Verwenden von Microsoft Entra- und Microsoft 365-Gruppen mit Learn365

Einführung

In Learn365 besteht eine effiziente Möglichkeit, Benutzer zu Kursen und Schulungsplänen hinzuzufügen, darin, die Mitglieder von Microsoft Entra-Gruppen oder Microsoft 365-Gruppen zu registrieren, die über das Microsoft 365 Admin Center oder in Microsoft Outlook erstellt werden können.

In diesem Artikel finden Sie die am häufigsten verwendeten Szenarien im Zusammenhang mit Microsoft Entra-Gruppen oder Microsoft 365-Gruppen mit Learn365.

Gruppen zur Liste Benutzer eines Katalogs hinzufügen 

Wir empfehlen, alle Benutzer zur Liste Benutzer hinzuzufügen, bevor Administratoren sie für Kurse oder Schulungspläne registrieren können. 

Das bloße Hinzufügen von Benutzern zur Benutzer-Liste erfordert kein Learn365-Abonnement. Ein Learn365-Abonnement wird hingegen benötigt, wenn ein Benutzer als Lernender für einen Kurs oder Schulungsplan registriert wird. Informationen dazu, welche Benutzer bei der Berechnung der Benutzeranzahl im Abonnement berücksichtigt werden, finden Sie in diesem Artikel.

Sie können die Liste Benutzer mithilfe von Microsoft Entra- und Microsoft 365-Gruppen befüllen. Hierbei können Sie Folgendes tun:

• Fügen Sie vorhandene Microsoft Entra- oder Microsoft 365-Gruppen hinzu.

• Erstellen Sie neue Gruppen im Microsoft Entra Admin Center oder im Microsoft 365 Admin Center, die alle Mitarbeiter enthalten, oder legen Sie separate Gruppen an, die die relevanten Personen umfassen. Weiter fügen Sie diese Gruppen der Liste Benutzer hinzu. Um Gruppen zu erstellen, benötigen Sie spezielle Berechtigungen im Microsoft Entra ID Admin Center und/oder im Microsoft 365 Admin Center.

Bei dieser Aktion werden alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe zur Liste Benutzer hinzugefügt. Benutzer, die Sie danach zu diesen Gruppen hinzufügen, werden automatisch zur Liste Benutzer hinzugefügt. Benutzer, die über Gruppen hinzugefügt wurden, werden in der Liste Benutzer als einzelne Benutzer angezeigt.

Weitere Optionen zum Hinzufügen von Benutzern zur Liste Benutzer finden Sie in diesem Artikel.

So fügen Sie eine Gruppe zur Benutzer-Liste hinzu:

1. Wechseln Sie zu Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Benutzer und Gruppen > Benutzer. 

2. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Benutzer Benutzer hinzufügen oder einladen aus. 

3. Geben Sie im geöffneten Bereich Benutzer hinzufügen oder einladen im Feld Bestehende Benutzer oder Gäste eingeben die Namen oder E-Mail-Adressen der aktuellen Microsoft Entra-Gruppen ein.
 

Sie können maximal 50 Benutzer oder 1.500 Zeichen gleichzeitig in Form einer durch Kommata oder Semikola getrennten Liste eingeben. Sie können einzelne oder mehrere Benutzer oder einzelne Microsoft Entra-/Microsoft 365-Gruppen eingeben. Eine Microsoft 365-Gruppe bezeichnet eine Microsoft 365-Gruppe, eine Sicherheitsgruppe mit E-Mail-Unterstützung oder eine Sicherheitsgruppe.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Wenn die Gruppenmitglieder zur Benutzer-Liste hinzugefügt wurden, wird unter Benachrichtigungen (Glockensymbol) die Bestätigungsmeldung Neue Benutzer erfolgreich hinzugefügt angezeigt. Benutzer, die über Gruppen hinzugefügt wurden, werden in der Liste Benutzer als einzelne Benutzer angezeigt.

Wenn Sie mehr als 50 Benutzer bzw. mehr als 1.500 Zeichen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4.

Benutzer, die der Benutzer-Liste hinzugefügt wurden, erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen. Alle Benutzer, die Sie diesen Microsoft Entra-/Microsoft 365-Gruppen anschließend hinzufügen, werden automatisch der Benutzer-Liste hinzugefügt. 

Massenregistrierung von Benutzern für Kurse und Schulungspläne über Gruppen

Für E-Learning-Kurse und Schulungspläne

Wenn Sie eine Microsoft Entra-Gruppe oder eine Microsoft 365-Gruppe zur Registrierung für einen Kurs oder Schulungsplan auswählen, werden alle Mitglieder der Gruppe zur Benutzer-Seite in Learn365 hinzugefügt.

Für veranstaltungsbasierte Schulungen gilt 

Wenn Sie eine Microsoft Entra-Gruppe oder eine Microsoft 365-Gruppe für eine veranstaltungsbasierte Schulung registrieren, wird die Anzahl der Gruppenmitglieder in Klammern neben dem Gruppennamen angezeigt. In der folgenden Abbildung wurde eine Gruppe mit zwei Mitgliedern für den Kurs registriert.

Administratoren über Gruppen zu Kursen und Schulungsplänen hinzufügen

Sie können Administratoren mithilfe von Gruppen zu Kursen und Schulungsplänen hinzufügen. Dies erfolgt über die Registerkarte Administratoren im Abschnitt Personen des Konfigurationsbereichs für den Kurs oder Schulungsplan. Die Anzahl der Gruppenmitglieder wird in Klammern neben dem Gruppennamen angezeigt.

Mitglieder zu Gruppen hinzufügen

Wenn Sie eine Microsoft Entra-Gruppe oder Microsoft 365-Gruppe für einen Kurs oder Schulungsplan registrieren und anschließend weitere Benutzer zur Gruppe hinzufügen, werden diese Benutzer bei der nächsten Synchronisierung von Microsoft Entra ID mit Learn365 automatisch für dieselben Kurse und Schulungspläne registriert wie die anderen Mitglieder dieser Gruppe. Wenn Benutzer registriert werden, erhalten sie eine E-Mail mit der Bestätigung der Registrierung.

Die Synchronisierung mit Microsoft Entra ID wird durch einen WebJob durchgeführt, der alle drei Minuten ausgeführt wird. Dieser WebJob erkennt alle Änderungen (Hinzufügungen oder Entfernungen) in den Microsoft Entra-Gruppen.

Informationen zu Gruppenmitgliedern aktualisieren

Wenn die Systemspalten eines Benutzerkontos in Microsoft Entra ID geändert werden, einschließlich Display Name, Email, Job Title, Manager, Department, Office, City, Country und Company, werden diese Änderungen in der Learn365-Liste Users übernommen, sobald der WebJob das nächste Mal ausgeführt wird.

Es ist jedoch möglich, die Synchronisierung mit Microsoft Entra ID für die meisten dieser Spalten (außer Manager) über globale Einstellungen > LMS configuration zu deaktivieren. In diesem Fall möchten Sie die Spalten möglicherweise aus anderen Quellen befüllen.

Mitgliedergruppen entfernen

Wenn Sie Benutzer aus einer Microsoft Entra-Gruppe oder Microsoft 365-Gruppe entfernen, werden sie auch aus allen Kursen und Schulungsplänen abgemeldet, für die die Gruppe registriert ist. 

Für diese Benutzer wird der Schulungsfortschritt für Kurse und Schulungspläne nicht mehr angezeigt. Wenn einer ihrer Kurse oder Schulungspläne in Bearbeitung war, zeigt das Lerntranskript weiterhin den Status des Schulungsfortschritts an. 

Sobald diese Benutzer aus einer Microsoft Entra-Gruppe oder Microsoft 365-Gruppe entfernt wurden und nicht als individuelle Benutzer für andere Kurse und Schulungspläne im Katalog registriert sind, werden sie von der Seite Users entfernt. Historische Lerndatensätze sind weiterhin verfügbar, indem Sie inaktive Benutzer in Ihre Schulungsberichte aufnehmen.
 

Um alle Daten zu entfernen, die einem bestimmten Benutzer zugeordnet sind, müssen Sie einen dedizierten Learn365-API-Endpunkt verwenden, um diese Datensätze zu löschen.

Anwesenheit für Benutzer registrieren, die über Gruppen hinzugefügt wurden

Wenn Sie die Anwesenheit von Benutzern über Course management > Manage course sessions > eine Sitzung auswählen > Register Attendance registrieren, werden Benutzer aus Microsoft Entra- oder Microsoft 365-Gruppen einzeln angezeigt und nicht als gesamte Gruppe. Weitere Informationen zur Registrierung der Anwesenheit in Sitzungen finden Sie in diesem Artikel.

Benutzer aus einem Katalog entfernen, die über eine Gruppe hinzugefügt wurden

Es ist nicht möglich, einen Benutzer von der Seite Users zu entfernen, wenn er über eine Microsoft Entra- oder Microsoft 365-Gruppe hinzugefügt wurde. Stattdessen wird eine Benachrichtigung generiert, die Sie auswählen können, um weitere Informationen anzuzeigen.

Nachdem Sie Details ausgewählt haben, um die Benachrichtigung zu erweitern, werden Ihnen die Microsoft Entra- oder Microsoft 365-Gruppen angezeigt, in denen die ausgewählten Benutzer derzeit Mitglieder sind.

Eine gesamte Gruppe aus einem Katalog entfernen

Wenn Sie eine gesamte Microsoft Entra 0Gruppe entfernen, werden alle Benutzer, die über diese Gruppe für beliebige Kurse und Schulungspläne registriert wurden, davon abgemeldet. Mehr Informationen darüber, wie Sie die gesamte Gruppe aus einem Katalog entfernen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie eine gesamte Microsoft Entra-Gruppe entfernen, hat das folgende Auswirkungen:

• Benutzer, die über eine Microsoft Entra Gruppe exclusively zu Kursen oder Schulungsplänen hinzugefügt oder registriert wurden, werden von der Seite Benutzer entfernt.
• Benutzer, die als Einzelpersonen hinzugefügt oder registriert wurden oder über eine andere Gruppe hinzugefügt oder registriert wurden, werden nicht von der Seite Benutzer entfernt. Diese Benutzer werden von den Kursen und Schulungsplänen abgemeldet, für die sie über diese Microsoft Entra 0Gruppe registriert wurden, bleiben jedoch in anderen Kursen und Schulungsplänen registriert, in denen sie als Einzelpersonen registriert sind.

Um die gesamte Microsoft Entra-Gruppe aus allen Systemen zu entfernen (und dadurch die Lizenz freizugeben), navigieren Sie zu Microsoft Entra admin center > Groups > select the relevant group > Löschen. Die Gruppe wird kurze Zeit später entfernt.