Empfehlungen für die Verwendung personenbezogener Daten in Ihrer Learn365-Lösung

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Arbeitgeber die personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden ohne deren Einwilligung an Drittanbieter wie Learn365 weitergeben. Dies setzt jedoch voraus, dass der Arbeitgeber die Mitarbeitenden darüber informiert, dass ihre Daten an den Drittanbieter weitergegeben werden, dass ein berechtigtes Interesse hinter der Weitergabe besteht und dass die Weitergabe im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt.

Da dies grundlegend für die Funktionsweise von Learn365 ist, speichern Sie die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden in der Lösung. Dies ist Teil der Vereinbarung mit uns. In diesem Artikel geben wir Ihnen Hinweise, wie Sie die Standards für den Umgang mit personenbezogenen Informationen von Mitarbeitenden einhalten können, wenn Sie diese Daten mit uns teilen.

In diesem Artikel 

• An Learn365 weitergegebene personenbezogene Daten
• Produktfunktionen zur Erfüllung des Prinzips des Rechts auf Vergessenwerden
• Empfohlene Vorgehensweise zur Verwendung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden in Learn365

An Learn365 weitergegebene personenbezogene Daten

Als Lernmanagementsystem mit Funktionen wie Teilnehmerlisten, verpflichtenden Schulungen, persönlichen Benachrichtigungen und individuellem Schulungsfortschritt ist Learn365 auf personenbezogene Daten angewiesen, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Learn365 erfasst jedoch nur die erforderlichen Mindestinformationen, um diese Funktionen bereitzustellen. Dazu gehören Informationen wie Kontoname, E-Mail-Adresse, Ort und Position. Die Daten jedes Kunden werden in einer dedizierten Azure SQL-Datenbank in dem vom jeweiligen Kunden ausgewählten Rechenzentrumsort gespeichert. Hier finden Sie die vollständige Liste der von uns erfassten Daten und Details zu deren Speicherung.

Alle Kundendaten werden vollständig in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO verarbeitet. Details zu unserer Datenverarbeitung finden Sie hier.

Produktfunktionen zur Erfüllung des Prinzips des Rechts auf Vergessenwerden

Um Kunden die Einhaltung des Grundsatzes des Rechts auf Vergessenwerden zu ermöglichen, bietet Learn365 die Option, alle Aufzeichnungen einer ausgewählten Lernenden/eines ausgewählten Lernenden aus einem Kurskatalog zu löschen. Diese Aktion kann von Personen in der Organisation des Kunden mit der entsprechenden Zugriffsstufe durchgeführt werden.

Durch das Löschen aller Aufzeichnungen eines Benutzers werden alle Informationen und Aufzeichnungen von Aktionen dieser Person aus dem Kurskatalog entfernt und sichergestellt, dass die Daten der Person nicht mehr in Learn365 gespeichert werden. Auf diese Weise kann der Benutzer im Produkt vollständig vergessen werden, wenn der Kunde dies wünscht.

Wie beschrieben, erhebt Learn365 ausschließlich personenbezogene Daten, die für das ordnungsgemäße Funktionieren eines Lernmanagementsystems erforderlich sind, und alle Daten werden gemäß den Anforderungen der GDPR verarbeitet. Das bedeutet, dass ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe personenbezogener Daten an Learn365 besteht und dass diese Weitergabe die Anforderungen sorgfältig einhält.

Empfohlene Vorgehensweise zur Nutzung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden in Learn365

Um die Standards der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrer Zusammenarbeit mit Learn365 einzuhalten, können Sie sich daher an den folgenden Vorgehensweisen orientieren:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, dass personenbezogene Daten an Learn365 weitergegeben werden, um welche personenbezogenen Daten es sich handelt und aus welchem Grund. Dies sorgt für die erforderliche Transparenz.
• Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, die an Learn365 übermittelten personenbezogenen Daten zu berichtigen. Auf diese Weise ermöglichen Sie den Menschen ihr Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
• Richten Sie nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters aus der Organisation eine Funktion ein, mit der Mitarbeitende in Learn365 beantragen können, vergessen zu werden. Dies gewährleistet ehemaligen Mitarbeitenden ihr Recht, personenbezogene Daten in Learn365 löschen zu lassen, sofern Ihre Organisation keinen gültigen Grund hat, solche personenbezogenen Daten über die ehemalige Mitarbeiterin bzw. den ehemaligen Mitarbeiter aufzubewahren.

Weitere Informationen zum IT-Sicherheitsmanagement von Learn365 finden Sie in unserem Trust Center, in dem wir Informationen zu Sicherheit, Authentifizierung, den Daten, die wir in Learn365 speichern, Datenschutz, Sicherheit der Datenverarbeitung, Datenzugriff und Verschlüsselung zusammengestellt haben.