Benachrichtigungen in Learn365: Häufige Probleme

Verschiedene Handlungen und Prozesse innerhalb von Learn365 lösen Benachrichtigungen aus, die an Benutzer (einschließlich Lernende, Sitzungsleiter und Administratoren) gesendet werden. In einigen Fällen kann der Benachrichtigungsablauf durch verschiedene Einstellungen und Anpassungen beeinflusst werden. Dieser Artikel beschreibt die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit Benachrichtigungen.

In diesem Artikel

• Benutzer haben die Benachrichtigung Bestätigung der Registrierung nicht erhalten
• Benutzer stellen fest, dass sie für eine Sitzung in einem Einzelsitzungskurs registriert sind
• Benutzer haben keine Erinnerung an den Zertifikatsablauf-Benachrichtigung für Zertifikate aus importierten externen Schulungsdaten erhalten
• Benutzer, die aus dem Katalog entfernt wurden, erhalten weiterhin eine Erinnerung an den Zertifikatsablauf-Benachrichtigung
• Unerwartete Benutzer im Cc-Feld der Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung-Benachrichtigung
• Benutzer haben den Eindruck, Termineinladungen mehrfach zu erhalten

Benutzer haben die Benachrichtigung Bestätigung der Registrierung nicht erhalten

Beschreibung: Ein Kurs oder Schulungsplan hat ein Startdatum in der Zukunft und ist zur Veröffentlichung geplant. Benutzer, die für den geplanten Kurs oder Schulungsplan registriert sind, erhalten keine Bestätigung der Registrierung-Benachrichtigung, da die Schulung noch nicht veröffentlicht wurde. Stattdessen erhalten sie am geplanten Veröffentlichungsdatum oder dann, wenn ein Kurs- oder Katalogadministrator die Schulung manuell veröffentlicht, die Benachrichtigung Kurs/Schulungsplan hat begonnen.

Wenn sich Benutzer nach der Veröffentlichung für den Kurs oder Schulungsplan registrieren, erhalten sie die Benachrichtigung Bestätigung der Registrierung, wie im Ablauf vorgesehen.

Benutzer stellen fest, dass sie für eine Sitzung in einem Einzelsitzungskurs registriert sind

Beschreibung: Wenn ein Kurs- oder Katalogadministrator einen Benutzer manuell für einen Kurs mit dem Registrierungstyp Benutzer für eine einzelne Kurssitzung registrieren registriert, erhalten sowohl der Benutzer als auch sein Linienmanager (sofern festgelegt) eine Anfrage zur Sitzungsregistrierung Benachrichtigung. Dem Link in dieser Benachrichtigung können sowohl der Benutzer als auch der Linienmanager folgen und sich für eine Sitzung anmelden.

Es gibt eine Behelfslösung für Linienmanager, um eine Sitzung im Namen registrierter Benutzer auszuwählen.

Katalogadministratoren können die Benachrichtigungsvorlage Anfrage zur Sitzungsregistrierung bearbeiten, um die Standardempfänger zu ändern. Wenn der Katalogadministrator den Benutzer (Lernende/Lernender) aus dem Feld An löscht, erhält nur der Linienmanager die Benachrichtigung und kann die Registrierung von Untergebenen in Kursen mit dem Registrierungstyp Benutzer für eine einzelne Kurssitzung registrieren  steuern.

Die Folgen der Bearbeitung einer Vorlage und damit deren Anpassung werden in diesem Artikel beschrieben.

Benutzer haben keine Zertifikatsablauferinnerung-Benachrichtigung für importierte Schulungen erhalten

Beschreibung: Externe Schulungsdatensätze, denen ein Zertifikat beigefügt ist, können in Learn365 importiert werden. E-Mail-Benachrichtigungen, die sich auf Zertifikate und Qualifikationen beziehen, können über die Option Für inaktive Schulung senden in der Benachrichtigungsvorlage deaktiviert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, erhalten Benutzer, die für diese Schulung registriert sind, diese E-Mail-Benachrichtigungen (einschließlich der E-Mail-Benachrichtigung Erinnerung an den Zertifikatsablauf) nicht.

Um sicherzustellen, dass Benutzer benachrichtigt werden, wenn ihre Zertifikate für importierte externe Schulungen in Kürze ablaufen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:

1. Die Vorlage Erinnerung an den Zertifikatsablauf ist aktiviert.
2. Die Option Für inaktive Schulung senden ist in der Benachrichtigungsvorlage Zertifikatsablauferinnerung auf Ein festgelegt.

In diesem Fall wird der Benutzer entsprechend den Einstellungen unter Erinnerungs-E-Mails verschicken benachrichtigt, wenn seine Zertifikate für importierte externe Schulungen in Kürze ablaufen.

Benutzer, die aus dem Katalog entfernt wurden, erhalten weiterhin eine Zertifikatsablauferinnerung-Benachrichtigung

Beschreibung:Ein Benutzer hat einen Kurs oder einen Schulungsplan abgeschlossen und dafür ein Zertifikat erhalten. Anschließend wurde der Benutzer aus dem Katalog entfernt, erhält jedoch weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen vom Typ Zertifikatsablauferinnerung für die gültigen Zertifikate, die in diesem Katalog vergeben wurden.

Ursache:Benutzer, die aus einem Katalog entfernt werden, werden inaktiv, werden aus allen Kursen und Schulungsplänen im Katalog abgemeldet und aus der Liste Benutzer entfernt, aber ihre Schulungsfortschrittsdaten, verliehenen Qualifikationen und Zertifikate sowie Aufzeichnungen über Aktionen bleiben in Learn365 bis zum Bereinigen erhalten. Inaktive Benutzer erhalten daher weiterhin Benachrichtigungen zu ihren Zertifikaten und Qualifikationen.

Lösung:Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer, die aus einem Katalog entfernt wurden, Benachrichtigungen über Zertifikate erhalten, die für Kurse und Schulungspläne im Katalog vergeben wurden, sollten Sie eine der folgenden Methoden verwenden:

• Deaktivieren Sie die Ablaufdatumoption des betreffenden gültigen Zertifikats.
• Löschen Sie vor dem Entfernen des Benutzers aus dem Katalog sein gültiges, mit Ablaufdatum versehenes Zertifikat.
• Löschen Sie die Unterlagen des fraglichen Benutzers.

Verfahren 1: Deaktivieren Sie die Ablaufdatumoption des betreffenden gültigen Zertifikats

Gehen Sie zum Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Schulungsmanagement > wählen Sie die Schulung aus, für die das Zertifikat vergeben wird > Kurs-/Schulungsplaneinstellungen verwalten > deaktivieren Sie die Option Zertifikatsablauf.

Verfahren 2: Löschen Sie vor dem Entfernen des Benutzers aus dem Katalog sein gültiges, mit Ablaufdatum versehenes Zertifikat

Um die gültigen Zertifikate eines Benutzers anzuzeigen, gehen Sie zu Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Benutzer und Gruppen > Benutzer > wählen Sie den gewünschten Benutzer aus > Fortschritt der/des Lernenden anzeigen > wählen Sie Zertifikat anzeigen (Augensymbol) neben der Schulung aus, um die zugehörigen Zertifikate zu öffnen und zu prüfen, ob sie ein Ablaufdatum haben.

Für Zertifikate ohne Ablaufdatum sowie bereits abgelaufene Zertifikate werden keine Benachrichtigungen zum Zertifikatsablauf ausgelöst, weswegen es nicht notwendig ist, diese zu löschen.

Wenn für ein gültiges Zertifikat ein Ablaufdatum festgelegt ist, löschen Sie dieses Zertifikat. Zu diesem Zweck klicken Sie auf das rote Kreuzsymbol neben dem Zertifikat. Bestätigen Sie das Löschen durch Auswählen von OK. Das ausgewählte Zertifikat wird gelöscht und der Benutzer erhält keine weiteren Ablaufbenachrichtigungen dafür.

Verfahren 3: Löschen Sie die Unterlagen des fraglichen Benutzers

Learn365bietet die Möglichkeit, alle Aufzeichnungen des ausgewählten Benutzers aus einem Kurskatalog zu löschen. Durch das Löschen aller Aufzeichnungen eines Benutzers werden alle zugehörigen Informationen und Handlungsaufzeichnungen aus dem Kurskatalog entfernt, d. h., diese Daten sind dann nicht mehr im Kurskatalog gespeichert. Nach dem Löschen erhält der Benutzer keine weiteren Benachrichtigungen im Zusammenhang mit diesem Katalog.

Unerwartete Benutzer im Feld Cc der Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung

Beschreibung:Benutzer finden im Feld Cc einer Benachrichtigung möglicherweise unerwartete Empfänger vor. In der Regel betrifft dies die Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung. Informationen über die Ereignisse, die die Benachrichtigung Veranstaltungsbasierte Schulung geplant– Termineinladung auslösen, finden Sie in diesem Artikel.

Unerwartete Empfänger können im Feld Cc angezeigt werden, weil ein ursprünglicher Empfänger der Einladung die Benachrichtigung zur Termineinladung an eine andere Person weitergeleitet hat und diese Person sie aus der weitergeleiteten Nachricht heraus angenommen hat. Dieses Verhalten liegt außerhalb der Kontrolle von Learn365, da Outlook-Termine durch das Handeln von Empfängern beeinflusst werden können.

Benutzer haben den Eindruck, Termineinladungen mehrfach zu erhalten

Beschreibung:Änderungen am Ort einer Sitzung, am Start- und Enddatum bzw. an der Start- und Enduhrzeit, an der Zeitzone, an der Besprechungs-URL oder am Titel der Schulung führen dazu, dass eine aktualisierte Termineinladung auf folgende Weise versendet wird:

• Die Veranstaltungsbasierte Schulung geplant – Termineinladung wird mit den aktualisierten Informationen erneut per E-Mail. versendet
• Die Benachrichtigung Sitzung aktualisiert (nur für Mobil-App) wird an Lernende über die Learn365-Mobil-App versendet

Weitere Informationen zu diesem Szenario finden Sie in diesem Artikel.