Eine Engagement-Umfrage in Perform & Engage 365 konfigurieren

Einführung

Super-Admins können in Perform & Engage 365 Engagement-Umfragen für die gesamte Organisation, bestimmte Abteilungen oder Teams oder namentlich genannte Personen erstellen und veröffentlichen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Organisation qualitativ hochwertige Antworten erhält, können Sie Mitarbeitende bitten, jede Frage in der Umfrage zu beantworten. Mitarbeitende müssen jedoch nur eine Frage beantworten, bevor sie ihre Antwort absenden können.

Alle Umfrageantworten sind anonym und können nicht zu einem Mitarbeitenden zurückverfolgt werden. Es ist jedoch möglich, Umfrageberichte einzusehen, die eine Zusammenfassung der Antworten der Teilnehmenden liefern.

Die Funktion für Engagement-Umfragen ist für Ihre Organisation nicht automatisch aktiviert. Um es zu aktivieren, kontaktieren Sie den Zensai-Produktsupport oder Ihren Customer Success Manager.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Super-Admins Engagement-Umfragen konfigurieren können.

Informationen dazu, wie Sie Umfragefragen erstellen und gruppieren, finden Sie in diesem Artikel.

In diesem Artikel

• Eine Engagement-Umfrage erstellen
• Engagement-Umfragen verwalten
• Mitarbeitende füllen eine Engagement-Umfrage aus
• Engagement-Umfrageberichte

Eine Engagement-Umfrage erstellen

Erforderliche Rolle: Super-Admin.

1. Select Organisation > Engagement-Umfragen. Die Seite Engagement-Umfragen wird geöffnet.

2. Select die Karte Umfragen. Die Seite Engagement-Umfragen wird geöffnet.

Hier sehen Sie alle Engagement-Umfragen Ihrer Organisation. Angezeigt werden die Anzahl der vorgesehenen Empfänger, der Umfragestatus, der Beginn und das Enddatum der Umfrage sowie die Rücklaufquote.

3. Sie können die Ansicht filtern, indem Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen auswählen.

• Entwürfe einschließen. Zeigt unveröffentlichte Umfragen an.
• Aktive einschließen. Zeigt veröffentlichte Umfragen an, deren Beginn in der Vergangenheit liegt oder heute ist.
• Veröffentlichte einschließen. Zeigt veröffentlichte Umfragen an, deren Beginn in der Zukunft liegt.
• Vergangene einschließen. Zeigt Umfragen an, deren Enddatum in der Vergangenheit liegt.

Standardmäßig werden aktive Engagement-Umfragen angezeigt (der Filter Aktive einbeziehen ist ausgewählt). Umfragen werden in absteigender Reihenfolge nach Enddatum angezeigt.

4. Erstellen Sie eine Umfrage.

Sie können eine Umfrage auf zwei Arten erstellen:

• Um eine Umfrage zu erstellen und sie automatisch mit allen Fragen aus dem Tab Fragenkatalog (also den von Employee-Experience- und Human-Success-Experten vorbereiteten Fragen) zu füllen, wählen Sie Create.
• Um eine benutzerdefinierte Umfrage zu erstellen und manuell auszuwählen, welche Fragen Sie aus den Tabs Fragenkatalog und Benutzerdefinierte Fragen einbeziehen möchten, wählen Sie das Drop-down-Menü neben der Schaltfläche Create aus und wählen Sie Create custom survey.

Mit beiden Methoden können Sie auswählen, welche Fragen Sie in die Umfrage aufnehmen möchten.

Die Seite Neue Engagement-Umfragen wird geöffnet.

5. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Tarifname. Geben Sie den Namen der Umfrage ein. Das ist ein Pflichtfeld.
• Tarifbeschreibung. Geben Sie eine Beschreibung der Umfrage ein.
• Startdatum. Legen Sie ein Startdatum für die Umfrage fest. Das sollte das heutige Datum oder ein Datum in der Zukunft sein.
• Enddatum. Geben Sie ein Enddatum für die Umfrage ein. Dieses sollte nach dem Startdatum liegen.

6. Wählen Sie im Abschnitt EMPFÄNGERFILTER die Personen aus, die die Umfrage ausfüllen sollen. Wenn Sie keinen Filter auswählen, erhält jeder in Ihrer Organisation die Umfrage.

• Abteilungen. Empfänger nach Abteilung filtern.
• Team. Empfänger nach Team filtern.
• Person. Wenn Sie Personeneigenschaften konfiguriert haben, können Sie diese als Filter verwenden.

Sie können mehrere Filter anwenden. Personen, die von mindestens einem der Filter ermittelt werden, werden gebeten, die Umfrage auszufüllen. Sie können die Umfrage zum Beispiel an alle in der Vertriebsabteilung sowie an Mitglieder eines bestimmten Teams und an namentlich genannte Personen senden.

Die Gesamtzahl der Personen, die basierend auf den ausgewählten Filtern gebeten werden, die Umfrage auszufüllen, wird angezeigt.

7. Select Frage hinzufügen, um die Fragen hinzuzufügen, die Sie in die Umfrage aufnehmen möchten. Die Seite Engagement-Umfragen – Fragen wird geöffnet.

Bei Bedarf können Sie Fragen sowohl auf den Registerkarten Question Bank als auch Custom Questions auswählen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren und Verwalten von Fragen und Fragengruppen für Engagement-Umfragen finden Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie die Umfrage erstellt haben, indem Sie automatisch Fragen aus Fragenkatalogen hinzugefügt haben, können Sie unerwünschte Fragen entfernen und benutzerdefinierte Fragen hinzufügen.

Jede Fragengruppe zeigt die Anzahl der enthaltenen Fragen an.

8. Erweitern Sie auf der entsprechenden Registerkarte die Abschnitte, die die Fragen enthalten, die Sie der Umfrage hinzufügen möchten. Sie können alle Abschnitte auf der Seite erweitern und reduzieren, indem Sie oben in der Liste Select Alle erweitern und Alle reduzieren (das Doppelpfeilsymbol) auswählen.

9. Aktivieren Sie für jede Frage, die Sie hinzufügen möchten, das Kontrollkästchen Hinzufügen. Alternativ können Sie oben in der Liste Alle auswählen verwenden, um alle Fragen auf der Registerkarte auszuwählen. Deaktivieren Sie diese Option, um alle Fragen aus beiden Registerkarten aus der Umfrage zu entfernen.

10. Überprüfen Sie das Sortieren der Fragen. Die Reihenfolge, in der Fragen in der Umfrage angezeigt werden, entspricht der hier angezeigten Reihenfolge. Ziehen Sie die Fragen mithilfe des Symbols mit der doppelten horizontalen Linie rechts neben jeder Frage in die gewünschte Reihenfolge und legen Sie sie dort ab.

Wenn Sie die Anzeigereihenfolge für eine veröffentlichte Umfrage ändern, werden die Änderungen wirksam, wenn Mitarbeitende die Umfrage das nächste Mal öffnen. Dies gilt für Umfragen, die Mitarbeitende bereits gestartet, aber noch nicht abgeschlossen haben.

11. Wenn Sie alle Fragen ausgewählt haben, die Sie der Umfrage hinzufügen möchten, wählen Sie unten im Dialog Save oder Cancel.

Um die Umfrage zu veröffentlichen, wählen Sie Publish. Sie können eine Umfrage nur veröffentlichen, wenn die Umfrage Folgendes enthält:

• Einen Namen.
• Eine oder mehrere Empfänger*innen.
• Eine oder mehrere aktive Fragen.
• Ein Startdatum: heute oder ein Datum in der Zukunft.
• Ein Enddatum, das nach dem Startdatum liegt.

Sobald die Umfrage veröffentlicht ist, können Mitarbeitende sie vom Startdatum bis nach dem Enddatum ausfüllen.

Engagement-Umfragen verwalten

Erforderliche Rolle: Super admin.

Nach der Erstellung können Sie Engagement-Umfragen über die Seite Engagement Surveys verwalten. Wählen Sie für die entsprechende Umfrage das Auslassungsmenü (...) und anschließend die passende Option aus.

Eine Umfrage bearbeiten

1. Wählen Sie Edit. Der Dialog Edit Engagement Survey wird geöffnet. Dort können Sie alle Eigenschaften der Umfrage bearbeiten.

Wenn die Umfrage aktiv ist, wird eine Warnung angezeigt.

2. Wählen Sie Save, oder Sie können Cancel jede Änderung verwerfen.

Abschlusserinnerung senden/Abschlusserinnerung erneut senden

Sie können eine Erinnerung zum Abschluss der Umfrage an alle Empfänger senden, die die Umfrage noch nicht abgeschlossen haben. Wenn Empfänger eine Umfrage noch immer nicht abgeschlossen haben, können Sie die Erinnerung erneut senden.

Select Abschlusserinnerung senden oder Abschlusserinnerung erneut senden.

Umfrage löschen

Wenn Sie eine Umfrage löschen, werden auch alle Fragen in der Gruppe gelöscht, und Sie können sie in künftigen Engagement-Umfragen nicht mehr verwenden.

1. Wählen Sie Löschen aus.

2. Bestätigen Sie, dass Sie die Umfrage löschen möchten, indem Sie OK auswählen, oder Sie können die Anfrage abbrechen.

Mitarbeiter schließt eine Engagement-Umfrage ab

Erforderliche Rolle: Mitarbeiter.

Sobald Sie die Umfrage veröffentlicht haben, werden am Startdatum der Umfrage die Mitarbeiter, die als Empfänger der Umfrage hinzugefügt wurden, eingeladen, sie auszufüllen. Mitarbeiter erhalten entweder eine E-Mail oder eine Microsoft Teams-Benachrichtigung – je nachdem, wie sie den Empfang von Benachrichtigungen unter Einstellungen > Benachrichtigungen festgelegt haben. Die Benachrichtigung enthält einen Link zur Umfrage.

Wann Mitarbeiter über eine neue Umfrage benachrichtigt werden, hängt von der Uhrzeit ab, die sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Neue Engagement-Umfrage zugewiesen ausgewählt haben. Standardmäßig ist dies am Startdatum der Umfrage auf 09:00 festgelegt (gemäß der Zeitzone, die sie unter Einstellungen > Benutzereinstellungen > Profil ausgewählt haben).

Informationen dazu, wie Mitarbeiter eine Engagement-Umfrage ausfüllen, finden Sie in diesem Artikel.

Berichte zu Engagement-Umfragen

Erforderliche Rolle: Superadministrator.

Sie können Berichte zu Umfrageantworten erstellen, in denen Sie die anonymisierten Antworten der Teilnehmer sehen können. Alle Umfrageantworten sind anonym und können nicht einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Weitere Informationen dazu, wie Superadministratoren Berichte zu Engagement-Umfragen ausführen, finden Sie in diesem Artikel.