen. Vielleicht möchten Sie Ihre letzte Phase z. B. als 3 erstellen. Diskussion: Legen Sie dann die Sichtbarkeit hierfür sowohl für Mitarbeitende als auch für primäre Prüfer fest, damit alle die Elemente in dieser Phase sehen können.

Sobald Sie mit Ihren Phasen zufrieden sind, können Sie Ihre Abschnitte erstellen, indem Sie auf „Neuen Abschnitt hinzufügen“ klicken. Dies sind die verschiedenen Teile oder Seiten Ihrer Beurteilung. Beispielsweise könnten Sie Ihren ersten Abschnitt „Zurückblicken“ nennen, weil Sie die Beurteilung mit Elementen zur Selbstreflexion beginnen möchten.

Beim Erstellen jedes Abschnitts können Sie auswählen, in welcher Phase Ihres benutzerdefinierten Workflows er sichtbar sein soll („Abschnitt sichtbar in Phasen“) und wer ihn sehen können soll („Abschnitt einsehbar für“). Beispielsweise könnten Sie einen Abschnitt mit dem Namen „Gesamtleistung“ erstellen und auswählen, dass der Abschnitt nur in der letzten Diskussionsphase des Workflows sichtbar ist. Wählen Sie dann aus, dass der Abschnitt für Mitarbeitende, Prüfer und Admins einsehbar ist.

Sobald Sie Ihre Abschnitte erstellt haben, können Sie diese öffnen und starten, Ihre Elemente zu erstellen/zu gestalten (klicken Sie auf „Neues Element hinzufügen“). Das sind die Fragen, die Sie stellen möchten, Kommentarfelder, Check-in-Fragen für Beurteilungen usw. Auch hier können Sie auswählen, wer jedes Element sehen kann und in welcher benutzerdefinierten Phase es angezeigt wird.

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Elemente zur Auswahl, die unten erläutert werden:

Statisch

• Überschrift – Textüberschrift zur Beschreibung des Unterabschnitts
• Absatz – Text, um Mitarbeitenden/Managerinnen und Managern weitere Details zu erläutern
• Abbildung 

 Feedback

• • Textbereich – Einfache Textantworten (mehrzeilig)
  • Textfeld – Einfache einzeilige Textantworten
  • Kontrollkästchen – Einfaches Ja/Nein-Kontrollkästchen zur Bestätigung einer Aktion
  • Choice Select – Ermöglicht Ihnen, bestimmte Antwortoptionen einzugeben
  • Fokusbereiche – Ermöglicht es Ihnen, gezielt Kommentare zu einem ausgewählten Fokusbereich anzufordern
  • 360-Feedback – Ein Element, mit dem Mitarbeitende/Führungskräfte 360-Grad-Feedback von anderen Perform & Engage 365-Benutzern oder per E-Mail anfordern können. Dieses Element zeigt außerdem das aktuelle Feedback sowie den Status der angeforderten Feedbackanfragen an. Wenn Sie die Vorlage für „360-Feedback“ bearbeiten möchten, erstellen Sie ein Support-Ticket.

    Bewertung und Beurteilung

    • Numerische Bewertung – Ein Schieberegler-Element, mit dem Bewertungen verwendet werden können
    • Matrix für numerische Bewertungen
    • Bewertungsskala – Ein Schieberegler-Element, das Textbeschreibungen anstelle numerischer Bewertungen ermöglicht (fester Bereich zwischen 1–5)
    • Häufigkeitsbewertung – Ein Schieberegler-Element, das Häufigkeitsbewertungen ermöglicht (fester Bereich von nie bis immer)
    • Bewertungssumme – Ein „automatisch berechnetes“ Schieberegler-Element, das eine Anzahl numerischer oder Beurteilungsbewertungen summiert oder mittelt
    • Kompetenzraster –  Ein Schieberegler-Element, mit dem Sie bestimmte Kompetenzen bewerten können
    • 9-Box-Bewertung – Ein Schieberegler, mit dem Sie Potenzial und Leistung bewerten können

     Automatisierte Elemente

    • Zielüberprüfung – Ein automatisch befülltes Element, das alle im Bewertungszeitraum abgeschlossenen oder in Bearbeitung befindlichen Ziele anzeigt
    • Fragenüberprüfung – Ein automatisch befülltes Element, mit dem Mitarbeitende/Führungskräfte Fragenzusammenfassungen für den Bewertungszeitraum importieren können
    • Zusammenfassung der Antworten auf Fragen
    • Anerkennungsüberprüfung – Ein automatisch befülltes Element, das Erwähnungen/Pass-ups für den Bewertungszeitraum anzeigt
    Schulungsüberprüfung – Ein automatisch befülltes Element, das alle im Bewertungszeitraum abgeschlossenen oder zugewiesenen Schulungen anzeigt.

Sobald Sie mit allen Elementen und dem Layout Ihrer Bewertungsvorlage zufrieden sind und Sie bereit sind, diese live zu schalten, müssen Sie zurück zum Konfigurations-Dashboard für Leistungsbewertungen gehen und den Tab "Bewertungstarif" auswählen.

Tarife legen fest, wann und wie eine Bewertung erstellt wird. Sie können wählen, ob Perform & Engage 365 Bewertungen automatisch nach einem festen oder flexiblen Zeitplan generieren oder ob Manager Bewertungen ad hoc aus dem Mitarbeiterprofil erstellen dürfen.

Zunächst müssen Sie einen Namen für Ihren Tarif erstellen.

Weiter haben Sie die Möglichkeit, die spezifischen Abteilungen auszuwählen, für die die Bewertung verfügbar sein soll. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Bewertung nur mit einer bestimmten Abteilung durchführen möchten. Wenn Sie "Alle" auswählen, steht die Bewertung allen innerhalb der Organisation zur Verfügung.

Wählen Sie unter Vorlage die Bewertungsvorlage aus, die Sie erstellt haben und verwenden möchten.

Abschließend müssen Sie die Verfügbarkeit der Bewertung/des Berichts auswählen. Es gibt eine Reihe von Tarifoptionen zur Auswahl:

Ad-hoc

• Diese Art der Bewertung steht immer zur Auswahl. Eine Bewertungsvorlage, die unter diesem Tarif erstellt wurde, ist für eine Führungskraft oder einen Admin jederzeit zugänglich, um sie im Profil des jeweiligen Mitarbeiters auszuwählen und daraus eine Bewertung zu erstellen. Dies wird typischerweise für Ad-hoc-Berichte verwendet, die sich auf eine einzelne Person beziehen, z. B. eine Probezeitbewertung, eine Rückkehr an den Arbeitsplatz oder ein Exit-Interview.

Spezifische Termine

• Diese Art von Bewertungstarif kann hilfreich sein, wenn Sie bestimmte Daten festlegen möchten, ab denen die Bewertungsvorlage verfügbar sein soll – dies wird häufig für Leistungsbeurteilungen zum Jahresende verwendet. Sie müssen den Zeitraum auswählen, den die Bewertung abdecken soll, sowie das Enddatum, und anschließend das Generierungsdatum auswählen. Wichtig zu beachten ist, dass alle Check-in-Fragen-Bewertungselemente innerhalb einer Bewertungsvorlage diese festgelegten Zeitraumsdaten verwenden. Das bedeutet: Wenn Sie für den Tarif einen Zeitraum von 3 Monaten auswählen, werden bei allen Antworten auf Fragen nur die in diesem Zeitraum von 3 Monaten erfassten Antworten angezeigt und stehen dem Mitarbeiter zur Auswahl zur Verfügung.

Wiederkehrend

• Diese Einstellung kann anstelle eines einmaligen Datums verwendet werden, wenn ein Zeitraum fortlaufend oder einheitlich ist. Das bedeutet, dass Ihre Bewertungsvorlage zu wiederkehrenden Zeitpunkten automatisch generiert wird. Dies kann für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen nützlich sein.

Sobald Sie Ihren Tarif ausgewählt haben, klicken Sie auf „create“

Ihr Tarif wird nun in der Liste angezeigt, der Status ist jedoch auf Entwurf gesetzt

Um Ihren Tarif live zu schalten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Status „Entwurf“ und klicken Sie auf „set to live“

Der Status wechselt dann auf Grün und zeigt „aktiv“ an

Wenn Sie als Frequenz bestimmte Daten oder wiederkehrende Daten gewählt haben, startet der Tarif an Ihrem gewählten Datum, und wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow haben, beginnt auch Ihre erste Phase.

Wenn Sie als Frequenz Ad-hoc ausgewählt haben, können Sie nun in das Profil eines Mitarbeiters gehen und auf den Tab „Reviews“ klicken. Klicken Sie auf „create new review“ und wählen Sie den Bewertungstarif aus, den Sie gerade erstellt haben. Klicken Sie auf „create new review“. Wenn dies eingerichtet ist, beginnt nun die erste Phase Ihres benutzerdefinierten Workflows für diese Bewertung.