Einführung
Wenn eine Schulung in Learn365 erstellt wird, wird dafür auch eine SharePoint-Gruppe erstellt. Diese Gruppe enthält die Lernenden für die Schulung und erhält standardmäßig die Lesen-Berechtigungen. Diese SharePoint-Berechtigungen ermöglichen es Lernenden, Dateien herunterzuladen, die Teil eines Lernmoduls sind, während sie einen Kurs im Learn365 Player absolvieren.
Möglicherweise möchte Ihre Organisation das Herunterladen dieser Dateien verhindern, insbesondere in Szenarien, in denen ihre Verbreitung kontrolliert werden muss.
In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie Lernende daran hindern können, Dateien herunterzuladen, die Teil eines Lernmoduls sind, indem Sie deren Berechtigungen in SharePoint einschränken.
HINWEIS
- Die Schritte in diesem Artikel sollten von jemandem durchgeführt werden, der sowohl über die Berechtigungen als Katalogadministrator als auch als SharePoint-Administrator verfügt.
- Nur Lernende werden daran gehindert, Dateien herunterzuladen. Katalogadministratoren und Kursadministratoren können Inhalte weiterhin ohne Einschränkungen herunterladen.
Eine Berechtigungsstufe in SharePoint erstellen
Der erste Schritt, um zu verhindern, dass Lernende Dateien aus dem Learn365 playerwährend der Teilnahme an einem Kurs herunterladen, besteht darin, in SharePoint eine Berechtigungsstufe zu erstellen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Berechtigungsstufe zu erstellen:
1. Gehen Sie auf der Kursstartseite in SharePoint zu Einstellungen (das Zahnradsymbol) > Websiteberechtigungen > Erweiterte Berechtigungseinstellungen
2. Wählen Sie auf dergeöffnetenSeite Berechtigungsstufen>Berechtigungsstufe hinzufügen.
3. Füllen Sie auf der Seite Berechtigungsstufe bearbeiten die Felder Name und Beschreibung aus. Wählen Sie die folgenden Kontrollkästchen aus:
- Wählen Sie unter Listenberechtigungen Elemente anzeigen aus.
- Wählen Sie unter Websiteberechtigungen Seiten anzeigen, Benutzerinformationen durchsuchen und Öffnen aus, wie im folgenden Bild gezeigt.
4. Select Erstellen am unteren Seitenrand.
Die neu erstellte Berechtigungsstufe wird der Liste der bestehenden Berechtigungsstufen im Kurskatalog hinzugefügt.
Weisen Sie die Berechtigungsstufe dem Dokument-Unterordner in SharePoint zu
Im nächsten Schritt weisen Sie die neue Berechtigungsstufe dem entsprechenden Dokument-Unterordner in SharePoint zu.
Wenn das erste Lernmodul in einem Kurs erstellt wird, wird in SharePoint im Ordner Learning Module Documents ein Dokument-Unterordner für den Kurs erstellt. Dieser Unterordner enthält alle Dokumente für alle Lernmodule, die diesem Kurs zugeordnet sind. Durch das Zuweisen einer Berechtigungsstufe zu einem Unterordner werden dem Unterordner und allen darin enthaltenen Dokumenten spezielle Berechtigungen erteilt.
Um einer Dokument-Unterordner eine Berechtigungsstufe zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Im Learn365 Admin Center öffnen Sie den relevanten Kurs und öffnen oder erstellen das Lernmodul, dem Sie Dateien hinzufügen möchten.
2. Im Abschnitt Dokumentenbibliothek Select Zu Lernmodul-Dokumenten wechseln. Dadurch wird der SharePoint-Dokumentunterordner dieses Kurses im Ordner Learning Module Documents geöffnet. Dieser Unterordner kann Dokumente enthalten, die Teil anderer Lernmodule im Kurs sind.
3. Notieren Sie sich den Namen des Unterordners, da er später in diesem Prozess benötigt wird.
4. Select Lernmodul-Dokumente, um die Unterordner aller Lernmodule im Katalog anzuzeigen.
5. Select den Unterordner, dessen Name mit dem in Schritt 3 notierten Namen übereinstimmt. Öffnen Sie die Aktionen für diesen Unterordner, indem Sie auf das Symbol mit den horizontalen Auslassungspunkten klicken.
6. Select Zugriff verwalten > Erweitert.
7. Select das Kontrollkästchen der Kursgruppe Lernende, um die Option Benutzerberechtigungen bearbeiten zu aktivieren.
8. Select Benutzerberechtigungen bearbeiten.
9. Deaktivieren Sie auf der geöffneten Seite Berechtigungen bearbeiten das Kontrollkästchen für Lesen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die neu erstellte Berechtigungsstufe, wie im folgenden Bild gezeigt.
10. Select OK, um die Änderungen zu speichern und auf den Unterordner anzuwenden.
Dateilink zum Lernmodul hinzufügen
Jetzt müssen Sie Dateien im entsprechenden Dokument-Unterordner in SharePoint hochladen und Links zu diesen Dateien im relevanten Lernmodul des Kurses hinzufügen.
Um einen Dateilink zu einem Lernmodul hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie in SharePoint zum Dokument-Unterordner des Kurses und laden Sie die Dateien hoch, die Sie zum Lernmodul hinzufügen möchten.
Videodateien, die auf diese Weise einem Lernmodul hinzugefügt werden, öffnen sich für Lernende/Lernender während eines Kurses in einem separaten Fenster, anstatt im Learn365 Player.
2. Select die betreffende Datei und dann Teilen > Personen mit vorhandenem Zugriff > Übernehmen.
3. Wählen Sie im geöffneten Bereich unter Link kopieren Kopieren aus.
4. Gehen Sie zurück zum entsprechenden Kurs im Learn365 Admin Center > wählen Sie einen Katalog aus > Training Management > wählen Sie den entsprechenden Kurs aus > Kursinhalt verwalten > wählen Sie das entsprechende Lernmodul aus > Lernmodul bearbeiten.
5. Select Link zur Datei. Geben Sie im geöffneten Bereich Link zur Datei einen Namen für die Datei ein und fügen Sie den in Schritt 3 kopierten Link ein.
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um dem Lernmodul Links zu anderen relevanten Dateien hinzuzufügen.
HINWEIS
Wenn Sie bereits Lernmodule mit hochgeladenen Inhalten erstellt haben, die Sie vor dem direkten Herunterladen schützen möchten, müssen Sie direkte Uploads aus den Lernmodulen entfernen und den Zugriff auf die Inhalte nur über den Dateilink erlauben.
Auswirkungen dieser Änderungen auf Dateien in einem Lernmodul
Auch wenn es nicht mehr möglich sein wird, Dateien in einem Lernmodul herunterzuladen, stehen für die Dateien, auf die Sie spezielle Berechtigungen angewendet haben, die folgenden Aktionen zur Verfügung.
Für Videos
Videodateien werden in Microsoft Stream geöffnet, da Lernende vom Learn365-Player weitergeleitet werden, wenn sie Select auswählen, um das Video anzusehen. Dadurch können Lernende den Dateipfad im SharePoint-Ordner Learning Module Documents finden. Die Option Download ist jedoch nicht verfügbar. Dies liegt daran, dass die Berechtigungen für diese Datei über die Registrierung vom Inhaltsordner des Kurses geerbt werden.
Microsoft Stream verfügt über eine integrierte Funktion, mit der das Teilen von Videos sowie die Berechtigungen dafür über das Microsoft Stream Admin Center gesteuert werden. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation zu diesem Thema.
Für PDF-Dateien
- Die Option Download ist im Learn365-Playerwenn Sie das Menü für die Datei aufrufen, nicht mehr verfügbar.
- Lernende können beim Aufrufen des Menüs für die Datei weiterhin die Option Print PDF Select auswählen, aber sie können nicht fortfahren. Stattdessen wird eine Meldung angezeigt.
Für Word-Dateien
Word-Dokumente können weiterhin gedruckt werden. Die Option Kopie herunterladen ist jedoch nicht mehr in der Liste der Optionen verfügbar.
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