Learn365-Audit-Trail-Daten in Excel anzeigen, verstehen und filtern

Mit Excel können Sie Daten aus einer heruntergeladenen Learn365-Audit-Trail-Datei analysieren. Die Daten werden zunächst im JSON-Format erzeugt, aber bei der Anzeige in Excel werden sie in einem leicht lesbaren Format dargestellt.

Mit der Audit-Trail-Funktion können Sie ermitteln, welcher Benutzer an einem bestimmten Datum einen bestimmten Vorgang durchgeführt hat. Sie können den Audit Trail beispielsweise verwenden, um Admins zu finden, denen jemals ein bestimmter Katalog zugewiesen wurde, oder um zu untersuchen, warum einigen Benutzern nach Abschluss eines bestimmten Kurses kein Zertifikat verliehen wurde.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie dabei vorgehen und wie Sie die Informationen filtern und in einer Tabelle darstellen. In den Schritten wird gezeigt, wie Sie alle aufgezeichneten Ereignisse abrufen, die über mehrere Kataloge hinweg einem bestimmten Benutzer an einem bestimmten Datum zugeordnet sind.

Um die heruntergeladenen Audit-Trail-Daten in eine Excel-Tabelle zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Importieren Sie in Excel die heruntergeladene Audit-Trail-Datei, indem Sie zur Registerkarte Daten wechseln > Daten abrufen > Aus Datei > Aus JSON. Navigieren Sie zur heruntergeladenen JSON-Audit-Trail-Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Import. 

Wenn die Datei importiert ist, wird in Excel das Fenster Record Tools geöffnet.

2. Wählen Sie List aus, um die Daten zu erweitern.

Wenn die Liste erweitert wird, ändert sich der Fenstername in List Tools.

3. Um die importierten Daten in eine Tabellenansicht zu konvertieren, wählen Sie links To Table aus. Das Fenster To Table wird geöffnet. Wählen Sie OK aus, um fortzufahren.

4. Wählen Sie das Filtersymbol in der Spaltenüberschrift Column1 aus, um die Daten zu konfigurieren, die in der Tabelle angezeigt werden sollen. Alle Filter-Kontrollkästchen sind standardmäßig ausgewählt. Mit Select All Columns können Sie die Auswahl aller Kontrollkästchen aufheben oder die relevanten manuell deaktivieren.

In diesem Beispiel möchten wir alle Ereignisse sehen, die über mehrere Kataloge hinweg einem bestimmten Benutzer an einem bestimmten Datum zugeordnet sind. Daher deaktivieren wir alle Kontrollkästchen und wählen dann nur die relevanten aus: course, courseCatalog, enrollment, initiatedBy, timestamp, type und user. 

Nachdem die relevanten Kontrollkästchen ausgewählt wurden, wählen Sie OK aus, um fortzufahren. Alle ausgewählten Filter werden zu Spalten in Excel.

Die ausgewählten Filterelemente werden als Spalten in Excel angezeigt.

Wenn in einer Spalte Record angezeigt wird, bedeutet das, dass die Spaltenfilter noch nicht definiert wurden.

Jede Spalte stellt eine Eigenschaft dar, die wiederum über eigene Filter (oder Unterfilter) verfügt, mit denen Sie festlegen können, welche spezifischen Datenfelder Sie anzeigen möchten. Unterfilter werden auf die gleiche Weise wie die Spalte ABC Column1 konfiguriert: Verwenden Sie das Filtersymbol der jeweiligen Spalte, um die Daten auszuwählen, die Sie in dieser Spalte anzeigen möchten. Die Spalte, an der Sie gerade arbeiten, ist grün markiert.

Wählen Sie die Eigenschaften aus der Spalte aus, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 

Für unser Beispiel wählen wir die folgenden Unterfilter aus: courseType, isPublished und Titel.

Die Spalten werden dem Arbeitsblatt hinzugefügt, sobald Sie OK auswählen. Die Spaltenüberschriften übernehmen den Titel der übergeordneten Spalte, gefolgt von der ausgewählten Eigenschaft. Zum Beispiel wird courseType, ausgewählt aus der Spalte ABC Column1.course, als Spalte mit dem Namen ABC Column1.course.courseType. angezeigt

Spalten können durch Doppelklick auf ihren Titel umbenannt werden.

6. Konfigurieren Sie jede Spalte so, dass in der Tabelle nur die relevanten Informationen angezeigt werden. Überspringen Sie die Spalten, deren Eigenschaften für Ihren Zweck nicht relevant sind. Benennen Sie die Spalten bei Bedarf um. Um unerwünschte Spalten zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie Entfernen aus.

Auf der rechten Seite unter APPLIED STEPS sehen Sie eine Liste aller Aktionen, die Sie durchgeführt haben. Sie können eine Aktion abbrechen, indem Sie auf das Kreuzsymbol neben der entsprechenden Aktion klicken.

Sobald alle Spalten konfiguriert, gefiltert und (falls erforderlich) umbenannt sind, können Sie die Ergebnisse in eine Excel-Tabelle umwandeln.

7. Wählen Sie dazu links Schließen & Laden aus.

Die Ergebnisse werden in einer Tabellenansicht dargestellt und können gefiltert und als Excel-Arbeitsblatt verwendet werden.